É possível que você já tenha ouvido falar em mineração de dados, mas, e quanto à “mineração de processos” (ou process mining, em inglês)? Essa nova área usa técnicas de análise de dados para aprimorar processos internos das organizações.
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No Brasil, o process mining já tem sido estudado – e aplicado! – para identificar, analisar e evoluir processos no campo do Direito! O objetivo é sempre aumentar a eficiência no modo como as tarefas são executadas e, consequentemente, melhorar a produtividade das equipes.
Se você é um entusiasta do uso de dados nas organizações e acredita que a tecnologia pode colaborar para elevar a performance de departamentos jurídicos e escritórios de advocacia, seguramente o process mining é para você!
Pronto(a) para entender o que é a mineração de processos, e como ela funciona? Vamos lá!
O que é process mining ou mineração de processos?
O process mining, ou mineração de processos, é um conjunto de técnicas que tem por objetivo o rastreio e a análise de processos em organizações de todo tipo.
De modo geral, as técnicas de process mining envolvem o rastreamento e a coleta de dados relacionados às atividades e aos padrões de atividades realizados em um determinado processo.
Isso é possível quando as organizações usam softwares para registrar suas atividades. Isso porque os softwares costumam armazenar logs de eventos. Esses logs nada mais são do que dados e metadados sobre cada atividade realizada no sistema.
Na prática, portanto, a mineração de processos rastreia todas as pequenas atividades realizadas para se chegar a um certo resultado e, por meio do aprendizado de máquina, é capaz de identificar erros, falhas, e até oportunidades de melhoria.
– Diferenças entre mineração de processos e mineração de dados
Provavelmente você já ouviu falar em mineração de dados (data mining) – o termo já é relativamente conhecido no Brasil. A mineração de dados nada mais é que a compilação e tratamento de dados, de qualquer tipo, com o objetivo de obter alguma informação ou análise relevante a partir disso.
Já o process mining, ou mineração de processos, minera e analisa especificamente dados relacionados processos interno de uma organização. Isto inclui, por exemplo, os dados do processo de elaboração e assinatura de contratos, do processo de obtenção de um financiamento, do processo de contratação de um novo colaborador, e assim por diante.
Portanto, para quem é ligado ao mundo do Direito, é preciso compreender que a mineração de processos não é necessariamente sobre processos judiciais. Mas, sim, sobre o conjunto de atividades (lineares ou não, assíncronas ou simultâneas) que levam ao atingimento de um determinado objetivo.
Logo, o conceito de “processo” que é associado ao process mining é aquele proveniente das áreas de Administração e Gestão de Empresas. Contudo, isso não significa que a mineração de processos não possa ter aplicação na análise de processos judiciais. Pelo contrário, ao longo deste texto, você encontrará exemplos de uso que já são possíveis.
– Diferenças entre process mining e Business Intelligence (BI)
O conceito de Business Intelligence é mais comum no mercado, e muito mais difundido entre advogados. Aqui no blog da Projuris, inclusive, já falamos sobre o uso de dados estruturados em BIs para o jurídico, e inclusive desenvolvemos nossa própria solução de BI, o Legal Intelligence.
Com isso em mente, é hora de entender o que realmente diferencia process mining e business intelligence – além da diferença de popularidade entre os dois conceitos.
As técnicas de Business Intelligence compilam dados gerados não apenas pelos softwares das empresas, mas também por outras fontes de dados, e geram visualizações que permitem enxergar resultados, e tomar decisões de negócio futuras com base nesses resultados.
Já o process mining olha especificamente para os dados relacionados à execução de processos internos nas empresas. Assim, os principais insights da mineração de processos dizem respeito ao modo como as coisas são feitas, e não aos resultados obtidos por elas.
Logo, o process mining é mais eficiente quando se trata de identificar gargalos na operação, e implementar melhorias na forma como as tarefas são executadas.
Enquanto isso, os métodos de Business Intelligence permitem maior cruzamento de dados, análise de tendências e fornecimento de subsídios para o planejamento do negócio.
Quais os benefícios do process mining para as empresas?
Agora que você já sabe o que é o process mining e como ele se diferencia de outras técnicas disponíveis no mercado, é possível que esteja se perguntando se vale a pena implementar isso na sua organização.
A resposta depende da realidade de cada empresa, mas certamente muitos benefícios podem ser obtidos com esse tipo de análise. Abaixo, listamos três vantagens principais da aplicação do process mining.
- Maior controle e auditoria sobre os processo
- Identificação de gaps e oportunidades de melhoria
- Aumento da produtividade das equipes
Vamos conhecer melhor como cada um desses itens se materializa através da mineração de processos?
– Maior controle e auditoria sobre os processos
A auditoria de processos é um serviço comum, sobretudo nas grandes empresas, onde o volume de processos acontecendo simultaneamente é enorme.
Mas, com técnicas de process mining, já é possível automatizar a auditoria de certos processos por meio da coleta dos dados gerados durante a realização das atividades. Assim, a identificação de falhas ou erros ocorre com menos interferência humana.
O mesmo vale quando falamos em aumentar o controle sobre os principais processos internos da organização. Ferramentas de process mining são capazes de coletar o histórico das atividades e oferecer visualizações mais consistentes sobre como cada processo é executado.
– Identificação de gaps e oportunidades de melhoria nos processos
Enxergar padrões de realização de um determinado processo, como a elaboração e assinatura de um contrato, pode ajudar as empresas a identificarem pontos que precisam de melhoria.
Imagine o exemplo do contrato, que mencionamos acima. Com técnicas de process mining, um gestor jurídico poderia visualizar falhas no momento da elaboração da minuta – como a não utilização do modelo-padrão salvo no software jurídico da empresa, por exemplo.
Assim, esse tipo de análise, promovida pela mineração de processos, permite que os gestores identifiquem e implementem melhorias na maneira como as atividades diárias são realizadas pelos colaboradores.
– Aumento da produtividade das equipes
Em última análise, o principal benefício da correta aplicação do process mining é o aumento da produtividade das equipes.
Identificar como as tarefas são realizadas, controlar essas ações e aplicar melhorias leva, na prática, a uma operação mais eficiente. Com a evolução dos processos, é possível reduzir o tempo – e o dinheiro – gasto pela organização.
Outrossim, a identificação dos processos que já são eficientes e que não precisam de alteração também resulta em ganho. No final, garante-se que o que precisa ser melhorado na operação o será, e o que já funciona pode ser mantido.
Mineração de processos ou processos mining no mundo jurídico: exemplos de uso
Depois de tudo o que você leu sobre process mining, é possível que esteja se perguntando como de fato esse tipo de conhecimento pode ser aplicado na prática. A boa notícia é que já existem diversos exemplos, inclusive aqui no Brasil.
Grandes empresas de logística, de transportes, indústria e serviços já utilizam a mineração de processos. Abaixo, no entanto, o foco está em apresentar exemplos que mostrem a intersecção entre esse mundo de dados e a realidade do Direito. Vamos lá?
– Process Mining para a análise da produtividade do Poder Judiciário
Neste caso, a aplicação do process mining não diz respeito à análise de processos em escritórios de advocacia ou departamentos jurídicos de empresas. Mas, seguramente, tem impacto no trabalho realizado em ambos os locais. Vejamos como?
O sistema de justiça brasileiro é frequentemente classificado como lento ou moroso. Mas a aplicação das técnicas de mineração de processos tem permitido a identificação de etapas do andamento de processos judiciais que poderiam passar por otimização.
E, não estamos falando de um exemplo hipotético de aplicação. Nada disso! Pesquisadores do Process Mining Research Group, da Universidade de São Paulo (USP), têm conduzido estudos para análise da performance e produtividade no Tribunal de Justiça de São Paulo – considerado o maior tribunal do mundo em volume de processos.
Na prática, as pesquisas conduzidas pelo grupo permitem identificar, por exemplo, gargalos de tempo ao longo da tramitação de um processo. Esse tipo de informação pode ser utilizado para melhorar a performance dos tribunais e, em última análise, dar mais celeridade à justiça.
– Process Mining aplicado a gestão do contencioso da empresa
Se a sua empresa precisa lidar com um grande volume de processos judiciais, é muito provável que você já tenha um atividades-padrão para a busca por subsídios e provas, bem como, para a elaboração da defesa.
Com a aplicação de ferramentas de process mining é possível identificar, por exemplo, quais atividades exigem maior gasto de tempo e onde estão os gargalos desse processo.
Analisando o processo interno para apresentação de defesa em ações de Direito do Consumidor, as técnicas de process mining podem, portanto, ajudar a identificar quais etapas e ações precisam de adaptação.
– Mineração de Processos e evolução do Compliance
Legislações como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exigem ainda mais cuidado das empresas, para manter-se em conformidade legal. E é nesse cenário que o process mining pode ser útil.
Ao invés de avaliar se o programa de Compliance e as diretrizes legais da empresa por meio de auditorias tradicionais, é possível automatizar essa análise por meio da mineração de processos.
Na prática, o process mining fornece as técnicas necessárias para criar automações capazes de comparar um processo dentro dos limites legais e normativos, com um processo executado em desacordo com as normas. E, assim, identificar o que precisa ser ajustado.
Como dar os primeiros passos na mineração de processos?
Se você está interessado em começar a usar técnicas de process mining na sua empresa ou no seu departamento, é preciso primeiro cumprir alguns requisitos e preparar a sua equipe.
A seguir, listamos algumas ações que você pode implementar, para facilitar a adesão ao process mining.
– Trabalhe com softwares
Pode parecer óbvio para muitos, mas o fato é que sem o registro de dados estruturados, por meio dos softwares, será muito difícil – quase impossível – aplicar o process mining com efetividade.
É comum que departamentos jurídicos ainda utilizem planilhas ou outros controles paralelos, na operação diária. Não há problema em usar essas ferramentas mas, com elas, você não obterá a riqueza de dados necessária para fazer análises e mudanças mais profundas.
Além disso, na hora de escolher um software, é importante que ele cubra o maior volume possível de tarefas do seu setor. No jurídico, por exemplo, se há demandas relacionadas a contratos, mas também há demandas contenciosas, faz-se necessário escolher um software capaz de cobrir as atividades de ambas.
É o caso, por exemplo, do Projuris Empresas, plataforma de inteligência legal utilizada por dezenas de empresas de todo o Brasil. E, o melhor, o software da Projuris é integrado com alguns dos ERPs mais comuns no mercado. Assim, você não perde nenhum dado.
– Crie uma cultura voltada a dados
Registrar os processos diários por meio de softwares é um grande passo mas, sozinho, não será suficiente. É preciso que você gere na sua equipe uma cultura voltada a dados. O que isso significa?
Que a sua equipe – e a empresa, como um todo – precisam estar guiadas por dados, métricas e indicadores. A tomada de decisão e a implementação de mudanças nos processos internos não podem estar baseadas em achismos.
Mas, como criar uma cultura voltada a dados? Comece garantindo que o seu setor tem metas conhecidas e mensuráveis. Crie momentos para olhar e discutir essas métricas, com toda a sua equipe.
Depois, considere criar metas de avaliação dos seus colaboradores. Nós temos um artigo sobre OKRs na advocacia, e talvez seja o caso de considerar a aplicação de OKRs individuais para o seu time. Para saber como aplicar essa estratégia, dê uma olhada no webinar abaixo.
Por fim, certifique-se de que os seus colaboradores estão cientes sobre a importância de registrar todas as atividades que realizam, gerando dados a partir delas. Para isso, você pode realizar cursos e formações, aprendendo a explorar todas as potencialidades do software adotado pela sua empresa.
– Tenha a tecnologia como sua aliada
O Direito é uma das áreas profissionais mais antigas do mundo, e durante muito tempo o dia a dia dos advogados esteve associado aos papéis. Mas isso mudou nas últimas décadas, e ferramentas tecnológicas chegaram para ficar.
O process mining é um exemplo disso. Como você viu, trata-se de uma técnica avançada de análise de dados, possível apenas pelo uso da tecnologia.
Então, um passo importante para aplicar essa e outras metodologias de análise de dados no seu escritório ou departamento jurídico é compreender que a tecnologia é uma aliada sua.
Trata-se, portanto, de adotar uma postura positiva e aberta às mudanças tecnológicas crescentes. Estar disposto a buscar conhecimento, se conectar com profissionais de TI e experimentar novas ferramentas é fundamental para quem realmente deseja implantar esse tipo de técnica no seu dia a dia – e obter os resultados advindos dela.
Perguntas frequentes
O que é mineração de processos?
Mineração de processos, ou process mining, é uma técnica que combina a mineração de dados com a análise de processos (conceito da área de Administração). A mineração de dados permite a identificação de falhas e oportunidades de melhoria, pela compilação de dados gerados na execução de processos rotineiros nas organizações.
Como é feita a mineração de processos?
Existem diferentes técnicas de mineração de processos (ou process mining). Mas, as mais comuns se baseiam na análise de logs de eventos. Isto é, registros de cada atividade realizada dentro de um software. Os logs permitem identificar como os processos são realizados, no nível operacional. E, por meio de cruzamentos e aprendizagem de máquina, permitem também identificar gaps, gatilhos, pontos de melhoria, entre outros.
Conclusão
Depois de entender o que é a mineração de processos (process mining) e como ela pode ser aplicada no dia a dia, é provável que um novo mundo de possibilidades de análise tenha se aberto para você.
É evidente que o process mining é uma técnica mais complexa e avançada, mas isso não impede que você comece, hoje mesmo, a aplicar técnicas – ainda que mais rudimentares – para obter insights a partir dos dados e dos processos realizados no seu dia a dia. Bom trabalho!
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