Metodologia ágil: como usar o método Kanban na advocacia

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Como advogado você deve ter inúmeras tarefas diárias descritas na sua agenda, certo? Ou então você utiliza aquele quadro cheio de cartões coloridos para organizar as suas atividades e se atentar a cada vez que o prazo estiver se encerrando.

É possível que você não saiba, mas essa metodologia utilizada não passa de um método chamado de Kanban. Quando ele surgiu, realmente se caracterizava pelos cartões nos murais, mas para a linha de produção industrial.

Como conceito, o sistema Kanban ajuda as equipes a visualizar o trabalho, identificar gargalos e melhorar continuamente seus serviços. Quer saber mais? Continue a leitura. 

O que é Kanban?

Kanban é uma ferramenta Agile – explico em seguida –  desenvolvida em meados do século 20 nas fábricas da Toyota com o objetivo de otimizar os sistemas de produção.  

Agile, em resumo, é uma metodologia que entregará o valor de um projeto jurídico permitindo que os usuários gerenciem de forma interativa novos riscos à medida que eles surgem. 

Como parte da metodologia Agile, o Kanban é uma técnica que pode tornar a entrega das demandas de maneira rápida e alinhada. Por ser auto-organizado, é facilmente adaptado às necessidades dos profissionais do direito e pode ser extremamente receptivo a quaisquer mudanças que ocorram.

Na prática, a metodologia que se entende como ‘organizador de tarefas’, mas que vai além disso, tem ajudado milhares de empresas a melhorar sua produtividade por mais de duas décadas. 

Sua enorme flexibilidade e simplicidade de uso permitem que seja aplicado perfeitamente na gestão de um escritório de advocacia profissional, tanto para tarefas individuais quanto para grupos de trabalho.

O propósito exclusivo é eliminar ineficiência e ajudar o profissional a organizar e verificar de forma clara suas atividades. Quer saber como? Siga com a leitura.

Como funciona o Kanban?

O objetivo final do Kanban é produzir uma representação visual em miniatura do trabalho que está em andamento. As tarefas são representadas em “cartões” organizados em colunas.

Eles podem ser classificados por etiquetas e nível de urgência que aquela determinada tarefa precisa ser concluída. Isso porque é possível fazer o cadastro de dia e horário do prazo da atividade, alertando o profissional sempre quando este prazo estiver se encerrando.

Cada quadro Kanban deve conter várias colunas que representam as etapas de trabalho. Por exemplo: A fazer – Em produção – Concluído. Os cartões representam as tarefas que todo membro precisa completar. 

E no caso de mais profissionais estarem envolvidos em uma determinada atividade, é possível adicioná-los para que todos tenham essa visibilidade.

De que forma o Kanban pode ajudar os advogados?

Primeiro, todo advogado precisa se conscientizar que Kanban é tudo sobre eficiência se usado de forma automatizada. A ideia do Kanban é te auxiliar nisso: fazer com que todas as tarefas e todas as ações saiam de sua cabeça para uma representação visual facilmente compreensível.

Imagine a cena: é uma segunda-feira de manhã, você entra no seu escritório. Na caixa de e-mail existem mais de 200 e-mails que dependerão de uma lista de tarefas urgentes. O uso do Kanban em uma plataforma produz uma representação visual em miniatura dos trabalhos em andamento.

As tarefas são representadas em cartões organizados em colunas que podem ser movidos para esquerda ou direita dando sentido de movimento. O primeiro passo para os advogados é criar cinco colunas simples, de acordo com o nome mais conveniente para a sua atividade. Neste caso vamos usar:

  • Para peticionar
  • Protocolar
  • Acompanhar
  • Contestar
  • Concluído

Imagine que você está começando um novo trabalho para um cliente. Crie um novo cartão e adicione as tarefas, coloque-os na coluna “Peticionar”. Por exemplo, você pode criar: “analisar os documentos do cliente x”.

Pegue este cartão específico e mova-o para a coluna “Protocolar”. Depois de concluir o trabalho, coloque-o na coluna “Concluído”. Simples, não é? Lembre-se, é essencial que você aproveite o tempo e aproveite a tarefa concluída.

Existem plataformas que possibilitam, inclusive, a integração do Kanban com a agenda do Google. A cada tarefa ou compromisso colocado no quadro, essa atividade vai para agenda para que o advogado possa ter ainda mais visibilidade das suas atividades.

O Kanban é uma ferramenta que gerencia com eficiência o tempo e os projetos, analisando cada tarefa e ajudando a descobrir afunilamentos que estão causando atraso nos serviços jurídicos. 

Os principais benefícios do Kanban para advogados

Você já pôde descobrir, acima, como são inúmeros os benefícios dessa metodologia para os escritórios de advocacia. A possibilidade de ter quadros organizados de atividades ajudará o advogado a ver as demandas pendentes e o status de cada uma, além de inúmeros outros pontos a serem considerados. Mas para reforçar, elenquei aqui os três principais benefícios dessa ferramenta, veja: 

Benefício 1: Fluxo de trabalho mais organizado

Se você é sócio de um escritório ou até mesmo toca sozinho, concorda que pode ser difícil acompanhar todas as suas demandas  ou o progresso dos colegas nas pendências. Ou as informações se perdem por email, ou é necessário ficar cobrando um ou outro sobre o que precisa ser feito.

O Kanban elimina isso, permitindo visualização clara das atividades que, inclusive, estará disponível para todos. Criando um quadro para cada demanda, colocando o responsável e adicionando uma data para entrega será muito mais fácil de manter o controle. Resumindo, você terá todas as tarefas e prazos à sua frente a qualquer momento.

Benefício 2: Visualização e mais satisfação do cliente 

A metodologia é a melhor maneira de melhorar a visibilidade dos gargalos em toda a prática de trabalho jurídico. Como resultado, isso ajudará a melhorar a satisfação e a capacidade de resposta ao cliente. 

Por exemplo, cada caso tem uma lista de pendências de tarefas relacionadas a serem cumpridas e uma série de processos que devem passar antes de serem entregues. 

Usando o quadro de organização, todos podem ver instantaneamente como e para onde as tarefas estão se movendo ao longo do processo. Além disso, a simplicidade da apresentação visual permite identificar facilmente os gargalos enquanto eles estão se formando.

Benefício 3: Maior eficiência e maior produtividade

A eficiência aprimorada leva naturalmente ao aumento da produtividade. O Kanban elimina a ineficiência de ficar indo atrás do que já foi ou precisa ser feito. No final, o tempo de ciclo de uma determinada atividade e o rendimento são impactados. 

Ah, e vale ressaltar: quanto mais rápido as tarefas passarem pelo seu processo, mais tarefas poderão ser concluídas!

Perguntas frequentes sobre Kanban no escritório de advocacia

O que é Kanban?

O termo Kanban propõe o uso de cartões para indicar e acompanhar o andamento da produção de alguma demanda. Trata-se de um sistema visual que busca gerenciar o trabalho conforme ele se move pelo processo.

Como usar Kanban na advocacia?

Liste as tarefas que precisam ser feitas; seja claro quanto aos requisitos e prazos; distribua suas demandas consultivas no quadro Kanban e avalie o progresso das atividades.

Como fazer um Kanban?

Em alguns passos é possível estruturar o Kanban. Primeiro, mapeie seu processo. Através da identificação do seu fluxo de trabalho destaque as demandas, o nível de urgência e a data de entrega. A tecnologia pode te ajudar a estruturar isso.

Conclusão

Ocupação é quase um sinônimo de advocacia. Quantas vezes você foi perguntado se você está “ocupado” para atender alguma demanda? 

Por isso, o Kanban é fundamental. A ferramenta dá a toda a equipe uma visão geral de alto nível não apenas de onde está o caso ou o assunto, mas para onde está indo. 

Todos os envolvidos passam a visualizar as coisas de forma mais estratégica, permitindo melhores decisões e entrega de valor ao cliente.

O Projuris Escritórios possui o Kanban personalizado para advogados autônomos e escritórios de advocacia. Experimente! 

O autor Tiago Fachini em foto de perfil

Autor: Tiago Fachini

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