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Departamento jurídico: Como funciona e importância

O departamento jurídico é uma peça-chave para o desenvolvimento da sua empresa. Confira, neste artigo, como ele funciona e sua importância nas organizações.

Um dos setores que vêm ganhando destaque dentro das empresas é o departamento jurídico.

Nos últimos anos, sua atuação assumiu um papel mais estratégico, fornecendo estatísticas e provisionamentos sobre a atividade da organização, identificando melhorias e propondo soluções, encontrando novas oportunidades de ação e ferramentas que facilitem a adequação legal de uma empresa.

Assim, o departamento jurídico se desvincula da imagem de morosidade e inacessibilidade, e se integra aos demais setores, agindo conjuntamente em prol do melhor desenvolvimento do âmbito empresarial.

Diante da sua evolução, abordaremos, neste artigo, sobre o conceito, o funcionamento e a importância do setor jurídico dentro das empresas. Confira!

O que é departamento jurídico?

O departamento jurídico é o setor responsável por todas as tratativas, atividades, tarefas e funções relacionadas aos aspectos legais, judiciais e extrajudiciais, de uma empresa.

Sua equipe é composta por advogados e bacharéis em Direito, profissionais estes que podem ser especializados em alguma área relevante para a empresa ou não.

Os departamentos jurídicos, normalmente, são internalizados, ou seja, os profissionais que nele atuam são funcionários contratados pela própria organização.

Entretanto, existe, também, a possibilidade de se terceirizar o setor jurídico, hipótese esta que deve ser considerada de acordo com o tamanho, necessidades e o cenário de cada empresa.

Quais são as principais funções do departamento jurídico de uma empresa?

O setor jurídico é responsável por diferentes tipos de demandas dentro da empresa, incluindo, também, aquelas provenientes de outros departamentos.

Assim sendo, listamos as principais funções do departamento jurídico:

1. Receber e atender às requisições de outros setores: pode ser um provisionamento solicitado pelo financeiro, uma segunda via de um contrato de fornecimento, uma nova procuração… tudo varia conforme as necessidades envolvidas.

2. Gerenciar contratos: os contratos fazem parte da vida de uma empresa. Sejam contratos com clientes, fornecedores ou funcionários, contratos de compra e venda de bens móveis e imóveis, contratos de prestação de serviços, entre outros, o ciclo de vida de cada documento deve ser acompanhado pelos profissionais, desde o momento da negociação até a sua execução, cumprimento e arquivamento.

3. Gerenciar procurações: ao longo da atividade empresarial, as procurações se fazem necessárias para que advogados possam representar, judicial ou extrajudicialmente, a organização. Além disso, procurações também podem ser outorgadas a terceiros, que não desempenhem atividade jurídica, mas com finalidade de agilizar alguma demanda, como, por exemplo, quando há necessidade de protocolar ou assinar algum documento em cartório.

4. Acompanhar processos judiciais e extrajudiciais: as organizações podem sofrer ou ingressar com processos judiciais e administrativos, caso haja violação de algum direito. Assim, cabe ao departamento jurídico realizar atividades de ajuizamento, protocolo de petições, acompanhamento de publicações e audiências, recebimento de intimações e citações, cumprimento de sentenças, entre outras. Em determinados casos que tiverem alto volume de demandas, poderá haver a terceirização de petições.

5. Acompanhar e requisitar certidões, alvarás e licenças: para que a empresa esteja em dia com os órgãos públicos e com as permissões necessárias para cada uma de suas atividades, o setor jurídico também deve acompanhar essa demanda consultiva, requisitando certidões, alvarás e licenças para cada situação.

6. Realizar a gestão societária: as empresas, sejam elas públicas ou privadas, demandam de documentos que comprovem e organizem a sua instituição, como, por exemplo, os contratos sociais, estatutos, atas e realização de assembleias. Esses instrumentos societários também devem ser gerenciados pelo departamento jurídico. 

7. Proteger dados e informações: todas as informações relacionadas às atividades empresariais, aos funcionários, aos clientes, fornecedores e consumidores, deve ser protegida, tratada e armazenada, conforme prevê a Lei Geral de Proteção de Dados.

Essas 7 funções mencionadas acima representam, de modo amplo, as principais atividades que o departamento jurídico pode realizar dentro de uma empresa.

Entretanto, destacamos que outras atribuições podem ser direcionadas ao setor, a depender de cada empresa.

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Como funciona o departamento jurídico de uma empresa?

Como visto, o departamento jurídico será composto por advogados e bacharéis em Direito. Esses profissionais, por sua vez, terão as atividades divididas entre si, desde demandas consultivas até as contenciosas, atuando estrategicamente perante os demais setores da empresa.

Assim, é comum que, para o melhor funcionamento do departamento jurídico, os cargos existentes sejam divididos em auxiliar jurídico, analista jurídico e os advogados.

Os auxiliares jurídicos serão responsáveis por desempenhar atividades de menor complexidade, com teor jurídico e administrativo, como, por exemplo, recebimento e conferência de documentos e requisições de outros departamentos, elaboração de relatório, controle de agenda de advogados, acompanhamento de processos e publicações, entre outras.

Já os analistas jurídicos são aqueles com maior conhecimento na área, possuindo, portanto, maiores responsabilidades. Suas tarefas englobam acompanhar processos e redigir petições, analisar e elaborar contratos, procurações e outros documentos legais que sejam necessários, acompanhar procedimentos de licitação, entre outras.

Os advogados, por sua vez, são aqueles que, além de bacharéis em Direito, possuem a inscrição ativa perante a OAB do seu Estado. Assim, podem executar todas as atividades que cabem aos analistas, com a diferença de que os advogados serão os responsáveis por assinar petições e documentos, bem como representar as empresas judicial e extrajudicialmente.

Além disso, vale ressaltar que os advogados podem compor diferentes equipes dentro do departamento jurídico, como é o caso de um subsetor especializado em Direito Societário, Direito Ambiental ou Direito do Consumidor. 

Desta forma, nota-se que questões organizacionais podem variar de empresa para empresa. Entretanto, de modo geral, as funções do departamento jurídico serão sempre similares, conforme visto no tópico anterior.

Qual é a importância da integração do departamento jurídico aos outros setores da empresa?

Compreendidas as principais funções e o funcionamento do departamento jurídico da empresa, surge outro tópico de igual relevância: a integração desse setor com as demais áreas da empresa.

Como sempre abordamos por aqui, o departamento jurídico passou a desempenhar um papel estratégico dentro das organizações nos últimos anos. Deixou-se de lado a visão de setor engessado e burocrático, e, então, novas técnicas, ferramentas e tecnologias foram desenvolvidas, buscando melhorias e facilidades para as atividades jurídicas.

Parte dessas melhorias podem ser verificadas na atuação do jurídico com os demais setores, e compreenderemos cada uma delas a seguir:

Orientações sobre questões éticas e legais 

O compliance é uma área que tem se popularizado no ramo jurídico. Seu objetivo é fazer com que toda a empresa esteja atuando em conformidade com a lei e regulamentos internos e externos.

Como parte da implementação do compliance, o departamento jurídico deve se reunir com os demais setores e fornecer as orientações legais e necessárias a cada um deles. 

Desta forma, devem ser passadas instruções sobre boas práticas, éticas e legais, relacionadas a procedimentos internos da empresa e, também, com relação a legislações que sejam pertinentes aos departamentos. 

O setor de Recursos Humanos, por exemplo, pode e deve ser instruído sobre as leis trabalhistas e as melhores formas de proceder internamente com demandas relacionadas a funcionários.

Desenvolvimento de planos de ação conjunto

Para que seja possível mensurar a efetividade de cada atribuição do departamento jurídico, é necessário estipular planos e metas.

Assim sendo, os responsáveis pelo jurídico devem desenvolver, tanto internamente quanto com os demais setores, planos de ação, com alocação de tarefas e responsáveis, distribuição de responsabilidades e demandas específicas, e os objetivos que são almejados.

Ao fazer isso, é importante identificar quais setores e atividades possuem maior risco para a empresa, colocando-as como prioridade na execução e implementação de melhorias.

Outro ponto que merece atenção é com relação ao orçamento do departamento, visto que este engloba provisionamento de ações, pagamento de profissionais especializados e terceirizados, bem como gastos decorrentes de outras atividades jurídicas. 

Por isso, todos os planos de ação devem ser planejados e considerados individualmente e como um todo, pois os setores de uma empresa devem se integrar e se comunicar.

Maior produtividade

Com as atividades e os responsáveis definidos para cada atribuição do jurídico, os procedimentos internos do departamento serão mais céleres, padronizados e eficientes.

Consequentemente, com a rapidez e desburocratização da atuação jurídica, os demais setores também perceberão um impacto positivo em suas atividades, uma vez que suas solicitações e requisições serão atendidas em tempo hábil.

Desta forma, com essa integração entre procedimentos e setores, poderá se observar um ganho na produtividade de todos os envolvidos.

Redução de custos

Uma das grandes vantagens da integração entre o jurídico e os demais departamentos é a possibilidade de reduzir custos, não só para cada setor, mas para a empresa, como um todo.

E isso é possível não somente por meio de procedimentos previamente definidos, como também através da utilização de tecnologias, como softwares jurídicos, que permitem a realização de requisições, documentos, contratos eletrônicos, tudo de forma online, sem utilização de papel e rascunhos.

Conhecendo as dores e as necessidades de cada departamento, o jurídico consegue atuar de forma mais assertiva, economizando tempo, recursos físicos (como energia elétrica, internet, materiais de escritório) e financeiros.

Identificação de melhorias

Como se pode perceber, a partir do momento em que o departamento jurídico atua estrategicamente, com procedimentos, planos de ação, metas e objetivos, torna-se possível identificar pontos de melhoria em toda a empresa.

Essas melhorias podem ser identificadas em atividades como solicitações, contratos utilizados pela empresa, parcerias com clientes e fornecedores, demandas trabalhistas e internas, entre outras.

Por meio de estatísticas e relatórios, o departamento jurídico conseguirá visualizar novas formas de lidar com as questões que mais demandam sua atuação, criando, assim, metodologias e ferramentas que contribuam para agilizar e desafogar o fluxo de atividades e melhorar ainda mais o relacionamento com os demais setores.

Prestação de consultoria

Além de sua atuação contenciosa, o departamento jurídico também desempenha a função consultiva, na qual presta consultoria para os demais setores, dentro de cada área de atuação.

Seja para questões financeiras e tributárias, de recursos humanos, de marketing e publicidade, e até mesmo de relacionamento com o consumidor, o setor jurídico pode ser consultado para fins de:

  • elaboração de contratos e redação de cláusulas específicas;
  • compreensão e adaptação às leis;
  • proteção de ativos imobiliários, financeiros e humanos;
  • realização de planejamento financeiro;
  • garantia e manutenção de direitos dos envolvidos em qualquer negociação ou contrato relevante para a empresa.

Assim, cada consultoria estará vinculada às necessidades e às legislações aplicáveis a cada departamento. O setor de Recursos Humanos terá mais interesse em consultorias relacionadas ao Direito do Trabalho, enquanto o Marketing se interessará por regulamentações sobre produtos e propagandas, por exemplo.

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Quais são as consequências da falta de integração do jurídico com outros departamentos?

Com todos os benefícios que o departamento jurídico é capaz de alcançar ao se integrar com os demais setores, é evidente a sua importância para a empresa como um todo.

Por isso, não organizar, planejar e definir procedimentos e tecnologias na rotina jurídica pode ser um erro fatal para o bom desempenho das atividades.

Assim, dentre as consequências observadas pela falta de integração do jurídico com os outros departamentos estão:

Falhas de comunicação

Sem procedimentos pré-estabelecidos, responsáveis previamente designados e ferramentas e tecnologias para auxiliar nas tarefas, a integração entre os departamentos não acontecerá de forma produtiva.

Essas situações abrem portas para falhas de comunicação, que podem envolver desde erros “simples”, como solicitações equivocadas, até erros mais “graves”, como a movimentação de todo o departamento jurídico para atender alguma demanda judicial que, na verdade, não era necessária.

Por isso, o departamento jurídico deve possuir um canal aberto e constante de comunicação com os demais setores, colocando-se à disposição para esclarecer e compreender as requisições, a fim de evitar falhas ao longo de sua atuação.

Conflitos

Com a falta de organização e a falha de comunicação, surgem os conflitos.

Solicitações perdidas ou não atendidas no prazo, atrasos na entrega de documentos para o jurídico, contratos e documentos que não são realizados conforme o que era necessário… tudo pode gerar conflitos e alterar os ânimos entre os envolvidos de cada departamento.

Para que os erros sejam eliminados, junto com os conflitos, os setores devem ser integrados, seja por procedimentos internos, por ferramentas ou por tecnologias.

Fazendo isso, possibilita-se a automatização de tarefas mais simples e repetitivas, permitindo que os profissionais jurídicos possam concentrar seus esforços em questões complexas e específicas do seu próprio departamento e dos demais. 

Maior probabilidade de erros e prejuízos

Como se pode perceber, não integrar o seu jurídico com as outras áreas da empresa pode trazer inúmeras desvantagens.

Além das falhas de comunicação, dos conflitos e dos ânimos alterados, aumentam-se as probabilidades de acontecerem erros e, consequentemente, de levar à prejuízos que interfiram, inclusive, no financeiro da empresa.

Por isso, deve-se sempre buscar a comunicação transparente entre os funcionários, seja ela realizada pessoalmente, por e-mail ou por softwares de gestão, como forma de tornar as tarefas mais eficientes e isentas de prejuízos.

Como integrar o departamento jurídico a outros setores da empresa?

Até então, nós observamos os benefícios que uma boa integração de departamentos pode trazer para a empresa, bem como os prejuízos que a falta dela pode ocasionar.

Agora, portanto, é necessário abordar as melhores práticas na hora de integrar o seu jurídico com os demais setores.

Refine a comunicação interna

Refinar a comunicação interna não se refere somente à padronização de canais e de solicitações.

Por mais que seja importante, sim, centralizar todas as comunicações em uma só plataforma ou meio eletrônico, a fim de não se perder informações, é preciso mais do que isso: deve-se buscar o tratamento mais humanizado e menos “robótico” das pessoas.

Fazendo isso, facilita-se o rápido cumprimento das requisições e contribui-se para a manutenção de um ambiente amigável de trabalho.

Invista em confraternizações 

Uma ótima maneira de realizar aproximações é por meio de confraternizações. E isso é válido, é claro, não somente para a equipe do departamento jurídico, como também para os demais setores.

Por isso, organize um happy hour ou um evento descontraído que envolva os integrantes dos departamentos de Recursos Humanos, do Marketing, do Financeiro, do Administrativo e dos outros que compõem a empresa.

Esses momentos fora do ambiente de trabalho podem ser ideais para aproximar as pessoas e tornar as relações ainda mais leves.

Mas, ao cogitar essa opção, lembre-se que, no momento, estamos passando por uma pandemia. Então respeite às normas de saúde e aos decretos da sua cidade quanto à aglomeração e tome os cuidados necessários.

Desenvolva projetos conjuntos entre os setores

Outra forma de integrar o seu jurídico com os setores é através da realização de projetos em conjunto.

Esses projetos podem envolver planos de melhoria, alcance de novos objetivos e metas relacionados ao objeto social da empresa, divulgação de atividades internas, a adequação dos procedimentos internos à lei, entre outros.

Independentemente da finalidade, a realização desses projetos promove dinamicidade e aproximação entre os envolvidos, permitindo que os setores aprendam mais sobre as tarefas desenvolvidas em cada um deles, e, claro, sobre os responsáveis por elas.

Use tecnologia 

A tecnologia é uma das ferramentas que melhor auxilia e contribui para a integração do departamento jurídico com os demais.

Ela coloca à disposição diferentes alternativas, dentre softwares jurídicos e softwares de gestão, os quais podem ser implementados na empresa e fornecer comunicação imediata entre os setores interessados.

Além disso, os softwares também facilitam a realização e cumprimento de requisições, por meio de workflows, agilizam fornecimento de documentos, possibilitam a redação colaborativa de contratos e acompanhamento de cada etapa, entre outras funcionalidades.

O Projuris Empresas, por exemplo, é um software jurídico que permite a integração com vários setores da empresa, como o financeiro e o de recursos humanos. 

Por meio dele, os interessados podem fazer, diretamente, solicitações para o departamento jurídico, as quais ficam todas concentradas num só local, sem risco de perda ou extravio, adentrando uma fila de tarefas com procedimentos e prazos pré-definidos. 

Assim, nota-se que a tecnologia vem para facilitar e automatizar a rotina dos departamentos, além de contribuir para a integração entre os mesmos.

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Perguntas frequentes sobre departamento jurídico

O que é departamento jurídico?

O departamento jurídico é o setor responsável por todas as tratativas, atividades, tarefas e funções relacionadas aos aspectos legais, judiciais e extrajudiciais, de uma empresa.

O que faz o departamento jurídico?

1. Receber e atender às requisições de outros setores
2. Gerenciar contratos:
3. Gerenciar procurações
4. Acompanhar processos judiciais e extrajudiciais
5. Acompanhar e requisitar certidões, alvarás e licenças
6. Realizar a gestão societária
7. Proteger dados e informações

Quem trabalha no setor jurídico?

Trabalham no departamento jurídico o Direito Jurídico, Advogados, Analistas e Assistentes Jurídicos, bem como, eventualmente, estagiários.

Conclusão

Conforme se pode observar, o departamento jurídico se consolidou como um setor de extrema importância nas empresas.

Além de desempenhar tarefas que são vitais para o bom funcionamento da organização, como a gestão de contratos, procurações, documentos societários e processos, o setor jurídico também se comunica com os demais departamentos, fornecendo-lhes insumos para o melhor desempenho de suas funções.

Por isso, priorizar a integração do seu jurídico com toda a empresa é primordial para se alcançar diversos benefícios, desde a adequação dos setores à lei, a redução de custos e melhorias na produtividade.

Por fim, destacamos a importância da utilização de tecnologias, como softwares de gestão, no departamento jurídico, os quais facilitam a comunicação com as demais áreas, automatizam tarefas repetitivas e padronizam documentos, trazendo maior segurança e assertividade em suas funções.

Autor: Tiago Fachini

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