Personalizamos 3 relatórios pra você usar na sua empresa

ProJuris Dicas, Funcionalidades

Aquela reunião com a diretoria da empresa está chegando e o departamento jurídico precisa apresentar relatórios que comprovem seu melhor funcionamento em dados e números. Por onde começar? A principal dificuldade é resumir semanas ou até meses de trabalhos em linhas e páginas de uma planilha. Além disso, é preciso estratégia na hora de definir quais serão as informações que irão compor o relatório, já que um documento com dados demais apenas irá confundir quem estiver o analisando.

O segredo para gerar um relatório que realmente irá expor a realidade do seu departamento jurídico é escolher a dedo os campos e a forma com que eles serão posicionados, eliminando informações desnecessárias e colocando lado a lado dados que “conversem” entre si, seja exibindo uma evolução entre o antigamente e o agora ou expondo um contraste que precisa ser evitado e que justifique mais investimentos na área.

Diariamente, os departamentos jurídicos armazenam uma enorme quantidade de informações. Por isso, para facilitar a organização e elaboração dos relatórios, um software jurídico como o ProJuris ENTERPRISE é indispensável. Além de conter modelos prontos, você pode personalizar seu próprio relatório com apenas as informações que deseja que ele contenha. Para te explicar melhor, iremos listar 3 relatórios que você pode gerar com o ProJuris ENTERPRISE:

Relatório de Processos Perdidos

O setor jurídico precisa estar sempre atento aos processos que trazem mais danos financeiros à empresa, utilizando de seu conhecimento técnico para, a partir dessas informações, sugerir mudanças nos demais setores que diminuirão os riscos de perda.

Um relatório que classifique os processos sem êxito pode servir de suporte a essa ação. Você pode filtrá-los por natureza, por departamento, por jurisdição ou por qualquer outra classificação que deseje. Com os dados financeiros de cada ação, fica fácil analisar e discutir juntamente com a diretoria da empresa a origem das principais e mais evitáveis perdas, bem como as medidas que podem ser tomadas para diminuí-las.

Relatório de Capa do Contrato

Já dissemos isso aqui na Universidade ProJuris: conhecer o ciclo de vida dos contratos é fundamental para quem quer otimizar a gestão e evitar o desperdício de recursos da empresa.

Se a cada novo contrato que sua empresa firmar, você gerar um relatório personalizado com as informações que mais tarde precisará monitorar, ficará muito mais fácil controlar as cláusulas e evitar o descumprimento de prazos e outros termos acordados.

Você pode criar uma capa do contrato, destacando à vista todas as informações pertinentes: descrição do contrato, critério de julgamento, especificação técnica, valores previstos, datas de início e fim, prazos e renovações, envolvidos, garantias e vários outros dados. Conforme o contrato for sendo atualizado, é possível gerar o mesmo relatório com as novas informações e apenas substituir o antigo.

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Relatório de Provisionamento

A gestão das reservas de contingências é uma das principais ações do departamento jurídico, pois tem impacto direto nas finanças da empresa. Ela requer comunicação direta com o setor de contabilidade e em alguns casos até com o RH. Nessa comunicação, os valores de provisionamento são determinados, levando em conta os riscos de perda de todos os processos que a empresa está recebendo. Essa ação é importantíssima e deve ser bem articulada, já que influencia diretamente no fluxo de caixa da empresa.

Ao mesmo tempo que é de grande importância, o controle das provisões é extremamente trabalhoso. Não é segredo que gerar um relatório com estes dados é um dos procedimentos mais cansativos e cheios de detalhes que o departamento deve cumprir.

O cálculo não pode ser feito através de um simples percentual, mas sim baseado em uma completa análise racional de riscos. Aí entram os cálculos de juros, correção monetária, multas, tributos, encargos, sucumbência etc., onde devem ser levados em consideração as garantias, quitações, objetos, honorários e demais valores financeiros dos processos. É tanto detalhe que é impossível não transferir essa responsabilidade a um software de gestão jurídica.

Os relatórios personalizados do ProJuris ENTERPRISE também podem te ajudar a obter esses dados de forma organizada. Classifique cada pasta de processo com as informações básicas deles e, logo ao lado, escolha os valores que realmente importam: o pedido inicial, a perda possível, provável e remota, todos atualizados de acordo com os índices financeiros de contabilidade. Com essas informações, ficará muito mais fácil gerenciar corretamente as contingências da sua empresa.

 

Quando se fala de relatórios e planilhas logo já se imagina aqueles documentos que precisamos de alguns minutos para “nos encontrarmos” antes de começarmos a entender as informações. Mas no ProJuris ENTERPRISE os relatórios podem ser organizados de forma a facilitar a compreensão.

É possível destacar campos em negrito, em fontes maiores, em outras cores, ordenar os dados pela coluna mais importante, calcular automaticamente a soma ou a média de vários valores e até customizá-los com a logo da sua empresa. E não precisa ser necessariamente uma planilha, já que o sistema deixa você escolher entre diferentes formatos de arquivo.