O termo de confidencialidade (NDA) é um documento legal que estabelece um acordo de sigilo entre duas ou mais partes. Ele é usado para proteger informações confidenciais e sensíveis que são compartilhadas entre os envolvidos e garante que essas informações não sejam divulgadas a terceiros.
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No mundo dos negócios, o uso de um NDA é comum em diversas situações, tais como negociações comerciais, contratos de trabalho, pesquisas e desenvolvimento de produtos, acordos de parceria ou joint ventures, processos de aquisição ou fusão e consultorias ou assessorias.
Este contrato pode ser uma ferramenta valiosa para proteger informações confidenciais e garantir a privacidade e confidencialidade das informações compartilhadas pela empresa com funcionários, fornecedores, entre outros.
Neste artigo vamos entender como celebrar um termo NDA e cuidados na elaboração e gestão deste tipo de contrato
Significado de NDA
O termo em inglês NDA é a sigla de Non Disclosure Agreement , em tradução livre seria acordo de não divulgação cujo conhecemos como termo de confidencialidade ou, então, contrato de confidencialidade. Este documento segue as regras de um contrato civil uma vez que suas clausulas são personalizadas, é firmado entre partes, pessoas físicas e/ou jurídicas, e assinado por meio válido juridicamente.
O contrato NDA pode ser feito por qualquer pessoa. Só não protege informações de projetos e produtos já lançados e portanto publicas.
Até mesmo um cliente, pessoa jurídica, em negociação com a sua empresa poderá propor um acordo de NDA, para que as informações fornecidas na negociação comercial sejam usadas exclusivamente para o fim da proposta.
Quando firmar um termo de confidencialidade?
Um contrato de confidencialidade deve ser firmado sempre que houver a necessidade de proteger informações confidenciais ou sensíveis e garantir que elas não sejam divulgadas a terceiros sem expressa autorização. A aplicação varia da necessidade identificada e quais são as partes envolvidas no acordo.
Abaixo, estão alguns exemplos de situações em que é usual firmar um termo de confidencialidade:
1- NDA durante negociações comerciais:
Quando uma empresa está negociando com outra e precisa compartilhar informações sensíveis, como estratégias comerciais ou dados financeiros, o NDA garante que essas informações não serão divulgadas ou usadas para outro fim.
2. NDA nos contratos de trabalho:
As empresas podem incluir um NDA em contratos de trabalho para garantir que funcionários não revelem informações confidenciais da empresa, como dados de clientes ou colegas de trabalho.
3. NDA em pesquisas ou desenvolvimento de produtos:
No desenvolvimento de um novo produto ou realização pesquisas, uma empresa pode usar um contrato de confidencialidade para que as novas descobertas não sejam divulgadas antes do lançamento oficial.
4. NDA para acordos de parceria ou joint ventures:
Na união de duas ou mais empresas para realizar um projeto ou iniciativa em conjunto, o acordo de confidencialidade pode ser incluído para assegurar que as informações trocadas durante as negociações não sejam transmitidas a outrem.
5. NDA nos processos de aquisição ou fusão de empresas:
Quando uma empresa está planejando adquirir ou fundir outra empresa, é comum que seja firmado um NDA para que as informações da negociação não sejam divulgadas, uma vez que dados estratégicos do negócio farão parte da transação.
6. NDA na prestação de serviço de consultorias ou assessorias:
Na contratação de uma consultoria ou assessoria por um negócio, é comum firmar um NDA para garantir que as informações usadas pelo consultor/assessor na execução do projeto limite-se ao objetivo fim, sem o risco da divulgação não autorizada
Erros mais comuns na elaboração de contratos de confidencialidade
Por tratar-se de um contrato com o objetivo de proteger informações, o cuidado com a sua elaboração deverá ser redobrado. É importante atentar-se não só em quais dados são confidenciais mas também em como serão compartilhados entre as partes, evitando que haja o vazamento não intencional.
O primeiro erro é justamente esse, desconsiderar como será o uso das informações e descrevê-lo no termo. Além desse, listamos cinco dos erros mais comuns na hora de elaborar um contrato de confidencialidade:
- Não definir claramente o escopo do acordo: é importante especificar o que é considerado informação confidencial e o que não é, bem como quais informações são protegidas pelo termo.
- Não especificar os direitos e obrigações das partes envolvidas: é indicado deixar evidente quem tem direito de acesso às informações confidenciais e quais são as obrigações a partir
- Não definir um prazo de validade: o acordo de confidencialidade precisa ter data de vencimento, para que as partes envolvidas saibam quando ele expira e por consequência as informações confidenciais.
- Não incluir cláusulas de violação: estas cláusulas que definem as consequências em caso de violação do acordo de confidencialidade, tais quais multas ou indenizações.
- Não especificar as formas de confidencialidade: é necessário especificar se o contrato de confidencialidade será de “confidencialidade mútua” ou “confidencialidade unilateral”, e se haverá ou não exceções para a divulgação de informações confidenciais.
Evitar estes cinco erros é uma boa base na hora de elaborar o termo NDA. Além disso, por ser um tipo de contrato especial é importante o apoio de um advogado especialista em direito empresarial para conceber o NDA.
Qual a diferença entre firmar um termo NDA e adicionar uma clausula de confidencialidade em contrato?
A principal diferença entre um termo NDA (Non-Disclosure Agreement) e uma cláusula de confidencialidade em um contrato é que um termo NDA é um acordo separado e específico sobre confidencialidade, enquanto uma cláusula de confidencialidade é uma parte de um contrato maior que aborda outros aspectos da relação entre as partes.
Na prática, o que muda é a abrangência, duração, flexibilidade e complexidade de cada uma das alternativas.
1. Abrangência: A cláusula de confidencialidade justamente por ser mais curta tratará de maneira específica da confidencialidade, enquanto o termo NDA abrange direitos e obrigações, exceção se houver, e tratativas em caso de violação do acordo.
2. Duração: o Contrato de confidencialidade costuma ter uma data de início e término específica, enquanto uma cláusula de confidencialidade em um contrato pode permanecer em vigor por um período mais longo ou até que as partes notifiquem formalmente a rescisão do contrato principal.
3. Flexibilidade: Um termo NDA é geralmente mais flexível e pode ser adaptado para atender às necessidades específicas das partes envolvidas, enquanto uma cláusula de confidencialidade em um contrato pode ser menos flexível e adaptável.
4. Complexidade: Elaborar uma cláusula será mais simples, mas também permite abarcar menos aspectos legais e práticos da confidencialidade que um termo NDA trataria.
Em resumo, a escolha entre firmar um termo NDA ou incluir uma cláusula de confidencialidade no contrato principal depende das necessidades específicas das partes envolvidas e do contexto geral da transação. Quanto maior forem o volume de dados em sigilo e as partes envolvidas, mais complexo torna-se o compartilhamento de informações, nestes casos o contrato de sigilo é mais seguro do que o uso de clausulas.
Contudo, ambos têm suas vantagens e desvantagens, e é importante escolher a opção que melhor se adequa à situação que será enfrentada pela empresa.
Como fazer um contrato NDA?
Já falamos sobre o que não fazer, isto é os erros que não devem ser cometidos na hora de elaborar seu contrato de sigilo, mas o que deve ser feito?
O passo-a passo a seguir elenca 10 boas práticas que ajudam os gestores de contratos no momento de criar um novo NDA.
Passo 1: Defina o objetivo. Antes de começar a escrever o contrato, determine o objetivo da confidencialidade. É importante esclarecer qual é a finalidade do contrato e quais informações devem ser protegidas.
Passo 2: Especifique as partes envolvidas no contrato de confidencialidade, incluindo as empresas ou pessoas físicas que estarão cedendo e/ou recebendo informações confidenciais.
Passo 3: Determine o período durante o qual a confidencialidade deve ser mantida. Podendo ser uma data ou período marcado em dias, meses ou anos. Não existe período mínimo ou máximo de duração indicado mas é importante considerar um tempo extra como margem de segurança.
Passo 4: Delimite quais informações são consideradas confidenciais e devem ser protegidas. Isso pode incluir informações financeiras, de marketing, de negócios, de clientes, de fornecedores, de propriedade intelectual, de pesquisa e desenvolvimento, entre outras.
Passo 5: Identifique quais são as exceções à confidencialidade, como informações que já estão publicamente disponíveis, informações obtidas de terceiros, ou informações necessárias para cumprir com as leis ou regulamentos aplicáveis.
Passo 6: Conceitue as obrigações das partes envolvidas em relação à confidencialidade, incluindo como as informações confidenciais devem ser protegidas e como elas devem ser devolvidas ou destruídas ao final do período de confidencialidade.
Passo 7: Inclua cláusulas de responsabilidade contendo consequências em caso de violação da confidencialidade, como multas ou indenizações.
Passo 8: Especifique a lei aplicável ao contrato de confidencialidade e o foro em que as disputas serão resolvidas.
Passo 9: Inclua a data e dados completos das partes na área de assinatura. A assinatura irá indicar a concordância com os termos do acordo e marca a data que o contrato começa a valer.
Passo 10: Após o termo assinado, discuta todas as clausulas do contrato entre as partes para garantir que não restam dúvidas que impeçam o cumprimento do NDA. Mesmo com o uso da cláusula de responsabilidade, um vazamento de dados traz prejuízos ao negócio.
Lembre-se de que o contrato de confidencialidade deve ser bem redigido, claro e conciso e revisado por um advogado especialista para garantir que ele esteja em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis e assegurando os interesses da empresa.
Modelo de contrato de confidencialidade (NDA)
Um contrato NDA poderá ser mútuo ou unilateral, isto é proteger informações de todos os envolvidos ou de apenas um, a depender do tipo haverá mais de uma cláusula de objeto, por exemplo. Diante disto, entendemos que cada termo é particular.
Antes de criar ou preencher um modelo pré-existente é importante entender as minuciais da informação sigilosa, pois cada acordo pode exigir clausulas especificas. Ainda assim, ter um modelo criado por especialistas jurídicos irá tornar a criação de uma nova minuta mais simples.
Pensando na importância do entendimento claro de um termo NDA, nossos especialistas jurídicos criaram um modelo de contrato de confidencialidade em Legal design, uma maneira mais acessível de consumir informações dos contratos.
Como gerir um contrato de confidencialidade? Regras de segurança
A gestão de contratos tem o papel de cuidar da execução do contrato, ou seja que todos os direitos e deveres sejam cumpridos. Além de controlar prazos, pagamentos e a necessidade de aditivos e ajustes. No caso do NDA, a gestão, ainda, envolve implementar regras de segurança que garantam o não compartilhamento de dados confidenciais.
As regras abrangem restrição de acesso, rastreabilidade por usuário, auditorias, classificação dos documentos, entre outros.
Identificação de Informações Confidenciais no termo NDA
Para além do objeto bem descrito no contrato, no dia-a-dia da gestão o gestor de contratos precisará de fácil acesso a quais informações são consideradas confidenciais e devem ser protegidas. Experimente usar um resumo ou checklist auxiliar que pode estar disponível no sistema de gestão de contratos usado pelo setor.
Acesso Restrito
Este documento não pode ser armazenado no mesmo local que outros contratos mais simples, isto porque o acesso a ele deve ser restrito apenas às partes envolvidas na minuta.
Se a empresa usa a gestão eletrônica de documentos (GED) o Software escolhido fará o papel de restrição. O documento pode ser armazenado como de costume, usando as categorias e formato padrão pois seu acesso poderá ser mediante senha, autenticação de dois fatores e outros recursos de segurança.
Além disso, a plataforma de gestão de contratos rastreia todos os acessos e alterações feitas por usuário.
Treinamento de responsabilidade
Certifique-se de que todas as partes envolvidas no contrato de confidencialidade estejam cientes das obrigações e responsabilidades relacionadas à proteção das informações confidenciais. O treinamento pode ajudar a garantir o cumprimento das regras.
Classificação dos documentos
Rotule claramente os documentos e informações confidenciais como “confidenciais” ou com uma marcação equivalente para alertar sobre a natureza sensível do conteúdo.
Armazenamento seguro
Guarde documentos e dados confidenciais em locais físicos ou digitais seguros. Use criptografia e proteção por senha quando aplicável. Mantenha backups seguros.
Comunicação segura
Ao compartilhar informações confidenciais, utilize métodos de comunicação seguros, como correio eletrônico criptografado ou serviços de compartilhamento de arquivos protegidos por senha.
Monitoramento e auditoria
Monitore o acesso e o uso das informações confidenciais. Realizando auditorias periodicamente para garantir a conformidade com o contrato.
Destruição de dados adequada
Quando as informações confidenciais não forem mais necessárias, a empresa deve destruí-las de maneira segura, seguindo procedimentos adequados de destruição de documentos ou dados.
Cumprimento Legal
Certifique-se de que o contrato de confidencialidade esteja em conformidade com as leis e regulamentos locais e que as partes envolvidas estejam cientes das implicações legais de violar o contrato.
Manutenção de Registros
Mantenha registros detalhados de todas as atividades relacionadas às informações confidenciais, incluindo quem acessou, quando e por quê. Uma plataforma de gestão fará esse relatório de maneira automática.
A gestão eficaz de um contrato de confidencialidade é fundamental para proteger informações sensíveis e manter a confiança entre as partes envolvidas. Todas as partes devem compreender as regras de segurança estabelecidas no contrato para evitar violações e suas consequências. Também, o processo de gestão do NDA precisa incluir uma fiscalização assídua.
Como gerir termos de confidencialidade com o Projuris Contratos?
A plataforma Projuris Contratos possibilita a gestão digital de ponta a ponta, da requisição de um novo documento até o distrato. Tratando-se de termo NDA a segurança é o principal aspecto a ser considerado na hora de escolher uma plataforma para a gestão contratual.
Conheça os recursos de segurança disponíveis no Projuris Contratos que irão otimizar a sua gestão de contratos de confidencialidade:
- Criação de usuários nominais– No Projuris a empresa poderá criar usuários nominais e também compartilhados, adaptando às suas necessidades de acesso e segurança.
- Rastreabilidade das atividades feitas na plataforma– Toda ação feita no Projuris é rastreada, o gestor de contratos consegue saber o que foi feito na plataforma, horário, dia e por qual usuário.
- Restrição no acesso– Apenas usuários cadastrados poderão acessar o documento dentro do Projuris.
- Auditoria e relatórios gerados automaticamente– O usuário poderá criar gráficos personalizados com qualquer informação rastreada pelo sistema e mantê-los na dashboard do Projuris Contratos com atualizações automáticas;
- Chat integrado que permite discutir todas as dúvidas do contrato no mesmo lugar sem uso de aplicativo externo de mensagens– O Projuris Contratos conta com a central de colaboração, onde usuários internos e externos podem trocar mensagens e colaborar em documentos;
- Backups de segurança regulares estão disponíveis no Projuris Contratos.
Perguntas Frequentes
Quem pode fazer um contrato de confidencialidade?
Qualquer pessoa, física ou jurídica poderá firmar um contrato de NDA para proteger informações prestadas. Indicamos que a elaboração do documento seja feita por um advogado ou caso produzido a partir de um modelo padrão deverá ser revisado pelo especialista jurídico.
Como fazer um contrato de confidencialidade?
Primeiro defina o objeto do contrato, a informação que deverá ser protegida. Depois estabeleça um prazo de validade da restrição e quem poderá ter acesso aos dados e como serão manejados para evitar vazamento. A partir destas definições escreva a minuta que deverá ser assinada por todas as partes.
O que significa NDA?
NDA é a sigla em inglês para “Non Disclosure Agreement” , um acordo de não divulgação. É usado quando uma empresa ou pessoa física tem a necessidade de compartilhar informações confidenciais sem que sejam divulgadas, protegidas pela garantia jurídica de um contrato.
Resumo
O NDA é um contrato multifuncional que protege informações de diversos setores da empresa e pode inclusive ser exigido por clientes nas negociações comerciais que envolvam compartilhamento de dados sensíveis.
As cláusulas mais importantes são a descrição do objeto, o qual determina quais informações são confidenciais, e a cláusula de responsabilidade que expressa as consequências do não cumprimento do termo.
A minuta do NDA deverá ser revisada por um advogado especialista em direito empresarial e para além da boa execução do contrato, a gestão do documento é essencial e deverá ser feita seguindo regras de segurança.
Plataformas de gestão de contratos como o Projuris Contratos auxiliam as empresas na gestão automatizada de NDAs e permitem o uso de recursos de segurança nativos. Já que, o acesso é restrito aos usuários autorizados, o Software faz backups de segurança e rastreia os acessos e alterações feitas.
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