O dia-a-dia corrido dos escritórios de advocacia pode causar desorganização entre muitas equipes. Afinal, são um número considerável de processos, cada um correndo conforme seus prazos processuais. Não obstante, há ainda as tarefas mais administrativas. Embora elas não digam respeito aos processos em si, são importantes para a gestão do escritório. Portanto, todos os colaboradores e gestores devem fazer um bom controle de prazos e uma boa gestão de processos. É essa organização que garante mais qualidade aos serviços e faz com que o escritório seja mais competitivo no mercado jurídico. Por isso, diversas bancas começam essa organização com a ajuda de uma Planilha Excel para advogados.
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Quando se tem um controle manual dos processos e das pessoas cadastradas no escritório, as chances de falhas são muito maiores. Uma pessoa com muitas demandas no mesmo dia, por exemplo, pode não ter tempo ou esquecer de anotar algo na planilha. Isso pode acabar atrapalhando o andamento das tarefas, já que as informações não estarão atualizadas na planilha Excel para advogados.
Outros problemas em usar planilhas
Uma das principais dificuldades dos escritórios que usam Planilha Excel para advogados é a gestão do documento. As planilhas não funcionam bem quando mais de um usuário precisa trabalhar nela. O Excel online até permite que mais de um usuário compartilhe e edite a planilha. Contudo, há riscos altos. Pode ocorrer, por exemplo, que uma pessoa sobrescreva as informações que já estão nos documentos. Uma vez que as edições são salvas automaticamente, caso não se perceba o equívoco, pode-se perder uma informação para sempre.
Nesses casos, as informações são alteradas e a equipe perde muito tempo tentando identificar a falha. Este tipo de conferência de dados também exige muito tempo dos gestores, que precisam conferir as novas informações sempre que o documento é atualizado. Ainda que todas as informações estejam anotadas no documento, essa prática não é muito segura.
O mesmo, também, pode ocorrer com documentos salvos em armazenamento offline. Ocorre que o compartilhamento de informações é ainda mais complicado nessas hipóteses. Se todos os integrantes da equipe editam um mesmo documento, há os mesmo riscos da edição online. Se cada um edita o próprio documento, há chances de que não ocorra o repasse das informações aos demais integrantes, de modo a gerar confusão na organização.
Informatização e competitividade
Diante da grande competitividade no mercado jurídico, as bancas que se informatizam saem na frente. Um software jurídico automatiza as atividades da equipe e faz a gestão dos prazos de forma automática. Ainda, permitem a geração de relatórios mais completos, os quais podem ser utilizados na organização da rotina e das metas do escritórios. A tecnologia, portanto, oferece facilidades e segurança que a Planilha Excel para advogados não consegue dispor. Isto tanto em função da má alimentação quando de modo manual, quanto pelos riscos que apresenta.
A informatização do escritório, assim, promove uma virada de chave importante. Com a rotina da equipe automatizada, a planilha Excel para advogados se torna uma ferramenta obsoleta. Por conseguinte, dificulta uma gestão de qualidade, que prima pela total organização da banca. Este tipo de gestão garante que o escritório cresça muito em pouco tempo e seja referência de qualidade no mercado jurídico.
Envolva sua equipe na escolha do software jurídico
Uma boa estratégia para engajar a equipe é convidar os usuários para ajudar na escolha do software jurídico. Em diálogo, é possível compreender as necessidades da equipe, mas também as tarefas realizadas cotidianamente. É possível, inclusive, descobrir demandas que poderiam ser resolvidas com a adoção de um software jurídico. Por exemplo, é possível organizar melhor os documento relacionados a processos, de modo a otimizar o tempo de atividade. Ou então, é possível que a equipe goste de ter um calendário compartilhado com os demais integrantes, aliado a um sistema de notificação dos prazos.
A partir do período de trial, todos podem testar uma nova rotina e opinar sobre a modernização do escritório. Dessa forma, o time já estará familiarizado com o sistema no momento da implementação e se sentirá mais confortável com as mudanças.
A inserção dos dados no software jurídico é fundamental para a boa gestão da banca. Quanto mais completas as informações no sistema, mais assertivo será o trabalho da equipe. Isso vai garantir mais produtividade e agilidade no escritório. Com uma equipe engajada, é possível inserir os dados rapidamente, sem afetar a produtividade dos colaboradores.
A equipe do escritório Camargo Penteado, de São Paulo (SP), conseguiu fazer uma verdadeira transformação na sua rotina. A partir da informatização da banca, foi possível eliminar uma sala de arquivos físicos. Hoje, o time conta apenas com três gaveteiros. Antes do PROJURIS ADV, era preciso imprimir cerca de 8 mil folhas por mês. Com o software jurídico, o escritório também economizou muito com material para as atividades recorrentes.
Importe para o software jurídico os dados da Planilha Excel para advogados
Quando o escritório implanta um software jurídico, precisa fazer a importação de dados. Soluções como o PROJURIS ADV, por exemplo, disponibilizam modelos de planilha Excel para advogados. Assim, a migração dos dados é segura e rápida, sem que o usuário precise pedir ajuda para esta atividade.
Com as informações no sistema, é possível delegar tarefas para que a rotina no escritório fique ainda mais organizada e ágil. Ainda que a maneira de organizar as informações mude um pouco, a sequência na gestão dos processos e das tarefas se torna muito mais fácil, já que o sistema é desenvolvido para ajudar a equipe nas atividades diárias do escritório. Os usuários recebem notificações para ajudar nas atividades e acompanham as demandas pendentes. Esta nova rotina proporciona dinamismo e faz a equipe se tornar um time de alta performance.
Conquiste novos benefícios para o escritório
Com o escritório informatizado e com o sistema completo de dados, é muito mais fácil buscar as informações. Além de garantir economia de tempo neste tipo de tarefa, o software jurídico oferece total transparência para clientes e colaboradores. O PROJURIS ADV, por exemplo, disponibiliza uma área específica para que os clientes acompanhem seus processos. Adotar essas boas práticas vai garantir benefícios de curto, médio e longo prazos.
Ainda ficou com dúvidas sobre a migração da Planilha Excel para advogados? Veja o passo a passo para migrar os dados para o PROJURIS ADV:
Na janela de funções Gerais, o usuário pode selecionar a função de importação de dados.
Em seguida, basta selecionar o módulo e anexar o documento ao sistema. Para auxiliar a atividade do advogado também, é possível atribuir marcadores à planilha.
A opção entre o uso de planilhas e o uso de um software jurídico deve ser aquela mais adequada às necessidades do escritório de advocacia. O PROJURIS ADV, inclusive, disponibiliza alguns modelos de planilha Excel para advogados, como:
- Controle de Horas e Atividades
- Controle Financeiro
- Planilha de Controle de Prazos
- Planilha de Controle de Atividades
No entanto, as planilhas não substituem um software jurídico. Utilizá-las, em um primeiro momento, pode ser uma boa solução a curto prazo. Contudo, podem não atender à complexidade dos processos e da administração do escritório. Com o tempo, informações podem se perder, e a alimentação de todas as planilhas, sem interação automática com as demais, pode consumir um tempo considerável da equipe. Por essa razão, vale a pena repensar o que é mais benéfico para a produtividade e otimização de um escritório de advocacia.