Uma das maiores preocupações no trabalho, especialmente na advocacia, é o risco quanto a perda informações, documentos ou prazos. Para evitar isso é importante utilizar ferramentas de gestão com armazenamento na nuvem, como o G Suite ou um software para gestão.
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O G Suite é um serviço do Google que oferece aplicativos e ferramentas para uso pessoal ou profissional. Antes conhecido como Google Apps, o G Suite inclui ferramentas como: Google agenda, Google meet, Google Calendar, Google Drive, Google Docs, etc.
É sobre essas ferramentas que falaremos nesse artigo. Além de abordar como você pode utilizá-las na gestão do seu escritório de advocacia.
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Gestão na advocacia com o G Suite
A gestão na advocacia envolve atividades que vão desde a elaboração de teses até a gestão financeira de escritórios. É por isso que, utilizar ferramentas que te auxiliem nas suas atividades recorrentes é essencial.
As ferramentas como os softwares para gestão na advocacia, podem te auxiliar na automação de algumas atividades. Outras como o Google agenda, podem te ajudar com a organização das atividades. O que quero dizer com isso é que, escolher uma ferramenta para te ajudar na gestão pode te trazer muitos benefícios.
Falando sobre benefícios, uma das vantagens de utilizar o G Suite é a possibilidade de compartilhar informações com sua equipe e clientes. Assim, você consegue manter seu cliente informado sobre compromissos e outras informações do processo. Além disso, você mantém sua equipe a par de todas as demandas do escritório e situação de clientes.
Uma outra vantagem de utilizar o G Suite é que ele é gratuito. Isto é, você pode utilizar qualquer uma de suas ferramentas sem pagar nada por isso. Vamos combinar que isso é ótimo, não é mesmo?
Google Agenda e Google Calendar
O primeiro passo para uma boa gestão de escritório é a organização. É por isso que ter ferramentas que te ajudam com a organização são indispensáveis. Afinal, um escritório organizado torna a equipe mais produtiva e evita perda de prazos. Uma equipe mais produtiva gera maiores resultados e mais lucro.
O Google agenda e o Google Calender são ótimos aliados para manter a organização do seu escritório. Isso pois, neles você pode cadastrar compromissos e tarefas, além de ficar sempre a par das atividades do escritório.
Também, te permite que você não se esqueça dos seus compromissos, visto que, basta acessar o calendário no seu Gmail (no Computador ou no celular) para já conseguir visualizar como será seu dia, semana, mês ou ano. Além disso, você pode também ativar notificações para que a ferramenta te lembre de seus compromissos.
Uma outra vantagem de utilizar o Calendar é a integração entre o seu calendário e o da empresa, o que te permite visualizar os compromissos e tarefas da sua equipe. Além de integrar com o calendário de outras pessoas, por exemplo, um cliente. Assim todos os participantes de um evento ou compromisso serão lembrados dele.
Uma outra vantagem, no caso do Google agenda é a possibilidade de separação entre vida pessoal e profissional. Isto pois, o G Suite te permite criar mais de um e-mail.
Google Meet
Além do controle de prazos e tarefas, uma das demandas da advocacia é o atendimento ao cliente. Para realizar um bom atendimento ao cliente na advocacia, além da boa educação e da empatia, é necessário manter seu cliente informado sobre os andamentos do processo.
Isto é, além de responder as mensagens e compartilhar informações com ele, você precisa se reunir com seu cliente para explicar os andamentos e definir próximos passos.
No entanto, se deslocar até uma sala de reuniões alugada ou fazer o seu cliente ir até o escritório pode ser, além de exaustivo, um atraso na sua rotina e na dela.
Por isso, ter uma ferramenta para realizar essas reuniões online com o tempo mais otimizado é indispensável. Com o Google Meet do G Suite isso pode ser feito com facilidade.
Com ele, você pode fazer reuniões virtuais com seus clientes e também com a sua equipe. Assim, o tempo de deslocamento é economizado e pode ser dirigido para outra atividade.
Google Drive
Uma outra ferramenta muito importante do G Suite é o Google Drive. O Google Drive funciona basicamente como um grande arquivo. Você pode inserir nele vídeos, documentos, planilhas jurídicas de gestão, etc. Isto é, o G Suite armazena em um ambiente próprio na web para que você não perca nenhum dado importante.
Para ter acesso ao Google Drive basta criar uma conta de e-mail no G-mail. Depois disso, basta começar a incluir os arquivos desejados nessa ferramenta de armazenamento.
Além disso, você consegue organizar todos os dados e documentos em pastas, de acordo com o assunto, assim qualquer colaborador consegue encontrar os documentos de forma simples.
Google Docs
Além de inserir planilhas, fotos e vídeos no Google Docs, essa ferramenta permite que você crie apresentações, documentos e planilhas diretamente dentro da ferramenta.
Com isso, você consegue utilizar o Google Docs para criação de modelos de documentos de processos ou outros documentos desejados. É possível também no Google Docs permitir que sua equipe visualize, faça sugestões e até mesmo, edite os documentos.
Essa funcionalidade traz uma facilidade no seu trabalho que te permite economizar muito tempo, seja para compartilhar um documento com a sua equipe ou para encontrar um arquivo.
No entanto, nem tudo são flores! O G suite possui algumas desvantagens e falarei delas agora.
Desvantagens de utilizar o G Suite
A primeira desvantagem se refere ao pagamento. Como falamos acima, o G Suite é gratuito, porém, algumas funcionalidades podem se tornar pagas. Por exemplo, o Google Drive, possui uma limitação de espaço para utilizá-lo gratuitamente. Logo, se você não possui outro lugar para armazenamento de informações é necessário comprar mais espaço na ferramenta.
Também sobre ele, no caso de não existir uma pessoa na equipe responsável pela organização do Drive, ele pode virar uma grande bagunça, e você corre o risco de perder horas procurando por um documento ou planilha.
Além disso, com muitas pessoas acessando um mesmo documento, o risco de uma alteração indevida é alto. Isso sem contar a dificuldade de responsabilizar um colaborador por alguma modificação ou por alguma tarefa não realizada, por não saber quem exatamente era o responsável.
Uma outra desvantagem é a necessidade de manter planilhas para controle de atividades, controle financeiro, etc. Isto é, você vai precisar de mais tempo ainda para organizar e manter essas planilhas.
Software Jurídico
Diferente do G Suite, num software jurídico não é necessário alimentar planilhas e nem fazer a gestão do escritório por elas. Isso pois, esse controle pode ser feito diretamente no sistema.
Quanto a comunicação e transparência com os clientes, no caso do Projuris ADV, existe uma área do cliente. Nela, seu cliente pode acessar e fazer um autoatendimento a respeito do processo, com usuário e senha criados por você.
Também, no Projuris ADV, você pode dividir com seu cliente o andamento do processo, intimações, tarefas e compromissos. Esse compartilhamento pode ser feito via WhatsApp, e-mail ou outros aplicativos que você utiliza para falar com seu cliente.
Com essa funcionalidade a comunicação é muito mais clara, sem contar que o seu tempo e de seu cliente é economizado.
A desvantagem do Software jurídico é o valor. No entanto, existem softwares jurídicos que tem planos gratuitos e podem te auxiliar nesse sentido.
Como escolher entre utilizar apenas o G Suite ou um software jurídico
Com essas vantagens e desvantagens e sabendo como utilizar as ferramentas fica a dúvida: qual é a melhor maneira de fazer a gestão do escritório?
Para tomar essa decisão você deve avaliar a sua necessidade e o seu orçamento. Ou seja, vai depender dos gastos do seu escritório, de como sua gestão é feita hoje e qual das opções te trará mais vantagem.
Com o G Suite é possível realizar a gestão do escritório de maneira excelente, sem custos muito alto e com segurança.
Mas, se você deseja, mais organização, mais agilidade e mais facilidade, talvez seja o momento de optar por um software jurídico. Você pode escolher uma versão gratuita e testar. Com isso, você consegue ter uma noção de quais funções o software te auxilia e definir se com um software gratuito já atende suas necessidades ou se você precisa de algo mais.
A minha sugestão é: experimente! Veja como funciona o software e como você pode fazer a gestão no G Suite. Assim você consegue analisar qual a melhor escolha para você.