Se há uma coisa que as faculdades de Direito ainda não ensinam é como fazer a gestão na advocacia. Em muitos casos, o bacharel chega ao mercado de trabalho sem saber como organizar as rotinas internas do escritório. Por isso, é comum encontrar profissionais sobrecarregados com prazos, tarefas administrativas e processuais e sem saber como delegar as atividades. Para facilitar a sua organização, separamos, então, algumas planilhas jurídicas de gestão essenciais para a administração de qualquer escritório.
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As planilhas jurídicas de gestão, em geral, organizam dados como tarefas, clientes e processos. Contudo, é preciso ter em mente que nem todas são idênticas. Cada planilha, portanto, possui uma funcionalidade.
Quando devidamente preenchidas, as planilhas contribuem para a organização e otimização da rotina do escritório, aumentando a produtividade, além de outros benefícios. Para saber mais sobre como as planilhas jurídicas de gestão podem facilitar o dia a dia do seu escritório, não deixe de conferir!
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1 – Planilha jurídica para controle de prazos
Controlar prazos processuais é um desafio para qualquer advogado. Considerando um processo único, talvez isso não pareça tão difícil. No entanto, controlar um número grande de prazos processuais não é uma tarefa nada simples! Além disso, cada procedimento pode ter um prazo distinto e ritos próprios, o que acaba dificultando o controle.
Hoje, contudo, há formas mais eficientes de se fazer uma gestão dos prazos processuais. Com as ferramentas certas, é possível evitar problemas com datas, perda de prazos e até uma equipe sobrecarregada. Com uma boa gestão do escritório de advocacia é possível antecipar a elaboração de peças e documentos, proporcionando mais flexibilidade na agenda. Desse modo, perdas de prazos deixam de acontecer, evitando danos e prejuízos financeiros como o cancelamento de contratos e até ações de indenização. Isso sem mencionar a imagem do escritório, que não é afetada por esse tipo de falha.
As planilhas de controle de prazo processual são ferramentas que dão suporte a organização e facilitam o dia a dia do advogado.
Planilha de controle do prazo da Projuris
Disponibilizamos gratuitamente para advogados diversas planilhas jurídicas de gestão. Entre elas, está a planilha de controle de prazos, que é essencial para a rotina de qualquer escritório. Nela, o usuário pode inserir os prazos, considerando:
- tipo de atividade a que se refere;
- data de início da contagem;
- responsável pelo objeto do prazo;
- processo a que se refere, quando houver;
- local em que estiver (físico ou virtual);
- status e encaminhamentos; e
- outras observações.
A planilha de controle de prazos da Projuris traz mais praticidade no controle de prazos, pois fica mais fácil localizar dados e informações que são essenciais para a prestação de serviços jurídicos. Com funcionalidades de controle para prazos processuais e administrativos, ela é mais específica que a planilha de controle de tarefas. Mas, ambas possuem sua importância no processo de gestão do escritório.
Planejamento do recesso forense
Além de controlar os prazos, esse tipo de planilha facilita o planejamento do recesso forense. A proximidade do recesso forense sempre exige atenção dos advogados, pois implica mudanças de planejamento, sobretudo com relação aos prazos. Enquanto algumas questões do escritório podem ser postergadas para o final do recesso, muitas tarefas relacionadas aos prazos precisam ser adiantadas. Caso contrário, na volta do recesso, existe a tendência de se acumular trabalho, gerando a sobrecarga do time e até perda de prazos.
Pensando em um advogado preocupado com a organização de seu escritório, a Projuris elaborou uma planilha jurídica de gestão específica para o planejamento do recesso forense. Focada nos meses de novembro e dezembro, essa planilha conta com uma agenda customizada e tabelas para cadastro das atividades e dos prazos. Na planilha de planejamento do recesso forense, tudo o que o advogado precisa inserir para se organizar é:
- Atividades precisam ser realizadas até o recesso, categorizadas por tipo para fácil identificação e priorização;
- a quem é atribuída a responsabilidade;
- o processo e/ou cliente a que a atividade se refere;
- quantos dias para o recesso ainda há, de modo que o advogado possa controlar o período restante para cumprimento da atividade; e
- a prioridade da atividade, entre baixa, média e alta.
Com esse recurso, o profissional pode controlar as atividades com a proximidade do recesso forense, e dar prioridade àquelas que são mais importantes e/ou urgentes. Isso permite que o advogado tenha um recesso mais tranquilo e equilibre melhor as tarefas na sua agenda.
2 – Planilha de controle de atividades
Os prazos processuais são um desafio para a gestão jurídica.
Mas, não são o único!
Além do controle de prazos, o advogado também precisa realizar a gestão de tarefas e atividades. Esse tipo de atividade, além de dar suporte ao controle de prazos, é importante para melhorar a integração do time, especialmente quando se trata de delegar atividades.
A planilha de controle de atividades serve para organizar as tarefas e dividi-las conforme as capacidades e especialidades dos advogados e estagiários da equipe. Isso evita que haja a realização de tarefas idênticas ou mesmo confusão de responsabilidades.
Além das tarefas relacionadas a clientes e processos, o advogado também precisa controlar as atividades do próprio negócio. Afinal, é preciso estar atento a produtividade e engajamento do time. Se determinada tarefa não está sendo cumprida, por exemplo, é necessário questionar o porquê e buscar uma alternativa para sua resolução. Do mesmo modo, é preciso identificar falhas na organização, como é o caso de uma atividade importante esquecida ou deixada sem nenhum responsável.
O preenchimento de planilhas jurídicas de gestão contribui para esse tipo controle. Por mais que as planilhas demandem tempo para o preenchimento de dados, elas acabam otimizando a rotina e gerando melhor aproveitamento da agenda.
Seguir um planejamento é essencial para otimizar a prática jurídica. Por isso, contar com uma boa planilha de controle de atividades é essencial para todo escritório, independentemente do porte ou nicho.
Planilha de controle de atividades da Projuris
Disponibilizamos gratuitamente planilhas jurídicas de gestão para os advogados. A planilha para o controle de atividades é uma delas e serve para organizar o fluxo de tarefas e também a distribuição entre os membros do escritório. Para utilizar a planilha, tudo o que o advogado precisa fazer é inserir:
- tipos de atividade;
- responsáveis;
- status da tarefa; e
- categoria.
Com nossa planilha de controle de atividades, o advogado consegue controlar de forma eficiente quais tipos de atividade estão sendo feitos e por quem, a finalização dessas atividades, além de categorizá-las. Há, por exemplo, diferença entre as atividades relacionadas aos processos e atividades relacionadas à gestão do escritório. A planilha também permite que o advogado relacione um determinado processo a uma atividade específica.
3 – Planilha de controle de horas
Para ter uma gestão eficiente, além de prazos e tarefas, o advogado também precisa controlar a produtividade. E produtividade nada mais é do que executar mais, em menos tempo, sem perder a qualidade.
Assim, uma vez que as tarefas foram distribuídas, é preciso verificar quanto tempo membros do time demandam para realizá-las. Com isso, é possível medir se escritório está sendo produtivo.
Em outras palavras, o advogado deve checar constantemente se as tarefas estão sendo cumpridas de forma eficiente. Se não, quais podem ser as razoes? Se sim, é possível otimizar a atividade e aumentar a produtividade?
Questões fazem parte do dia a dia de gestores. Isto porque, todos desejam ver o negócio crescendo. Ainda que a planilha de gestão de atividades possa fornecer indícios de como melhorar a organização da equipe e do tempo, existem planilhas jurídicas mais específicas, que ajudam a medir a produtividade. Com esse tipo de planilha, além de melhorar a organização e o dia a dia, o advogado obtém dados fundamentais para melhorar a gestão de um escritório de advocacia.
Planilha de timesheet da Projuris
Além de disponibilizar uma planilha para controle de atividades, também disponibilizamos uma planilha de timesheet, ou seja, de controle de horas.
Através dela, o gestor pode verificar algumas informações importantes, tais quais:
- Quanto tempo demanda, em geral, cada atividade;
- quanto tempo cada profissional despende do seu dia em determinada atividade;
- como a rotina do escritório pode ser organizada em questão de tempo;
- quantas horas cada integrante da equipe está trabalhando;
- quanto tempo cada cliente demanda da equipe, entre outras informações.
A planilha conta, ainda, com gráficos, além de sua divisão por meses. Bastante completa, portanto, permite que o gestor faça controle do tempo no escritório de forma prática e fácil.
4 – Planilha para controle financeiro
Como todo negócio, um escritório precisa de planejamento financeiro. Para não lidar com prejuízos, todo advogado precisa controlar os gastos com aluguel, eletricidade, equipe, manutenção de equipamentos, e outros. Além disso, é fundamental manter uma cartela de clientes ativa, para sustentar a estrutura, além de gerar lucro.
A maior fonte de renda do escritório decorre dos honorários advocatícios. Independentemente de serem honorários sucumbenciais ou convencionais, são eles que sustentam a estrutura do escritório e a remuneração dos profissionais.
Ocorre que nem sempre a cobrança de honorários é uma tarefa fácil. O risco de inadimplemento é grande. Contudo, existem algumas medidas que podem contribuir para diminuir os riscos. Entre elas está um bom controle financeiro.
Uma boa gestão financeira do escritório permite controlar a verba que entra e sai mensalmente, de modo que o advogado possa balizar seus gastos. Além de ajudar no controle do fluxo de caixa, permite que o profissional antecipe possíveis inadimplementos.
Com esse tipo de controle, o advogado pode verificar a entrada de receitas e se planejar. Se não houve o pagamento dos honorários, por exemplo, o advogado pode enviar lembretes aos seus clientes.
Enviar lembretes é uma forma de evitar o inadimplemento e, em simultâneo, manter um bom relacionamento com o cliente. Clientes também se esquecem, mas ninguém gosta de ser cobrado. Por isso, o planejamento é essencial para manter a saúde financeira do escritório, além do bom relacionamento com a clientela. E as planilhas jurídicas oferecem suporte para ambos.
Planilha de fluxo de caixa para advogados
A planilha de controle financeiro permite que o profissional cadastre dados importantes de seus clientes. Além disso, o advogado também pode registrar dados sobre seus fornecedores e outras despesas. Dessa forma, pode gerenciar os gastos mensais de seu negócio.
Organizada por diferentes abas, a planilha é de fácil entendimento e utilização. Assim, também inclui uma planilha para inserção dos valores previstos e dos valores arrecadados. O advogado gestor, portanto, terá à sua disposição todos os dados necessários para controle financeiro a curto e longo prazo.
Tabela de honorários da OAB
As planilhas jurídicas essenciais ao advogado não são apenas relativas a clientes e processos. Há também outras espécies de planilhas jurídicas que podem auxiliar a condução do negócio. É, por exemplo, o caso da planilha de honorários da OAB organizada pela Projuris.
Gerenciar cada despesa e o rendimento é essencial. No entanto, também é preciso avaliar se os valores são coerentes com o faturamento. Um determinado custo é excessivo considerando o orçamento? Ele cabe no planejamento financeiro? Os valores recebidos são suficientes? Estão dentro do mínimo requerido?
Esse tipo de avaliação é essencial para qualquer escritório. Ocorre que, para alguns profissionais, pode ser difícil estabelecer um valor para seus serviços compatível com os gastos do escritório.
Pensando na precificação da advocacia e evitar que valores muito baixos de honorários prejudiquem o mercado, as OABs estaduais elaboraram tabelas de honorários. Essas tabelas devem ser usadas como parâmetro pelos profissionais, evitando que a concorrência abaixe os valores.
Muitos advogados trabalham em mais de um estado, principalmente com o advento do processo digital. Consequentemente, precisam trabalhar com mais de uma tabela de honorários, pois o mínimo estabelecido pode ser diferente de acordo com a OAB. Mas encontrar as diferentes tabelas a cada vez que for necessário não apenas é trabalhoso como custa um tempo considerável.
5 – Planilhas jurídicas para migração de dados
De fato, existem muitas possibilidades de planilhas jurídicas para facilitar a atividade do advogado e a gestão do escritório. Mas, antes de ter milhares de planilhas, o advogado deve se questionar algumas coisas:
- Quais e quantas planilhas ao todo meu escritório precisa?
- A organização de todos esses documentos flui bem de acordo com a demanda?
- Quanto tempo é gasto no preenchimento e na manutenção de todas essas planilhas?
Planilhas jurídicas de gestão são essenciais a todo escritório. Porém, exigem manutenção, empenho e dedicação do gestor e da equipe. Do contrário, os dados podem não ser preenchidos adequadamente e há risco de que as informações não dialoguem entre si.
Dependendo da complexidade do escritório, é importante avaliar alternativas, como um software jurídico. Entre as vantagens de um software para advogados em comparação com as planilhas jurídicas, vale destacar:
- Integração dos dados – o software permite que alguns dados sejam inseridos apenas uma vez, sendo disponibilizados para controles diversos. Enquanto isso, as planilhas jurídicas requerem, por exemplo, cadastro de clientes a cada planilha, sem que haja referência direta aos dados do mesmo cliente em outro documento.
- Automatização dos prazos – alguns softwares jurídicos permitem que o usuário cadastre prazos específicos para tarefas específicas. Desse modo, evita que o usuário tenha que lembrar, sempre, qual é o prazo de cada tarefa.
- Sugestão de tarefas – alguns softwares, como o Projuris ADV utilizam sistemas de inteligência artificial, que sugerem tarefas após determinados procedimentos, conforme as atividades anteriores do usuário na plataforma. Desse modo, é mais fácil o controle das tarefas e, consequentemente, dos prazos.
- Geração de relatórios – a elaboração de relatórios é facilitada com um software, sobretudo em função da integração dos dados e da relação de um histórico.
Migrar dados com segurança por meio de planilhas jurídicas
Se o escritório de advocacia já adota planilhas jurídicas, é simples adotar um software jurídico sem risco de perda de dados. Plataformas como o Projuris ADV, por exemplo, permitem que o usuário lance algumas planilhas na base, transferindo os dados de forma simples e ágil.
Desse modo, a integração é muito rápida, sem que informações importantes sejam perdidas. Com um software, a localização e a integração de dados são mais simples. Isso sem falar na automatização das rotinas, que confere mais agilidade ao escritório. Com esse tipo de ferramenta, qualidade e agilidade se aliam, o que naturalmente contribui para a retenção de clientes.
Caso queira experimentar na prática os benefícios da ferramenta, é possível fazer um trial do software jurídico por tempo limitado, mantendo as planilhas jurídicas. Um software proporciona diversos benefícios, mas a melhor escolha é aquela que melhor se adéqua à dinâmica de cada escritório. Assim, vale a pena testar e avaliar tanto planilhas quanto o melhor software do mercado.