Gestão de documentos: saiba como fazer? [passo a passo] 

29/09/2023
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08/04/2024
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17 minutos

A gestão eletrônica de documentos (GED) é o controle de todo o ciclo de vida de um contrato, desde quando é criado até sua extinção. Gerir os documentos digitalmente traz mais praticidade e segurança à empresa, ideal para negócios de médio e grande porte.

O modo de gerir documentos e contratos de uma empresa deve acompanhar seu crescimento, uma vez que quanto maior o negócio mais complexa será a gestão. Ele envolve lidar com prazos, como armazenar os arquivos, fiscalizar a execução e cumprimento das minutas e, ainda, manter a segurança dos dados.

Quanto maior o volume de documentos mais tempo será gasto em atividades operacionais da gestão de documentos, que poderia ser melhor usado na estratégia da organização. 

Além disso, uma gestão de documentos falha propicia novos problemas como: a perda de informações, multas por atrasos de pagamentos e a perda de prazos para renovação ou distrato. 

Neste artigo, veremos: o que significa gestão de documentos ou GED e como implementar na sua empresa. Por fim, disponibilizamos uma planilha completa em Excel para a sua gestão documental.

Boa leitura!

O que é gestão de documentos ou GED?  

A gestão eletrônica de documentos é um processo criado a partir de práticas para arquivamento e acesso de diversos tipos de documentos. Ou seja, o modo como a empresa irá armazenar seus contratos, com que frequência deverá consultá-los, como trata os casos de renovação, entre outros.

Todo o procedimento criado deve evitar os erros humanos e aumentar a agilidade na gestão contratual. Por isso, buscamos automatizações e processos padronizados, inclusive usando modelos de contratos.

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É importante ter em mente que quando falamos em documentos nos referimos tanto a documentos mais simples, como uma ata de reunião, quanto a longos contratos, monitorados pela área jurídica da empresa. Os dois tipos precisam de atenção. 

Cada empresa terá suas particularidades na gestão de documentos pelo setor que atua e pelas necessidades próprias do negócio. Por exemplo, a gestão de NPIs no setor da saúde. De uma forma geral, o processo de gerir documentos abrange 5 passos que traremos a seguir.

Quais os 5 etapas da gestão de documentos?

  1. A requisição de um novo documento: mesmo que pareça simples requerer uma nova minuta quando o pedido é feito sem o envio das informações necessárias e precisa ser refeito diversas vezes o processo torna-se lento. Indicamos criar um padrão de requisição com campos preenchíveis de modo que as informações já cheguem ao criador do documento organizadas e completas.
  1. A criação do documento: a partir da requisição, o responsável irá preencher um modelo ou criar uma minuta do zero dentro do padrão de cláusulas usado pelo negócio; 
  1. O arquivamento: depois do documento criado e assinado é hora de arquivar junto a outros similares;  
  1. A categorização do arquivo: trata-se de classificá-lo por data de criação e/ou vencimento, por tipo de documento, responsável pela gestão, entre outras categorias que contemplem as necessidades da GED do seu negócio; 
  1. Por fim, criar um resumo do documento para a visualização rápida das principais informações.

Todos estes cinco passos precisam ser padronizados para serem de fato um sistema de gestão, desde as informações coletadas em cada etapa até o formato que é salvo o arquivo. Sem um padrão, a gestão torna-se penosa e demorada contrariando o objetivo principal da GED.

O arquivamento deverá ser em local seguro, indicamos uma plataforma de gestão de documentos com backups regulares e controle de acesso.

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Cada empresa, de acordo com os tipos de documento que gerencia, terá uma demanda diferente na hora das definições citadas acima. Portanto, é importante compreender a realidade do seu departamento antes de uniformizar a gestão.  

Converse com os colaboradores que lidam diariamente com as demandas de documentação e entenda suas principais dificuldades, isso dará um bom caminho do que é necessário na GED da organização.  

Qual a importância da gestão de documentos?  

O principal motivo pelo qual as empresas adotam um método ou ferramentas de gestão de documentos é o custo dos erros humanos e o tempo necessário para achar informações e localizar arquivos não padronizados. 

O atraso de pagamento, por exemplo, gera multas e transtornos burocráticos com altos custos financeiros. Além de evitar prejuízos financeiros, um sistema de gestão tornará o departamento responsável pela gestão, mais produtivo e assegurar o cumprimento de leis como a LGPD, uma vez que o armazenamento de dados se torna mais seguro. 

A GED, ainda, minimiza as perdas e extravios de documentos importantes e o vazamento de informações confidenciais, pela restrição de acesso. 

Gestão eletrônica de documentos ou gestão física: qual a melhor opção? 

Gestão eletrônica 

A gestão eletrônica se popularizou nos anos 90 como uma alternativa aos escaninhos e grandes pastas cheias de documentos em papel. Na prática, todo aquele espaço ocupado por papéis na sede da empresa poderia ser substituído por arquivos digitais. 

Ela funciona tanto para documentos originalmente em papel, escaneados, mesmo que seja necessário guardar o original por motivos legais, quanto para os documentos nativos digitais – aqueles produzidos e assinados eletronicamente. Tê-los digitalmente torna a busca por informações mais rápida e precisa, facilitada pelos sistemas de busca. 

Para gerir documentos eletronicamente há duas possibilidades: planilhas personalizadas pela empresa ou o uso de plataforma especializada em gestão de contratos e documentos.  

A principal característica da GED é o acesso pelo navegador em um sistema de nuvem. Nada é armazenado diretamente na máquina dos colaboradores, oferecendo menos risco em caso de furto ou invasão por hacker.  

Em linhas gerais, sistemas de gestão eletrônica de documentos consistem em: pastas/abas organizadas para armazenado de documentos e biblioteca de minutas padrão a fim de ter documentos similares, em qualquer modelo.  

Especificamente no uso de plataformas especializadas de gestão de documentos, acrescenta-se um editor online e a integração com assinatura digital e criação de fluxos operacionais automatizados. Por meio delas é possível solicitar, criar, revisar, aprovar, assinar, armazenar e gerir uma série de documentos, tudo em um único espaço. 

Gestão Física de documentos  

Diferente da gestão eletrônica, a gestão física demanda que todos os contratos sejam impressos e armazenados em pastas. Torna-se imprescindível a assinatura à mão. Uma vez que documentos com assinatura digital impressos não tem validade jurídica e seria necessário guardar a versão online.  

A principal dificuldade deste sistema é o espaço físico demandado para armazenamento. E também o controle, busca e acesso a esses documentos.

Para gerir documentos físicos, o setor deve mantê-los separados por categorias, por exemplo: tipo de documento, por cliente/fornecedor/funcionário, data de vencimento ou outra classificação que faça sentido ao seu negócio. 

Toda a documentação precisa estar em espaço seguro, de preferência local com acesso restrito e fechamento a chaves. E por fim, estabelecer quais pessoas terão acesso ao espaço de armazenamento dos arquivos. 

Comparativo entre a gestão física e gestão eletrônica de documentos

A melhor opção depende da realidade da empresa e/ou do setor. Aqueles com pouco volume de documentos conseguem gerir de forma física.  

Contudo, de modo geral, a gestão online de documentos é mais eficiente na maioria dos casos. Com a GED, é possível classificar um documento em mais de uma categoria facilitando sua busca, acessar documentos de qualquer lugar, monitorar os acessos por usuário e criar cópias de segurança.

Como classificar os documentos da empresa?

Quais categorias escolher? Posso usar mais de uma? O que é importante na hora de classificar um documento?

Para exemplificar, traremos um contrato de experiência do colaborador que é um tipo de documento comum na maioria das empresas.

Exemplo de categorização de documento 

O que: Contrato de experiência do colaborador 

Categorias: Contratos trabalhistas; Contrato de experiência; Vencimento em 90 dias; Contrato nominal do colaborador. 

Ao filtrar dentro de um Software de gestão de documentos pelo nome do colaborador este contrato será apresentado junto com outros que o tenham como parte. Igualmente aparece na busca por contratos trabalhistas ou contrato de experiência e até pela data de vencimento junto a outros que vencem no mesmo período. 

A classificação na GED é estratégica e traz inteligência ao setor, pois temos mais detalhes sobre a natureza e conteúdo do documento pelas categorias que o englobam. 

Além da definição de categorias, é possível criar resumos das informações, ter uma cópia com texto destacado para rastreabilidade dos dados, manter minutas padronizadas de rápido preenchimento e analisar de indicadores como o tempo médio para criação e assinatura de um novo contrato a fim de melhorar a GED. 

Vantagens da gestão de documentos 

Empresas que possuem um modelo gestão de documentos padronizado, processos claros e cuidados com a segurança dos dados percebem diversos benefícios na operação dos setores.

Listamos os principais: 

Decisões mais assertivas 

A partir da gestão de documentos, a empresa passa a perceber padrões nos documentos e também os erros comuns que precisam ser corrigidos. A partir do acompanhamento de indicadores, o gestor poderá tomar as melhores decisões em relação aos documentos geridos. 

Indicadores interessantes à gestão de documentos 

Tempo de assinatura de documentos

O tempo entre o envio para assinatura e a finalização da coleta com todas as partes, costuma ter um prazo máximo estabelecido pelas empresas. Quantificar o tempo real da coleta de assinaturas mostra se está acima ou abaixo do prazo dado e permite estimativas mais fidedignas. 

Contratos renovados pós vencimento

Imagine que 80% dos seus contratos são renovados após o vencimento, é pertinente observar quais categorias se enquadram nas renovações e reavaliar os prazos de vencimento. Aumentar a validade do documento reduz a frequência de demandas ligadas a renovações. 

Quebras de contrato antes do vencimento

Parecido com o indicador de renovações, desta vez o departamento deve entender qual o volume de contratos quebrados por parte da empresa e a classificação dos mesmos. Com esse dado, poderá reduzir prazos de vencimento em contratos similares e evitar pagamento de multas rescisórias.  

Atrasos em demandas de gestão de documentos por usuário nominal

A partir do rastreio de qual processo gera atrasos e quem é seu responsável, a empresa pode dar um feedback formal ao colaborador e ainda atuar com lembretes e cobranças próximas ao prazo, direcionadas a ele.  

Erros na elaboração dos documentos

Processos humanos sempre estarão suscetíveis a erros, mas podemos minimizá-los entendendo quais os principais erros. A partir das categorias criadas pela gestão, entenda em que tipos de contratos mais são cometidos erros, exemplo: contratos trabalhistas, contrato com fornecedores, contratos com clientes entre outros.  

Prevalecendo-se um deles o negócio pode considerar: criar minutas padrão do tipo de documento e/ou capacitar a equipe que lida com esta demanda. 

Os erros carecem, similarmente, serem filtrados por usuário, da mesma forma que os atrasos, pois se identificado que vem de um colaborador específico, devem ser aplicadas medidas educativas e feedbacks formais.  

A partir da análise de todos os indicadores, as decisões serão mais assertivas no gerenciamento de contratos e na gestão geral do negócio.  

Prazos em dia

O monitoramento de prazos é sem dúvidas uma grande vantagem de gerenciar documentos. E a de maior impacto financeiro. 

Ele pode ser feito por uma planilha em que são listadas todas as datas ou então para as empresas com maior volume de documentos, indicamos uso de um Software especializado como o Projuris Contratos

No Software, além da visualização das datas, os responsáveis por cada documento recebem lembretes personalizados antes, no dia e após o vencimento cadastrado. 

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Ganho em agilidade 

O ganho em agilidade é mais expressivo nos processos de gestão eletrônica de documentos, com o uso de plataformas voltadas a isto.  

Em uma única plataforma é possível: solicitar a criação do documento, editar minutas padrão ou criar uma nova minuta, enviar para assinatura, armazenar e acompanhar prazos e indicadores. Tudo com processos automatizados e muito mais rápidos.  

Economia financeira 

A minimização de erros, maior agilidade nos processos, evitar multas por atraso ou rescisórias traz economias financeiras desde o primeiro mês. 

Processos padronizados 

A principal importância da padronização é minimização de erros humanos, ao ter minutas pré-estabelecidas e um processo claro, o colaborador sabe exatamente o que deve ser feito.

Outra vantagem é facilidade da gestão do conhecimento. 

Em caso de desligamento de um funcionário, quem assumir suas funções terá um processo claro a ser seguido. Sem padronizar sua gestão, cada colaborador irá gerir ao seu modo e as transições de função tornam-se bem mais difíceis e demoradas. 

Segurança jurídica 

Documentos são registros e provas das ações da empresa, inclusive que ela está de acordo com a leis. Para além de fornecer informações de uso cotidiano.  

Por isso, garantir que a documentação esteja arquivada devidamente, com informações corretas e protegida assegura a organização em casos de fiscalização por órgãos públicos e processos que venha a sofrer ou aplicar. Ou seja, dá mais segurança jurídica para a operação.

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Ademais, é importante lembrar que documentos contêm diversos dados pessoais de pessoas físicas e precisam estar em consonância a LGPD, a gestão de documentos deve levar este aspecto em consideração. 

Como fazer a gestão de documentos (passo a passo) 

Para o melhor arquivamento possível, precisamos entender a necessidade de acesso aos documentos no dia a dia do setor. Em geral, ao falarmos da necessidade de acesso, a arquivologia define em três fases, que se consideradas indicam a destinação correta de cada arquivo.  

Fase 1- Corrente: os documentos são usados com frequência por quem os produziu e devem ser mantidos no setor original. 

Fase 2- Intermediária: documentos pouco usados, mas são mantidos pelo valor probatório. 

Fase 3- Permanente: documento não é mais usado, mas segue armazenados por orientação jurídica. A exemplo dos contratos de trabalho com indicação de arquivamento por 10 anos, enquanto as folhas de recolhimento do FGTS é preciso guardá-las por cerca de 30 anos.  

Passo a passo para fazer GED

Vamos então ao passo a passo para implementar a gestão de documentos (GED) na sua empresa! 

  1. Classificação dos documentos

    O Passo 1 para a gestão de documentos é classificá-los quanto a fase que estão para escolher o melhor destino do arquivamento, conforme explicamos acima. 

  2. Revisão da operação e classificação interna

    Revise e defina os processos e procedimentos do acervo documental. A partir dessa definição, toda a documentação será classificada pela sua natureza, datas e outras categorias pré-definidas.

  3. Escolha de um sistema de GED

    Defina quais ferramentas ou tecnologias vão ser usadas para gerir seus documentos. Idealmente, um software para gestão de documentos especializado. Ou, então, tecnologias para demandas específicas, como uma ferramenta de assinatura digital ou uma plataforma de armazenamento online.

  4. Implementação do sistema.

    Após a escolha de uma plataforma ou planilha para a gestão, é hora de implementar! Todas as definições já tomadas nos passos 1 e 2. Elas vão nortear a configuração e customização do sistema de GED do negócio. 

  5. Manejo da mudança.

    Hora de apresentar o novo sistema e envolver todos os colaboradores que irão lidar com os documentos, para que testem e entendam a nova gestão. Além de oferecer treinamentos especializados. 

Na contratação de uma Plataforma, como o Projuris Contratos, o time de onboarding apoia a empresa na definição de processos e cuida de toda a implementação e manejo da mudança.  

Leia mais

Plataforma para gestão de documentos 

Agora que você já entendeu tudo sobre a gestão de documentos e seus benefícios para a corporação, vamos entender o que uma plataforma completa para gestão de documentos oferece. 

Conheça o Projuris Contratos, software completo para a gestão de todo tipo de documento e contrato.  

Todas as etapas da vida de um contrato estão no Projuris!  

  • Receba solicitações; 
  • Tenha um chat integrado onde os envolvidos em um determinado fluxo de trabalho podem conversar rapidamente e sugerir mudanças em um documento, sem trocar de aplicativo, incluindo usuários externos como clientes e fornecedores; 
  • Elabore o contrato: preenchimento automático de minutas padrão e editor online; 
  • Revise e aprove por fluxos automatizados que disparam cada etapa aos responsáveis; 
  • Assine digitalmente ou de forma eletrônica, emitimos os certificados digitais A1 e A3; 
  • Controle exigíveis e obrigações associadas a cada contrato; 
  • E armazene seus documentos com segurança

O Projuris também te oferece um dashboard personalizado para controle de indicadores de modo visual e simples, tornando suas decisões mais assertivas. Buscador com filtros personalizáveis e possibilidade de salvar filtros padrões. Ainda, receba alertas de prazos e pagamentos a serem feitos. 

Toda ação dentro do software é rastreável, o que possibilita visualização do histórico de modificações por cada usuário, ainda mais segurança à sua gestão!  

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Planilha de Gestão de documentos em Excel [grátis] 

Uma segunda alternativa são as planilhas, usando fórmulas e gráficos disponíveis para criação no Excel é possível controlar prazos, valores a receber, cadastrar clientes e fornecedores, tipos de contrato e responsáveis e até ter indicadores estratégicos sempre à mão.  

A desvantagem é a perda de fluxos automatizados, do chat e disparos de alertas que facilitam o dia a dia dos gestores.

Todas essas possibilidades são oferecidas na planilha de gestão de contratos do Projuris Empresas. Revisamos e atualizamos uma das planilhas mais completas do mercado para gestão de contratos e documentos em Excel. 

Baixe gratuitamente e aprimore a gestão de documentos da sua empresa ou setor!  

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Perguntas frequentes

O que é gestão de documentos?

É a criação de processos e práticas para arquivamento e acesso de diversos tipos de documentos. Isto não supõe apenas pré-determinar um espaço, físico ou virtual, para armazenar toda a documentação da empresa.

Qual o principal objetivo da gestão de documentos?

O processo visa minimizar erros humanos e proporcionar agilidade na gestão. Além de evitar perdas de prazo e multas decorrentes. Também oportuniza a visualização de indicadores e tomada de decisões mais estratégicas.  

Como classificar um documento?

Para melhor gerir seus documentos e contratos e que a localização de informações seja mais simples é importante categorizá-los. As principais categorias são: a frequência de uso do documento, sua natureza, prazo de vencimento e setor responsável. Mas, outras categorias podem ser criadas de acordo com a necessidade do negócio.

Qual o conceito de gestão de documentos?

A gestão de documentos é o processo de produção, tramitação, uso e arquivamento de um documento. A fase uso pode exigir revisão das minutas, controle de prazos e criação de aditivos.

Qual a função da gestão de documentos?

A principal função da gestão de documentos é garantir que os documentos estejam disponíveis, completos, atualizados e seguros.

Resumo

A gestão de documentos demanda alguns processos padrões como entender a fase de cada arquivo, classificá-los por categorias e acompanhar datas e indicadores. Há duas possibilidades para sua GED: gestão física com arquivos em papel e gestão eletrônica, feita por meio de planilhas ou Software especializado. Ao escolher um software o processo demanda menos tempo do time, pois diversas atividades são automatizadas, também dá mais segurança à organização pela rastreabilidade de toda ação tomada por qualquer usuário e conformidade com a lei.

Já faz a gestão de documentos na sua empresa? Qual método seu departamento usa? Conte-nos, nos comentários.

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