Gestão do contencioso: 6 passos para executar

18/09/2023
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26/04/2024
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14 minutos

Muitos departamentos jurídicos precisam lidar diariamente com demandas litigiosas, que atingem diretamente seus clientes. São processos judiciais e extrajudiciais, que precisam ser monitorados, tratados e levados à resolução, com a menor perda possível. A essa área estratégica do jurídico damos o nome de gestão do contencioso.

Embora o conceito de contencioso seja bastante conhecido entre quem atua na área, no momento de migrar para a prática, e fazer a gestão em si, advogados e gestores jurídicos podem ter muitas dúvidas.

Neste artigo, você vai descobrir qual o real objetivo da gestão de contencioso, como operacionalizar sua atuação nessa área e, ao final, ainda vai encontrar dicas de formações para seguir se aperfeiçoando no tema.

Vamos lá?

Como funciona a gestão do contencioso?

A gestão do contencioso é a atuação consciente e planejada no gerenciamento e controle dos litígios e demandas judiciais a eles relacionadas, independemente da posição ocupada pela empresa no conflito: parte passiva, ativa ou interessada.

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Mas, de que gerenciamento estamos falando? Ele envolve algumas esferas essenciais, como:

  • a definição e implementação de estratégias defesa ou acusação;
  • o controle de prazos e datas-chave no trâmite das demandas;
  • a operacionalização da elaboração e revisão de documentos relacionados à contenda (como peças jurídicas e pareceres);
  • a atuação preventiva e estratégica, na redução ou mitigação das causas dos litígios.

Para fazer a gestão do contencioso, as empresas podem adotar diferentes estratégias, a depender de fatores como o volume de demandas e a complexidade delas. Terceirizar a atuação no contencioso judicial e investir em tecnologias de automação do peticionamento são dois exemplos de táticas comumente adotadas.

Quando a gestão do contencioso é necessária?

A gestão do contencioso é necessária, em geral, quando a empresa atinge um certo número de processos judiciais, a partir do qual, faz-se necessário estruturar uma área, além de métodos e procedimentos para lidar com esses processos.

Além disso, é importante entender que o gerenciamento estratégico do contencioso também se faz necessário quando a organização passa a ser impactada – em seu faturamento ou operação – pelas demandas contenciosas em andamento.

Portanto, são duas as situações principais que desencadeiam o investimento em gestão contencioso:

  • alto número de demandas litigiosas;
  • significativo impacto negativo causado pelos processos judiciais (ou extrajudiciais) na empresa.

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Quais são os tipos de gestão de contencioso?

Existem muitas maneiras de subdividir e classificar a gestão do contencioso. Com base no cenário encontrado nas empresas, é possível afirmar que há duas vertentes principais:

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  • a classificação com base no modelo de distribuição das atividades e responsabilidades;
  • a classificação de acordo com a área de concentração das demandas.

A seguir, adentraremos cada uma dessas categorizações, para que você possa conhecer os diferentes tipos de gestão de contencioso. Preparado(a)?

Por distribuição do trabalho

Classificam-se as demandas litigiosas com base em como o trabalho de gestão contenciosa é dividido e delegado. Assim, tem-se dois tipos de gestão do contencioso: internalizada e terceirizada. Vejamos.

Gestão do contencioso internalizada

O gerenciamento contencioso internalizado exige a criação de uma equipe própria, geralmente situada dentro do organograma do Departamento Jurídico da empresa, para assumir todos os processos judiciais e extrajudiciais da empresa.

Ao assumir um modelo de contencioso internalizado, uma das maiores vantagens é ter um time de pessoas conectadas com o negócio, que compreende os objetivos estratégicos e se reporta às demais áreas e à gestão da organização.

Por outro lado, a gestão do contencioso internalizada traz consigo um ônus: o alto custo para manter equipes internas, dedicadas a essa atividade. Esse aspecto precisa ser pesado, na hora de optar por um ou outro tipo de gestão contenciosa.

Gestão do contencioso terceirizada

A terceirização da gestão de contencioso é uma tendência no jurídico corporativo, já que a maioria das empresas ainda tem poucos profissionais nesse setor. O Censo Jurídico 2023 mostrou que 64% dos departamentos jurídicos tem 5 ou menos colaboradores.

Nesse cenário, a terceirização do contencioso consiste na contratação de um ou mais escritórios de advocacia, que assumem sobretudo as causas judicializadas da empresa.

Há diferentes táticas de terceirização. Algumas organizações optam por contratar diferentes escritórios, por região ou território de atuação – principalmente quando uma mesma empresa tem abrangência nacional.

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Outras, contratam escritórios com base na natureza dos processos. Portanto, priorizam a especialização dos profissionais em determinada área – trabalhista, consumerista, cível, ou outra.

E, não menos importante, certas empresas terceirizam a totalidade da carteira de processos para uma única grande banca.

De qualquer forma, para definir qual o melhor modelo de gestão contenciosa terceirizada, é preciso analisar com cuidado o cenário da empresa, a abrangência e variedade das demandas litigiosas e, claro, considerar o orçamento disponível para essa operação de terceirização.

Por área de concentração das demandas

A segunda metodologia para classificar a gestão de contencioso é com base na natureza dos processos que precisam ser geridos. Abaixo, separamos duas subespécies bastante comuns, confira!

Gestão do contencioso trabalhista

A gestão do contencioso trabalhista se dá no âmbito da Justiça Trabalhista, e costuma envolver não apenas o conhecimento de leis, jurisprudência, doutrina dessa área.

Faz-se necessário que o time de contencioso que faz esse gerenciamento desenvolva também familiaridade com cálculos jurídicos de diversos tipos. Tal necessidade decorre do tipo de objeto e pedido que é feito nas ações trabalhistas. Ações relacionadas à insalubridade, pagamento de horas in itinere e férias são alguns exemplos.

Além disso, a gestão do contencioso trabalhista costuma exigir de advogados e gestores jurídicos certa atuação preventiva. Além de atentar-se à implementação das normas trabalhistas vigentes, esses profissionais também podem atuar com foco na redução das causas-raiz dos litígios.

Gestão do contencioso cível

Gerir o contencioso cível exige do departamento jurídico mais flexibilidade, e conhecimento sobre uma ampla gama de matérias. Afinal, nesse espectro de gerenciamento, podem adentrar questões envolvendo contratos, demandas consumeristas, crédito e investimentos, entre tantas outras.

Um dos maiores desafios da gestão do contencioso cível é, portanto, identificar as causas-raiz, o perfil dos litígios mais relevantes e, principalmente, ser capaz de atuar preventivamente sobre eles.

Para isso, muitas vezes, o jurídico terá que atuar junto a outras áreas da empresas, como os setores financeiros, de contabilidade e administração.

Como fazer a gestão do contencioso? 6 passos para começar

Confira, abaixo, 6 dicas práticas para começar a fazer a gestão do contencioso no seu departamento jurídico ou escritório.

1 – Mapeie sua carteira de processos e dimensione o volume ativo

Antes de fazer os primeiros movimentos para estruturar uma área e estratégia de gestão do contencioso, é essencial que você dê um passo atrás e busque conhecer a sua carteira de processos. A partir da avaliação dos processos ativos, e dos mais recentemente baixados, é possível mapear onde estão os pontos de maior atenção.

Outra delimitação importante diz respeito ao volume de demandas que precisam ser geridas. Compreender não apenas quantos processos estão ativos, mas quantos novas citações chegam em determinado período de tempo (como um trimestre ou semestre) ajuda a dimensionar o tamanho do desafio que precisará ser enfrentado.

2 – Entenda onde seus processos estão concentrados

Identificar o perfil da sua carteira de processos é um passo fundamental para desenhar um plano realmente eficiente de gestão contenciosa. Isso porque, como você viu ao longo deste artigo, a natureza dos processos pode exigir diferentes habilidades e táticas por parte da equipe.

Além de entender se os processos da sua carteira são majoritariamente trabalhistas, consumeristas, ambientais, ou outros, é importante entender outros padrões. Causas-raiz que se repetem excessivamente, filiais que concentram litígios, advogados e litigantes contumazes são alguns dos aspectos a que se atentar.

3 – Distribua os processos pela sua equipe, ou para terceirizados

Uma vez que você mapeou sua carteira, é hora de distribuir responsabilidades e delegar tarefas. É importante que todas as pessoas da sua equipe – ou os profissionais terceirizados contratados – tenham um escopo de atividades delimitadas, com clareza sobre o que precisa ser assumido.

Além de delegar as tarefas, é importante conscientizar os envolvidos sobre dois aspectos da operação:

  • os procedimentos-padrão que precisam ser seguidos: padrões de comunicação, de estruturação das peças, de relatório, e assim por diante;
  • as ferramentas e tecnologias: treinar e educar a todos no uso das soluções que centralizam e facilitam a gestão de processos, como sistemas, pastas de armazenamento ou planilhas.

4 – Analise os dados, para entender seus pontos critícos

A análise continuada dos dados que são gerados ao longo do gerenciamento das demandas contenciosas pode marcar a diferença entre um departamento jurídico bem ou mal sucedido.

A partir dessa gestão – se realizada com as ferramentas certas – é possível coletar dados e criar indicadores para medir a perfomance da equipe, mas também para monitorar os litígios em si, e tomar ações a partir desse acompanhamento.

Por meio de uma gestão de contenciosa focada em dados, o setor pode ser capaz de identificar informações importantes para evoluir a estratégia, como por exemplo:

  • em qual perfil de processos a empresa geralmente perde;
  • quais ações devem ser priorizadas na realização de acordos;
  • quais ações causam mais impacto financeiro;
  • quais estratégias de defesa obtem um percentual maior de sucesso;

5 – Conecte-se com outras áreas, para atuar preventivamente

Muitos gestores cometem o erro de acreditar que a atuação preventiva não é função da equipe de contencioso. Na verdade, a mitigação de causas raiz, e a atuação consultiva e proativa junto a outras áreas dos negócios, é a chave de um departamento jurídico realmente capaz de gerar valor para os negócios.

Para concretizar essa atuação preventiva, no entato, é preciso estar aberto a integrar-se com outras áreas da organização. Desde o RH, passando por setores ligados à atividade-fim da empresa, sem esquecer das áreas tributária e fiscal: a gestão contenciosa exige capacidade de se conectar e promover mudanças em diferentes áreas da empresa.

6 – Use a tecnologia a seu favor

Para gerenciar seus litígios de modo mais eficiente – e sem precisar inflar a equipe – é fundamental ter a tecnologia como uma aliada do se jurídico. Isso porque, atualmente, já existem dezenas de ferramentas para facilitar e otimizar as atividades contenciosas.

Aqui, estamos falando de tecnologias simples, como as ferramentas de assinatura digital para agilizar a firma de procurações, por exemplo, ou ainda os sistemas de peticionamento eletrônico. Mas, não apenas isso.

A gestão do contencioso requer a centralização de todos os litígios em um único local. No mercado atual, há duas alternativas principais: a centralização em um software jurídico, ou em uma planilha. Veja as diferenças entre cada um desses métodos, a seguir.

Aproveite também para conferir a experiência do Dr. Ronaldo Amorim, Coordenador Jurídico na Cerradinho Bioenergia SA. Ele já usou planilhas e softwares, e compara as duas experiências:

Gestão do contencioso por planilhas

A gestão de processos judiciais por meio de planilhas é um dos métodos mais tradicionais, e acompanha muitas empresas desde o princípio do processo de digitalização.

Aqui mesmo, na Projuris, disponibilizamos uma Planilha de Gestão de Processos gratuita que já soma mais de 15 mil downloads. A vantagem mais óbvia da planilha é seu baixo custo. Afinal, é possível baixar um modelo grátis e começar a usar!

Por outro lado, a gestão por planilhas traz alguns ônus. Necessidade de atualização manual, erros advindos dessa operação, falta de controle sobre prazos e dificuldade de acompanhar dados são algumas desvantagens. Por isso, essa ferramenta só é indicada para carteiras contenciosas pequenas.

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Gestão do contencioso com softwares

A gestão do contencioso com softwares é feita por meio da centralização das demandas litigiosas em sistemas e aplicativos de computador. Os melhores softwares para gestão do contencioso são aqueles que permitem gerir todas as etapas de um processo litigioso, em um único local.

É o caso, por exemplo, do Projuris Empresas. Esse software jurídico permite que os departamentos jurídicos capturem novos processos até 30 dias antes da citação oficial. E, se o time de contencioso atuar de maneira preventiva, também é possível usar o software para capturar e tratar litígios antes da judicialização – como aqueles consumeristas, registrados no Procon.

Na sequência, o software da Projuris permite que os gestores:

  • solicitem via workflow e armazenem subsídios para defesa ou acusação;
  • editem peças jurídicas – com preenchimento automático de algumas informações;
  • distribuam tarefas entre a equipe;
  • monitorem prazos-chave para o andamento do processo;
  • provisionem valores associados ao processos e façam cálculos de provisionamento;
  • cotem seguros garantia judicial ou gerenciem depósitos judiciais e depósitos recursais;
  • recebam automaticamente notificações de publicações associadas ao processo;
  • façam cálculos jurídicos;
  • distribuam tarefas para escritórios terceirizados, e monitorem a produtividade e entrega deles, por meio do software;
  • acompanhem painéis de dados sobre os litígios ativos, em tempo real;
  • extraiam relatórios detalhados, em diferentes formatos, em menos de 5 cliques;

Viu como todas as demandas de gerenciamento dos processos judiciais podem ser centralizadas em um único software? Decorre disso o aumento da produtividade da equipe, a maior eficiência e a melhoria dos índices de sucesso no contencioso, por exemplo.

Para conhecer como o Projuris Empresas funciona na prática, agende uma demonstração rápida do software.

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Cursos de gestão do contencioso: para aprender mais

No Brasil, existem algumas instituições de ensino que oferecem cursos de pós-graduação, especializações ou LLMs (Master of Laws,) na área contenciosa. É importante se informar sobre a grade de conteúdos e sobre o currículo dos professores, antes de começar uma formação desse tipo. Assim, sua escolha será mais assertiva.

De qualquer forma, listamos abaixo dois dos cursos mais reconhecidos no Brasil, quando o assunto é gestão de contencioso:

Gestão de Contencioso 4.0, da FutureLaw

A FutureLaw é uma edtech, com foco na formação e aprimoramento de profissionais para atuação inovadora no universo jurídico. Ela disponibiliza o curso Gestão de Contencioso 4.0, que é gravado e pode ser feito de forma 100% online.

Um dos diferenciais do curso é contar com um grande quadro de professores, incluindo muitos profissionais com experiência de mercado. Os módulos contemplados no curso incluem temas como tecnologia no jurídico, jurimetria e análise de dados, além do compartilhamento de cases e vivências reais.

Gestão de Contencioso 4.0 – FutureLaw:

  • Formato: online;
  • Duração: 28 horas/aula, disponíveis por até 7 meses;
  • Preço: em média, R$1200;
  • Inscrições: ano inteiro.

Contencioso Estratégico, da FGV Direito SP

A Fundação Getúlio Vargas é uma das instituições de ensino mais conhecidas no país. Nesse contexto, o Programa de Pós-graduação Lato Sensu (FGV Law) oferece um curso de curta duração, com foco em Contencioso Estratégico.

O cronograma de aulas ensina os alunos a definirem estratégias para uma série de ações essenciais no contencioso, como a escrita de uma petição, intervenção como terceiro, preparação para audiência e a interposição de recursos, por exemplo. Os professores costumam integrar o quadro docente da própria FGV.

Contencioso Estratético – FGV/SP:

  • Formato: presencial;
  • Duração: 32 horas/aula, ao longo de 2 meses;
  • Preço: em média, R$4000;
  • Inscrições: em geral, nos primeiros meses de cada ano;

Perguntas frequentes

O que é gestão do contencioso?

A gestão do contencioso é a especialidade, dentro do departamento jurídico, que dedica-se ao gerenciamento, monitoramento e aumento da eficiência no gerenciamento de demandas litigiosas, como processos judiciais e extrajudiciais.

Conclusão

Como você viu, a gestão do contencioso é um grande desafio para muitas empresas – mas também uma oportunidade para gerar economia e tornar-se um departamento mais eficiente. Lembres-se, sempre, que novas tecnologias podem lhe ajudar nessa missão. E, claro, siga buscando conhecimentos na área! Bom trabalho.

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