Software jurídico: experiência da Izzo Advocacia com Projuris Escritórios

Software jurídico é uma plataforma de gestão usada para organizar processos, clientes, prazos, documentos e dados pessoais, atividade que envolve tratamento de dados nos termos do art. 5º, X, da LGPD (Lei 13.709/2018). Na prática, ele reduz falhas operacionais e melhora o controle do escritório.

A advogada Fernanda Izzo, do escritório Izzo Advocacia, compartilhou sua experiência com o uso do Projuris Escritórios. O escritório fica na região central de São Paulo e atua em fases processuais penais e cíveis, com rotinas que exigem controle de prazos, movimentações e comunicação frequente com clientes.

“Uma vez que a própria plataforma traz os dados, hoje é possível atender a todos os clientes de maneira mais eficiente”, afirma Fernanda Izzo.

O relato mostra um problema comum em bancas de pequeno e médio porte: o crescimento da carteira processual aumenta a complexidade operacional. Quando a equipe depende de planilhas, conferências manuais e consultas isoladas aos tribunais, o risco de atraso, duplicidade de informação e atendimento reativo cresce.

O que é um software jurídico e por que ele eliminou ineficiências na Izzo Advocacia?

Um software jurídico centraliza informações processuais, cadastra clientes, organiza prazos e automatiza acompanhamentos. Na Izzo Advocacia, a ferramenta substituiu controles fragmentados por uma rotina com dados reunidos, alertas e painéis, o que reduziu tarefas repetitivas e permitiu atendimento mais rápido aos clientes.

Segundo Fernanda, a necessidade surgiu quando as demandas do escritório cresceram. A gestão processual feita em planilhas Excel se tornou complexa e pouco funcional. A equipe testou outros sistemas, mas encontrou pontos desfavoráveis antes de adotar o Projuris.

A escolha envolveu facilidade de uso, abrangência dos cadastros, atualização das movimentações e disponibilidade das publicações logo no início do expediente. Esses fatores impactam diretamente a advocacia contenciosa, porque o art. 219 do CPC (Lei 13.105/2015) determina a contagem de prazos processuais em dias úteis, salvo disposição em contrário.

O controle correto também depende do termo inicial. O art. 224 do CPC (Lei 13.105/2015) prevê a exclusão do dia do começo e a inclusão do dia do vencimento. Já o art. 231 do CPC (Lei 13.105/2015) disciplina diferentes marcos de início, como citação, intimação e publicação.

Quando o escritório acompanha publicações e movimentações de forma manual, precisa conferir diariamente sistemas distintos. Um painel que reúne dados não substitui a análise jurídica do advogado, mas reduz tarefas mecânicas e cria uma base mais confiável para decisões, petições, contatos com clientes e organização interna.

Que problemas a gestão processual em planilhas criava para o escritório?

A gestão processual em planilhas pode funcionar no início, mas perde eficiência quando o volume de processos, clientes e andamentos aumenta. O principal problema está na atualização manual: a equipe precisa alimentar campos, revisar dados, conferir tribunais e cruzar informações sem automação.

Fernanda relata que organizar processos antes do Projuris estava desafiador. Depois da implementação, a gestão se tornou mais prática, célere e completa, com otimização do tempo e maior efetividade na rotina diária. Essa mudança não depende apenas de tecnologia, mas de padronização de procedimentos.

Em uma planilha, um erro de digitação em data de publicação pode gerar cálculo incorreto de prazo. Se o escritório não identifica a falha, pode perder uma oportunidade processual. O art. 223 do CPC (Lei 13.105/2015) prevê que, decorrido o prazo, extingue-se o direito de praticar ou emendar o ato processual, salvo justa causa.

O risco aumenta em intimações eletrônicas. A Lei 11.419/2006, que disciplina a informatização do processo judicial, prevê no art. 5º que intimações podem ocorrer por meio eletrônico em portal próprio. O advogado precisa manter rotina de consulta e controlar a ciência eletrônica para evitar surpresas.

A jurisprudência consolidada também mostra a relevância da intimação correta. A Súmula 410 do STJ afirma que a prévia intimação pessoal do devedor constitui condição necessária para cobrança de multa pelo descumprimento de obrigação de fazer ou não fazer. Por isso, acompanhar decisões e intimações com precisão afeta estratégia e cumprimento.

Outro exemplo prático aparece na prova de diligência. A Súmula 106 do STJ registra que o atraso na citação por mecanismos da Justiça não justifica prescrição ou decadência quando a parte autora não contribuiu para a demora. Relatórios e históricos de acompanhamento ajudam o advogado a demonstrar atuação diligente.

Como o cadastro processual ajuda no atendimento e na segurança da informação?

O cadastro processual reúne dados do cliente, processo, documentos, contatos, unidades, matrículas e observações relevantes. Quando o escritório mantém essas informações em ambiente organizado, a equipe localiza dados mais rápido, evita retrabalho e reduz a exposição desnecessária de informações pessoais ou sigilosas.

Fernanda destaca que o sistema é simples e completo tanto no cadastro processual quanto no detalhe de cada cliente. Ela também menciona parametrizações, movimentações processuais eficazes e publicações do dia disponíveis logo cedo, o que facilita o início do expediente.

Esse ponto tem relação direta com a LGPD. O art. 6º da Lei 13.709/2018 estabelece princípios como finalidade, adequação, necessidade, segurança, prevenção e responsabilização. Em escritórios de advocacia, dados de clientes, testemunhas, partes contrárias, menores, empregados e familiares podem aparecer em documentos e históricos.

O art. 7º, VI, da LGPD (Lei 13.709/2018) autoriza o tratamento de dados pessoais quando necessário para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral. Ainda assim, o escritório deve limitar acessos, manter registros coerentes e evitar armazenamento sem finalidade profissional.

Também existe dever ético-profissional. O art. 7º, II, do Estatuto da Advocacia (Lei 8.906/1994) protege a inviolabilidade do escritório, dos instrumentos de trabalho e da correspondência do advogado, quando relativos ao exercício da advocacia. O art. 34, VII, da mesma lei trata a violação de sigilo profissional como infração disciplinar.

Na prática, um cadastro estruturado permite que a equipe encontre rapidamente a matrícula de um cliente, confira documentos antes de uma audiência, identifique responsável interno e registre histórico de contatos. Essa organização melhora a experiência do cliente e reduz a dependência de memória individual.

Quais ganhos de produtividade a equipe identificou após a implementação?

A produtividade aumentou porque o escritório passou a consultar dados, movimentações e alertas em uma rotina centralizada. Mesmo com implantação recente, a Izzo Advocacia já identificou ganhos no cumprimento de decisões, na personalização do atendimento e na localização de informações essenciais do cliente.

Fernanda explica que nem todos os processos estavam incluídos na plataforma no momento do relato. Ainda assim, nos processos já cadastrados, o escritório percebeu melhora em atividades concretas. O acompanhamento processual permitiu cumprir decisão antes mesmo da publicação, quando a equipe identificou a movimentação no sistema.

• Cumprir decisão com antecedência quando a movimentação processual já indicava a ordem judicial.
• Parabenizar cliente por aniversário, porque o painel exibia o alerta no momento certo.
• Localizar a matrícula do cliente no cadastro quando a equipe precisava atendê-lo na unidade.
• Exportar dados em planilha Excel para análise interna, conferência ou apresentação gerencial.
• Organizar publicações do dia e distribuir tarefas logo no início do expediente.

Esses exemplos parecem simples, mas reduzem gargalos recorrentes. Quando o advogado inicia o dia já sabendo quais publicações chegaram, quais decisões exigem cumprimento e quais clientes demandam retorno, ele prioriza melhor. Essa priorização evita acúmulo de tarefas urgentes no fim do expediente.

O CPC reforça essa necessidade de controle temporal. O art. 218 da Lei 13.105/2015 trata dos prazos para prática dos atos processuais. O art. 277 prevê que, quando a lei prescrever determinada forma, o juiz considerará válido o ato se ele atingir sua finalidade, mas isso não elimina o dever de praticá-lo tempestivamente.

Para escritórios que atuam em cível e penal, a atenção deve ser ainda maior. O Código de Processo Penal (Decreto-Lei 3.689/1941) possui regras próprias de contagem e atos processuais, como os arts. 798 e seguintes. Um sistema ajuda na organização, mas a equipe jurídica deve configurar rotinas conforme a natureza de cada caso.

Como o software jurídico melhora a comunicação entre escritório e clientes?

O software jurídico melhora a comunicação porque transforma dados processuais dispersos em relatórios, históricos e informações acessíveis. A Izzo Advocacia passou a enviar relatórios mensais aos clientes, mostrando a evolução processual, prática que aumentou a transparência e reduziu contatos meramente reativos.

Fernanda afirma que a contratação do Projuris viabilizou essa rotina. Antes, somente novos clientes recebiam o documento, porque entrar em todos os processos com frequência era inviável. Muitas vezes, o escritório ficava dependente das publicações, o que restringia o acompanhamento ativo.

Com a plataforma, o escritório passou a atender todos os clientes de forma mais eficiente. Relatórios mensais permitem explicar movimentações, decisões, prazos futuros e providências adotadas. Esse tipo de comunicação também reduz insegurança do cliente, que deixa de depender apenas de mensagens avulsas ou ligações emergenciais.

O dever de informação também tem base jurídica. O art. 6º, III, do Código de Defesa do Consumidor (Lei 8.078/1990) prevê o direito à informação adequada e clara nas relações de consumo. Embora a relação advogado-cliente tenha peculiaridades éticas próprias, a prestação de informações claras fortalece confiança e governança.

Na advocacia, comunicação eficiente não significa prometer resultado. O relatório deve informar andamento, risco, providência e próximos passos com linguagem objetiva. A equipe pode indicar que determinada decisão abriu prazo para recurso, que o cliente precisa enviar documento ou que o processo aguarda conclusão para sentença.

Esse cuidado também protege o escritório. Quando a equipe registra interações e relatórios enviados, cria histórico de orientação. Em eventual questionamento, o escritório demonstra que informou o cliente, solicitou documentos e manteve acompanhamento. A organização documental reduz ruídos e apoia a gestão de risco profissional.

Qual módulo do Projuris Escritórios gera mais eficiência no escritório?

O módulo de gestão de escritório se mostrou mais eficiente para a Izzo Advocacia porque reúne processos, movimentações, cadastros e exportação de dados. Esse conjunto favorece controle operacional, personalização do atendimento e análise de informações sem depender de consultas isoladas em múltiplas fontes.

Fernanda relata que utiliza o módulo de gestão de escritório para acompanhar processos, visualizar movimentações e exportar dados em planilha Excel. Ela também usa os cadastros dos clientes, o que facilita atendimentos personalizados e torna a comunicação mais eficiente.

O painel completo, segundo o relato, inclui até aniversários de clientes. Embora pareça um recurso administrativo simples, ele revela uma lógica relevante: gestão jurídica não envolve apenas prazos judiciais. Escritórios também precisam administrar relacionamento, histórico, documentos, tarefas internas, responsáveis e indicadores.

Ao exportar dados, a equipe pode criar análises sobre tipos de ação, volume por cliente, providências pendentes, prazos críticos e tarefas concluídas. Esses dados ajudam na gestão de capacidade. Se uma semana concentra audiências, prazos recursais e reuniões, o gestor consegue redistribuir demandas antes que surjam atrasos.

Essa visão gerencial dialoga com a responsabilidade profissional do advogado. O Estatuto da Advocacia (Lei 8.906/1994) atribui ao advogado função indispensável à administração da Justiça em seu art. 2º. Para exercer essa função com qualidade, o escritório precisa de organização, sigilo, diligência e documentação adequada.

O que avaliar antes de contratar um software jurídico?

Antes de contratar um software jurídico, o escritório deve avaliar facilidade de uso, cobertura de tribunais, segurança da informação, controle de prazos, suporte, relatórios, migração de dados e aderência à rotina da equipe. A ferramenta precisa resolver problemas reais, não apenas adicionar telas à operação.

A experiência da Izzo Advocacia mostra que testar alternativas ajuda a identificar limitações. Fernanda afirma que avaliou outros sistemas e sempre encontrou algum ponto desfavorável. Com o Projuris, a satisfação ocorreu desde o início, especialmente pela usabilidade, completude e qualidade do suporte prestado.

Um procedimento seguro de contratação pode seguir etapas objetivas. Primeiro, o escritório deve mapear dores atuais, como perda de tempo em consultas, dificuldade de localizar documentos ou falhas em relatórios. Depois, deve listar requisitos obrigatórios e desejáveis, separando necessidades jurídicas de preferências administrativas.

1. Mapeie fluxos atuais de processos, publicações, prazos, documentos e atendimento.
2. Identifique riscos jurídicos, como prazos sem responsável ou dados pessoais sem controle de acesso.
3. Teste o sistema com processos reais, respeitando confidencialidade e LGPD.
4. Verifique suporte, treinamento, migração e tempo de adaptação da equipe.
5. Defina responsáveis internos por cadastro, conferência, parametrização e auditoria.
6. Revise periodicamente relatórios, permissões de acesso e qualidade dos dados cadastrados.

Também convém conferir medidas de segurança. O art. 46 da LGPD (Lei 13.709/2018) determina que agentes de tratamento adotem medidas técnicas e administrativas aptas a proteger dados pessoais de acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas. O art. 48 trata da comunicação de incidentes de segurança à autoridade nacional e aos titulares, quando aplicável.

O escritório deve lembrar que tecnologia não elimina responsabilidade humana. O advogado continua responsável por interpretar intimações, validar prazos, orientar clientes e revisar peças. A plataforma apoia a gestão, mas a decisão técnica permanece com o profissional habilitado e com a equipe jurídica.

Perguntas frequentes sobre software jurídico

Como começar a testar o Projuris Escritórios?

Para começar, o escritório deve selecionar alguns processos reais, organizar dados básicos, envolver a equipe e testar rotinas de cadastro, movimentações, publicações e relatórios. Esse piloto permite medir ganho de tempo, qualidade da informação e aderência do software jurídico à operação.

Fernanda resume a principal lição do projeto: o controle processual manual é pouco eficiente. A plataforma já traz parametrizações que outros profissionais da área consideraram relevantes, gerando ganhos nas rotinas existentes e em outras que o escritório ainda não havia mapeado.

Para a Izzo Advocacia, o resultado apareceu na gestão de processos, no acompanhamento das movimentações, na exportação de dados, no cadastro de clientes e nos relatórios mensais. A experiência também reforça que implementação deve ser gradual, com conferência de dados e treinamento interno.

Um software jurídico não resolve sozinho problemas de método, mas acelera uma rotina bem definida. Quando o escritório combina tecnologia, revisão de procedimentos, responsabilidade profissional e atenção à legislação processual e à LGPD, a gestão se torna mais previsível e menos dependente de controles manuais.

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