A maioria dos escritórios começa com um volume pequeno de processos. No entanto, à medida que a cartela de clientes vai aumentando, é comum que ferramentas tradicionais de controle do processo judicial se tornem insuficientes. Nesse momento, começa uma busca por alternativas que possam trazer mais eficiência para a gestão de processos.
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Planilhas para advogados, em geral, ajudam. Nos conteúdos gratuitos aqui do blog, qualquer advogado pode baixar diferentes planilhas jurídicas gratuitamente que auxiliam no dia a dia. Porém, elas são ferramentas limitadas para lidar com uma grande quantidade de processos. (tramadol)
Para escritórios de advocacia que cresceram, ou querem crescer, é preciso buscar ferramentas que possibilitem a gestão ágil de processos. E a boa notícia é que a tecnologia já é uma grande aliada do advogado!
Neste post vamos tratar dos principais problemas que indicam que seu escritório precisa repensar o método de controle do processo judicial e quais são as soluções possíveis para melhorar a gestão. Quer ter uma rotina mais ágil e sem perder informações e prazos? Então, não deixe de conferir!
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Perco tempo para me organizar para reuniões e atendimentos
Você tem duas reuniões no dia, mas gasta mais tempo se preparando para elas do que falando com os clientes? Quando o cliente liga para o escritório, nem sempre você tem os dados e informações necessários para fazer um bom atendimento?
Se a resposta foi “sim” para qualquer uma dessas perguntas, provavelmente a gestão de processos judiciais do seu escritório é deficitária. Nesse caso, é preciso investir em novas ações, que vão além da organização da rotina.
Você já cogitou utilizar planilhas jurídicas? Por um tempo, elas conferem um bom suporte para a gestão de processos. Porém, um dos grandes problemas de escritórios que adotam ferramentas mais básicas de controle de processo judicial é justamente integrar todas as informações necessárias para um bom atendimento.
Para controlar um alto volume de processos de forma eficiente e garantir um bom atendimento, um software para advogados é a melhor solução. Com essa ferramenta, é possível anexar uma série de documentos e dados junto a uma área exclusiva de cada cliente. Isso facilita a localização de informações e o atendimento. Além disso, o advogado também tem acesso a relatórios que auxiliam na preparação para reuniões.
Tenho uma equipe reduzida para um alto número de processos
Este é um problema cada vez mais comum nos escritórios. Devido à concorrência acirrada, muitos advogados postergam novas contratações para não perder a lucratividade. Isso, naturalmente, leva a uma equipe sobrecarregada.
Lidar com um alto volume de processos, no entanto, não precisa ser um problema. Usando as ferramentas certas, sua equipe tem uma boa parte do tempo de trabalho otimizado, o que significa que é possível executar mais tarefas dentro da própria rotina.
Um software jurídico, além de organizar dados do processo e todo o andamento, automatiza uma série de atividades de suporte. Assim, as etapas mais burocráticas do controle do processo judicial, por exemplo, são resolvidas automaticamente.
Com um bom software jurídico, o advogado consegue gerenciar um volume maior de demandas, sem que isso signifique comprometer a produtividade e a qualidade do seu trabalho. Ao final, com a ferramenta, ele faz mais em menos tempo, sobrando espaço na agenda para assumir outras demandas.
Estou perdendo o controle do fluxo de trabalho
O dia a dia de um escritório gira em torno de prazos processuais e de compromissos. Justamente por isso, muitos advogados acreditam que, com um pouco de organização, é possível manter o gerenciamento de processos em dia.
Porém, a rotina do advogado, assim como de qualquer profissional, está sujeita a imprevistos. Além disso, à medida que o volume de processos cresce, fica cada vez mais complicado gerenciar com efetividade tantos processos e atividades. São várias intimações, prazos correndo juntos, atendimentos, audiências, horários que conflitam na agenda. Por isso, o dia a dia de muitos profissionais se torna um caos.
A fórmula do sucesso para escritórios que conseguem vencer uma rotina atribulada é o trabalho em equipe. Sem um time bem afinado, fica difícil controlar prazos, atender clientes, participar de audiência e elaborar peças processuais com qualidade.
Os softwares jurídicos mais modernos do mercado contam com recursos que facilitam não apenas o controle dos prazos e o fluxo de trabalho, como também favorecem a comunicação.
O Projuris ADV, por exemplo, funciona com uma lógica parecida com a das redes sociais. Assim, todos os advogados podem trocar ideias e delegar tarefas através da ferramenta, facilitando o controle do processo judicial e a execução das atividades.
Outra vantagem é que, para cada atividade que o advogado criou no sistema, o painel de controle inclui a tarefa em um calendário de atividades. Seja no desktop ou no aplicativo mobile, o advogado tem controle total sobre as suas tarefas e consegue dar início, editar, cancelar ou dar por encerradas todas as suas atividades.
Estou perdendo prazos e o controle do processo judicial
Perder prazos é um problema para qualquer escritório. Além de prejudicar o cliente, isso afeta a imagem da banca no mercado. Perder prazos é uma falha grave que não deve acontecer. Não é à toa que tantos advogados temem perder um prazo.
Com o alto volume de processos judiciais para gerir e controlar, todo advogado fica suscetível a perder mais prazos. Por isso, o advogado deve contar com recursos que permitam fazer o controle do processo judicial, bem como, gerar lembretes de seus deadlines e avisar sobre conflitos de horário na agenda.
Com a tecnologia, fica mais simples fazer o controle do processo judicial. Com um software jurídico, lembretes e avisos são feitos automaticamente. Basta inserir os dados do processo, que o próprio software faz os cálculos dos prazos e cria lembretes para que o advogado não se esqueça.
Controle do processo judicial: do problema a solução
Ter problemas com o controle do processo judicial é algo comum. E eles não indicam que seu escritório não é profissional. Problemas nesse sentido afetam até os melhores escritórios. No entanto, o que muda de um para o outro, é a urgência da solução. Uma vez identificado o problema, é melhor aceitar que ele existe e buscar formas de resolvê-lo.
Muitos advogados resistem aos recursos disponíveis, quando envolvem o uso da tecnologia. Porém, implementando a ferramenta correta, não demora muito até que o controle do processo judicial seja feito de forma eficiente, gerando mais produtividade e até mais resultados para o escritório. Um software jurídico é uma ferramenta cujo retorno de investimento pode ser rápido e, por isso, vale a pena testar e considerar.