Seu jurídico é referência em custo ou em resultados?

O trabalho da equipe de um departamento jurídico de uma empresa nunca foi fácil.

O jurídico tem sofrido cada vez mais pressão para se adaptar a uma realidade mais analítica, e esta fusão entre informação e resultados práticos e mensuráveis tem tirado o sono de muitos profissionais com quem converso.

Tudo começa com a cultura. Em algumas empresas sempre existiu uma cultura de olhar para o jurídico como um centro de custos.

Em outras, o jurídico sempre foi visto como apoiador e gerador de soluções.

No cerne desta percepção, costuma estar a gestão e as ferramentas gerenciais à disposição do time.

Quanto menos recursos gerenciais disponíveis, menor a capacidade do gestor da área demonstrar e comprovar que seus esforços e de seu time resultaram, sim, em ganhos capitais para a corporação.

Por este motivo, em algumas empresas, o jurídico é lembrado apenas pelas ações que perde e pelo custo de seus funcionários, ou seja, um jurídico visto como custo.

Já em outras, o jurídico é visto como um otimizador de resultados e agente de economia constante. O seu papel é fazer a transição de um extremo para o outro, mas por onde começar?

Vamos começar por partes. Antes de tudo, é essencial entender qual o momento de seu departamento jurídico, no quesito organização estrutural e tecnológica.

Com este panorama fica fácil saber onde você se encontra e quais seus próximos passos, vamos lá:

No gráfico acima, utilizei como analogia uma pirâmide. E a analogia não é de graça, afinal, é imprescindível constituir uma base sólida para poder galgar outras etapas com outros benefícios. Analisemos cada etapa de maneira separada:

Departamentos jurídicos em busca de gestão e controle

Departamentos jurídicos nesta etapa costumam apresentar problemas simples de organização que impactam diretamente na sua capacidade de gerar e comprovar resultados.

Os sintomas são variados, mas os 5 mais comuns de departamentos nestes casos são:

1. Não existe ou existe mais de uma ferramenta para armazenamento de dados jurídicos (processos, contratos, alvarás, licenças);
2. E-mails e planilhas precisam ser constantemente utilizados para localizar informações de processos, de contratos ou de solicitações feitas ao jurídico;
3. Não há governança, não sendo possível manter um histórico de quais pessoas fizeram determinada ação em determinado momento/processo/contrato para fins de auditoria;
4. Existe dificuldade no controle de datas fatais. Provavelmente já aconteceu até algum problema com perdas por revelia;
5. Há dificuldade no cálculo rápido e assertivo de provisionamento, assim como no relacionamento com escritórios terceirizados.

Você se identificou em algum destes itens? Talvez antes de pensar em automação e performance você precise pensar em organizar sua base de conhecimento jurídico, para que com ela seja mais fácil e rápido obter informações para a tomada de decisões inteligentes.

No momento você tem dificuldade em demonstrar resultados. O indicado agora é que você busque um software jurídico que consiga centralizar e organizar os dados de seu departamento. Organização é a chave da evolução neste momento.

Leia também: Quais os indicadores mais importantes para o departamento jurídico?

Departamentos jurídicos em busca de produtividade

A busca por produtividade está muito em foco na mídia brasileira e mundial, porém, como pode ser visto no item anterior, é contraproducente buscar produtividade sem que haja controle e organização em todo o departamento jurídico.

A teoria das restrições deixa claro que seu departamento jurídico entregará resultados de acordo com a velocidade da parte mais lenta do departamento, ou seja, se uma área não estiver organizada, todas as áreas que dependem dela se moverão na sua velocidade.

Vamos considerar que seu departamento jurídico já esteja organizado em sua base de conhecimento, portanto, é possível pensar em automação de algumas atividades para ganho de produtividade.

Departamentos jurídicos que estejam vivendo esta etapa de busca por produtividade apresentam vários sintomas, e algum deles pode ser um dos 5 listados abaixo:

1. Grande volume de trabalho manual para busca de andamentos e/ou intimações, seja buscando dados em sites/diários ou localizando informações em emails e colando-as nos respectivos processos;
2. As requisições de atividades feitas ao jurídico chegam por email, por telefone ou alguma outra ferramenta, ficando difícil controlar o status de cada uma delas, muito menos o esforço envolvido em cada tipo de atividade e o tempo ideal de SLA jurídico;
3. A consolidação dos dados recebidos dos escritórios terceirizados toma muito tempo. Cada escritório envia seus dados de alguma forma, em algum formato, obrigando alguém do departamento jurídico a conferir e transformar estes dados em informações inteligíveis;
4. Contratos e outros documentos ainda são impressos para controle e assinatura. Você não sabe exatamente o status e onde estão certos documentos, nem mesmo quem são as pessoas que mais “seguram” as assinaturas e devoluções destes documentos;
5. Você precisa interagir manualmente com parceiros como PROCON, ANS, ANATEL e outras entidades que influenciam diretamente no dia a dia do seu departamento jurídico.

Você se identificou em algum destes itens? Em caso positivo a notícia é boa, você está quase pronto para demonstrar os resultados de sua imensa carga de trabalho.

Automatizando algumas atividades você poderá ter mais tempo para gestão e análise, o que lhe renderá facilidade para, enfim, apresentar seus resultados.

Neste momento seu trabalho deve ser localizar os gargalos de sua rotina. Normalmente estes pontos apresentam grande número de atividades repetitivas.

Ao localizá-los seu foco é redesenhar seu processo para que estes gargalos sejam eliminados o quanto antes.

Departamentos jurídicos em busca de poder de análise

Em tempos de Google, Facebook, Apple e dezenas de startups ocupando as notícias é fácil desejar que nosso trabalho no departamento jurídico seja tão tecnológico quanto estas companhias.

Chegar em um ambiente com telas e indicadores piscando, demonstrando em tempo real, o status de todas as atividades planejadas, entregues e em execução.

Neste cenário a comprovação de resultados torna-se natural e, acima de tudo, rápida.

A análise e tomada de decisão com base nestes indicadores permite facilmente que você tenha ganhos perceptíveis, separando o jurídico de qualquer imagem não relacionada com excelência e gestão.

Departamentos jurídicos que vivem este momento, já vivem a sonho de serem vistos como geradores de resultados, seja economia, seja apoio nas decisões de outras áreas, seja antevendo o futuro para encaminhar a preparação prévia à problemas que ainda nem apareceram.

De qualquer forma, departamentos jurídicos neste estágio apresentam também alguns sintomas que lhes permitiriam evoluir, e alguns deles podem ser:

1. Seu departamento jurídico tem grande volume de dados estruturados que não geram conhecimento e/ou previsibilidade para tomada de decisão. Os dados existem, mas você ainda não sabe se está utilizando-os da melhor forma para prever/antever problemas;
2. Você precisa complementar suas análises com dados de mais de uma fonte de dados para que, após cruzamento de dados com outras fontes ou sistemas, suas teses tenham mais coerência e/ou sentido;
3. A gestão de seu time, apesar de clara, poderia ser ainda mais eficiente. Você ainda perde tempo para localizar indicadores que lhe permitam ver gargalos e produtividade de cada pessoa de seu time, analisar casos específicos. Esta deficiência diminui suas chances de otimização de processos já bastante acelerados;
4. O mercado apresenta dados que lhe ajudariam a entender melhor sua própria realidade, mas você não tem acesso a estes dados. Com eles você eventualmente poderia aprender algo e/ou quem sabe traçar estratégias para ser mais produtivo e/ou mais eficiente em comparação com seus concorrentes;
5. Você está insatisfeito com os resultados de alguma área do jurídico por entender que a tecnologia deveria, de alguma forma, ajudar você. Você pode desconhecer qual seria a melhor forma, mas sabe que deve existir alguma inovação que irá ajuda-lo.

Você se identificou em algum destes itens? Tomara que sim, afinal, aqui seu departamento jurídico já é uma máquina de indicadores e, provavelmente, é visto como um aliado por todas as outras áreas.

Seu trabalho neste momento é buscar ferramentas de última geração para ajuda-lo a superar a última e maior barreira do momento, o entendimento e tratamento de muitos dados.

Departamentos jurídicos em busca de inteligência artificial

Por fim, existe uma pequena parcela dos departamentos jurídicos, e até grandes escritórios de advocacia, que já se beneficiam, em algum nível, do uso da inteligência artificial para buscar a perfeição de seus processos.

É fato que a inteligência artificial ainda não está no auge de sua capacidade, mas também é verdade que já é possível utilizá-la de diversas formas, seja para análise preditiva, cognitiva ou simplesmente para tratamento de dados com jurimetria ou volumetria.

Neste momento, o céu é o limite. No momento atual os sintomas destes departamentos jurídicos de ponta serão dúvidas, e elas podem variar infinitamente.

Listo abaixo apenas alguma delas, mas sem dúvidas você poderá fazer nos comentários deste texto as suas contribuições:

1. Qual será a duração aproximada deste processo?
2. Quantas demandas provavelmente teremos em função de uma cláusula contratual específica?
3. Qual o melhor horário para entrar com uma liminar?
4. Qual a chance, dado um juiz específico, de termos uma decisão favorável ou desfavorável?
5. É melhor seguir em frente com uma demanda ou propor um acordo?
6. Quais as melhores cláusulas a serem inclusas neste tipo de contrato?
7. Quais cláusulas, neste contrato de um terceiro, podem ferir ou prejudicar nosso padrão de atuação contratual?

A lista pode se tornar infinita, o fato é que uma inteligência artificial em posse de grandes volumes de dados organizados e estruturados poderá lhe fornecer informações valiosíssimas sobre status atual e formas de procedimento, assim como suas implicações após sua utilização.

Ainda vivemos um momento de adaptação a esta realidade mas a mensagem que precisa ficar clara aqui é: Não existe milagre jurídico! Sua pirâmide precisa ser sólida para que possa ser bem utilizada. Não existe produtividade sem controle, não existe análise sem controle e produtividade e não existe inteligência artificial sem dados estruturados, organizados e acessíveis.

Cada item da pirâmide depende do anterior, em algum nível, e você vai precisar de ajuda.

Espero que esta minha análise tenha esclarecido o momento que vivemos e desmistificado algumas percepções enviesadas que lemos e ouvimos por aí, afinal, o jurídico é, incontestavelmente, estratégico e referência resultados.

Agora é com você! Desejo sucesso na busca do software jurídico ou da ferramenta ideal para lhe permitir libertar todo o potencial de seu departamento jurídico, e se precisar de ajuda, conte comigo.

Vamos juntos fazer um jurídico cada vez mais estratégico, essencial e eficiente!

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