Automatizar peças judiciais aumenta a produtividade

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Estima-se que a automatização da peças processuais com o uso de softwares modernos e específicos possa trazer uma economia de até 50% no tempo desprendido para a sua elaboração.

A qualidade de uma peça processual pode ser o fator determinante entre o sucesso e o fracasso em qualquer pleito judicial. Uma petição bem escrita e fundamentada é a chave para o convencimento do juiz acerca daquele entendimento benéfico ao seu cliente.

Por outro lado, uma peça mal escrita, com erros gramaticais e de concordância, e embasada em jurisprudências desatualizadas coloca por terra qualquer possibilidade de sucesso em um processo, manchando a credibilidade do advogado, o escritório que este representa e traz prejuízos financeiros ao cliente.

No entanto, a elaboração de uma peça processual de qualidade demanda tempo e recursos humanos. São necessárias horas de pesquisa junto às doutrinas, legislações específicas e às jurisprudência atuais dos tribunais envolvidos, apenas para desenvolver o embasamento necessário. 

Em seguida é necessário organizar o conteúdo e começar a redigir a peça, revisar, alterar o que for necessário para só então finalizar e protocolar.

Dificuldade e tempo dedicado para gerar documento

Hoje, mais do que nunca, o tempo é um bem de valor incalculável, principalmente para os profissionais do mundo jurídico, que estão sempre correndo contra os prazos processuais.

Sempre há a necessidade de uma pesquisa mais aprofundada para um determinado caso ou uma amarração melhor em um contrato de honorários, e tudo isso demanda tempo e um profissional capacitado.

A automação de documentos inclui não apenas as petições, mas também os recibos, contratos de honorários, declarações diversas e demais documentos do dia a dia de um escritório de advocacia ou departamento jurídico e, como veremos a seguir, faz uma grande diferença, principalmente na qualidade e economia de tempo.

Estima-se que a automatização da peças processuais com o uso de softwares modernos e específicos possa trazer uma economia de até 50% no tempo desprendido para a sua elaboração. Essa economia de tempo, por si só, é uma vantagem que não pode ser ignorada por qualquer profissional.

Os benefícios para o advogado que automatiza este processo

Você já calculou o tempo gasto na criação de uma peça processual? O benefício incontestável para o advogado que optar pela automatização é a economia do tempo.

Mesmo que conte com modelos prontos nos editores de texto convencionais, ainda é necessário alterar e revisar desde os dados pessoais do envolvidos até as informações técnicas relacionadas com o embasamento da peça processual, principalmente as jurisprudências, que podem surgir, literalmente, da noite para o dia. 

A revisão de qualquer texto é essencial, principalmente quando falamos de peças processuais, uma vez que erros de ortografia podem abalar de forma negativa a apreciação pelo magistrado, e uma vírgula no lugar errado pode alterar drasticamente o sentido de uma frase, anulando todo o trabalho investido na produção de uma tese.

  • Não é preciso digitar documentos do zero

Com a utilização dessas ferramentas o tempo despendido na produção de uma peça processual, bem como de uma série de outros documentos, é drasticamente reduzido, uma vez que não há necessidade de digitar todo o documento novamente. 

Os modelos ficam salvos na biblioteca virtual para serem utilizados conforme a necessidade. Tudo o que profissional precisa fazer é escolher o modelo ideal para sua necessidade e incluir os dados variáveis (informações pessoais dos clientes, endereçamento da peça, entre outros).

Existe, ainda, a possibilidade de se incluir blocos inteiros de informação, como por o exemplo o pedido de justiça gratuita e o Estatuto do Idoso. Dessa forma, a pela necessária para aquela ação de alimentos recorrente no escritório estará sempre a disposição do profissional, diminuindo o tempo gasto.

  • Elimina erros de digitação

Os erros de digitação estão presentes no dia a dia de qualquer escritório. Por mais atento que seja o funcionário, na correria do cumprimento dos prazos, sempre haverá aquele espaço antes da vírgula ou um r no lugar de um e que, mesmo que não venha a comprometer o entendimento do texto e desenvolvimento da tese, compromete a estética da peça.

Os softwares que trabalham com a automatização dos documentos, da mesma forma que os editores de texto convencionais, também atuam na correção do texto, destacando os  erros de digitação e sugerindo as correções necessárias. 

Porém, uma vez que os softwares têm funções específicas, a correção dos erros de digitação passa a ser automática, uma vez que essa ferramenta consegue reconhecer até os menores erros, aqueles que poderiam passar despercebidos em uma revisão convencional.

  • Garante a identidade do escritório

Da mesma forma que ocorre com qualquer nova tecnologia, é comum que exista uma resistência de algumas pessoas a sua implantação. Com a automatização de documentos não tem sido diferente.

Essa resistência ainda é encontrada em muitos departamentos jurídicos e escritórios de advocacia, principalmente devido ao temor de perder a identidade do escritório ao utilizar modelos prontos.

Com a possibilidade de personalizar 100% dos documentos existentes e de criar novos conforme a demanda, nota-se que esse temor é infundado. A identidade do escritório é preservada, uma vez que as peças pode ser alteradas conforme a necessidade de cada profissional, seja no estilo de escrita, na estética do texto ou simplesmente na inserção de cabeçalhos e rodapés personalizados.

  • Mantém a versão dos documentos sempre atualizada

Com os editores de texto disponíveis no mercado, com os já citados Word e Google Docs, embora os modelos de documentos fiquem disponíveis, ainda é necessário atualizar as informações manualmente, onde o profissional desperdiça tempo procurando visualmente as informações que devem ser alteradas.

Dessa forma os documentos não estavam a salvo de erros de digitação e de informações trocadas ou incompletas. Sempre existe o risco de um número incompleto em um documento ou um nome trocado, o que, posteriormente, pode gerar um atraso e a necessidade de emendar uma inicial ou solicitar ao juiz a ratificação das informações.

Com o uso de software para automação de documentos os modelos são periodicamente atualizados e o próprio software inclui as informações variáveis nos campos corretos, conforme os dados apresentados, de forma automática, sem a necessidade de verificar campo a campo. 

  • Mantém a qualidade das peças

A qualidade das peças e modelos é uma preocupação constante para muitos advogados, uma vez que existe uma insegurança na utilização de modelos prontos disponíveis na internet. 

No caso dos softwares de automatização, os documentos que se encontram disponíveis na biblioteca online e demais modelos prontos são 100% personalizáveis, o que permite ao profissional fazer todas as alterações, correções e inclusões que lhe forem convenientes. 

Essas alterações podem ser tanto com relação aos dados pessoais, questões técnicas e até mesmo as questões estéticas (tipo de fonte, espaçamento), de forma a manter a qualidade das peças processuais de acordo com os critérios estabelecidos pelo profissional, pelo escritório ou organização.

  • Melhoria constante

O avanço da tecnologia auxilia o advogado, principalmente, a economizar tempo. Cada hora a menos perdida com a criação manual dos documentos, sejam eles petições complexas , contratos de honorários ou recibos de pagamento pode ser empregada em outras atividades.

Dessa forma possibilita-se ao advogado a oportunidade de uma melhoria constante, tanto na qualidade das peças quanto na economia de tempo que pode ser investido em outras áreas, o que vai refletir em uma maior qualidade no atendimento dos clientes.

Além da economia de tempo, a tecnologia ajuda a eliminar uma série de outras ineficiências, uma vez que vem a oferecer modernas ferramentas de revisão gramatical, que contribuem para eliminar os erros gramaticais que podem vir a ocorrer durante a digitação. 

Por serem pensados para satisfazer as necessidades da advocacia, um software oferecem um nível de segurança infinitamente maior para o profissional.

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