Planilha para controle de audiências ou sistema de gestão

22/09/2020
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15/05/2023
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8 minutos

Fazer o controle de audiências, para muitos, é como controlar qualquer prazo processual. Mas você verá que existem suas particularidades. Afinal, é preciso preparar-se para uma audiência. Os tempos, contudo, mudaram. E até mesmo este preparo mudou em pequenos detalhes que muitos ainda não tiveram a oportunidade de experimentar.

E adianto: a audiência virtual demanda atenções diferentes da audiência presencial.

Há pouco mais de uma semana, a cliente Luessa de Simas Santos nos contou um pouco sobre sua experiência com audiências virtuais. E foi importante ouvir da advogada esse novo procedimento – uma adaptação ao momento que talvez seja permanente. E em meio a tantas transformações, no perguntamos de que modo também a gestão não será impactada. Será que planilhas para controle de audiências funcionam nessa nova realidade? Ou será o momento de buscar outra alternativa?

A conclusão a que chegamos sobre a circunstância é que nenhuma mudança é de todo positiva ou negativa, mas nos exige flexibilidade. Ou seja, a capacidade de também nós mudarmos nossas ações.

No caso das audiências, não há como negar o profundo impacto da COVID-19. Certamente foi um dos procedimentos jurídicos mais afetados pelos eventos de 2020.

Se por um lado, sanou questões como o choque de horários – e veja que basta os horários das audiências serem próximos para haver o choque – por outro demandou uma preparação tecnológica.

Sabe aqueles cursos de oratória oferecidos durante os 5 anos de faculdade? De que modo aquele conhecimento ainda pode ser útil no meio virtual? E a preparação, antes tão focada no psicológico, hoje está mais nas ferramentas.

Confira, então, como deve ser o preparo e o controle de audiências na nova advocacia!

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Principais diferenças da audiência presencial para a audiência virtual

Pensar que uma audiência virtual exige as mesmas técnicas que uma audiência presencial tem levado muitos advogados e advogadas a cometer algumas “gafes” no procedimento.

Em primeiro lugar, do aspecto comportamental, a audiência presencial exige atuação tanto verbal quanto gestual.

Ou seja, isto significa movimentar-se, utilizar-se não apenas de voz confiante, mas mover os braços quando necessário, olhar no olho de quem se pretende convencer. E como fazer isso em uma audiência online?

É um tanto difícil buscar contato visual, por exemplo, através de uma tela de computador e uma videochamada na qual mais pessoas participam.

Tudo o que profissional tem a sua frente é sua tela. Falar mais alto do que o normal pode levar a um incômodo auricular. Gesticular demais não só parece estranho. As configurações das máquinas e da internet podem reduzir a velocidade. Em consequência, ao invés de gestos de persuasão, teremos um slow motion pouco agradável.

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Enquanto isso, o tempo corre na tela. As pessoas se cansam mais rápido. Segundo estudos, a ausência de contato físico exige mais atenção dos participantes. Portanto, as audiências virtuais esgotam mais. Agora imagine para um juiz que já participou de mais uma, duas, três audiências anteriores.

Do aspecto do controle de audiências, também há mudanças, como você verá abaixo.

Mas o que você pode fazer para contornar todas essas questões?

Como fazer o controle de audiências

Assim como o preparo, o controle de audiências se modifica no meio virtual. Em alguns casos, pode-se dizer que até facilita a organização na advocacia.

Pense, por exemplo, em quanto tempo você demorava para se deslocar a um fórum? Acontecia, então, de duas audiências serem marcadas em horários próximos, mas em locais completamente distintos. Nesses casos, era necessário pedir o adiamento de uma das audiências, o que causava mais um atraso em processos, por vezes, já prolongados.

No caso de audiências virtuais, este se torna um problema menor. Contudo, é preciso manter um controle em relação a outras questões:

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  • O ambiente, por exemplo, é o adequado para a audiência?
  • A conexão de internet está boa?
  • Você se preparou para a audiência?

Ou seja, o controle continua, assim como preparo.

1. Planilha de controle de audiências: qual a melhor forma de controlar prazos processuais

Por onde você tem controlado suas audiências? Este é outro fator essencial para o sucesso de uma audiência.

As planilhas jurídicas são uma ótima opção para esse controle, embora ainda sejam ferramentas manuais. Para isso, é possível adaptar uma planilha de controle de prazos processuais e inserir uma categoria referente a audiências.

No que se refere ao controle de audiências presenciais, o ideal seria utilizar uma planilha com fórmulas capazes de indicar as coincidências de datas. Isto porque, como uma planilha de Excel, de modo geral, não vem com um calendário, você anota os prazos, mas não tem uma visão fácil de todas as tarefas referentes àquele dia e se alguma audiência coincide.

E ainda que as audiências online não tenham tal problema, é importante, de igual forma, evitar audiências seguidas. Isto permite um melhor preparo do profissional. E diante do “zoom fatigue”, ou seja, a fatiga decorrente de muitas chamadas virtuais, pode ser uma boa estratégia para advogados e advogadas que queiram se sair vencedores.

Por fim, é importante lembrar que, mesmo que uma planilha de controle de prazos processuais atenda às necessidades de controle de audiências, a organização é diferente.

Enquanto, para um andamento processual, você se dedica nos dias anteriores e pode ter finalizada a tarefa antes da data final, para as audiências pode apenas se preparar antecipadamente. A tarefa só se realiza no momento em que a audiência é encerrada.

Portanto, é o tipo de prazo que não pode ser dividido nos dias anteriores: apenas o estudo do processo referente é que pode.

2. Software jurídico: um sistema de gestão para controle de prazos e audiências

Como visto, você não pode antecipar, à sua escolha, uma audiência. Contudo, você pode se preparar com antecedência.

O benefício de um software jurídico no controle de audiências em relação a uma planilha de controle de prazos é justamente que ele consegue mostrar a visão de calendário. Assim, você visualiza rapidamente se há mais de uma audiência marcada para o mesmo dia.

O Projuris ADV, por exemplo, já abre na visão de calendário, o que permite melhor organização do dia-a-dia na advocacia. Além disso, você pode adicionar etiquetas às tarefas e organizar por cores no seu calendário.

Outro grande benefício do sistema de gestão automatizada que ele envia notificações, além de capturar andamentos e intimações, o que facilita a sua preparação. Dessa forma, quando for noticiado da audiência, poderá se programar. E terá, enfim, acesso rápido às informações do processo e aos documentos necessários, tudo armazenado dentro do software.

Por fim, é preciso comunicar seu cliente da audiência. Abaixo você verá como utilizar alguns aplicativos facilita esse processo.

3. Aplicativos para advogados e advogadas no controle de prazos e tarefas

Além das planilhas para advogados e de um sistema de gestão em desktop, você pode utilizar aplicativos para controle de audiências.

Aplicativos, em geral, não possuem tantas funcionalidades quanto versões desktop. Porém, podem ter aquelas mais essenciais ao controle de audiências, como uma agenda.

Com o aplicativo do Projuris ADV, você pode visualizar andamentos e intimações dos seus processos. Além disso, pode cadastrar tarefas e prazos. Ou seja, todo dia pode ver quais as suas tarefas e se organizar para fazer uma audiência de sucesso.

Mas o melhor do aplicativo está aqui: você pode compartilhar informações direto do app.

Ou seja, sabe aquele trabalho extra em avisar seu cliente sobre uma audiência? É algo bem rápido com um aplicativo como o Projuris ADV. Basta clicar em compartilhar a informação, que você a encaminha pelo WhatsApp, por e-mail ou mesmo por outros aplicativos de mensagem.

Isto, certamente, uma planilha de controle de audiências ainda não faz.

Dicas para se preparar para um audiência virtual

Depois do controle de audiências, então, é hora de se preparar para uma. E como fazer isso em tempos virtuais?

O primeiro passo é como para as audiências presenciais. Separe um tempo da sua agenda para estudar o seu caso. Veja quais foram os seus argumentos, quais os argumentos da parte contrária. Defina uma linha argumentativa.

O segundo passo é conversar com o cliente, sobretudo se ele também falará. Uma das grandes dificuldades de vários advogados é justamente essa falta de alinhamento. Prepare, então, também o seu cliente para o que está por vir. Dialoguem sobre qual será a base de argumentos de vocês e combinem o horário da audiência.

Terceiro, é preciso garantir a tecnologia. Confira se seu cliente tem os meios necessários para participar da audiência. E confira, enfim, se você também os tem. Imprevistos acontecem, mas prevenir-se é melhor do que se ser prejudicado na hora da audiência. E pense que, por mais que ela possa ser adiada, é um tempo que você perde na sua rotina e um tempo a mais de espera para o seu cliente.

Por fim, é hora de preparar como falar. Assista outras audiências, veja como profissionais tem falado. Deixe um bom microfone preparado, não altere tanto a voz, fale de forma clara e com o olhar na câmera.

E lembre-se: estar em caso não é igual a agir informalmente na audiência – isto pode não ser bem visto. Aja, então, como se estivesse à presença do juiz e da outra parte. Desligue o microfone quando não estiver falando, e evite interagir em outras telas, principalmente com assuntos fora do processo.

Na hora da audiência, por fim, você pode deixar uma aba ou outra tela aberta com a linha do tempo do processo. Assim, pequenos detalhes do processo já estarão à sua disposição.


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