Dicas para gestão de atividades no escritório de advocacia

A gestão de atividades no escritório é muito importante no cotidiano de um advogado. Confira, neste artigo dicas para uma gestão mais eficiente.

Um dos maiores desafios de profissionais autônomos é criar um balanço entre a organização das tarefas do cotidiano e o tempo gasto para fazê-las. E isso não é diferente para um advogado.

Fazer a gestão de atividades no escritório de advocacia exige planejamento, compromisso e, acima de tudo, disciplina.

Para os advogados, manejar bem o tempo é uma tarefa ainda mais crucial, pois quando se trabalha com prazos processuais, atendimentos jurídicos, reuniões com associados, audiências, recursos e petições para serem escritas, não ter controle sobre a gestão de tarefas pode oferecer grandes riscos.

Escritórios de advocacia de todos os tamanhos precisam se preocupar com a gestão de tarefas.

Saber organizar as atividades necessárias para o trabalho advocatício e controlar o tempo necessário para elas pode ser a diferença entre um negócio bem sucedido e um não, independente do tamanho.

Por compreendermos a importância de uma boa gestão de atividades no escritório de advocacia, a ProJuris separou para você dicas para organizar as tarefas e o tempo gasto com elas de forma mais eficiente e prática. Confira as dicas no artigo abaixo e boa leitura!

A dificuldade que os escritórios têm de gerenciar as atividades

Grande ou pequeno, experiente ou novato na área, é comum, em escritórios de advocacia de todos os tipos, ter dificuldade em gerenciar as atividades do dia-a-dia.

A falta de gestão de atividades no escritório de advocacia pode causar diferentes problemas, como o mau uso do tempo, que acarreta em excesso de trabalho e prazos mais curtos; ou até a perda de clientes e problemas na organização financeira.

E são esses problemas que a falta de gestão de atividades traz que podem fazer com que escritórios não cresçam ou se destaquem de seus concorrentes, pois o tempo dos profissionais é gasto de forma menos eficiente, diminuindo os resultados.

Entre os principais problemas que causam dificuldades para os escritórios de advocacia no gerenciamento das atividades do cotidiano, estão:

- Falta de cultura de gestão

Parece algo simples, mas criar o costume de fazer uma gestão das tarefas diariamente pode ser bem bastante difícil.

É importante que o gestor (ou gestores) do escritório de advocacia esteja mentalmente preparado para reformular o jeito com que faz o seu trabalho diário, ordenando uma parte do seu tempo para organizar documentos, enumerar arquivos, preencher tabelas e deixar a agenda em dia.

Criar uma cultura de gestão significa dar importância à organização e sistematização das diferentes atividades exercidas dentro do escritório, estando elas diretamente conectadas ao trabalho jurídico ou não.

Com perseverança e com organização, é possível fazer com que atividades repetitivas e que gastam tempo se tornem mais dinâmicas, porque os processos, arquivos, documentos, tarefas e lembretes estão organizados de uma forma que fazem com que o advogado possa focar mais nas atividades importantes do cotidiano.

- Falta de tempo para gestão

A falta de tempo é um motivo comum para não se investir em gestão de tarefas. Afinal, manter todas as atividades de um escritório de advocacia exige constante atualização dos gestores.

Entretanto, não se percebe a quantidade de tempo que se perde fazendo trabalhos repetitivos e retrabalhos que acontecem apenas pela falta de gestão de atividades no escritório de advocacia.

Acompanhar andamentos de processos manualmente, escrever peças jurídicas a partir de modelos, buscar atualizações nos sites dos Tribunais, monitorar prazos processuais...

Todas essas atividades repetitivas são extremamente importantes para o escritório de advocacia, mas consomem muito tempo do profissional.

Além disso, são atividades que, pelo seu caráter repetitivo, são suscetíveis a erros humanos.

Atrelar um prazo errado a um processo pode acontecer quando se lida com dezenas de processos ao longo de meses. E esse erro não pode acontecer no cotidiano do profissional de Direito.

Se toda a equipe estiver disposta a trabalhar na gestão das tarefas e atividades do escritório, o tempo gasto nessa atualização será menor do que o tempo perdido procurando documentos, arquivos e refazendo trabalhos.

- Fragmentação de informações em emails, WhatsApp, Excel e outros sistemas

O escritório de advocacia atual trabalha com muitas frentes diferentes de mídia em suas mais diversas áreas. Os advogados conversam com clientes, marcam reuniões, recebem e enviam documentos por email, telefone, WhatsApp e redes sociais.

Receber informações, documentos, arquivos, horários e datas de diferentes fontes pode ser um grande problema na gestão de tarefas, pois as atividades ficam dispersas, o que aumenta a chance de perda de reuniões importantes, demora para encontrar documentos e problemas de relacionamento com o cliente.

Ter informações fragmentadas em diferentes locais é perigoso para o escritório de advocacia, que tem como norte do trabalho os prazos processuais e o bom relacionamento com seus clientes.

É importante que os gestores de um escritório de advocacia coloquem na sua rotina a organização de informações em apenas um lugar, facilitando a visualização das atividades a serem feitas como um todo.

Com as atividades e compromissos centralizados, é muito mais fácil organizar o tempo, checar prazos, não perder reuniões importantes e estar sempre a par do que é mais importante para tornar o tempo de trabalho no escritório mais eficiente e dinâmico.

- A gestão não acompanha o crescimento do negócio

Planilhas, arquivos e agendas têm a capacidade de dar conta da gestão de atividades no escritório de advocacia enquanto ele está em seus passos iniciais. Entretanto, o desafio cresce na mesma medida em que mais clientes e processos aparecem. 

Por que se preocupar com a gestão de atividades no escritório?

Como já vimos anteriormente neste artigo, fazer uma gestão de atividades no escritório de advocacia é extremamente importante para o bom proveito do tempo de trabalho e, subsequentemente, para o sucesso do negócio.

Os benefícios da gestão de atividades estão além da economia de tempo e da organização de documentos, arquivos, processos e compromissos.

Padronizar documentos, ter espaços reservados para guardar arquivos importantes, visualizar e dividir tarefas e atividades, ter total controle sobre as finanças do escritório, diminuir o tempo gasto e a possibilidade de erros em tarefas repetitivas tornam o escritório de advocacia mais eficiente e focado em resultados.

Por si só, esses itens são motivos suficientes para se investir em uma boa gestão de tarefas. Entretanto, criar uma cultura de gestão pode trazer benefícios enormes para o escritório de advocacia, que podem ser a diferença entre um escritório comum e um escritório de sucesso.

Alinhamento entre o time

Quando se investe em gestão de atividades no escritório de advocacia, todos os profissionais sabem onde as informações cruciais estão concentradas, tornando a divisão de trabalho mais prática, aumentando a sinergia entre os advogados.

Todos salvam os documentos importantes em lugares pré-determinados e organizados; os prazos processuais podem ser facilmente visualizados por todos em um lugar de fácil checagem; tarefas são divididas e designadas com mais clareza e a comunicação se torna mais fluída.

Quando todos os profissionais conseguem visualizar o que precisa ser feito e sabem onde encontrar todas as ferramentas que necessitam, o trabalho se torna mais eficiente e as metas se tornam mais claras, fazendo com que a equipe se alinhe na busca por resultados.

Um dos principais benefícios de incorporar a gestão de tarefas no cotidiano do trabalho jurídico em um escritório é fazer com que todos os envolvidos saibam o que precisa ser feito para garantir o máximo de eficiência.

Diminuição do stress e aceleração das entregas

Ter todas as atividades do escritório organizadas também tem um efeito direto na diminuição do stress e na conclusão de prazos antes deles começarem a apertar.

Muito tempo que seria gasto procurando e organizando documentos, fazendo tarefas repetitivas, checando prazos processuais e procurando informações em diferentes locais pode ser gasto com atividades mais produtivas, que necessitam da total concentração do advogado.

Investir em gestão de tarefas significa perder menos tempo fazendo tarefas que se criam pela falta de organização, gerando stress dentro do ambiente de trabalho e fazendo com que o profissional tenha menos tempo para focar nas atividades importantes para o escritório.

Ao se investir na gestão de atividades no escritório, a visualização de prazos e as divisões de tarefas de forma objetiva e clara facilitam a administração do tempo, fazendo com que os prazos não apertem tanto e as entregas sejam realizadas com mais folga.

Aumento da rentabilidade

Não ter controle e visualização a respeito da entrada e saída de recursos do escritório de advocacia significa que o advogado e seus associados podem estar perdendo dinheiro.

Ter controle sobre os custos fixos, saber quais são as margens de lucro dos processos, estabelecer valores para honorários e saber quais são as porcentagens dos ganhos que retornam, de alguma forma, para o escritório são operações financeiras elementares para a manutenção e o sucesso da empresa.

Organizar e estruturar a área financeira do escritório de advocacia é uma das tarefas mais importantes dentro de uma gestão de atividades no escritório.

Saber quanto dinheiro está entrando e quanto precisa sair é o primeiro passo para criar metas, controlar gastos e tornar o trabalho mais valorizado, aumentando a rentabilidade do negócio.

Ter uma boa gestão do negócio é importante para que o escritório possa crescer sem perder a qualidade do seu trabalho.

Cuidar da gestão de tarefas de um escritório de advocacia é a atividade não relacionada ao Direito mais importante do trabalho do advogado.

Compreender a dimensão do que precisa ser feito, o que precisa ser guardado, quais recursos entram e saem e como administrar todo o tempo da forma mais eficiente possível é o principal diferencial de escritórios de sucesso.

Com os avanços da informática e da tecnologia, sistemas jurídicos avançam todos os dias para tornar o trabalho do advogado mais dinâmico e focado no que realmente necessita da atenção dele.

Com o objetivo de centralizar todas as informações relevantes do escritório de advocacia e organizar o tempo dos profissionais, softwares jurídicos são verdadeiros aliados do escritório de advocacia atualizado nas tendências do mercado e do trabalho.

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O ProJuris para Escritórios é um software jurídico estruturado para englobar todas as necessidades de um escritório de advocacia em um único sistema.

Atento às demandas tecnológicas atuais, o ProJuris para Escritórios é uma solução para sistematizar a gestão de atividades de um escritório de advocacia, tornando a visualização das atividades mais completa, diminuindo a perda de tempo e tornando o trabalho mais eficiente e assertivo.

Com as informações centralizadas em um único sistema seguro e de fácil manuseio, toda a equipe passa a ter uma visão ampliada do negócio e das atividades executadas no cotidiano.

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Tiago Fachini
Tiago Fachini

Sobre o autor:

Tiago Fachini
Palestrante, professor, podcaster jurídico, colunista do blog ProJuris e, acima de tudo, um apaixonado por tecnologia e pelo mundo jurídico com mais de uma década de atuação dedicada ao mundo digital.

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