O financeiro do seu escritório é fator decisivo de sucesso ou insucesso da sua atividade. Você pode ser o melhor profissional técnico, mas se não tiver uma gestão financeira de qualidade, estará colocando todo o seu potencial em risco. Assim, se você está começando agora a organizar o financeiro do seu escritório, esse artigo foi feito especialmente para você. Isso porque, nele eu vou te contar mais sobre gestão financeira para escritórios de advocacia. Boa leitura!
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Uma coisa que é importante entender é: a advocacia é um negócio, embora não seja uma atividade comercial. É necessário olhar para suas finanças de forma sistemática e preventiva. Para isso, se você já acompanha nossos conteúdos, sabe que é necessário ter um sistema de gestão financeira eficiente, que entenda as necessidades de um escritório de advocacia.
O sistema vai te ajudar a organizar suas receitas e despesas, para que você não precise mais usar planilhas nem anotar na agenda, combinado?
Vamos separar nosso entendimento em 4 fases: receitas, despesas, controle e relatórios gerenciais.
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1. Receitas
Receitas são os valores que entram na conta bancária do escritório, ou seja, os seus honorários. Você pode estar cobrando honorários iniciais ao ajuizar a ação, apenas uma consulta, honorários de êxito, honorários que vem de um acordo processual, de uma assessoria mensal, ou até da sucumbência. Você precisa ter todos esses registros para saber o real e exato valor que você tem em mãos todos os meses.
É importante que para cada tipo de honorário você tenha um Plano de Contas, ou seja, uma categoria. Assim, você vai conseguir futuramente emitir um relatório por plano de contas e saber exatamente quanto você recebe em cada categoria, até para, quem sabe, mudar sua forma de cobrar os honorários.
Também é importante criar Centros de Custo para vincular as receitas que você vai recebendo ao setor correto, por exemplo, dividindo seu escritório em área cível, trabalhista, previdenciária, assim você consegue ver qual dessas áreas realmente traz mais vantagens financeiras.
Jamais confunda o financeiro do seu escritório com o seu financeiro pessoal, pois dessa forma nunca será possível visualizar seu lucro real e potencializar os resultados do escritório. Seu escritório é um negócio e precisa de uma gestão especial e individual para que dê certo.
Comece pelo simples, mas tenha atenção aos detalhes.
2. Despesas
Esse assunto merece sua total atenção. Despesas são todos os gastos que o escritório tem para estar funcionando. Sabemos que não são poucos, mas temos que organizá-los para ter total controle das despesas e saber, inclusive, qual é o preço de sua hora. Conhecer as despesas é basilar para uma boa gestão financeira de escritórios de advocacia.
Para entender melhor as despesas na advocacia, temos que dividir em algumas categorias: despesas fixas, despesas variáveis, despesas com pessoal, despesas com impostos e despesas com processos.
Despesas fixas: são aquelas despesas básicas que você tem para manter o escritório funcionando, que não dependem do número de clientes que você tem. Por exemplo: aluguel, internet, água, luz, anuidade da OAB.
Despesas variáveis: são despesas que você tem dependendo do volume de trabalho daquele período. Por exemplo: material de escritório, gastos com combustível, Correios, comissões.
Despesas com impostos: todos os impostos que você paga para manter o funcionamento da atividade.
Despesas com processos/clientes: cópias, guias de pagamento, deslocamento de viagens, normalmente são despesas que o cliente vai reembolsar você depois.
Relacionadas aos funcionários: todas as despesas que se relacionam com a folha de pagamento de seus funcionários.
É importante ter todas as opções de tipos de despesa e suas categorias corretamente vinculadas ao seu Plano de Contas correto, para que você consiga analisar por categoria.
A divisão das despesas é uma sugestão para você iniciar um controle mais profissional, mas dependerá de sua realidade. Portanto, você deve criar os planos de contas de acordo com o que acontece no seu escritório.
3. Controle da gestão financeira para escritórios de advocacia
Agora que você já sabe a importância de registrar todas as suas receitas e despesas, vamos ao controle delas.
É importante organizar todas essas despesas e receitas por data de vencimento, e vinculá-las a pessoa que vai pagar/receber, de forma que você consiga acompanhar o que está próximo do vencimento, para que não atrase.
Caso você venha a pagar ou receber qualquer valor, você precisa dar baixa nesse lançamento, para que conste como pago/recebido. Assim, você não corre nenhum risco de perder um pagamento/recebimento.
Para melhorar ainda mais o controle de suas receitas, você tem a opção de emissão de boletos. Você pode emitir boletos para seus clientes realizarem o pagamento para você, trazendo mais segurança para suas cobranças e evitando a inadimplência. No Projuris ADV, ao utilizar a funcionalidade de boleto, a baixa já é automática. Assim, quando um cliente paga um boleto, o valor pago é repassado para sua conta pelo valor de R$ 2,50 por boleto pago.
4. Relatórios
Se acostume com os dados. São eles que vão dar o norte de nossas decisões financeiras. É por isso que, cada vez mais surgem sistema de análises de dados, que permitem visualizar todas as informações sobre a empresa por meio de gráficos e relatórios.
No Projuris ADV, os relatórios podem também contribuir para a gestão financeira do escritório de advocacia, permitindo uma visualização mais completa dos dados e ajudando a encontrar soluções mais assertivas para situações que apresentam resultados abaixo do que se espera.
Veja os 4 tipos de relatório financeiro que você pode emitir no nosso software jurídico:
Conheça os relatórios do Projuris ADV
Relatório geral para controle: você precisa de um relatório jurídico que mostre as receitas e despesas de um determinado período, sejam elas pagas ou não, pela data de vencimento ou de baixa. Ele pode ser usado, por exemplo, para você filtrar por Plano de Contas e verificar quanto você gasta/recebe com cada um, como no caso de descobrir quanto você ganhou com honorários de êxito em determinado período, ou até quanto você gastou com material de escritório.
Relatório de clientes que estão inadimplentes: periodicamente, você precisa verificar quais receitas suas já estão vencidas e ainda não foram pagas, possibilitando que você veja quais clientes estão inadimplentes. Essa gestão pode ser feita mensalmente, e é importante dar opções de negociação para o cliente, como um prazo maior, ou até a emissão de um boleto para dar mais segurança às cobranças.
Demonstrativo de fluxo de caixa: esse relatório leva em consideração a data que você deu baixa nos lançamentos financeiros, portanto, ele serve para você ver como está o seu caixa nesse período, se entrou ou saiu dinheiro. Ele ajuda você a se preparar para algum pagamento, negociar e tomar atitudes preventivas, se necessário.
Demonstrativo de resultado de exercício: esse é aquele relatório para que você veja se o escritório deu lucro ou não naquele período. É o ideal para analisar possíveis investimentos e entender onde você gasta/recebe mais.
Após esses 4 passos você terá um financeiro organizado e pronto para alçar voos ainda maiores na sua gestão financeira.
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