Automação do contencioso da AGCO com Projuris

Automação do contencioso é a organização tecnológica de processos, prazos, contingências e provisões, nos termos do art. 193 do CPC (Lei 13.105/2015) e da Lei 11.419/2006. Na prática, ela reduz controles manuais, melhora a rastreabilidade jurídica e apoia decisões contábeis com dados auditáveis.

Relatórios mensais do contencioso, contingências e contenções costumam consumir muitas horas de escritórios de advocacia, departamentos jurídicos e áreas financeiras. A empresa precisa saber quais processos apresentam risco de perda, quais valores podem afetar o caixa e quais informações devem chegar à contabilidade com segurança.

Antes de adotar um sistema jurídico, o departamento jurídico da AGCO controlava o contencioso e o reporte de contingências manualmente, com apoio de planilhas de Excel. O volume superava 1.000 processos, distribuídos entre temas civis, trabalhistas e tributários, com interação constante entre equipe interna e escritórios terceirizados.

Esse modelo exigia conferências repetitivas, padronização manual de dados, revisão de campos incompletos e consolidação de planilhas enviadas por aproximadamente 20 escritórios. A necessidade de unir automação, segurança, governança e bom custo-benefício levou a AGCO a implementar o Projuris Empresas.

Quem é a AGCO e por que seu contencioso exige controle estruturado?

A AGCO é uma companhia global de tecnologia e equipamentos agrícolas, com marcas reconhecidas e operação complexa no Brasil. Seu contencioso exige controle estruturado porque envolve alto volume de processos, múltiplos escritórios, informações financeiras em reais e dólares e relatórios que impactam decisões jurídicas, contábeis e corporativas.

A AGCO desenvolve, fabrica e distribui tecnologia e equipamentos agrícolas. Seu portfólio inclui as marcas Challenger®, Fendt®, GSI®, Massey Ferguson®, Precision Planting® e Valtra®. Com essas marcas, a companhia fornece soluções para produtores rurais no Brasil e em outros mercados.

A linha de atuação inclui tratores, colheitadeiras, equipamentos para fenação e forragem, implementos, armazenamento de grãos, sistemas de produção de proteína e peças de reposição. Essa amplitude operacional aumenta a exposição a relações contratuais, trabalhistas, tributárias, consumeristas e comerciais.

No Brasil, a empresa conta com mais de 4.000 colaboradores, mais de 100 concessionárias autorizadas e integração com uma rede global de milhares de pontos de atendimento. Em estruturas desse porte, o jurídico precisa tratar o processo como dado estratégico, não apenas como documento.

Uma multinacional também lida com desafios adicionais: valores em moedas diferentes, critérios internos de reporte, necessidade de padronização regional e demandas de auditoria. No caso da AGCO, processos calculados em reais e em dólares exigiam atualização monetária, conversão e conferência antes do fechamento dos relatórios.

O cálculo antes manual tornou-se automático no Projuris nas duas moedas. Essa mudança reduziu retrabalho e diminuiu o risco de inconsistências em relatórios usados pela contabilidade para analisar provisões e contingências.

Qual era o desafio da AGCO antes da automação do contencioso?

O principal desafio da AGCO era controlar um contencioso volumoso por planilhas, com captura e cadastro manual de processos. A companhia também gastava cerca de cinco dias, com sete pessoas dedicadas, para consolidar o relatório mensal de contingências e contenções enviado à contabilidade.

A primeira questão estava no controle da carteira. O contencioso era administrado em planilhas, o que tornava manual a captura de novas ações, o cadastro de dados processuais, a atualização de andamento e a consolidação de informações recebidas de escritórios parceiros.

A segunda questão estava no tempo e na energia gastos no relatório de contingência. A equipe dedicava aproximadamente cinco dias úteis ao fechamento mensal, com sete pessoas totalmente alocadas na construção do material enviado à contabilidade.

Essa operação envolvia cerca de 20 escritórios enviando relatórios em formatos diferentes. Mês a mês, o time jurídico precisava receber arquivos, identificar campos faltantes, conciliar informações, revisar prognósticos e transformar dados heterogêneos em um relatório único.

O custo anual estimado era de R$ 220 mil apenas para desenvolver esse reporte obrigatório. Além do custo direto, a operação consumia tempo que poderia apoiar negociações, acompanhamento de teses repetitivas, prevenção de litígios e análise estratégica de riscos.

Em um contencioso grande e complexo, a gestão manual aumenta a exposição a erros. Um campo desatualizado pode distorcer o valor provisionado. Um prognóstico antigo pode alterar a leitura de risco. Uma planilha divergente pode gerar retrabalho entre jurídico, contabilidade e auditoria.

Quais riscos jurídicos surgem quando o controle depende de planilhas?

Planilhas ajudam em controles simples, mas não garantem trilha completa de auditoria, histórico de alterações, validação automática de campos e integração com bases processuais. Em carteiras volumosas, essas limitações afetam prazo, contingência, documentação e confiabilidade das informações.

O CPC (Lei 13.105/2015) trata dos atos eletrônicos nos arts. 193 a 199 e fixa regras relevantes de prazos. O art. 219 determina a contagem em dias úteis para prazos processuais civis, enquanto o art. 1.003, §5º, prevê prazo de 15 dias para diversos recursos cíveis.

No trabalhista, a CLT (Decreto-Lei 5.452/1943) disciplina prazos próprios. O art. 775 trata da contagem de prazos processuais e o art. 895 prevê, por exemplo, prazo de oito dias para recurso ordinário. Em matéria tributária, o art. 151 do CTN (Lei 5.172/1966) lista hipóteses de suspensão da exigibilidade do crédito tributário.

Quando essas informações ficam dispersas, a equipe precisa conferir manualmente o andamento, o risco e o impacto financeiro de cada processo. A automação do contencioso reduz esse esforço porque centraliza dados, melhora alertas e cria padrão de reporte.

Como o Projuris Empresas foi implementado na AGCO?

A AGCO implementou o Projuris Empresas com três módulos: processos, distribuição e requisições. A combinação permitiu gerir a carteira, capturar novas ações, padronizar cadastros, integrar escritórios terceirizados e controlar alterações de contingência com maior rastreabilidade.

A companhia contratou o Projuris Empresas para substituir o fluxo baseado em planilhas por uma plataforma jurídica integrada. A implementação concentrou-se nos módulos de processos, distribuição e requisições.

Com o módulo de processos, a equipe passou a gerir a carteira e extrair relatórios com as informações disponíveis no sistema em minutos. O módulo organiza dados de partes, valores, prognósticos, escritórios responsáveis, movimentações e campos necessários ao acompanhamento jurídico.

O módulo de distribuição complementou a operação ao capturar novas ações e facilitar o cadastro. Ao iniciar o registro, grande parte dos campos processuais já chega preenchida, o que reduz digitação manual e diminui inconsistências de identificação do processo.

No caso da AGCO, que lida com escritórios terceirizados, a adoção exigiu alinhamento operacional. A equipe de suporte da Projuris treinou advogados internos e terceiros para padronizar o uso do sistema, as solicitações, os fluxos de atualização e os critérios de preenchimento.

O módulo que mais contribuiu para a integração entre equipe interna e escritórios terceiros foi o de requisições. Ele permite solicitar alterações, registrar justificativas, acompanhar aprovações e manter histórico do que mudou em cada processo.

Euller Amorim, advogado do grupo AGCO, relata: "O módulo de requisições nos ajuda principalmente para movimentação e alteração de contingenciamento. Por exemplo, o escritório, a depender do andamento processual, pode mudar o prognóstico de perda daquele processo de remoto para possível ou para provável através de uma requisição."

Para Bianca Zanin, a rotina ficou mais rápida e ágil com o Projuris. Ela relata que a equipe passou a contar com rastreabilidade do que aconteceu em cada etapa do processo, o que facilita o dia a dia, o controle e a gestão.

Como funciona um fluxo seguro de alteração de contingência?

Um fluxo seguro começa com a identificação do fato novo: sentença, acordo, perícia, recurso, depósito, decisão interlocutória ou movimentação relevante. Em seguida, o escritório responsável solicita a alteração do prognóstico ou do valor estimado, com justificativa técnica e documentos de apoio.

A equipe interna analisa a requisição, aprova ou devolve para ajuste, registra a decisão e mantém histórico. Esse procedimento reduz mudanças informais por e-mail e preserva evidências para auditoria. Em empresas de grande porte, esse histórico ajuda a explicar variações de provisão mês a mês.

A Lei 6.404/1976, que trata das sociedades por ações, exige demonstrações financeiras aptas a refletir a situação patrimonial da companhia. O art. 176 disciplina demonstrações financeiras, e o art. 183 apresenta critérios de avaliação de elementos do ativo e do passivo. Por isso, informações jurídicas inconsistentes podem impactar a leitura contábil.

Além da lei societária, o Pronunciamento Técnico CPC 25 orienta o tratamento contábil de provisões, passivos contingentes e ativos contingentes. Embora não substitua análise jurídica, ele reforça a necessidade de classificar riscos e documentar premissas com clareza.

Como a automação do contencioso mudou os relatórios de contingência e provisão?

A automação do contencioso mudou os relatórios da AGCO ao substituir a consolidação manual por dados centralizados no sistema. O fechamento mensal, que antes consumia cinco dias e sete pessoas, passou a levar cerca de duas horas e demandar uma pessoa da equipe.

Antes do Projuris, as informações de contingências e provisões ficavam em planilhas de Excel. A equipe recebia arquivos de cada escritório, em formatos variados, com dados às vezes pendentes, inconsistentes ou sem saneamento completo. Muitas planilhas chegavam sem atualização de contingenciamento e provisão.

Para coletar todas as informações e consolidar o relatório, a equipe consumia uma semana útil do mês. Sete pessoas ficavam 100% dedicadas ao processo. Com a implementação, o report civil, trabalhista e tributário passou a operar de forma automatizada e ficou pronto em apenas duas horas.

Bianca Zanin relata: "Passamos a ter menos dependência das informações dos escritórios, uma confiabilidade muito maior de que as informações estavam saneadas. De que a provisão e o contingenciamento rodaram, porque isso é via Projuris dentro do próprio sistema."

A padronização também fortaleceu a governança. O jurídico passou a trabalhar com dados organizados, filtros por área, relatórios personalizados e informações atualizadas dentro da plataforma. A contabilidade recebeu material mais consistente e com menor dependência de ajustes manuais.

Quais bases legais influenciam provisões e contingências?

Provisões e contingências conectam direito processual, direito material e contabilidade. No civil, o CPC (Lei 13.105/2015) regula prazos, recursos, cumprimento de sentença e atos eletrônicos. O art. 523, por exemplo, trata do pagamento no cumprimento de sentença e da multa de 10% em caso de não pagamento voluntário.

No trabalhista, a CLT (Decreto-Lei 5.452/1943) influencia risco por meio de prazos, recursos, execução e depósitos. A Reforma Trabalhista, Lei 13.467/2017, alterou diversos pontos da CLT e reforçou a necessidade de acompanhar pedidos, condenações, honorários e impactos financeiros com dados atualizados.

No tributário, o CTN (Lei 5.172/1966) orienta temas como suspensão da exigibilidade, decadência, prescrição e garantias. O art. 174 trata do prazo prescricional de cinco anos para cobrança judicial do crédito tributário. Esses elementos podem alterar a avaliação de risco e a estratégia processual.

Também existem referências jurisprudenciais que influenciam cálculos. As Súmulas 43 e 54 do STJ orientam, em responsabilidade civil, a correção monetária a partir do efetivo prejuízo e os juros moratórios a partir do evento danoso em hipóteses extracontratuais. A Súmula 331 do TST, por sua vez, impacta análises sobre terceirização e responsabilidade trabalhista.

Essas referências não eliminam a análise do caso concreto, mas mostram por que o contencioso corporativo precisa de cadastro correto, documentos vinculados, histórico de movimentações e critérios revisáveis. Um relatório automatizado deve refletir dados jurídicos confiáveis, não apenas uma soma de valores.

Quais resultados a AGCO alcançou com o Projuris?

A AGCO padronizou relatórios, automatizou provisões, reduziu o custo anual estimado de R$ 220 mil para R$ 8 mil e obteve payback em cinco meses. A automação liberou tempo do jurídico para atividades estratégicas e diminuiu a dependência de planilhas externas.

Com o Projuris, o que a AGCO passou a fazer?

• Padronizou relatórios entre as áreas civil, trabalhista e tributária.
• Automatizou a geração do relatório contábil de contingenciamento e provisão.
• Extrai provisões com correção monetária mês a mês em reais e dólares.
• Produz relatórios personalizados com as informações disponíveis no sistema.
• Centraliza solicitações de alteração de prognóstico e contingência.
• Reduz troca de planilhas entre jurídico, escritórios parceiros e contabilidade.

Quais foram os principais resultados mensuráveis?

• Geração do relatório contábil passou a levar duas horas.
• Uma pessoa da equipe passou a conduzir o fechamento do relatório.
• Advogados internos ganharam tempo para tarefas estratégicas.
• O novo custo anual estimado caiu para R$ 8 mil.
• A redução anual estimada chegou a R$ 212 mil.
• O projeto teve payback de cinco meses.

A redução de custos de 96% não veio apenas da troca de ferramenta. Ela resultou da combinação entre centralização de dados, padronização de campos, automação de relatórios, treinamento dos usuários e uso de requisições para manter alterações sob controle.

Em termos práticos, o jurídico deixou de gastar uma semana útil com montagem manual e passou a dedicar esse tempo a análise de risco, prevenção de litígios, negociação de acordos, melhoria de contratos e acompanhamento de escritórios externos.

Como aplicar as lições do case AGCO em outros departamentos jurídicos?

Outros departamentos jurídicos podem aplicar o case AGCO mapeando a carteira, padronizando campos, definindo critérios de contingência, treinando escritórios parceiros e automatizando relatórios. A implantação deve começar pelos fluxos que consomem mais tempo e oferecem maior risco operacional.

O primeiro passo consiste em levantar a base de processos e identificar dados essenciais: número, classe, área, partes, pedidos, valor de causa, valor estimado, prognóstico, escritório responsável, fase processual, comarca, moeda e documentos relevantes.

O segundo passo envolve padronizar critérios. A empresa precisa definir quando um risco é remoto, possível ou provável, quem pode alterar essa classificação e quais documentos justificam a mudança. Essa padronização facilita auditoria e reduz divergências entre escritórios.

O terceiro passo é automatizar captura, cadastro e distribuição. A Lei 11.419/2006 reconhece a informatização do processo judicial e sustenta o uso de meios eletrônicos para atos processuais. Ao integrar dados processuais, a equipe reduz digitação e ganha tempo para análise técnica.

O quarto passo é criar rotinas de fechamento. A equipe deve definir datas de corte, responsáveis por validação, campos obrigatórios, relatórios por área e trilha de aprovação. Em contencioso de massa, essa disciplina impede que o fechamento mensal dependa de urgências de última hora.

O quinto passo é acompanhar indicadores. Custo por relatório, horas dedicadas, quantidade de campos incompletos, processos sem atualização, variação de provisão e tempo médio de resposta dos escritórios ajudam a medir a maturidade da operação.

Perguntas frequentes sobre automação do contencioso

Qual é a conclusão do case AGCO?

O case AGCO demonstra que a automação do contencioso transforma o relatório de contingência em um processo mais rápido, rastreável e econômico. A companhia saiu de uma operação manual de cinco dias para um fechamento em duas horas, com redução estimada de 96% nos custos.

Ao centralizar processos, padronizar requisições e automatizar provisões em reais e dólares, a AGCO reduziu dependência de planilhas e ganhou confiabilidade para reportes civis, trabalhistas e tributários. O jurídico também recuperou tempo para atividades estratégicas.

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