No mundo hiperconectado de hoje, os métodos tradicionais de assinatura e autenticação de documentos estão cada vez mais sendo substituídos por inovações tecnológicas, como assinaturas eletrônicas.
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No meio jurídico, a gestão de assinaturas interfere diretamente na rotina, seja do departamento jurídico ou escritório de advocacia. Na produtividade, na celeridade de seus processos e até mesmo no aproveitamento de seu espaço físico.
Não há mais como negar que a internet mudou completamente a forma como o ser humano se relaciona e realiza o seu trabalho. A questão atual é como fazer com que as transações e atividades aconteçam de forma segura, lícita e confiável.
Isso inclui a regulamentação do uso de documentos digitais, gerenciamento de dados eletrônicos e até o tema deste artigo: a assinatura eletrônica.
Afinal, o que é uma assinatura eletrônica?
O termo “assinatura eletrônica” é utilizado para designar, de forma ampla, todas as assinaturas realizadas em ambientes virtuais.
Desta forma, não é obrigatório possuir um certificado digital para realizar uma assinatura eletrônica; tudo depende da forma de aceite disponibilizada nos sites e plataformas digitais utilizadas pelo interessado.
Nestes casos, a segurança da assinatura e a identificação do usuário será verificada por outros fatores, como, por exemplo, o endereço de IP do equipamento utilizado, a geolocalização, a utilização de biometria, tokens, logins/usuários e senhas, a digitação de códigos de segurança enviados por e-mail ou SMS, entre outros.
Por conta das suas diferentes formas de autenticação e segurança, as assinaturas eletrônicas são mais frequentes nas operações e negociações virtuais.
Assinatura digital é o mesmo que assinatura eletrônica?
Embora a assinatura digital seja uma das espécies da assinatura eletrônica, elas são usadas de forma e para meios diferentes.
Enquanto a primeira utiliza criptografia e permite aferir a origem e a integridade do documento, a outra é gerada a partir da grafia de uma assinatura na tela de um dispositivo (computador, celular e tablet) e precisa ser provada de acordo com alguns critérios.
Tem validade legal?
Tanto o certificado digital quanto a assinatura são legais e atestados pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), uma parte do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), que é um órgão do Governo Federal responsável pelo tema no Brasil.
Em resumo, documentos assinados digitalmente têm o mesmo valor legal de documentos assinados em papel.
Vantagens da adoção de assinatura eletrônica
1. Economia
Os blocos de papéis já não farão mais parte da sua rotina e, certamente, você vai economizar tinta na impressora.
2. Eficiência
Os documentos, como contratos, serão assinados com muita mais agilidade, afinal, os envolvidos no processo poderão fazê-lo facilmente online, sem precisar sair de casa e marcar hora para isso.
3 – Agilidade
Como pontuado anteriormente, não há mais necessidade de sair de casa para assinar documentos, já que é possível fazer de qualquer lugar.
4 – Segurança
Os documentos assinados eletronicamente podem ser armazenados em uma nuvem e, por consequência, nunca serão perdidos, roubados ou comprometidos. Além disso, a assinatura eletrônica garante a identidade do signatário e a integridade do contrato.
5 – Melhor experiência para o cliente
Não esqueça que todas as pessoas, hoje, estão mais tecnológicas e oferecer praticidade atrai e fideliza muitos clientes. Essa opção, sem dúvida, é um benefício e um meio para retê-los no seu escritório.
Como fazer assinatura eletrônica?
Os últimos anos nos mostraram que o meio jurídico não só pode como deve se adaptar ao mundo digital para colher todos os benefícios que a tecnologia proporciona.
Afinal, a chave para o sucesso na advocacia é a capacidade de desenvolver hábitos inovadores que proporcionam uma ótima experiência aos clientes e maior agilidade nos processos do escritório.
Softwares de gestão que oferecem automação de documentos e gestão de contratos, como o Projuris Escritórios, oferecem flexibilidade, menos estresse na rotina e mais oportunidade para dedicar tempo em demandas importantes.
O Módulo de Assinatura Eletrônica, do Projuris Escritórios, por exemplo, permite assinar contratos, procurações, recibos ou outros documentos do escritório de maneira rápida e com rastreabilidade.
Esta funcionalidade autentica rapidamente um documento com uma marca exclusivamente identificável que não exija o uso de papel e caneta – e o melhor, de maneira segura e com validade jurídica.
Sim, segurança é uma das vantagens que a assinatura eletrônica pode oferecer. As preocupações com extravios de papéis ou perdas com incidentes já não existem, pois a documentação devidamente assinada permanece guardada digitalmente.
Veja quais são os outros benefícios para o escritório:
- Redução de custo com papel e autenticações;
- Diminuição do tempo de coleta de assinaturas;;
- Agilidade na tramitação e formalização de procedimentos;;
- Mobilidade;
- Responsabilidade social.
Como funciona a assinatura eletrônica?
Qualquer documento pode ser assinado digitalmente a qualquer momento. Você pode criar uma coleta para assinatura de documento em grupo – sem limite de número de participantes – solicitando, via e-mail, aos envolvidos, suas assinaturas.
A plataforma vai registrar a data que a coleta foi criada, quantas e quais são elas e também o status de cada uma: concluído, em andamento, rejeitado e cancelado. Além disso, ela permite configurar descrição, título e permissão de acordo com a sua necessidade.
Por que investir no Módulo de Assinatura Eletrônica?
Como você leu anteriormente, são inúmeros os benefícios de tornar este processo mais tecnológico. Com rapidez e segurança você economiza com papel e formalizações e ainda garante que jamais vai perder um documento assinado.
É assim que você vai diminuir custos com burocracia e transporte, seu e do seu cliente. Além, também, de formalizar todos os documentos que considera importantes sem precisar visitar ou ser visitado por seus clientes.
Perguntas frequentes sobre assinatura eletrônica
Em quais documentos é possível usar a assinatura eletrônica?
Contratos, procurações, recibos ou outros contratos do escritório de advocacia!
Qual a diferença entre assinatura eletrônica e digital?
O termo “assinatura eletrônica” é utilizado para designar, de forma ampla, todas as assinaturas realizadas em ambientes virtuais. Já a assinatura digital é uma espécie de assinatura eletrônica. Sua utilização é mais restrita, visto que só é possível realizá-la por meio de um certificado digital.
Como fazer assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica pode ser feita por meio de um software jurídico que integre os documentos do escritório e permita acesso dos clientes do escritório.
Conclusão
Para o advogado, possuir uma assinatura eletrônica que tenha validade jurídica significa não precisar ir até o fórum para assinar e protocolar petições ou consultar processos e autos.
Tudo isso passa a ser feito digitalmente. Para os advogados, o uso mais comum é nos peticionamentos eletrônicos.
Além da dinamização do trabalho que o ambiente online oferece, possuir uma assinatura traz economia em gastos relacionados à locomoção, impressão e envio de documentos para o advogado.
Trabalhar com documentos eletrônicos também facilita a organização, fluxo de trabalho e monitoramento de prazos, como também evita extravios e perdas, pois todos os documentos podem ser armazenados online, mantendo-se acessíveis a qualquer momento e de qualquer lugar.
Todos esses benefícios podem ser conciliados com um sistema de gestão e controle de processos, como o Projuris Escritórios.
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