Software jurídico: como cadastrar consultas no ProJuris

Software jurídico é a ferramenta que organiza consultas, processos, documentos e prazos da advocacia, com apoio ao exercício da consultoria jurídica, nos termos do art. 1º, II, da Lei 8.906/1994. Na prática, registrar a consulta preserva histórico, facilita atendimento e reduz perda de informações relevantes.

Originalmente organizado em seis módulos, Processos, Pessoas, Documentos, Agenda, Financeiro e Timesheet, o ProJuris para Escritórios nasceu como um software jurídico voltado à gestão processual, ao cadastro de clientes, ao controle documental, aos prazos, às finanças e à produtividade. A evolução da rotina dos escritórios exigiu uma estrutura mais ampla.

Por isso, o antigo módulo Processos passou a dar lugar ao módulo Casos. A mudança não representa apenas troca de nome. Ela amplia o alcance do cadastro para abranger atendimentos que ainda não têm número judicial, fase contenciosa ou distribuição em tribunal.

O que mudou no ProJuris para Escritórios?

O ProJuris deixou de tratar apenas processos já formalizados e passou a permitir o registro de consultas no módulo Casos. Com isso, o escritório acompanha desde o primeiro contato do cliente até eventual ação judicial, acordo extrajudicial, contrato, parecer ou encerramento do atendimento sem demanda.

Antes, o módulo servia somente para a gestão de processos do escritório de advocacia. Com o uso diário, ficou clara a necessidade de registrar situações anteriores ao processo, como uma reunião inicial, uma análise documental, uma orientação preventiva, uma avaliação de risco ou um possível acordo.

A alteração também melhora a visão gerencial. Um gestor jurídico consegue identificar quantas consultas entraram no mês, quais áreas geraram mais procura, quais advogados receberam mais atendimentos e quais consultas se converteram em processos, contratos ou propostas de honorários.

Esse histórico importa porque a atividade de consultoria e assessoria jurídica integra a advocacia, conforme art. 1º, II, da Lei 8.906/1994. Mesmo quando não existe processo, o atendimento pode envolver sigilo profissional, dados pessoais, documentos sensíveis, análise de prazos prescricionais e orientação técnica ao cliente.

Por que cadastrar consultas no software jurídico?

Cadastrar consultas no software jurídico cria um registro estruturado do atendimento, evita informações dispersas em mensagens e planilhas e conecta cliente, documentos, agenda, advogado responsável e financeiro. O escritório ganha rastreabilidade e reduz riscos de esquecimento, duplicidade de tarefas e perda de prazos internos.

Uma consulta pode começar com um cliente que relata demissão sem pagamento de verbas rescisórias, consumidor que recebeu cobrança indevida, empresa que precisa revisar contrato com fornecedor ou família que busca orientação sucessória. Em todos esses cenários, o escritório precisa registrar fatos, documentos recebidos, pedidos do cliente e providências combinadas.

O cadastro também ajuda a diferenciar consulta jurídica de processo judicial. O processo depende de atos formais perante órgão competente, como distribuição, citação, manifestação das partes e decisões. A consulta, por sua vez, pode existir antes da demanda ou nunca se transformar em ação.

Essa distinção influencia a cobrança de honorários. O art. 22 da Lei 8.906/1994 reconhece o direito do advogado aos honorários convencionados, fixados por arbitramento ou sucumbenciais. Quando o escritório registra a consulta, fica mais simples comprovar serviço prestado, data do atendimento, objeto analisado e eventual proposta enviada.

O registro ainda apoia o controle de prazos materiais. Em temas trabalhistas, por exemplo, o art. 7º, XXIX, da Constituição Federal de 1988 estabelece prazo prescricional de cinco anos, observado o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho. Em responsabilidade civil, o art. 206 do Código Civil, Lei 10.406/2002, traz prazos específicos. A consulta bem cadastrada permite alertas internos para análise desses riscos.

Como cadastrar uma consulta no ProJuris?

Para cadastrar uma consulta no ProJuris, acesse o sistema, entre no módulo Casos, selecione Adicionar e escolha Consulta. Depois, preencha palavras-chave, natureza, cliente, advogado responsável e pretensões, vinculando documentos, compromissos, custas e honorários quando necessário.

Em primeiro lugar, acesse seu Projuris. Caso ainda não tenha acesso ao software, cadastre-se gratuitamente aqui. Se o usuário ainda não domina a plataforma, o Roteiro Inicial ajuda a conhecer funções essenciais antes do primeiro cadastro.

Em seguida, acesse o módulo Casos na barra lateral à esquerda, selecione Adicionar e depois Consulta. Essa sequência substitui a lógica antiga, que concentrava o registro em processos já existentes. A consulta passa a ter vida própria dentro da organização do escritório.

Um procedimento prático pode seguir cinco etapas: identificar o cliente, classificar a consulta por área ou natureza, registrar as pretensões, anexar documentos relevantes e definir próximos passos. Esse método reduz retrabalho quando o atendimento evolui para contrato, notificação extrajudicial, negociação ou processo.

Quais campos preencher na consulta?

Palavras-chave: o ProJuris permite que o escritório classifique a consulta por termos estratégicos. Em um caso contra empresa de telefonia, a palavra-chave “telefonia” facilita filtros posteriores. O mesmo raciocínio serve para “rescisão”, “alimentos”, “LGPD”, “inadimplemento”, “locação” ou “tributário”. Saiba mais.

Natureza: este campo obrigatório integra a consulta aos demais módulos. Informar a natureza jurídica, como cível, trabalhista, empresarial, tributária, consumidor ou família, permite relatórios mais confiáveis e facilita a distribuição interna entre advogados especializados.

Cliente: o sistema registra a consulta no histórico do cliente, dentro do módulo Pessoas. Com isso, documentos, contatos, atendimentos anteriores e novos compromissos ficam vinculados ao mesmo cadastro. A centralização evita que uma informação sensível permaneça apenas em e-mail, aplicativo de mensagem ou anotação manual.

Advogado e pretensões: informe o advogado responsável pela consulta e detalhe o que o cliente pretende. O campo de pretensões deve registrar fatos com objetividade, documentos mencionados, dúvidas apresentadas e providências combinadas, sem excesso de dados pessoais incompatível com a finalidade do atendimento.

Como localizar e acompanhar a consulta depois do cadastro?

Depois do cadastro, a consulta fica disponível no módulo Casos e pode ser localizada por tipo, natureza, cliente, advogado, palavra-chave ou outro filtro configurado. Esse acompanhamento transforma a consulta em item gerenciável, com histórico, responsáveis, documentos, compromissos e informações financeiras associadas.

Para encontrar uma consulta, ative o filtro Tipo e selecione Consulta. O usuário também pode filtrar por natureza, cliente, advogado responsável e palavras-chave. Essa possibilidade evita buscas manuais em pastas, planilhas ou mensagens, especialmente em escritórios com alto volume de atendimentos.

A consulta pode receber edição quando surgem documentos novos, fatos complementares ou mudança de orientação jurídica. Também pode ser removida conforme política interna do escritório, desde que a exclusão respeite deveres de conservação, sigilo profissional, normas contábeis, regras contratuais e obrigações de proteção de dados.

O histórico ajuda na tomada de decisão. Se uma consulta sobre cobrança indevida evoluir para acordo, o escritório mantém o registro do primeiro relato, documentos analisados e propostas encaminhadas. Se a demanda virar processo, a equipe aproveita informações já cadastradas, reduzindo duplicidade de digitação.

Quais cuidados jurídicos e de LGPD aplicar ao registro de consultas?

O registro de consultas deve observar sigilo profissional, finalidade, segurança, necessidade e transparência. A LGPD, Lei 13.709/2018, exige tratamento adequado de dados pessoais, enquanto o Estatuto da Advocacia e o Código de Ética protegem informações recebidas no exercício profissional.

A consulta jurídica costuma envolver dados pessoais e, em muitos casos, dados pessoais sensíveis. O art. 5º, II, da Lei 13.709/2018 define dados sensíveis como informações sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, saúde, vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculadas a pessoa natural.

O art. 6º da Lei 13.709/2018 orienta princípios como finalidade, adequação, necessidade, livre acesso, qualidade dos dados, segurança e prevenção. Aplicados ao software jurídico, esses princípios indicam que o escritório deve registrar apenas informações necessárias ao atendimento, restringir acessos e manter dados organizados.

O sigilo profissional também exige atenção. O art. 34, VII, da Lei 8.906/1994 trata como infração disciplinar a violação, sem justa causa, de sigilo profissional. O Código de Ética e Disciplina da OAB, aprovado pela Resolução 02/2015 do Conselho Federal da OAB, reforça o dever de preservar confidencialidade.

Na prática, o cadastro deve evitar comentários pessoais desnecessários, registrar fatos de forma técnica e limitar permissões conforme a função de cada integrante da equipe. Uma consulta trabalhista com dados médicos, por exemplo, exige maior cautela no armazenamento, no compartilhamento e na definição de quem pode acessar anexos.

Quais dados podem ser registrados sem excesso?

Registre identificação do cliente, contatos necessários, resumo dos fatos, documentos recebidos, área jurídica, prazo de retorno, advogado responsável e providências combinadas. Evite guardar cópias irrelevantes, conversas informais sem finalidade jurídica e dados de terceiros que não tenham relação com o atendimento.

Quando o cliente envia documentos, o escritório deve avaliar pertinência antes de anexar tudo. Em uma consulta de locação, contrato, comprovantes de pagamento e notificações podem ser relevantes. Fotos pessoais, documentos de familiares e dados financeiros sem conexão com o caso podem representar excesso.

Também convém criar uma rotina de revisão. Consultas encerradas podem precisar de retenção por prazo contratual, contábil, ético ou probatório. Como esses prazos variam conforme a natureza do atendimento, a decisão deve seguir política documental do escritório, contrato com o cliente e orientação jurídica interna.

Como compromissos, documentos, custas e honorários se conectam à consulta?

No módulo Casos, a consulta pode receber compromissos, documentos, custas e honorários. Essa integração permite que o escritório trate o atendimento como fluxo completo, reunindo agenda, provas, gastos, receitas e tarefas em um único ambiente de gestão jurídica.

Ao clicar em Opções, o ProJuris permite remover a consulta, editá-la ou adicionar itens. Em Adicionar Compromissos, informe datas de reunião, audiência, ligação, retorno ao cliente ou prazo interno. Vincule os participantes e acompanhe o evento também no módulo Agenda, que pode ser integrado em menos de dois minutos ao Google Agenda.

Em Adicionar Documentos, arraste o arquivo e vincule-o à consulta. Essa etapa organiza procurações, contratos, notificações, comprovantes, atas, pareceres, documentos pessoais e planilhas. O ganho não está apenas no armazenamento, mas na capacidade de encontrar rapidamente o documento certo quando a equipe precisar agir.

Em Adicionar Custas e Honorários, controle movimentações financeiras relacionadas ao atendimento, registrando gastos e ganhos. A integração entre módulos faz com que custas e honorários lançados na consulta apareçam no módulo Financeiro do ProJuris, melhorando a visão de rentabilidade por cliente, área ou advogado.

O controle financeiro conversa com normas profissionais. O art. 48 do Código de Ética e Disciplina da OAB, Resolução 02/2015, recomenda contrato escrito de honorários. Ao manter consulta, proposta, contrato e lançamentos financeiros associados, o escritório diminui conflitos de informação e qualifica sua gestão documental.

Quais exemplos práticos ajudam a organizar consultas?

Exemplos práticos mostram como o cadastro de consulta antecipa decisões e evita perda de contexto. A mesma estrutura serve para atendimento trabalhista, consumidor, empresarial, família, tributário ou imobiliário, desde que o escritório ajuste campos, documentos e próximos passos à natureza do caso.

Exemplo trabalhista: um ex-empregado procura o escritório após dispensa. A equipe registra cliente, empregador, data de admissão, data de saída, verbas discutidas, documentos entregues e prazo prescricional a analisar. O compromisso de retorno entra na agenda, e os documentos ficam vinculados à consulta.

Exemplo consumidor: uma pessoa relata negativação indevida. O escritório cadastra palavras-chave como “consumidor” e “negativação”, anexa comprovantes, define providência extrajudicial e registra eventual cobrança de honorários. Se houver ação, a consulta servirá como base histórica para a petição inicial.

Exemplo empresarial: uma empresa pede análise de contrato com fornecedor. A consulta recebe natureza empresarial, advogado responsável, minuta do contrato, riscos identificados e prazo para parecer. O histórico permite comparar versões e comprovar a evolução técnica do atendimento.

Exemplo família e sucessões: o cliente procura orientação sobre inventário. O cadastro reúne certidão de óbito, lista preliminar de herdeiros, bens informados, dúvidas sobre partilha e próximos documentos. Como o tema envolve dados de terceiros, o escritório controla acesso e registra apenas o necessário.

Perguntas frequentes sobre software jurídico

Como concluir a gestão de consultas no software jurídico?

A gestão de consultas no software jurídico fecha a lacuna entre o primeiro atendimento e o processo formal. Ao registrar consultas no ProJuris, o escritório organiza informações, respeita deveres profissionais, melhora controles internos e cria base segura para decisões, documentos, agenda, financeiro e relacionamento com o cliente.

A mudança do módulo Processos para o módulo Casos reflete a realidade da advocacia: nem todo trabalho começa no tribunal, e nem todo atendimento termina em ação judicial. Muitas entregas jurídicas envolvem orientação, parecer, negociação, revisão documental, prevenção de risco e tentativa de solução extrajudicial.

Com cadastro padronizado, filtros, palavras-chave, natureza, histórico do cliente, documentos, compromissos, custas e honorários, o ProJuris ajuda o escritório a tratar a consulta como etapa relevante da prestação de serviço jurídico. O resultado prático é mais organização, melhor rastreabilidade e menor dependência de controles paralelos.