Escritório virtual de advocacia: como montar o seu [dicas práticas]

29/08/2022
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29/08/2023
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8 minutos

Você já deve estar cansado de ouvir que com a pandemia, as pessoas passaram a trabalhar home office, não é? Acontece que, mesmo com essa modalidade, alguns escritórios de advocacia não se adaptaram completamente ao modelo digital. Outros, até se adaptaram no período mais grave da pandemia, mas agora que temos uma situação mais branda, já voltaram para o escritório. Ocorre que, com todas essas mudanças, os profissionais que apostaram em um escritório virtual de advocacia antes, durante e depois saíram na frente em relação ao empreendedorismo jurídico para o futuro.

Acontece que, os que não adotaram completamente a ideia de um escritório virtual, agora precisam arregaçar as mangas por isso em prática, uma vez que, cada dia mais, as pessoas buscam por facilidade.

Neste artigo, vou te dar algumas dicas sobre como montar o seu escritório virtual de advocacia ainda este ano.

O que é um escritório virtual de advocacia?

Como o próprio nome diz, um escritório virtual de advocacia nada mais é do que a estrutura do escritório em ambiente virtual.

Antes, para se ter sucesso na advocacia era essencial contar com uma boa estrutura física, com sala de reuniões para receber os clientes, sala para arquivar documentos e o ambiente do escritório propício para o trabalho. Este era o mínimo que um escritório precisava para ter algum reconhecimento.

Hoje, no entanto, as coisas são diferentes, e uma parcela dos profissionais da área já conta apenas com um escritório dentro da própria casa. Isso porque, com as tecnologias jurídicas, as informações dos escritórios de advocacia puderam passar a ser armazenadas digitalmente, suprimindo a necessidade de espaços físicos.

No entanto, até o período de pandemia, a digitalização das atividades jurídicas ainda ocorriam de modo “híbrido”. Ou seja, algumas coisas ainda exigiam a presença do advogado ou advogada, ou então, o documento impresso.

Com a pandemia, entretanto, isso mudou e hoje até mesmo audiências podem ocorrer virtualmente.

Em suma, o escritório virtual de advocacia é um reflexo dos avanços das tecnologias jurídicas. Mas, como já dito, nem todos os escritórios de advocacia conseguiram se adaptar a esse momento e começaram agora a transformar seus escritórios para o ambiente virtual.

Como funciona um escritório jurídico virtual?

Basicamente, um escritório virtual de advocacia funciona por meio de programas e ferramentas que podem ser inseridas no computador (baixadas) ou podem funcionar online.

As ferramentas indispensáveis para um escritório de advocacia digital são as ferramentas de comunicação, para manter o relacionamento da equipe, como o Microsoft teams, o slack, discord, entre outros. As ferramentas de organização de tarefas, como o trello, asana, planner, etc. Os sistemas de gestão jurídica e as ferramentas de comunicação com o cliente, como o Google meet, o zoom e outras da sua preferência.

É por meio destas que o escritório funciona e o advogado ou advogada mantém a qualidade das atividades do escritório de advocacia. Ademais, existem inúmeras ferramentas que possibilitam que o escritório atue digitalmente. Então, o mercado está cheio de opções, basta que o advogado ou a advogada em questão defina as melhores para o seu negócio.

Vale lembrar que, não é necessário manter um espaço físico, especialmente se você é um advogado individual. Entretanto, possuir um escritório virtual não limita a atuar apenas online. Você pode, por exemplo, adotar um formato híbrido, indo alguns dias para o escritório e o restante fazendo home office. Isso sem contar que, você ainda pode marcar reuniões presenciais com clientes em cafés e coworkings, caso seja importante para o caso ou para o escritório.

Enfim, o funcionamento de um escritório virtual de advocacia é bastante simples. Mas a implementação do modelo demanda algum esforço, que você irá conhecer no tópico seguinte.

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Como montar um escritório de advocacia virtual?

Em primeiro lugar, é importante entender que o escritório de advocacia, seja presencial ou virtual, é uma empresa. Logo, a documentação precisa estar em dia. Além disso, é importante se atentar as regras para contratos de trabalho, sejam eles em modelo híbrido ou totalmente home office, uma vez que, as regras nesse caso são um pouco diferentes do regime presencial.

Certo. Documentação em dia, é hora de colocar a mão na massa para que o seu negócio se torne um escritório virtual de advocacia Vamos lá?

1 – Tenha uma estratégia de posicionamento

Independentemente de você possuir um escritório que já se consolidou no mercado ou não, definir a estratégia ao ir para o digital é indispensável.

Isso porque, caso você já esteja consolidado, mesmo com alcance e reconhecimento nacional, a captação de novos clientes continua sendo essencial para manter o seu negócio. Ademais, a procura de novos clientes pelo seu escritório pode diminuir conforme novo profissionais vão aparecendo. Lembre-se que o mercado da advocacia já não é mais tão restrito quanto antes e que atualmente, a concorrência é alta.

Além disso, o comportamento do consumidor mudou e hoje a procura por determinados profissionais foi quase que 100% para o mundo digital. A procura por escritórios de advocacia estão entre estes. Isso tudo sem esquecer que, com um posicionamento forte e a atuação digital, o campo de atuação é muito maior.

Agora, se seu escritório ainda é pequeno e pouco consolidado, a atenção deve ser ainda maior. Veja, se antes você já tinha uma grande disputa com os escritórios maiores, hoje, se você não se tornar referência o quanto antes, suas chances ficam ainda mais baixas.

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Assim, é importante definir qual vai ser a estratégia de posicionamento que te fará se tornar referência na sua área de atuação.

2 – Você não precisa ser 100% digital

Se não é do seu feitio atuar apenas com o digital, escolha um modelo mais flexível para o escritório virtual de advocacia. Converse com o seu time e os de liberdade para quem prefere atuar 100% de casa e para quem gosta de ir ao escritório. Mantenha opcional as idas ao escritório.

Se o time gosta, marque reuniões presenciais. Veja a possibilidade de auxílio co-working ou então de manter um escritório físico para quem tive vontade de ir trabalhar alguns dias no escritório.

Pague um auxílio home-office para quem optar por trabalhar sempre de casa. Marque almoços ou cafés com os clientes, se você quiser bater um papo.

Enfim, não escreva nada em pedra. Mantenha a flexibilidade e garanta que seu time esteja feliz no modelo escolhido. Profissional feliz trabalha melhor.

3 – Invista em marketing

Apesar de possuir restrições segundo o código de ética da OAB, investir em estratégias de marketing que não desrespeitem o código são extremamente recomendadas, especialmente, quando pensamos em estratégias mais informativas e brandas e menos comerciais.

Assim, seu escritório virtual de advocacia consegue atrair muito mais pessoas para o seu negócio.

4 – Utilize uma ferramenta de gestão jurídica

É essencial analisar quais as dores do seu escritório virtual de advocacia antes de contratar um sistema jurídico. Entretanto, a contratação deste, apesar de parecer cara, é um ótimo custo-benefício. Alguns softwares jurídicos, como o Projuris ADV, possuem até mesmo funcionalidades que permite fazer o controle financeiro, o contato com os clientes e a possibilidade de gerir o escritório de ponta a ponta.

Dessa forma, a economia com sistemas de organização é bem grande e indispensável para quem deseja ter um escritório virtual de advocacia.

5- procure ferramentas que se complementem

É importante que você consiga utilizar ferramentas que se complementem. Por exemplo, se você tem um sistema que faz o kanban, não faz sentido utilizar também o trello para anotação da agenda. Assim, é importante procurar por ferramentas que possam se complementar nas dores do escritório. Por exemplo, se você contratou o Projuris ADV pelo kanban, pela assinatura eletrônica, você pode ignorar qualquer outra ferramenta que você pensou em contratar por conta dessa funcionalidade.

6 – Facilite para seu cliente

Se o escritório é virtual, não é necessário fazer o cliente fazer a transferência bancária para que você receba. Imprima, olhe no celular, envie um pix, como o cliente preferir pagar.

7 – Armazena tudo na nuvem

Alguns sistemas como o utilizado pelo Projuris ADV funcionam por armazenamento na nuvem, assim, seus documentos podem ser armazenados sem risco de se perderem.

Vantagens e desvantagens da advocacia digital

Existem muitas vantagens em um escritório virtual de advocacia, a primeira delas sem dúvida é tempo. Tanto devido à economia de tempo com deslocamento casa-escritório, quanto ao deslocamento escritório-tribunais, escritório-reuniões, etc.

Além disso, o escritório digital, por obrigatoriamente precisar contar com um sistema de gestão jurídica, reduz o tempo de produção de peças, atendimento a clientes, captura de intimações e andamentos, etc.

Ademais, as despesas de um escritório virtual são bem menores do que as despesas de um escritório físico. E a organização é melhor, uma vez que, todos do time possuem ferramentas de gestão de tarefas.

A desvantagem é a falta do calor humano, das trocas dentro do escritório, da facilidade para resolução de certos problemas, entre outros.

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  1. Parabéns pelo conteúdo!
    O podcast é muito esclarecedor, pois pretendo iniciar minha carreira na advocacia virtual e individual até o fim do segundo semestre de 2023.
    Futuramente, pretendo conhecer a ferramenta Projuris ADV.
    Um abraço,
    Luciane.