Como fazer o acompanhamento de metas na advocacia

12/05/2021
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08/11/2022
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8 minutos

Diante da competitividade do mercado jurídico, com escritórios novos abrindo todos os dias, é importante traçar estratégias e realizar ações para se destacar. Dessa maneira, deve-se entender que, além dos conhecimentos específicos da área, é essencial para quem empreende na advocacia entender sobre gestão jurídica. Uma das atividades intrínsecas da gestão é o acompanhamento de metas na advocacia. Isso porque, essa atividade contribui para resultados mais positivos.

Assim sendo, é importante entender quais são as principais metas na advocacia, quais as técnicas e as ferramentas para acompanhar essas métricas. Para isso, este artigo vai trazer a você as principais métricas que podem ser utilizadas na advocacia e como aplicá-las. Boa leitura!

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Por que acompanhar métricas na advocacia?

Em primeiro lugar, é necessário saber que o acompanhamento de metas na advocacia varia de escritório para escritório. Isto é, não adianta colocar uma métrica de engajamento no Facebook se nem seu escritório de advocacia e nem seu público utilizam. O mesmo vale para métricas de pessoas, métricas financeiras, etc.

As métricas contribuem para medir os resultados do escritório e encontrar gargalos que podem estar dificultando o seu crescimento. Além disso, as métricas contribuem com a organização do escritório de advocacia devido a visão que elas trazem das atividades.

Pode parecer um pouco confuso, mas te explico. Por exemplo, as métricas financeiras podem te ajudar a entender, o que você tem que fazer para atingir o valor financeiro que você estipulou no planejamento. Podem ainda contribuir com a visão de lucro e prejuízo, entre outras.

Um outro exemplo são as métricas de produtividade. Com elas você consegue visualizar como está a produtividade de seus colaboradores e encontrar soluções em caso de colaboradores menos produtivos, por exemplo. Além disso, você consegue observar se alguém está sobrecarregado e entende como distribuir melhor o trabalho.

Esses exemplos podem te fazer pensar que apenas escritórios grandes podem fazer o acompanhamento de metas na advocacia. Mas isso não é verdade. Se você é um advogado individual, você pode colocar as metas para você, incluindo as métricas de produtividade.

Apesar de serem muito importantes, no entanto, você não deve se sentir mal caso não alcance alguma meta. Se ao fim do tempo que estabeleceu você não alcançar a meta também é um indicativo do que você e seu escritório precisam melhorar.

Quais técnicas ajudam a definir metas na advocacia?

Para fazer o acompanhamento de metas na advocacia é importante, em primeiro lugar, definir quais serão as metas do seu escritório, para isso, existem diversas técnicas que podem te ajudar a definir, em cada área do seu escritório quais as métricas que serão acompanhadas. Vamos ver algumas:

1. Canvas

Um queridinho do mundo das startups, o canvas é uma técnica muito interessante para definir as estratégias de uma empresa. Apesar de muitos utilizarem para montar o “plano de negócios”, essa técnica pode ser utilizada para qualquer atividade que você deseja utilizar no seu escritório de advocacia ou departamento jurídico.

O mais interessante dessa ferramenta é que ela pode te ajudar a enxergar 4 áreas do seu negócio:

  1. Clientes
  2. Serviços
  3. Infraestrutura
  4. Viabilidade financeira

Em resumo, o Canvas é um quadro que se divide em:

  • Parcerias chave
  • Atividades chave
  • Proposta de valor
  • Recursos chave
  • Relacionamento
  • Canais
  • Segmento de clientes
  • Estrutura de custo
  • Fonte de receita

Em cada um dos quadros do seu canvas jurídico, você deverá indicar o que se pede. Dessa forma, você tem uma visão completa de cada necessidade para aplicar aquela estratégia e já pode passar para o próximo passo que é esmiuçar ainda mais as informações da sua estratégia e fazer um acompanhamento de metas na advocacia ainda mais assertivo. Para fazer isso você pode utilizar a próxima técnica da qual iremos falar.

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2. 5w2h

Outra técnica que te dará um panorama dos seus desejos para o escritório e que irão contribuir com o acompanhamento de metas na advocacia é o 5w2h. O nome vem de como a técnica se forma, veja:

  • What? (O que?)
  • Why ? (Por quê?)
  • When (Quando?)
  • Where? (Onde?)
  • Who? (Quem?)
  • How? (Como?)
  • How much? (Quanto?)

Unindo as duas técnicas você já tem um projeto todo esmiuçado, basta definir quais as metas que o projeto terá. É claro que, se não for o caso de usar ambas as técnicas, você pode escolher apenas uma delas. No entanto, utilizando as duas, o acompanhamento de metas faz ainda mais sentido.

Chega, então, o momento de definir quais serão as metas. O que fazer? Vejamos a seguir.

3. OKRs

OKR é a abreviação de “Objctives and Key Results”, isto é, objetivos de resultados chave. Esse é um método muito utilizado para definição e acompanhamento de metas, especialmente por empresas de tecnologia. Mas claro que a técnica pode ser usada em qualquer segmento, incluindo escritórios de advocacia.

A ideia dessa técnica é: elaborar uma grande meta, isto é, uma meta alta em um grande prazo, e quebrar essa meta em pedaços menores. É quase a mesma lógica do Scrum – ferramenta de produtividade.

Para explicar melhor vou te dar um exemplo de como fazemos aqui no PROJURIS ADV. Temos uma meta X que vale para o ano. Dividimos o ano, então, em quarters (trimestres), onde cada trimestre possui uma meta. Essa meta trimestral, em algumas das equipes do PROJURIS ADV também quebram ainda mais, em metas mensais e até em metas semanais.

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Assim, a meta é alcançada de pouco em pouco, até chegarmos ao total esperado no final do ano. O legal ainda é que, se ao longo do período o time perceber que a meta está muito acima ou muito abaixo do esperado, é possível fazer uma revisão.

Você pode utilizar a mesma lógica na advocacia. Te dou um exemplo, você coloca uma meta de atingir novos 40 clientes no ano. Dividindo por 12 meses no ano, são 3 ou 4 clientes novos no mês. Dessa maneira a meta fica mais palpável e o time fica mais motivado, pois de pouco em pouco alcançam as metas e não gera aquela sensação de frustração. Com essas três técnicas já fica mais fácil fazer o acompanhamento de metas na advocacia.

Quais as métricas podem ser utilizadas na advocacia?

Para fazer o acompanhamento de metas na advocacia, então, é importante saber quais as métricas podem ser utilizadas. É importante lembrar que as metas devem ser SMART, isto é:

  • eSpecíficas
  • Mensuráveis
  • Atingíveis
  • Relevantes
  • Temporais

Obedecendo esse preceito, então, você consegue aplicar mais assertivamente as metas que serão acompanhadas. Para começar então, é importante dividir por área ou setor. Por exemplo:

1. Financeiro

Usando o exemplo citado anteriormente, você pode estabelecer o valor que entrará com os novos clientes até o final de um ano. Assim, vocês estipula uma meta de entradas no seu financeiro e faz o acompanhamento de metas na advocacia mensalmente, podendo perceber assim, a evolução ou não do seu escritório de advocacia.

2. Atividades

Uma outra métrica pode ser de atividades. Você pode definir entregas com seus colaboradores, por exemplo, atendimentos a novos clientes. Essa é uma métrica interessante de acompanhar, afinal, te permite ver quantos leads chegam até você e quantos você realmente fecha. Assim, você tem uma noção da sua taxa de conversão.

3. Marketing

Você pode estabelecer as metas de marketing também, analisando por exemplo, quantos novos clientes chegaram através da sua estratégia. Ou então, em que posição os artigos do seu blog ocupam nas ferramentas de busca.

Enfim, você pode fazer uma análise minuciosa das áreas e definir metas para cada uma delas. Assim, você perceberá durante o acompanhamento de metas na advocacia que os resultados do seu escritório irão, sem dúvidas, melhorar.

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Quais ferramentas contribuem com o acompanhamento de metas na advocacia?

Algumas ferramentas também podem ajudar com o acompanhamento de metas na advocacia, desde ferramentas mais simples, como planilhas jurídicas, até mais robustas, que contam com inovações tecnológicas do direito, como um software de gestão jurídica. Vejamos então algumas ferramentas que podem ajudar nesse acompanhamento.

1. Trello

O trello é uma ferramenta muito utilizada para organização de atividades. E é justamente por isso que é uma ótima ferramenta para acompanhar metas relacionadas às atividades dos colaboradores. No caso do uso da metodologia scrum para acompanhamento de produtividade, por exemplo, o trello permite a inclusão de pontuação de atividades.

Também é possível organizar quadros para acompanhar as outras métricas semanalmente, incluindo no trello os dados que se obtém em outros ambientes, como os dados financeiros ou de marketing.

2. Planilhas jurídicas

Muito boas para quem utiliza as OKRs. Com um planilha de okrs você pode separar as metas em setores, meses e semanas. Assim, fazer o acompanhamento de metas em uma planilha é uma ótima opção para visualização das atividades e de evolução ou não das metas. Além disso, o custo é zero, pois você pode fazer uma planilha no excel ou ou até no GoogleSheets.

Você pode, por exemplo, dividir as colunas em “objetivos (O)”, meta, valor esperado até hoje, colunas de cada semana e porcentagem de crescimento, por linha para cada “resultado chave (KR)”

3. Programa para advogados

Uma outra ferramenta que pode ser utilizada no acompanhamento de metas na advocacia é um programa para advogados. Com um programa como esse você consegue relatórios e dados de todas as áreas do seu escritório de advocacia. Desse modo, pode fazer uma análise mais profunda e assertiva.

Além disso, você pode fazer a gestão completa do seu escritório de advocacia utilizando um sistema de gestão jurídica. Isto é, você pode, além de acompanhar as metas, fazer o acompanhamento de processos, intimações e andamentos, fazer todo o controle do seu financeiro, ter uma comunicação mais clara com o seu cliente e ainda otimizar todas as suas atividades.

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