Planilha de controle de horas e gestão de tempo para advogados

09/11/2019
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15/05/2023
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6 minutos

O tempo não para. Às vezes, minutos parecem segundos, e segundos parecem horas. A física quântica tenta até explicar, mas nada muda a sensação de que, ao se sentar na cadeira para trabalhar, o dia já acabou. E é normal que o cérebro assimile assim. Afinal a ocupação – e a preocupação – toma toda a concentração. E sem tempo até para respirar, olhar o relógio fica ainda mais complicado, e consequente, o controle de horas não acontece. Se você, todavia, quer ter controle maior sobre o seu tempo, aqui está uma solução: uma planilha de controle de horas.

Com a organização do escritório adequada e o Timesheet correto, você poderá otimizar a sua rotina e alargar o tempo do seu dia, ainda que ele continue tendo 24h. Assim, você e sua equipe produzem mais, melhor e no mesmo período de tempo. Para isso, é importante utilizar uma Planilha de Timesheet e Controle de Colaboradores.

E conheça, então, os benefícios de utilizar uma timesheet, além do passo-a-passo para a sua implementação na gestão do seu escritório de advocacia. Vamos lá!

Navegue por este conteúdo:

1. Planilhas jurídicas: mais tempo, mais produção, mais lucratividade

Uma das partes mais difíceis da advocacia é saber como gerir o seu negócio. Afinal, a maior parte das faculdades de Direito ainda não possuem matérias de administração em seus currículos. Muitos bacharéis, recém aprovados no Exame de Ordem da OAB, acabam, então, entrando no mercado jurídico sem noções mínimas de como se posicionar frente à gestão e ao mercado. Além dos requisitos para abrir um escritório de advocacia é preciso também ter um sentimento de empreendedorismo jurídico para que o escritório cresça e se consolide frente a uma concorrência de mais de um milhão de advogados.

O primeiro passo, então, é saber que a organização é o segredo do sucesso. Seja com um software para advogados ou com planilhas para advogados, ter um controle sobre os diferentes setores do escritório (pessoas, tarefas, processos, etc.) é uma estratégia empregada pelos escritórios de sucesso.

Principalmente quando se trabalha em equipe, é importante manter um sistema de organização, seja ele automatizado ou não. Isto porque evita falhas comunicativas ou que tudo esteja “registrado na mente de apenas um”.

Enquanto os processos não são tão numerosos, as planilhas jurídicas, como a planilha de controle de horas, talvez sejam suficientes a esse controle, embora o aumento de demandas geralmente seja facilitado pelo uso antecipado de um software jurídico.

A organização, por fim, funciona no sentido da tríade: tempo, produtividade e lucratividade. Com mais tempo, você produz mais e também lucra mais. Afinal, se o dinheiro é proporcional à quantidade de atendimentos, fazendo mais atendimentos, você ganha mais dinheiro. Mas não apenas isto. Com tempo, você também melhora a qualidade do seu trabalho, e vê o retorno disso!

2. O tempo para de voar: os benefícios da gestão de tempo na advocacia

Sabe aquela sensação de que se falou: a de que o tempo está sempre passando de modo distinto do que se gostaria? Uma planilha de controle de horas pode solucionar esse problema. Por exemplo: você sabe quanto tempo gastou na sua última peça processual? Foi um tempo necessário ou desperdiçado, enquanto você poderia produzir outras peças tão necessárias quanto?

Apenas um controle de horas assertivo e uma boa gestão do tempo em escritórios de advocacia podem fornecer essas respostas. Muitos profissionais não possuem o hábito de contabilizar o tempo que gastam com uma tarefa, o que pode colocar em risco toda a organização. Afinal, não adianta estabelecer todas as prioridades e tarefas necessárias se não é possível cumprir todas, porque o tempo disponível foi gasto em apenas uma.

Com uma planilha de controle de horas como a Planilha de Timesheet e Controle de Colaboradores disponibilizada pela Projuris , você registra quanto tempo gasta em cada atividade do seu dia-a-dia. Assim, pode visualizar como anda a sua produtividade e como é possível melhorá-la.

Um software jurídico pode retornar em até 4,76 horas/semana por colaborador. Mas uma planilha jurídica para controle de horas já ajuda a alcançar números semelhantes. E com a gestão das horas, você pode perceber isso.

3. Planilha de controle de horas trabalhadas e gestão de pessoas

Fazer uma boa gestão de pessoas é tão importante quanto fazer uma gestão do tempo. Isto porque cada colaborador é único. E um bom líder sabe quem são seus liderados, quais as suas potencialidades e o que eles também podem melhorar.

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Uma pessoa, por exemplo, é capaz de fazer 10 petições ao longo de uma semana de 40h. Outra, contudo, consegue fazer apenas 8, mas petições mais complexas. Acontece que, por alguma razão, uma delas não atinge seu potencial máximo em determinado período. Pelo contrário, atinge apenas 50% do que poderia atingir. Este elemento pode indicar que existe algum problema com esse colaborador.

É claro que os fatores externos impactam na produtividade e que os seres humanos não são constantes. No entanto, ter uma visão abrangente do escritório de advocacia e da equipe pode fornecer dados e hipóteses que serão ou não comprovados posteriormente.

E já imaginou se a sua equipe pudesse produzir mais com o mesmo tempo?

Do mesmo modo, se há tarefas que estão sendo deixadas para trás pelo desperdício de tempo, este pode ser um feedback importante a ser dado aos colaboradores do seu escritório de advocacia. Quando se sabe gerir o tempo, sabe-se aproveitar o potencial do seu time. Organize-se, saiba onde estão os problemas e invista no rendimento do seu escritório com uma planilha de controle de horas personalizada e totalmente gratuita!

4. Planilha de controle de horas e colaboradores gratuita

Na planilha de controle de horas disponibilizada pela Projuris, você elenca:

  • as atividades do seu escritório, entre atividades administrativas, contatos, importações, prazos, pagamentos e tarefas processuais;
  • os responsáveis, listando os colaboradores do seu escritório de advocacia;
  • os clientes, para relação e controle das tarefas em relação aos clientes e processos.

Além disso, você tem uma aba exclusiva para o cadastro das informações dos seus colaboradores, como:

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  • data de admissão e demissão;
  • área de atuação;
  • cargo;
  • carga horária mensal;
  • horário de trabalho padrão;
  • RG, CPF, CTPS, PIS, título de eleitor; carteira de reservista;
  • endereço e contato;
  • dados bancários.

Por fim, para controlar as horas trabalhadas por cada colaborador, você preenche mês a mês as atividades realizadas, os processos movimentos, seus responsáveis e a duração. Ao final, além de ter um Timesheet mensal, você pode extrair dados das horas gastas em cada tipo de atividades e checar se as prioridades do escritório são atendidas.

Acesse, então, a Planilha de Timesheet e Controle de Colaboradores gratuita e desfrutes dos benefícios de uma boa gestão na advocacia!

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