Cinco anos em uma faculdade de Direito, Exame de Ordem da OAB, investimento inicial em um escritório de advocacia. Ufa, não é pouca coisa pela qual um advogado ou advogada precisa passar antes de se consolidar no mercado jurídico. Contudo, enganam-se aqueles que pensam que para por aí. O esforço é contínuo. Ou seja, é preciso sempre estar atento ao que pode ser melhorado dentro de um escritório de advocacia, principalmente quando se trata de gestão de equipes. A boa notícia é que a tecnologia entra no Direito para facilitar esse processo. E nesse sentido, um software jurídico pode ser a solução de que você precisava.
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Imagine a seguinte cena: Ana e Camila se formaram, abriram um escritório de advocacia há 2 anos, possuem uma cartela de clientes considerável, alguns estagiários e colaboradores, mas nunca definiram exatamente o que compete a quem dentro do escritório. Enquanto a sociedade firmada por elas era pequena, não viam problema na situação. No entanto, com o passar do tempo, enfrentaram algumas dificuldades. Por exemplo, houve um problema com o fornecedor de internet. Contudo, como não era de responsabilidade explícita de alguém verificar o problema, isto não se tornou prioridade na pauta de alguém. E um problema que poderia ser resolvido de forma simples prejudicou a produtividade de todos do escritório.
Não é uma situação difícil de se imaginar. Ocorre, na verdade, em todas as esferas da vida. Em se tratando de uma profissão, todavia, isto se complica. Portanto, a divisão de tarefas deve ser englobada na gestão do escritório de advocacia para que não se torne um prejudicial.
Veja, então, formas simples de contornar esse problema!
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Gestão de escritório de advocacia
Como já falado, a gestão do escritório de advocacia é um importante elemento para o seu crescimento, seja ela através de um software jurídico ou de uma planilha. Afinal, a organização é um fator de otimização do potencial das equipes. E é preciso que as diferentes áreas do escritório estejam em harmonia para que o todo alcance o sucesso almejado.
Isto, no entanto, requer também a definição e a divisão de tarefas. Cabe, portanto, àquele que administra o escritório enxergar a dinâmica da equipe e saber conduzir a uma organização adequada entre os membros. Por exemplo, definir a quem cabe as tarefas administrativas e a quem cabe tarefas de outro teor. Se houver um imprevisto, quem se responsabilizará por assumir a função? São pequenos detalhes que, no momento final, podem ser o grande diferencial.
Como fazer a divisão de tarefas
Em primeiro lugar, é preciso conhecer o perfil da equipe e as necessidades do escritório antes de iniciar a gestão de tarefas. Por exemplo, na sua equipe não há ninguém que exerça função unicamente administrativa. No entanto, um dos profissionais precisará resolver as questões desse cunho. Assim, quem possui o perfil mais apto a essas tarefas? Saber os pontos altos e baixos de cada colaborador, as funções para as quais foram contratados e as especialidades facilita o processo de divisão de tarefas.
Uma vez que as funções sejam atribuídas, contudo, é necessário definir por onde essa organização será feita. Isto é, a ferramenta. Em pequenos escritórios, talvez se pense que uma agenda ou apenas no diálogo a estratégia funcione. Contudo, os riscos também são grandes.
Quando se trata de trabalhar com pessoas é essencial que a comunicação seja clara e acessível a todos. Não significa que não haverá equívocos, mas que os prejuízos serão minimizados. Portanto, manter uma forma de controle online é a melhor saída. Com a agenda Google, por exemplo, é possível ter uma noção do que cada colaborador fará no período do calendário. Uma planilha para advogados, por sua vez, permite a atribuição da tarefas por tipo. E um software jurídico, enfim, consegue integrar essas duas funções.
Portanto:
- elenque quem são os colaboradores em uma tabela, seja ela em papel ou digital;
- pense nas características e funções de cada colaborador;
- elenque as tarefas necessárias;
- distribua as tarefas conforme as funções.
No dia-a-dia, isto ocorre de forma mais natural. Ainda assim, a documentação inicial é um passo importante na organização. Com o passar do tempo, então, as tarefas podem ser atribuídas diretamente no local de controle, seja ele uma planilha ou um software jurídico, sem que isso prejudique, também, o diálogo interno.
Atribuição de tarefas em uma planilha para advogados
Com o que foi anotado em mente é possível construir ou acessar uma planilha de controle de atividades como a disponibilizada gratuitamente pela Projuris. Nela, é possível cadastrar diferentes tipos de atividade, como:
- tarefas administrativas;
- contatos;
- importação;
- prazos;
- pagamentos;
- tarefas processuais.
Em seguida, cadastram-se os responsáveis dentro do escritório, a categoria e o status. Por exemplo, se a tarefa está:
- finalizada;
- em andamento;
- pausada;
- cancelada;
- por iniciar.
Ainda, é possível relacionar as atividades com o número do processo e a hora de início e de término para a gestão do tempo. Mesmo que as informações não sejam integradas como em um software jurídico, é uma boa solução para escritórios de advocacia
Integração com a Google Agenda
A desvantagem de uma planilha para advogados no que concerne à divisão de tarefas em relação ao software para advogados é que um software jurídico integra a atribuição de tarefas a um calendário. A saída para quem opta, mesmo assim, por uma planilha, é utilizar a Google Agenda.
O trabalho demandado é que cada colaborador alimente tanto a planilha de gestão de atividades quanto a Google Agenda. Apesar disso, a ferramenta permite a integração de usuários diferentes. Desse modo, é possível que a equipe do seu escritório tenha ciência dos compromissos e atribuições dos demais integrantes.
Gestão de tempo
Como observado, é possível fazer uma gestão de tempo através da planilha. Ou seja, verificar quanto tempo a equipe gasta fazendo cada atividade. Isto permite tirar conclusões sobre a própria produtividade da equipe. E gerar insights sobre a eficácia das ações e do uso de uma planilha. Por exemplo, se as tarefas administrativas demandam tempo demais dos membros de sua equipe, talvez seja o momento de investir em uma ferramenta que otimize a gestão, como um software jurídico.
Ainda, pode-se verificar se, por exemplo, um membro está sobrecarregado, enquanto outros estão mais livres. Enfim, é uma forma de verificar se a divisão de tarefas é eficiente ou não à dinâmica e produtividade do seu escritório de advocacia.
Divisão de tarefas com um software jurídico
Com um software jurídico, grande parte dos problemas verificados com as planilhas são solucionados. Isto porque ele possui alimentação de dados mais fácil e completa, além de integrar parte dos dados automaticamente. Exemplificando: o tempo que um usuário gasta para inserir os dados na planilha e, depois, na sua Google Agenda, poderia ser reduzido para um cadastro rápido em um software como o Projuris ADV.
Atribuição de tarefas com o Projuris ADV
O Projuris ADV – software jurídico permite a atribuição de tarefas, o que simplifica o processo de divisão. Assim, quando é necessário, o gestor pode, por exemplo, cadastrar tarefas de seus colaboradores que vão automaticamente para o seu calendário, o que não é possível com a Google Agenda. Ademais, o responsável é notificado pelos prazos respectivos.
Cabe ressaltar que o software permite a criação de perfis e permissões. Ou seja, institui categorias de usuários diferentes dentro do software. Desse modo, pode-se conceder acesso limitado a estagiários ou colaboradores sem funções administrativas, mas sem perder a eficiência do produto. Então, ainda que um estagiário não possa acessar a parte financeira, por exemplo, poderão ser atribuídas tarefas a ele.
Otimizações do sistema quanto às tarefas
Agora, no sistema, o cadastro rápido pode ser feito em uma única tela. Na opção mais informações, o usuário poderá já realizar o cadastro completo, sem precisar ir a outra tela do sistema. E assim, pode definir:
- situação da tarefa;
- marcadores;
- definição de notificação, entre outras.
Ainda, também de forma rápida, o usuário pode cadastrar um checklist . Então, se a tarefa é atribuída a outro colaborador, este terá uma base do que precisa ser feito dentro daquela tarefa em específico.
Todas as melhorias realizadas impactam na experiência do usuário dentro do software jurídico. Além de pensar em uma experiência melhor, o Projuris ADV gera mais tempo – até 4,76 hora/semana por colaborador – para o usuário focar no que realmente importa, seja na vida pessoal ou em produção jurídica.
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