Gestão de escritório de advocacia: Guia definitivo, objetivo e indispensável

Gestão eficiente de escritório de advocacia: guia definitivo

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É claro que todo escritório jurídico tem aspiração de crescer e ser referência na sua área de atuação. Entretanto, o aumento da carteira de clientes e as consequentes novas demandas torna a gestão de escritório de advocacia um desafio. É preciso adaptar-se e aperfeiçoar os procedimentos internos da empresa, de forma a não deixar de lado a busca pelo atendimento de excelência a todos os clientes e a manter a organização da equipe. Evitando, assim, a perda de prazos, fazendo o melhor por cada serviço contratado e melhorando a gestão de escritório de advocacia.

Com o objetivo de contribuir com informações relevantes sobre o tema, então, elaboramos este guia definitivo sobre gestão de escritório de advocacia. Nele apresentamos práticas de escritórios de sucesso que alcançaram resultados positivos ao aliar a tecnologia à rotina de trabalho. Para entender o cenário atual, contudo, é necessário analisar o panorama histórico da advocacia no Brasil. E desse modo, compreender o impacto das inovações tecnológicas no setor.

A evolução da advocacia no Brasil

No início da advocacia no Brasil, os cursos jurídicos eram restritos apenas a algumas universidades. Estas se localizavam nas principais capitais do País, como São Paulo e Olinda. Em 1º de março de 1828, deu-se, então, início ao Curso de Ciências Jurídicas e Sociais da Academia de São Paulo, no Convento de São Francisco. A partir desse marco, a história do Direito no País começou a evoluir gradativamente. Com o passar do tempo, foi se desenvolvendo e acompanhando as demandas emergentes da sociedade. E consagrou-se, dessa forma, como um importante instrumento para a defesa de direitos dos cidadãos brasileiros.

A fundação do Instituto dos Advogados, em 1843, teve como principal objetivo regularizar a atuação jurídica no País. Depois de quase um século, em 1930, foi criada a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB).

E, finalmente, foi desenvolvido o Código de Ética da profissão, aprovado na sessão do Conselho Federal de 25 de julho de 1934. Em um curto espaço de tempo, portanto, a advocacia expandiu seu campo de atuação para diversas áreas. E passou a oferecer cursos em diferentes localidades do território nacional. Mas também acompanhou o desenvolvimento da luta por direitos no Brasil.

Atualmente, a realidade da advocacia no País é diferente. Nos últimos vinte anos, de acordo com a OAB, houve um salto significativo na quantidade de cursos na área. O número passou de aproximadamente 200 na década de 1990, para 1,3 mil. Como consequência, cresceu o número de advogados atuantes: mais de 1 milhão de profissionais até 2016. Confira no infográfico abaixo:

Necessidade de implementar novas temáticas no ensino jurídico

A partir da evolução da advocacia no Brasil foi possível compreender o panorama do mercado jurídico na atualidade. Ao longo dos anos, a advocacia precisou adequar-se às demandas crescentes da sociedade. Isto devido à transformação social, cultural, política ou econômica que o país vivenciou nas últimas décadas. Esse contexto ajudou a impulsionar a intensa concorrência no setor. E tornou, assim, urgente e necessária a admissão de novas temáticas no ensino jurídico.

Isso porque, nas duas últimas décadas, os advogados começaram a perceber a necessidade de profissionalizar a gestão de escritórios de advocacia. Com a mudança de paradigma, os profissionais passaram a se distanciar da ideia romantizada da advocacia.

Para lidar com o crescimento do setor e acompanhar as principais tendências do mercado, então, a formação do profissional do Direito precisa ir além do jurídico. Por isso, as universidades precisam incentivar o aprendizado das novas tecnologias aliadas ao exercício jurídico na grade curricular dos cursos. A adoção de temáticas diversificadas nas disciplinas focadas em gestão administrativa de pessoas, marketing e finanças, por exemplo, é uma alternativa encontrada para melhor preparar os profissionais diante da nova realidade do mercado.

Essa iniciativa contribui para que os profissionais recém-formados deixem as universidades mais preparados para implementar práticas inovadoras na gestão de escritório de advocacia. E, dessa forma, promover o crescimento sustentável do negócio a curto, médio e longo prazos.

Saiba mais sobre gestão de escritórios de advocacia:

Como fazer a gestão de um escritório de advocacia?

As novas demandas da advocacia e a transformação do mercado tornaram a gestão de escritório de advocacia um desafio. É preciso adaptar-se e aperfeiçoar os procedimentos internos da empresa, de forma a não deixar de lado a busca pelo atendimento de excelência a todos os clientes e a manter a organização da equipe, evitando a perda de prazos, fazendo o melhor por cada serviço contratado e melhorando a gestão de escritório de advocacia.

Para isso, é necessário, então, fazer o planejamento da estrutura básica para a gestão de escritório de advocacia. À primeira vista, pode parecer um bicho de sete cabeças desenhar as atividades da empresa (cargos e funções), compreender os setores fundamentais de comunicação, finanças, gestão de pessoas (clientes, parceiros e fornecedores) e gestão empresarial.

O desafio está em saber quando é a hora certa para o planejamento: se o escritório é iniciante ou se está em fase de crescimento ou reestruturação, é importante repensar a gestão e garantir que as atividades sejam desempenhadas da melhor maneira

Já detalhamos em um post aqui no portal que o escritório de advocacia é um negócio, portanto, precisa ser encarado desta forma. Em entrevista para o blog do Projuris ADV, o advogado Marcus Vinícius Motter Borges foi enfático: não importa se o escritório tem três ou 90 pessoas, o advogado tem que partir da premissa de que é um empresário e que sua sociedade precisa ser gerida, sob pena de ficar fora do mercado.

Dessa forma, trouxemos então, outros conselhos sobre boa gestão de escritório de advocacia compartilhados por Borges, que é advogado sócio do escritório Menezes Niebuhr e professor do curso de direito da Universidade Federal de Santa Catarina

1 – Foco em um segmento

O advogado em início de carreira, especialmente, deve se aprofundar em uma área do direito. A tendência dos próximos anos é que o especialista tome o espaço de carreiras generalistas. Há nichos de mercado muitas vezes esquecidos, por exemplo, o direito eleitoral, desportivo ou imobiliário.

Não são as áreas do Direito mais conhecidas, mas precisam de profissionais especializados. “Santa Catarina é um exemplo: temos uma vertente muito grande para o turismo, que envolve, no tocante à legislação, matérias de ordem do direito privado e público. Eis um belo nicho de atuação no estado”, comenta o advogado. Isso influencia diretamente na gestão de escritório de advocacia e na qualidade dos serviços prestados.

Pensar na gestão estratégica da carreira é muito importante. Em escritórios pequenos, é comum atuar em ações de diversas áreas, mas ao longo dos anos, é fundamental a especialização. “Com o tempo, o advogado vai desenvolver uma alta expertise em uma determinada matéria e, então, poderá passar a ser conhecido por essa atuação”, complementa.

2 – Gestão de procedimentos internos

O tempo é um fator preponderante na gestão de escritório de advocacia. O conhecimento profundo e a alta especialização prática da matéria medirá o nível de excelência nas respostas aos clientes, seja em um contrato ou mesmo em um recurso de apelação. Uma resposta que leva três dias, por exemplo, pode se transformar na perda de um negócio para o cliente ou de um prazo processual.

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Muitas vezes o advogado está apto a responder com excelência e rapidez a demanda para o cliente, porém a falta de um procedimento de gestão pode dificultar a resposta e a solução do problema do cliente. Procedimentos facilitam, e muito, a conexão com o cliente.

3 – Política de precificação

Se acaso, o advogado não sabe precificar o seu trabalho, pode muitas vezes estar trabalhando demais e recebendo de menos. Isto reflete, assim, diretamente na gestão de escritório de advocacia.

A conta correta de honorários advocatícios se baseia em um valor que remunera o trabalho do advogado, de forma condizente com sua expertise, e, em simultâneo, é justo para o cliente. Este fica satisfeito, afinal, sabe que recebe um trabalho de excelência e no prazo correto. Investir em mecanismos objetivos de precificação fará o escritório chegar a uma política de preços bem clara, seja ela por hora, ato ou processo, por exemplo.

4 – Aprenda mais sobre gestão na advocacia

Busque mais sobre gestão de grandes bancas na advocacia e a gestão de escritórios de modo geral.

É uma matéria que ainda não está presente na maior parte dos cursos de Direito do Brasil, mas é essencial à visão da advocacia como um empreendimento. A gestão de escritórios de advocacia é tema constante aqui no blog do Projuris ADV – Software Jurídico. Temos muitos materiais sobre o assunto, nos mais diversos formatos e abordagens. Abaixo separamos 6 materiais para você fazer o download:

Estude, aprenda, invista. A gestão na advocacia é essencial ao crescimento dos escritórios e dos profissionais. E pode ser um diferencial no mercado jurídico.

5 – Comunicação

A atividade do advogado sofre algumas restrições no tocante à publicidade, como já falamos em outro post. Mas, de acordo com Borges, talvez a divulgação mais forte para o advogado seja o “boca a boca”. “Um cliente que indica o escritório para outro atestando que teve uma resposta de excelência, rápida e com preço justo. Não se precisa de outra propaganda além dessa”, comenta.

Dessa forma, o escritório passa a ser referência de trabalho aos clientes.

Antes de tudo, contudo, é preciso ter uma visão empresarial na gestão de escritório de advocacia. Isto é, com foco e direção, além de planejamento para facilitar o gerenciamento da empresa. O conselho é que todo advogado tenha uma carga de técnica, de gestão e de atendimento, para poder responder pela matéria, gerir o escritório e também a equipe e, principalmente, atender bem o cliente.

Além disso, vale destacar a importância de um software jurídico para sistematizar a rotina dos processos internos. A dica é agrupar todas as demandas em uma única plataforma que fornece um mapa geral. Dessa forma, simplifica-se a gestão de escritório de advocacia. “Hoje, o escritório está migrando para o Projuris ADV para integrar todas as atividades. No mesmo momento que a sentença é postada no SAJ o cliente recebe esta informação. Se for o caso, já é aberta a demanda interna para a elaboração dos recursos de apelação. De forma automática, a guia do preparo é gerada e vai para o setor financeiro, que envia ao cliente. Toda a interligação das questões nos fez migrar para o Projuris ADV”, destaca.

Por que inovar a gestão de escritório de advocacia é importante?

A globalização e a popularização de novas tecnologias motivaram uma competitividade maior no mundo empresarial. Nesse contexto, o mercado se tornou um local inapropriado para as instituições que insistem em conservar práticas ultrapassadas em sua rotina. A realidade das bancas jurídicas também foi impactada de forma definitiva. Mais do que nunca, os advogados devem ampliar a visão estratégica de negócio com relação a sua própria atuação ao viabilizar uma gestão de escritório de advocacia moderna e profissionalizada.

A profissionalização dos escritórios de advocacia, independentemente do seu porte, é uma necessidade iminente aos profissionais da área. É por isso que o advogado deve acompanhar as inovações na advocacia. Aqueles que já se convenceram de que é preciso encarar a gestão de escritório de advocacia com a mesma organização de uma empresa conquistam um diferencial competitivo frente à concorrência.

É fundamental, dessa maneira, realizar a gestão de escritórios de advocacia de forma eficaz e inovadora. Afinal, trata-se da sobrevivência em um mercado cada vez mais competitivo. Mas também se trata de obter uma visão empresarial estratégica. Confira, então, algumas práticas e recomendações para obter sucesso:

Reinventar a prática jurídica a partir da adoção de estratégias inovadoras, por exemplo, as metodologias ágeis na advocacia.
Incorporar uma visão estratégica da banca, utilizando ferramentas como um BI para gestão de escritório de advocacia, com objetivo de aproveitar as oportunidades de mercado e garantir maior competitividade frente à concorrência;
Avaliar a saúde da carteira de clientes da banca e discutir estratégias, para obter sucesso na negociação de novos contratos ou renegociação dos contratos atuais;
Incentivar o olhar criativo dos profissionais e encorajá-los a recomendar ações voltadas à modernização da banca para o desenvolvimento do negócio.

Gestão de escritório de advocacia na Era Digital

A tecnologia provocou mudanças significativas na área jurídica, impactando a atuação profissional. Atividades que eram impensáveis até pouco tempo atrás, hoje já são consideradas essenciais para o exercício da profissão. A adoção de um software jurídico para auxiliar a gestão de escritório de advocacia é um exemplo de como as novas soluções estão ganhando cada vez mais espaço na rotina dos advogados.

Os escritórios que utilizam a tecnologia a seu favor conseguiram reduzir consideravelmente os processos em papel. E aumentaram, desse modo, a eficiência na gestão por meio do uso de software para advogados. O resultado alcançado pelo escritório Camargo Penteado, de São Paulo (SP), comprova a importância de utilizar a tecnologia como aliada na gestão de escritório de advocacia.

Segundo a advogada Érica Errico, ao informatizar a banca a partir da contratação do software jurídico Projuris ADV, foi possível diminuir a quantidade de pastas físicas no escritório de advocacia. A iniciativa oportunizou a mudança de endereço da sede, assim como a otimização de tempo da equipe e a redução de custos com material de escritório. Esse é apenas um exemplo de como a adoção de tecnologias na gestão de escritório de advocacia transforma a área.

A informatização das bancas é o primeiro passo para modernizar a prestação do serviço por meio de um software jurídico. Além de oportunizar aos gestores o gerenciamento eficaz das diferentes áreas do escritório, a iniciativa acompanha as tendências de modernização da Justiça brasileira.

Afinal, o processo digital já é uma realidade. Em fevereiro de 2016, o Superior Tribunal de Justiça passou a receber apenas processos em formato digital. Por isso, adequar-se à atual dinâmica da prestação do serviço jurídico é primordial.

Automatização dos principais procedimentos na gestão para advogados

Ao modernizar a gestão de escritório de advocacia a partir da sua informatização, passa a ser possível automatizar as principais atividades da banca. E assim, gerenciar de forma prática todos os processos e atendimentos. Por conseguinte, organiza-se uma rotina profissional, com mais controle das atividades na advocacia e dos prazos processuais.

A organização eficaz e a automatização de atividades repetitivas permitem que os profissionais dediquem mais tempo na elaboração de peças processuais e na prestação de um atendimento de qualidade aos clientes. O uso de um software jurídico na rotina dos escritórios de advocacia – de pequeno, médio e grande portes – tem se mostrado um verdadeiro aliado.

Ao adotar um sistema de gestão, os advogados começam a perceber maior economia de tempo na advocacia. Isto inclui principalmente atividades que não são técnicas ou jurídicas, como a organização da agenda ou a elaboração de relatórios, por exemplo.

Além de ganhar eficiência na gestão de escritório de advocacia, a implementação de um software jurídico auxilia os gestores a propor melhorias nos procedimentos internos com o intuito de buscar mais organização, produtividade e rentabilidade da banca.

Veja mais sobre tecnologias na advocacia:

Modernizando a gestão de escritório de advocacia com um software jurídico

Os escritórios que incorporaram recursos tecnológicos para melhorar a sua atuação no mercado têm conseguido agregar valor aos serviços prestados. Isso porque, com o auxílio de um software jurídico, os advogados realizam todas as suas atividades de forma inteira on-line.

Essa facilidade oferecida por sistemas de gestão que operam na nuvem, por exemplo, o Projuris ADV, que ajuda o advogado a fazer uma gestão de excelência.

Além de armazenar os documentos e dados de todos os setores do escritório, o software jurídico permite integrar as informações das diferentes áreas. Com as informações centralizadas em uma única plataforma, toda a equipe passa a ter uma visão ampliada das tarefas, prazos e compromissos. A praticidade que o profissional tem de incluir as informações no sistema e o gestor de acompanhá-las, viabiliza o melhor gerenciamento de todas as informações da atividade advocatícia, pertinentes aos processos, atendimentos, finanças e pessoas.

Funcionalidades que contribuem para a gestão de escritório de advocacia

Pelo fato de os gestores obterem uma visão mais ampla e detalhada dos diferentes setores da banca, é possível avaliar a necessidade de estruturar um novo modelo de gestão do escritório para se adaptar à nova dinâmica de trabalho.

Assim como o escritório Camargo Penteado, citado anteriormente, o Guimarães Sanches Advogados também possui um grande número de processos para acompanhar. Como o escritório gerenciava mais de 6 mil processos manualmente por meio de planilhas, a equipe sentia dificuldades para controlar tantos prazos e demandas. Afinal, todos os processos juntos geram cerca de 70 intimações por dia.

A melhoria da produtividade no escritório só foi possível após a contratação do software jurídico Projuris ADV. A implantação do sistema trouxe mais segurança à equipe e proporcionou ainda mais sinergia entre os colaboradores. Com auxílio do software, então, foi possível deixar bem definidas as atividades entre todos os usuários do sistema.

Por conta do Projuris ADV contar com uma funcionalidade específica que permite a criação de grupos de trabalho, os gestores passaram a ter mais facilidade para a delegação de tarefas. Assim, passou a ser possível organizar melhor as demandas do escritório e acompanhá-las de perto.

“Além de as tarefas ficarem mais claras para todos da equipe, posso acompanhar as entregas e as pendências de qualquer dispositivo móvel com acesso à internet. Mesmo que eu esteja trabalhando remotamente, fico por dentro das atividades do escritório em tempo real”, diz o advogado Marcus Vinícius Guimarães Sanches. Veja os principais benefícios da gestão de escritório de advocacia eficaz com a ajuda de um software jurídico

1 – Ampliação do conhecimento de mercado

Com as informações da banca integradas, o gestor consegue ter uma visão mais realista da sua carteira de clientes. E assim, pode avaliar as demandas mais buscadas por eles e potenciais contratantes. Ao identificar as áreas de atuação mais relevantes, é possível buscar por novas oportunidades de mercado que possam contribuir para ampliação da carteira de clientes do escritório.

2 – Superar a concorrência

Uma gestão de escritório de advocacia eficaz permite aos profissionais obterem um conhecimento aprofundado da banca e uma visão mais estratégica para conquistar vantagens competitivas. Em tempos de intensa concorrência, conhecer seus pontos fortes e fracos e os dos seus concorrentes é essencial para inovar.

3 – Foco e diferenciação

O escritório deixa de realizar uma gestão intuitiva e muitas vezes amadora do ponto de vista da gestão de seus negócios para uma gestão focada em resultados e na diferenciação da atuação jurídica junto aos clientes e parceiros estratégicos.

4 – Conquista do cliente ideal

Com todas as informações dos escritórios integradas em uma única plataforma, passa a ser possível cruzar dados com mais facilidade e compreender o perfil dos clientes para propor melhorias na forma de atendê-los e conquistar a satisfação deles. Prestar um serviço de qualidade, faz com que o escritório tenha um diferencial no mercado e conquiste novos clientes.

Como podemos perceber, a tecnologia incentivou os advogados a reinventarem a forma de prestar os seus serviços. Com isso, novas temáticas ganharam espaço na gestão de escritório de advocacia na atualidade. Gerenciamento do conhecimento, empreendedorismo jurídico, relacionamento com o cliente, Marketing Jurídico e planejamento estratégico da banca são assuntos que precisam passar a fazer parte do dia a dia dos gestores.

Gestão de clientes na advocacia

Quando um escritório possui uma boa gestão ele cresce exponencialmente. Portanto, manter uma boa gestão de atividades e de clientes se faz essencial na gestão de escritório de advocacia e garante ainda mais sucesso para o negócio.

Assim sendo, trouxemos também o exemplo do advogado Rafael Horn, sócio e diretor-geral do Mosimann, Horn & Advogados Associados, com sede em Florianópolis, para manter uma boa gestão. O escritório em questão atua nos principais ramos do Direito — Contratos, Societário, Responsabilidade Civil, Ambiental, Administrativo, Eleitoral, Criminal, Trabalhista, Sucessões, Família, Imobiliário, com atuação destacada no âmbito dos Tribunais Estaduais, Federal da 4ª Região (Porto Alegre) e Superiores (Brasília).

1 – Mudanças na rotina do escritório e aumento da equipe

Com o aumento de demandas, o Mosimann, Horn & Advogados Associados passou a sentir no dia a dia a necessidade de profissionais de outras áreas, como secretariado executivo, administração, recursos humanos e financeiro. Além da contratação de colaboradores nesses ramos, foram necessárias consultorias para avaliar o clima organizacional e para incrementar a motivação e produtividade da equipe.

2 – Os desafios de uma carteira de clientes numerosa

O crescimento da receita e do volume de trabalho trouxe demandas inéditas relacionadas às atividades financeira e administrativa, essenciais na gestão de escritório de advocacia. Com o aumento da carteira de clientes, torna-se necessário, então, mais atenção ao controle de inadimplência, fluxo de caixa, produtividade, fluxo de pessoas, documentos e estrutura organizacional. Mudanças tiveram de ser introduzidas para possibilitar um trabalho em equipe harmonioso no Mosimann, Horn & Advogados Associados. “Hoje, o escritório conta com cerca de 30 advogados, 10 estagiários e 20 profissionais de outras áreas que, em conjunto, atendem e formam a força de trabalho do Mosimann, Horn” destaca o sócio Rafael Horn.

3 – Fidelizar clientes na advocacia é fundamental

“Damos muita importância à fidelização. Temos clientes de partido que estão conosco há mais de duas décadas, que cresceram junto e servem como garantia de qualidade de nossos serviços”.

A fidelização de clientes pode ser feita a partir de bom atendimento e boa comunicação. O Mosimann, Horn está atento a aspectos que vão desde o atendimento do telefone, a qualidade do café, a pontualidade e presteza, até a qualidade final dos serviços jurídicos prestados. “Estamos, a cada dia que passa, tentando evoluir para chegar à excelência. Para tanto, tentamos medir cada setor do escritório para encontrar os nossos pontos fortes e os mais frágeis”.

4- Atraindo novos clientes

Para atrair novas demandas ao escritório, é fundamental atender muito bem os atuais clientes em todos os aspectos. Cliente satisfeito com o serviço prestado é ainda a melhor ferramenta de marketing do escritório. “90% de nossa clientela é proveniente da indicação de antigos clientes ou de colegas de profissão que conhecem o escritório”, complementa Horn.

Advocacia na Era Cognitiva

Os advogados vão precisar se adaptar cada vez mais rápido às mudanças que a Era Cognitiva traz para a advocacia. Nos EUA, grandes escritórios já usufruem da Computação Cognitiva por meio do Ross, sistema desenvolvido pela IBM. Já no Brasil, ELI acaba de ser lançado pela startup de legal tech Tikal Tech. O primeiro robô-advogado do Brasil foi criado para auxiliar na solução de processos e casos.

Conforme os processos digitais vêm ganhando mais espaço nas cortes brasileiras, a forma como é realizada a movimentação processual muda. Com a chegada da Computação Cognitiva, os profissionais passam a conviver com robôs e computadores que já conseguem realizar muitas tarefas características do trabalho humano, por exemplo, a elaboração de sentenças judiciais simples e algumas soluções jurídicas.

As máquinas ganham cada vez mais importância na realidade dos advogados. E, assim, torna-se possível utilizar as novas tecnologias para acrescentar informações atualizadas aos processos de forma automatizada. Dessa maneira, proporciona-se ainda mais agilidade na atuação profissional dos advogados. O seu escritório já está se preparando para atuar na Era Cognitiva?

JACQUES EDUARDO SIMÃO CARNEIRO
4 de novembro de 2022 em 10:32
Parabéns pelo comprometimento em fornecerem educação e disponibilização de conhecimentos para os Advogados. A implementação das práticas da gestão de escritórios, é de suma importância para o desenvolvimento do exercício da Advocacia, visando um melhor desempenho na prestação dos serviços jurídicos para o seu destinatário: O CLIENTE!