Gestão na advocacia: 5 ferramentas que todo advogado precisa ter

15/04/2019
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08/11/2022
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9 minutos

A carreira do Direito não é fácil. Há, na verdade, muitos desafios a serem enfrentados por aqueles que decidem segui-la. Em primeiro lugar, a aprovação no Exame de Ordem da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB). Mas, este é apenas um dos desafios. É na rotina agitada de um escritório – e na gestão na advocacia – que se encontram a maior parte dos “problemas” de um advogado. Lidar com uma agenda de compromissos sem perder nenhum evento, preencher relatórios, manter um controle de documentos, se atentar as despesas e ao fluxo do caixa e atender ao cliente são algumas das demandas recorrentes na área.

Tarefas como essas podem exigir do profissional um esforço e uma carga horária significativos. E fazem, desse modo, com que o cotidiano se torne maçante.

Com todo o avanço conquistado pela tecnologia nos últimos anos, no entanto, era inevitável que surgissem soluções para questões como a gestão na advocacia. Os processos eletrônicos mudaram a dinâmica de trabalho dentro das empresas. E se impossibilitou, então, resistir a todas as facilidades que o meio tecnológico nos fornece.

Até mesmo aqueles que se mostravam mais arcaicos e apresentavam dificuldades para lidar com a nova “era online” reconhecem, assim, que a simplicidade, automatização e otimização oferecidas por ela são, de fato, mais significativas e vantajosas.

Resultado: hoje, todo profissional possui um domínio, ainda que pequeno, da tecnologia. E desfruta, dessa forma, de determinadas ferramentas digitais para conseguir realizar suas tarefas com maior excelência.

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Ferramentas de gestão na advocacia disponíveis no mercado e que você precisa conhecer

O mercado oferece, hoje, diversas ferramentas para automatizar as atividades dos escritórios de advocacia. E claro, todas elas para facilitar o trabalho dos gestores jurídicos. Com isso em mente, destacamos aqui algumas ferramentas de gestão na advocacia que merecem destaque.

1. Agendas eletrônicas: Google agenda, softwares jurídicos e calendar

O número de prazos com que um advogado precisa lidar é grande. São compromissos no fórum, reunião com os clientes, audiências, o dia do pagamento de uma taxa, tributo ou empréstimo, entre outras. Em resumo, muitas atividades em prazos nem sempre condizentes. Desse modo, erros pequenos podem gerar danos enormes.

Analisando o número de informações com que um escritório lida durante o dia, chegamos a uma conclusão. Todos os compromissos devem ser, portanto, anotados em um único local. Assim centraliza-se a informação e facilita-se o acesso. Mas também a gestão na advocacia pode se tornar mais eficaz.

Tudo isso, contudo, pode ser solucionado com a adesão a uma ferramenta na advocacia voltada para a organização, por exemplo, uma agenda online, como o Google agenda, a agenda do software de gestão na advocacia que você utiliza ou o calendar, da Microsoft.

Além da possibilidade de acesso em qualquer lugar – basta que o profissional disponha de um aparelho com conexão a internet –, essa ferramenta também costuma ter acoplados sistemas de alerta que transmitem avisos para as datas destacadas. Com isso, o advogado não esquece de seus eventos e nem perde prazos.

2. Sistemas com computação em nuvem

Possuir o controle dos processos judiciais do escritório por meio de uma planilha pode até atender as necessidades do escritório em um momento inicial. Mas, à medida que a quantidade de clientes aumenta de maneira significativa, essas planilhas se tornam verdadeiras ciladas. Ficam cada vez mais sujeitas a falhas, além do baixo nível de segurança dos dados armazenados. Isso, contudo, não é prejudicial apenas ao advogado e à gestão na advocacia. É também prejudicial ao cliente.

Armazenamento em nuvem: segurança e praticidade

Como solução, surgem as ferramentas na advocacia que são digitais. A nuvem de armazenamento, por exemplo, é bastante famosa. Algumas delas são: o Google Drive, que permite armazenar suas planilhas jurídicas, o onedrive, sistema de computação na nuvem da Microsoft ou até mesmo, utilizando softwares jurídicos que possuam essa tecnologia.

Essa alternativa permite que as informações sejam lançadas e armazenadas na nuvem digital, tudo através de um processo ágil e fácil. Além disso, ela possibilita acesso imediato de qualquer lugar.

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Compartilhamento de informações em equipes jurídicas

Também é possível, com essa ferramenta, compartilhar as informações com as pessoas que você desejar e elas receberão a informação em tempo real. Com a nuvem qualquer advogado pode acessar seus documentos do escritório, de casa e até mesmo de outra cidade – e novamente o único pré-requisito é que se tenha acesso à internet. 

As informações lançadas em um único lugar se mantêm centralizadas. Os relatos de profissionais que adotaram essa forma de armazenamento é de que, se antes eram necessárias salas inteiras para armazenar pastas e planilhas, agora tudo se encontra ao alcance das mãos.

É o fim das horas contínuas dedicadas à organização de documentos e do dinheiro gasto em impressão e cópias. Assim, o tempo antes dedicado à organização pode ser transferido para o gerenciamento do escritório de advocacia.

3. Auxiliar Financeiro

A gestão financeira de um negócio não é um trabalho simples. Nos escritórios de advocacia, essa função normalmente fica a cargo de um advogado o que torna o mais complexo. Dessa maneira, aderir a uma ferramenta digital de controle financeiro pode se tornar a melhor opção para aqueles que buscam por melhorias nesse setor.

Com uma ferramenta digital de controle financeiro surge a possibilidade de automatizar e otimizar tarefas como o controle de honorários advocatícios e despesas, organizar o fluxo de caixa e a emissão faturas. Além disso, esse recurso conta com um complexo sistema de segurança que garante que somente pessoas autorizadas tenham acesso à plataforma.  

Softwares para gestão na advocacia mais completos também já contam com funcionalidades que permitem a organização financeira do escritório ou departamento jurídico. Contam, assim, com um sistema que permite acompanhar as entradas e saídas, permitindo uma previsibilidade de lucro ao escritório. Os melhores do mercado contam inclusive com a possibilidade de emissão de boletos do escritório.

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E é sobre essa ferramenta na advocacia que vamos falar no tópico seguinte. Confira!

4. Software Jurídico para gestão na advocacia

O software jurídico é uma ferramenta tecnológica que auxilia a gestão na advocacia. Atualmente, já faz parte do cotidiano dos melhores advogados e escritórios de advocacia.

Com a sua implementação, percebe-se que a produtividade e lucratividade dos escritórios podem aumentar.

As vantagens são inúmeras, como você pode ver.

Quais as vantagens de um software jurídico para a gestão na advocacia

Em questão de tempo, um software jurídico otimiza as atividades, na medida em que facilita a gestão na advocacia. Além disso, auxilia na garantia dos prazos processuais. E pode, ainda, contribuir para a satisfação dos clientes, através de serviços como a área do cliente e a facilidade de fornecer informações com uma timeline do processo.

E o mercado trabalha cada dia mais no desenvolvimento desse recurso. O PROJURIS ADV, por exemplo, é um software jurídico cujo objetivo é automatizar, facilitar, e simplificar as tarefas executadas no dia a dia. Isto é, facilitar a gestão para advogados.

O software ajuda com a gestão de processos, o controle de prazos, a organização da parte financeira, a integração da equipe, entre outros. Ou seja, ao adquirir o software você adquire também as outras ferramentas citadas até aqui.

Aliás, se desejar, experimente todas as funcionalidades de um software jurídico no gerenciamento de escritórios de advocacia.

Dentre as funcionalidades do sistema estão o módulo de controle financeiro, que como citei anteriormente, permite o controle de entradas e saídas, e ainda, a emissão de boletos para seus clientes. Além disso, também possui uma área do cliente, onde o seu cliente pode se auto atender, garantindo maior satisfação do mesmo. Ainda possui o controle de intimações, andamentos e processos.

Isso tudo sem contar com o propositor de documentos, que possui modelos de documentos genéricos, que você pode utilizar para produção das suas peças processuais e personalizar para o seu escritório de advocacia e muito mais.

5. Ferramentas de PDF

Como a maior parte dos processos jurídicos no Brasil giram em torno de documentos, é importante ter um bom sustento e manuseio do formato desses arquivos. As ferramentas de PDF são um diferencial com inúmeras vantagens para o trabalho dos advogados e escritórios de advocacia. Isso ocorre porque tais ferramentas garantem o acesso e a segurança do arquivo e dos dados que nele estão contidos.

Nesse ponto indicamos as Ferramentas de PDF da Juristas, que apresenta propriedade e excelência no assunto.  

A adesão a ferramentas para a gestão na advocacia contém inúmeras vantagens, e entre elas se incluem:

  1. Aumento da produtividade do escritório;
  2. economia em diversos setores;
  3. possibilidade de gestão a distância;
  4. organização e controle do escritório;
  5. automação e otimização de tarefas; e
  6. melhoria de resultados.

Com essa quantidade de vantagens é fácil entender por que o seu escritório deve investir nessa ferramenta na advocacia.

Por que adotar ferramentas de gestão na advocacia?

Diminuir o tempo gasto em tarefas repetitivas, otimizar, ter total controle sobre a rotina do escritório e aumentar a produtividade do dia a dia são metas claras de todo advogado. Sem abandonar os valores e princípios da profissão jurídica, é possível se conectar cada vez mais com a tecnologia. E tornar, assim, o gerenciamento de escritório de advocacia mais eficaz. Afinal, através dele essas metas se tornam alcançáveis.

Além disso, contar com ferramentas na advocacia que otimizam o trabalho é uma maneira de garantir também maior satisfação dos colaboradores do escritório de advocacia ou departamento jurídico. Isso porque, com ferramentas que facilitam a atividade, além de possuir mais tempo para elaborar teses e outras tarefas intelectuais – o que da maior chance de ganhos no processo – o advogado pode também trabalhar por menos tempo e aproveitar mais com a família.

Em resumo, utilizar essas ferramentas traz mais qualidade de vida para os profissionais e mais sustentabilidade para o escritório de advocacia.

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