Gerir contratos vai além de armazená-los com segurança, é importante que o gestor conheça todas as fases do ciclo de vida dos contratos para tomar as melhores ações em cada etapa.
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Neste artigo vamos falar o que é o ciclo de vida contratual, como geri-lo e conhecer ferramentas – como softwares de contratos – que podem ajudar a otimizar sua operação!
As atividades da gestão de contratos deixaram de ser apenas operacionais na maioria das rotinas de empresas e ganharam um caráter estratégico. Especialmente quando envolvem relações comerciais, em que o cuidado deve ser ainda maior pois impacta nos custos e receita da empresa.
Os contratos servem para estabelecer obrigações e deveres entre as partes interessadas. São, portanto, um instrumento jurídico autônomo que possui um tempo de vigência predeterminado a ser respeitado. Entender as clausulas e como será executado o dispositivo é também tarefa da gestão contratual.
Igualmente, é atividade gerencial verificar o cumprimento de obrigações, validar o acerto de valores e confirmar a vigência do instrumento. Muitas empresas são ineficientes na área de contratos, o que acaba gerando desperdício de recursos.
Uma das principais razões para isso é o desconhecimento acerca da gestão ciclo de vida dos contratos. Gerir o ciclo de vida, torna a área de contratos mais assertiva, uma vez que padroniza a gestão desde a criação do documento até o encerramento.
O que é a gestão do ciclo de vida de contratos?
O ciclo de vida de um contrato contempla todas as etapas da gestão, desde a pré-contratação até o fim da validade jurídica do arquivo. Entender a gestão contratual a partir desta teoria evita que a gestão de alguma etapa seja ignorada.
Também conhecida como CLM no inglês (Contract Lifecycle Management), a gestão do ciclo de vida contratual trata de todas as etapas e tarefas necessárias para formalizar e manter um contrato.
As primeiras demandas são o recolhimento dos dados de identificação das partes e a negociação do contrato a ser formalizado. Posteriormente, a elaboração da minuta, revisão e aprovação, processo de assinaturas e o armazenamento do documento e gestão dos dados.
Gerir o ciclo de vida pretende olhar para cada processo com cuidado e na intenção de evitar erros. Assim, o uso de tecnologia de gestão e a escolha de uma plataforma especializada em contratos irá tornar o CLM da empresa padronizado, mais ágil e a prova de erros.
Funções essenciais na gestão de contratos
Algumas atividades serão inerentes à função do gestor de contratos, ainda que seja uma figura diferente de quem elaborou a minuta.
Ele deverá conhecer detalhadamente o escopo e cláusulas estabelecidas. Também estabelecer processos para manter o arquivo organizado, incluindo uma cópia do contrato e de todos os aditivos. Além de manter o registro de toda a comunicação que envolve o contrato gerenciado.
No dia a dia, o gestor de contratos deve cumprir algumas tarefas operacionais, entre elas:
- Acompanhar e controlar o prazo de vigência;
- Notificar a parte contratada se descumprir alguma cláusula;
- Acompanhar pagamentos e recebimentos;
- Emitir e armazenar notas fiscais;
- Registrar em ata toda reunião feita para tratar do contrato vigente.
Essas tarefas podem ser otimizadas e feitas em pelo menos metade do tempo, se forem realizadas via plataforma de CLM ao invés da gestão manual. Isso porque toda atividade do ciclo de vida dos contratos ficará centralizada e muitas delas realizadas por fluxo automático.
Qual o papel do gestor durante o ciclo de vida dos contratos?
Neste artigo estamos tratando de todas as etapas e tarefas que possam existir no ciclo de vida de um contrato. Contudo, nem todo contrato será igual. Alguns podem envolver menos etapas e serem mais simples.
O papel do gestor de contratos antes de tudo é conhecer o ciclo de vida de cada contrato. Isto é, entender quais atividades e recursos serão necessários na gestão individual de cada tipo de contrato celebrado.
Após o entendimento do ciclo, cabe ao gestor determinar procedimentos, prazos e responsáveis para cada etapa.
Conheça as 5 fases do ciclo de vida dos contratos
Diferentes teorias da administração de contratos tratam o ciclo de vida diferente, elas divergem especialmente no nome dado a cada etapa. Contudo, essencialmente todas elas exercem a mesma função: padronizar a gestão, atuando como guia para as empresas.
Cada fase do contrato exige tarefas e cuidados específicos na sua gestão. Entenda a seguir quais são e como atuar em cada uma delas.
Fase pré-contratual
A fase pré-contratual é a etapa inicial do ciclo de vida do contrato, na qual as partes envolvidas se preparam para a negociação e elaboração da minuta. Nesta fase, realize uma análise detalhada das necessidades e expectativas de cada parte.
Nesta etapa iremos delimitar o objeto do contrato, estabelecer o que será entregue, quando, onde, por quem e quais os prazos. Além de identificar os riscos envolvidos e estabelecer as condições e termos básicos.
Por fim, apreender as condições administrativas necessárias para a aprovação do contrato. Por exemplo, a emissão de nota fiscal por um fornecedor.
Criação e negociação do contrato
A fase de negociação e elaboração do contrato é o momento em que as partes envolvidas discutem e acordam os termos do documento. Nesta fase, é importante manter uma comunicação clara e aberta, buscando um equilíbrio entre as necessidades de ambas as partes.
Para facilitar a comunicação durante a criação da minuta nesta segunda fase do ciclo de vida contratual, use um chat integrado a sua plataforma de gestão de contratos. Importante ser colaborativo e permitir o diálogo entre pessoas internas e externas à organização.
Conheça a funcionalidade central de colaboração do Projuris Contratos!
Lembre-se de manter registro de tudo que foi acordado, como atas de reuniões e armazenar e-mails e mensagens, caso ouverem. Isto proporciona mais segurança jurídica ao negócio e evita mal-entendidos futuros.
Por fim, o setor jurídico irá elaborar a minuta contratual que segue para revisão, aprovação e assinatura dos envolvidos. Nesta fase, é importante estabelecer processos claros e padronizados. Quem precisa revisar, quais são os aprovadores de cada contrato, e como será feita a assinatura, são algumas das perguntas a serem respondidas.
Período de pré-execução do contrato
Após a finalização da minuta e durante andamento do fluxo de assinaturas, a empresa pode planejar a execução.
Nas venda de produtos essa etapa pode ser suprimida ou feita de modo rápido com um plano apenas de prazos, como o de entrega, por exemplo.
O planejamento leva em conta os aspectos técnico e administrativo e é compartilhado entre o gestor de contratos e as pessoas de projeto que irão entregar o serviço contratado.
A área de contratos pode fazer um cronograma de recebimentos e/ou pagamentos e enviar ao setor financeiro. Pode também manter um controle próprio de obrigações, exigíveis e pagamentos. Assim como explicar as cláusulas essenciais à equipe de projeto e prazos acordados com o cliente.
Execução e implementação do contrato
A quarta fase é quando o contrato está ativo. As cláusulas e obrigações serão, então, colocadas em prática. É importante que o gestor de contratos monitore se tudo que foi acordado está sendo cumprido e se necessário, notifique os responsáveis pela execução em casos de desacordo.
Para maximizar a execução é pertinente criar e acompanhar indicadores claros e objetivos. O uso de uma plataforma para a gestão contratual permite criar gráficos personalizáveis agrupados em uma dashboard.
Outra demanda comum é o controle financeiro, o gestor deve atentar-se aos prazos de pagamentos e recebimentos para evitar multas por atrasos e o desequilíbrio do fluxo de caixa. E com prazo para renovação e encerramento do negócio.
Com o uso de um software para acompanhar a execução, o responsável recebe notificações personalizadas antes dos prazos, no dia e até quando o prazo venceu. Assim, fica impossível esquecer alguma data e nem é necessário passar horas verificando todos os documentos para lembrar-se dos prazos.
Renovação ou encerramento do contrato
Dado o prazo de encerramento da minuta, as partes envolvidas decidem se desejam renovar o contrato ou rescindi-lo. Nesta etapa é importante avaliar cuidadosamente os termos e condições do contrato e considerar os benefícios e riscos envolvidos na renovação ou rescisão.
Dica! Inicie o processo de renovação ou rescisão com antecedência, a fim de evitar atrasos e garantir uma transição suave. Também reveja os termos e condições do contrato em busca de oportunidades de melhoria e renegocie, se necessário.
Estratégias para tornar eficiente a gestão do ciclo de vida dos contratos
1. Procure reduzir o ciclo de contratação, permitindo que sua execução seja mais célere;
2. Busque o auxílio de um software para controlar prazos, cumprimento de obrigações e pagamentos, evitando assim contratos em duplicidade e aplicação de multas decorrentes de descumprimentos;
4. Estude as condições de renegociação para que seja possível receber avisos prévios, rescisão ou reajuste do contrato;
5. No caso de contratos com clientes, busque padronizar os termos de renovação automática. Menos tempo gasto na criação de aditivos.
Qual a diferença entre CLM e gestão do ciclo de vida dos contratos?
A gestão do ciclo de vida dos contratos trata-se de criar padrões desde a fase pré-contratual até o encerramento ou renovação do acordo. O Termo CLM é usado quando esta gestão é feita por meio de plataforma especializada como o Projuris Contratos.
Funcionalidades de um sistema de gestão de contratos
Um bom sistema para gestão de contratos é capaz de gerir todas as etapas do ciclo de vida do documento. Auxilia o gestor no pré contrato, na elaboração, no acompanhamento do contrato ativo e ainda automatiza as renovações ou cancelamentos.
Listamos, por fim, as principais funcionalidades que um software para gestão de contratos precisa oferecer e como elas funcionam no Projuris Contratos.
Requisições
A solicitação da criação de um novo contrato, ou avaliação de minutas de terceiros, por exemplo, são feitas por meio do Software, assim evita-se comunicação descentralizada e perda de informação.
A principal vantagem de usar um sistema de solicitação ou requisição é na fase pré-contratual e durante a criação do contrato. Para abrir uma requisição, é possível exigir que o solicitante que está negociando a minuta preencha um formulário com campos de informação padrão que, se não forem completos, impedem o andamento da solicitação.
Usando esse método, eliminam-se, por exemplo, grandes trocas de e-mails para pedir informações faltantes ou complementar dados.
O Projuris Contratos conta com um módulo de requisições com fluxos personalizados durante a implementação. Conheça!
Chat integrado
Mais uma vez, assim como no módulo de requisições, o chat integrado centraliza as informações.
No Projuris Contratos te atendemos com a central de colaboração, ferramenta de chat em que usuários internos da empresa e também externos como fornecedores poderão comunicar-se entre si e trocar mensagens ou anexos sobre um determinado contrato, minuta ou solicitação.
Biblioteca Jurídica
Manter modelos padronizados para os tipos de contratos mais comuns é essencial para otimizar o tempo da equipe e reduzir erros e inconsistências. Dentro do Projuris Contratos, tenha acesso a uma biblioteca com diversos modelos de minuta padrões e ainda carregue suas próprias minutas no sistema.
No momento de criar um novo contrato basta preencher o modelo pré-existente, de acordo com as condições específicas de cada contrato. Ao usar o fluxo de solicitações do Projuris, algumas informações dessas minutas-padrão – como os dados das partes, por exemplo – podem ser automaticamente preenchidas pelo sistema.
Esta é uma forma de acelerar a criação dos documentos, reduzindo o SLA.
Editor online integrado
Com o editor online o colaborador responsável pela criação do contrato poderá elaborar a minuta do zero dentro do Software ou modificar um modelo da biblioteca jurídica. Extingue a necessidade de fazer download, editar e posteriormente fazer upload para seguir o fluxo da gestão.
O editor online da Projuris funciona de modo similar aos principais editores de texto do mercado, garantindo rápida adaptação e boa usabilidade.
Outra vantagem de usar esse editor é a rastreabilidade das ações. Assim, caso seja necessário, é simples acessar o histórico de edição e descobrir quem adicionou, modificou ou excluiu cada trecho do artigo.
Assinatura digital
Antes da fase de execução e implementação do contrato é necessário assiná-lo, assim como em aditivos, NDAs ou outros documento acessórios ao principal. Para isso, uma boa plataforma de gestão de contratos integra a assinatura digital e/ou eletrônica.
No Projuris, após a elaboração da minuta você determina as partes envolvidas e envia para um fluxo de assinaturas automático, sem necessidade de tirar o documento da plataforma. É possível estabelecer a ordem de assinatura, acompanhar as assinaturas faltantes e reforçar notificações de assinatura, por exemplo.
Após finalizado o documento é automaticamente armazenado e ficará disponível no sistema. Mais uma vez, otimiza tempo pois evita o processo de fazer download, enviar para assinatura e fazer upload novamente.
Alertas personalizáveis
Saiba exatamente o momento de dar atenção a um contrato que está por vencer ou de enviar os pagamentos pendentes ao financeiro da empresa.
As notificações de alerta te lembram das datas e prazos mais importantes!
Usando o Projuris Contratos você pode cadastrar alertas para antes do prazo de vencimento, no prazo e após a data final. Pode também controlar datas estratégicas para além da vigência, como aquelas relacionadas à obrigações, pagamentos, ou a um eventual cronograma de execução.
Rastreabilidade
Entendemos que com um grande número de usuários e de contratos ativos identificar de onde vieram modificações ou até erros é bastante importante. Por isso, no Software de Gestão de contratos da Projuris toda ação é rastreada por usuário!
Significa, portanto, que você tem log de erros e histórico de ações em todas as funcionalidades do sistema. Em segundos, é possível identificar a origem e movimentação de um documento ou responsabilidade dentro do sistema.
Conheça nosso Software e agende sua demonstração gratuita.
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Conclusão
Gerir o ciclo de vida dos contratos é uma maneira de controlar os contratos ativos de forma global. Atentando-se a criação cuidadosa da minuta, aos valores, prazos e responsabilidades do contrato ativo e por fim, ao encerramento ou renovação.
Entender a gestão de contratos por esta metodologia evita que alguma etapa seja despriorizada. E, ainda, com auxílio de um software para gestão contratual todo o ciclo é automatizado, garante agilidade à operação e uma visão de indicadores estratégicos.
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