Como gerenciar equipes e fazer a divisão de tarefas na advocacia

02/02/2021
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18/05/2023
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7 minutos

A autonomia é uma característica em comum dos advogados. A maioria começa o próprio escritório trabalhando sozinho e acumulando tarefas, sem grandes problemas. Mas, na medida em que o escritório cresce, muitos advogados encontram dificuldades para gerenciar a equipe e fazer a divisão de tarefas na advocacia.

Um modelo de gestão vertical, onde a maioria das tarefas fica concentrada nos sócios e advogados seniores é uma realidade na advocacia. Ainda hoje os escritórios adotam esse modelo, em sua grande maioria. Porém, nesse modelo, é comum encontrar profissionais sobrecarregados, muito estresse e baixa produtividade.

Assim, para ter um escritório de advocacia trabalhando em alta performance, o primeiro passo é contar com um bom sistema de divisão de tarefas. Usando algumas ferramentas, como um bom software jurídico, e contratando os profissionais certos, é possível criar um escritório engajado, produtivo e com excelentes resultados.

Para quem precisa criar sistemas internos e aprimorar a divisão de tarefas, preparamos um post completo. Veja como fica mais simples delegar atividades, coordenar o time e melhorar a eficiência no dia a dia. Confira!  

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Divisão de tarefas na advocacia: por que seu escritório precisa mudar?

A maioria dos escritórios de advocacia se desenvolve a partir de um modelo vertical de gestão. Isso significa que todas as demandas ficam concentradas nos sócios e advogados seniores e estes se encarregam de fazer a divisão de tarefas internamente.

O grande problema do modelo vertical é que os profissionais que deveriam cuidar de questões estratégicas do escritório acabam sobrecarregados. Como resultado, falhas no atendimento de clientes e no cumprimento dos prazos começam a surgir. E, consequentemente, os clientes passam a buscar a concorrência.

Muitos advogados já perceberam que o modelo de gestão vertical não é uma solução, especialmente considerando a atual concorrência do mercado. Por isso, optam por partir para o modelo horizontal. Nele, o advogado define as rotinas do escritório são previamente. Assim, cada membro do time sabe suas tarefas, sem depender dos demais. A vantagem desse modelo é que advogado, estagiário de Direito e equipe administrativa possuem mais liberdade de atuação. Isso gera mais engajamento e também aumenta de forma significativa a produtividade e os resultados do escritório.

Ferramentas para a divisão de tarefas na advocacia

O modelo vertical a triagem das demandas e divisão de tarefas é feita pelos sócios e advogados seniores. Já, o modelo horizontal preza pela criação de rotinas previamente estruturadas. Com isso, ao começar o dia a dia de trabalho, cada membro da equipe sabe exatamente o que precisa fazer e não fica dependendo de ordens de outros advogados para executar suas tarefas.

Nesse modelo, o uso de ferramentas é essencial. Afinal, com elas, o advogado consegue planejar todas as rotinas do escritório, atribuindo previamente a responsabilidade pela execução de cada tarefa.

1. Planilhas jurídicas

Através de planilhas jurídicas, o advogados já consegue estabelecer um sistema manual de divisão de tarefas na advocacia. Com uma planilha de controle de atividades, o advogado pode organizar as tarefas de acordo com as capacidades e especialidades do time. Isso evita que uma mesma tarefa seja realizada por advogados diferentes, ou ainda, ocorra a confusão de responsabilidades. Uma planilha de controle também facilita o monitoramento dos membros do time, permitindo a identificação de falhas, atrasos e até o descumprimento de atividades.

Esse tipo de sistema também serve para controlar a produtividade e o engajamento do time. Se uma determinada tarefa não está sendo cumprida, é possível questionar o problema e encontrar uma solução mais rápida. Isso evita uma série de desgastes no dia a dia e problemas com a equipe. Afinal, um prazo não cumprido ou uma tarefa atrasada prejudicam o andamento do escritório como um todo e os resultados para o cliente são prejudicados.

2. Software jurídico

A planilha de controle de atividades é uma boa solução para o dia a dia. No entanto, sistemas mecânicos estão mais suscetíveis a falhas e são menos eficientes. Hoje o advogado conta com ferramentas mais robustas, como os softwares jurídicos, por exemplo, que auxiliam na criação de rotinas e divisão de tarefas na advocacia. Com essa ferramenta, basta incluir os dados no sistema, que o próprio software realiza a organização. Usando comandos específicos, o advogado delega atividades automaticamente, sem a necessidade de redigir e-mails, ligar ou até fazer reuniões para executar tarefas rotineiras.

Com um bom software jurídico, o advogado é capaz de distribuir tarefas, controlar prazos, gerenciar a equipe e evitar imprevistos. Um software também auxilia no monitoramento do trabalho e no fornecimento de feedbacks para todos os membros da equipe. Outra grande vantagem do escritório é que ele resolve o back office e, portanto, estagiários e advogados não perdem tempo executando atividades de suporte, que costumam consumir tempo, sem gerar resultados diretos.

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Como contratar uma equipe jurídica completa

Além de contar com boas ferramentas, para fazer uma divisão de tarefas na advocacia que seja eficiente, o advogado precisa de uma boa equipe. Foi-se o tempo em que um escritório era formado apenas por uma secretária, estagiários e advogados. Hoje, mesmo as estruturas menores contam com profissionais especializados que oferecem suporte para atividades específicas.

É o caso, por exemplo, do controller jurídico. Esse profissional é quem cuida das rotinas do escritório, garantindo que elas funcionem de forma eficiente. Suas atribuições estão ligadas tanto as tarefas de gestão, quanto ao controle dos resultados.

Na prática, o controller jurídico é mais ou menos um gerente do escritório, que exerce tanto um papel de supervisor quanto de líder. Além de controlar as atividades, o controller jurídico também é responsável por definir parâmetros para medir os resultados.

Outro profissional que vem ganhando espaço é o assistente administrativo. Esse profissional cuida das atividades de suporte do administrativo, como rotinas bancárias, controle de pequenas despesas, entre outras pequenas tarefas do financeiro. Ele também cuida da gestão de documentos e controle de suprimentos do escritório.

Entre os próprios advogados, muitos escritórios já estabelecem responsabilidades específicas. A figura do advogado gestor também vem ganhando espaço na advocacia. Esse profissional age como uma espécie de “ponte” entre a equipe de advogados e o financeiro/administrativo integrando a parte intelectual e a parte estrutural do escritório. Esse profissional também cuida de questões mais estratégicas, como ações de prospecção, networking, representação em eventos, entre outros.

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Trabalho em equipe e melhores resultados

Não é segredo para nenhum advogado que a concorrência na advocacia aumentou bastante nos últimos anos. Por isso, muitos escritórios seguiram o caminho da profissionalização da estrutura, investindo em gestão. Hoje, para enfrentar a concorrência, o caminho é enxergar o escritório como uma empresa e trabalhar a gestão para conquistar mais produtividade e eficiência.

A divisão de tarefas na advocacia é algo corriqueiro que pode parecer um tanto quanto simples. No entanto, ela tem um papel crucial no dia a dia.

Somente com um bom sistema de divisão de tarefas é possível cumprir prazos, fazer entregas eficientes e proporcionar um bom atendimento ao cliente. Uma equipe sobrecarregada e estressada não é exceção na advocacia. Por isso, escritórios que conseguem se estruturar, além de conquistar um clima organizacional melhor, saem na frente da concorrência.

Parece incrível, mas estruturar a divisão de tarefas é o primeiro passo para obter resultados de impacto, que vão desde o aumento da produtividade até profissionais mais satisfeitos.

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