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Compliance: o que é, benefícios e dicas de como fazer

O compliance é um assunto em crescente dentro do mercado de negócios brasileiro. Cada vez mais se discute a responsabilidade das organizações de criar mecanismos internos de respeito às legislações e normativas vigentes de forma transparente.

E, com o aumento da discussão sobre o tema, aumentam também as dúvidas sobre o que é o compliance e como ele funciona.

Este artigo, portanto, tem como objetivo responder a essas perguntas, trazendo o que é o compliance, qual é a sua importância, como ele surgiu, quais são as suas diferentes áreas de atuação e dicas de como criar um sistema de conformidade duradouro na empresa. Continue lendo abaixo!

O que é compliance?

Com origem no verbo inglês “to comply”, compliance é um termo amplamente aplicado pelo mundo corporativo para traduzir a conformidade de uma determinada corporação com relação às leis e regulamentos externos e internos.

O compliance, portanto, é a criação de uma cultura empresarial que faça com que todos os setores da empresa estejam alinhados para desenvolver práticas que não só correspondem às legislações vigentes, mas que também geram informações seguras a respeito de sua atuação.

Uma empresa está em conformidade quando atende a todas as exigências legais relativas às atividades que desenvolve através de uma adaptação da cultura da organização em todos os seus setores.

Importância do compliance para empresas

A legislação impõe diversas responsabilidades às companhias e seus gestores. Em razão disso, o compliance tem um papel fundamental de prevenir a aplicação de sanções decorrentes do descumprimento da lei.

Hoje, boa parte das empresas expandiu o escopo de suas atividades tornando-as mais complexas. Por conta disso, é necessário enfrentar um complicado ambiente regulatório, sujeito a mudanças constantes.

Por isso, é fundamental que as organizações mapeiem cuidadosamente as atividades da empresa, para que se possa agir de forma eficaz com relação às adequações de suas atividades, sistematizando essas mudanças dentro dos processos de cada setor.

O sistema de conformidade também possibilita que diversas formas de boas práticas sejam implementadas internamente, auxiliando a empresa a construir uma boa imagem no mercado e entre seus consumidores.

Dessa forma, o compliance não apenas facilita a fiscalização de todos os setores da empresa a respeito do cumprimento das legislações vigentes para o negócio, como também pode ser utilizado pela mesma como diferencial competitivo.

Como o compliance surgiu?

O compliance surgiu no início do século XX nos Estados Unidos da América, após a criação do Food and Drug Administration o órgão americano que corresponde à ANVISA no Brasil.

Com a criação de um órgão fiscalizador, as empresas da área sentiram a necessidade de desenvolver técnicas e adaptações culturais internas que possibilitassem que toda a cadeia produtiva estivesse de acordo com o que estipulava a legislação, fazendo alterações conforme a legislação mudasse.

Com a preocupação das empresas em realizar todas as suas tarefas em conformidade com a legislação e antecipando mudanças legais nos seus negócios, não haveria a possibilidade de prejudicar a empresa por conta de alguma fiscalização que encontrasse atividade irregular.

No Brasil, a cultura de compliance ganhou o mercado tardiamente. Somente na década de 1990, organizações públicas e privadas passaram a adotá-lo como uma regra essencial para a transparência de suas atividades.

A realização dos primeiros processos foi importada principalmente por empresas multinacionais, que traziam, do exterior, protocolos de conformidade.

No início, boa parte das empresas direcionou as atividades de compliance aos seus respectivos departamentos jurídicos por considerá-los aptos a interpretar os instrumentos legais e regularizar as operações.

No entanto, com o passar do tempo, a atividade de compliance se tornou mais complexa e hoje demanda não apenas a participação do departamento jurídico, mas principalmente sua integração com outras áreas.

Atualmente, as necessidades do mercado demandam que a atividade de compliance vá além de estabelecer normas internas e políticas. É necessário aplicá-la aos processos de maneira geral.

Qual é o papel do compliance?

O compliance é necessário em uma empresa para mantê-la em conformidade com as normas dos órgãos reguladores externos e determinações internas, impedindo ou mitigando possíveis multas e danos à empresa e a sua imagem.

Ou seja, uma empresa está em conformidade quando atende todas estas exigências legais e organizacionais de forma plena, criando uma cultura interna organizacional que possibilite o cumprimento e verificação da legalidade dos processos realizados.

Em 1º de agosto de 2013, foi institucionalizada a Lei n. 12.846, ou como popularmente conhecida: a Lei Anticorrupção.

A partir disso, o compliance deixou de ser um adicional e passou a se tornar indispensável, já que a lei oferece vantagens para pessoas jurídicas que tenham implementado políticas internas de auditorias para compliance.

Em suma, a legislação beneficia empresas que possuem compromisso com a transparência.

Quais são os tipos de compliance?

Estar em conformidade com regulamentações, legislação, padrões éticos e normas é um conceito que pode até parecer objetivo e simples, mas envolve diferentes áreas e possui aplicações distintas.

O compliance, portanto, possui mais de uma aplicação e, por consequência, mais do que uma área de atuação.

Veremos, abaixo, os principais tipos de compliance, como eles se diferenciam e qual é o impacto deles dentro das organizações.

- Compliance empresarial

O compliance empresarial é o mais geral de todos, uma vez que engloba, por cima, todos os aspectos da empresa.

Toda a empresa deve seguir uma série de normas e regras estabelecidas pelo Poder Público para funcionar legalmente. Para além das normativas legais, as empresas também devem seguir o fluxo do mercado e as determinações de entidades da área, como associações empresariais, sindicatos, entre outros.

O compliance empresarial, portanto, serve principalmente para prevenção e como diferencial competitivo da empresa com o mercado, uma vez que estabelece a empresa como aquela que lida com suas atividades de forma legal e transparente.

- Compliance trabalhista

Como falamos anteriormente, o compliance tem como principal objetivo a prevenção, impedindo que condutas ilegais ou antiéticas ocorram em primeiro lugar, diminuindo assim os riscos do negócio.

O compliance na área trabalhista, portanto, tem como objetivo estabelecer regramentos internos para todos os funcionários da empresa que estejam em conformidade com os procedimentos legais e com os valores da empresa.

Isso, somado com canais eficientes de comunicação entre todos os setores da organização, possibilitam que todas as pessoas ao mesmo tempo saibam como devem agir dentro do ambiente empresarial e também saibam como não agir, possibilitando que as mesmas possam denunciar comportamentos que coloquem o sistema de compliance em risco.

- Compliance fiscal

Muitas vezes atrelado ao compliance tributário, o compliance fiscal difere do primeiro por não lidar diretamente com a questão tributária da empresa, mas sim com os processos que envolvem o fluxo monetário da organização.

Dessa forma, o compliance fiscal tem como objetivo proporcionar transparência e cumprindo das normas apresentadas pela Receita Federal e demais órgãos fiscalizadores.

Todas as informações fiscais, como folhas de pagamento, compras e vendas, transações bancárias, estoques e bens, devem ser preenchidas e organizadas em conformidade com a lei vigente e com as normativas dos órgãos de fiscalização.

Além do óbvio benefício de lidar com as finanças da empresa de forma transparente, mitigando problemas com os órgãos fiscais, uma apresentação clara dos números da organização também chama a atenção do mercado financeiro, além de facilitar a obtenção de linhas de crédito.

- Compliance tributário

O compliance tributário é um dos mais conhecidos por empresas de médio e grande porte, uma vez que é o tipo de compliance que mais está relacionado com as auditorias, comuns e obrigatórias para empresas de alguns ramos.

O compliance tributário tem como objetivo possibilitar transparência nas relações tributárias da empresa, fazendo com que todos os envolvidos na área ajam em conformidade com a lei vigente, organizando os ativos e passivos da empresa de forma transparente e responsável.

Ao prevenir a violação da legislação tributária, a empresa não só age de forma ética e socialmente responsável, como também diminui os riscos do negócio, não sofre o risco de ser judicialmente cobrada por tributação não paga e ainda é melhor vista no mercado, atraindo investidores.

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Compliance x auditoria: qual a diferença?

Como o compliance é uma prática pouco difundida dentro do mundo dos negócios no Brasil, ainda há muita dúvida sobre o assunto, que faz com que pessoas não compreendam a sua função ou importância. Uma das principais comparações é entre o compliance e uma auditoria.

A auditoria comumente é uma ação pontual que tem como objetivo compreender se as áreas contábil, tributária e fiscal da empresa estão em conformidade com as legislações e determinações do Poder Público, verificando, assim, se a empresa está atuando em conformidade com a lei.

O compliance, por sua vez, é um sistema desenvolvido pela empresa para que todas as suas atividades em diferentes setores sejam realizadas conforme as determinações legais e as condutas éticas procuradas pela organização, criando assim uma relação transparente e diminuindo o risco do negócio ao reduzir a possibilidade de danos e sanções por conta de um comportamento ilegal.

Dessa forma, o compliance é um conjunto de ações muito mais complexas do que a auditoria, que geralmente fiscaliza apenas aspectos fiscais e tributários.

Mesmo assim, a implementação de auditorias e due diligences com certa frequência podem ser boas aliadas do sistema de compliance adotado, uma vez que possibilitam a verificação e a avaliação de como o sistema está sendo implementado nos diferentes setores da empresa.

Quais os benefícios do compliance?

Embora muitas empresas considerem a atividade de compliance como um ônus, devido aos custos de contratação e de pessoal para realização do diagnóstico, tal procedimento deve ser encarado como um investimento.

Implementar um sistema de compliance dentro da cultura empresarial pode trazer muitos benefícios, como descontos em linhas de crédito, melhor retorno de investidores e valorização da empresa.

Para quem quer atua na área de compliance é importante compreender que atualmente a interpretação legal e a criação de procedimentos com base na responsabilização dos gestores é uma estratégia pouco eficaz diante das exigências do mercado.

É necessário que o profissional responsável direcione a adequação das atividades da empresa com produtividade, eficiência e confiabilidade.

Dicas para um compliance eficiente

Criar materiais e mecanismos internos na organização para implementar um sistema de compliance é apenas o primeiro passo. Para que toda a organização norteie suas atividades para atender às normas e regulações vigentes, é necessário ter um compliance eficiente.

E a eficiência, como em qualquer outra coisa, se dá por meio de um processo detalhado. Para se estar em conformidade com a legislação vigente e possibilitar transparência em todas as relações da empresa, é necessário ter um plano.

Abaixo, apresentamos as dicas mais importantes para que uma empresa consiga desenvolver um compliance eficiente, que é compreendido e aplicado por todos os colaboradores de todos os setores da organização.

1 – Crie uma estrutura duradoura

A criação de um sistema de compliance não é uma tarefa fácil. Ela envolve a participação de uma equipe multidisciplinar, com destaque para profissionais do direito, que irão verificar as legislações vigentes que impactam o negócio e que podem ser implementadas nas atividades diárias de forma didática e simples.

A criação desse sistema envolve a produção de materiais didáticos, o treinamento dos setores, a criação de canais eficientes de comunicação e denúncia e a junção das práticas legalmente responsáveis com o que já é realizado pela empresa de forma transparente.

Para fiscalizar estas atividades, é aconselhável que um comitê de ética seja formado na entidade, composto por profissionais de áreas distintas e que sejam renovados de tempo em tempo, com o objetivo de fortalecer a criticidade e ampliar os pontos de vista na supervisão da conformidade.

2 – Treine sua equipe

É importante educar os funcionários a respeito das leis, regulamentos e políticas da empresa, mostrando como estas se aplicam diretamente às suas responsabilidades do dia a dia.

Isso porque o compliance não é formado por leis estáticas e burocracias, mas sim condutas organizacionais éticas, de acordo com os parâmetros públicos e privados.

Para isso, é preciso pensar em um programa de treinamento de conformidade. De um plano que contemple um passo a passo das lições que devem ser aprendidas pelos profissionais da empresa. Algo que os responsáveis possam avaliar que o conhecimento do compliance foi transmitido cem por cento.

O conteúdo deste treinamento deve deixar claro ao profissional que suas funções vão muito além de elaborar e publicar normativas e procedimentos, e sim que elas fazem parte de um organismo maior, que depende de cada membro para funcionar.

Além disso, é importante que as normas de compliance apresentadas façam com que cada colaborador consiga visualizar nas suas atividades os quatro pilares do compliance: transparência, equidade, prestação de contas e responsabilidade corporativa.

3 – Simplifique para que seja compreensível

Para que o compliance seja realmente útil, ele deve ser compreendido. E para que ele seja compreendido, vale tomar alguns cuidados. Há muitas empresas que fornecem praticamente um livro à pessoa, dizendo: “leia, estas são as nossas regras”.

O quanto esta atitude é realmente efetiva? O conhecimento passado dessa forma é pouquíssimo prático, principalmente levando em consideração que costumamos aprender melhor as coisas aplicando-as no cotidiano. O que o manual de conduta da empresa precisa responder? É a partir desta questão que ele pode ser formulado.

Outra característica de um código de ética que pode ser prejudicial é a prolixidade ou o pedantismo. O uso de “palavras bonitas” deve ser relativizado quanto à sua eficácia.

Profissionais do departamento jurídico possuem um vocabulário mais extenso, devido às características da profissão, mas, agora que não são os únicos a atuarem no compliance, vale pensar: será que todos entenderiam?

Um dos maiores desafios das organizações é medir o nível adequado de formação para os diferentes perfis dentro da empresa. Começar por uma linguagem de fácil entendimento, que explore exemplos e acontecimentos reais nas suas explicações pode ser um bom começo.

Além de acessível na linguagem, ele também precisa estar acessível na busca. Disponibilizá-lo no site da empresa ou enviá-lo periodicamente via e-mail para os colaboradores é um bom exemplo de como resolver isso.

A comunicação é essencial no processo de alinhamento, não só do compliance, mas de todos os valores da empresa. A intranet e o e-mail são ferramentas poderosas neste sentido. Através dela, pode-se, por exemplo, disponibilizar o hotline, enviar informes, publicar gráficos e imagens-exemplo que ilustrem o manual de conduta.

4 – Utilize como um diferencial competitivo

Revisitar o plano de conformidade se faz necessário. Esse exercício precisa trazer coisas que anteriormente não eram encontradas, ao invés de mais do mesmo.

Neste momento, é importante que anotações de melhoria venham à tona, por isso é imprescindível estimular os colaboradores da empresa a zelarem pela transparência a ponto de militarem por ela dentro da organização, expondo fragilidades para que possam ser introduzidas no compliance.

Depois de introduzir o compliance como um valor, quebrando a ideia de que é apenas um custo, a entidade pode utilizá-lo como diferencial competitivo – principalmente no Brasil, onde a percepção anticorrupção de investidores está em alerta.

Os fundos de investimentos têm condicionado investimentos às organizações a programas de compliance, assim como outras organizações que condicionam a contratação de terceiros que vão representá-la perante a administração pública, já que a contratante pode ser responsabilizada por atos de terceiros mesmo sem conhecimento da conduta (domínio do fato).

Em suma, o mercado, assim como a legislação, vem premiando as empresas com boas práticas de compliance. E isto precisa ser mostrado. Nas redes sociais, no site, na assinatura de e-mail dos colaboradores.

O compromisso com a transparência e com a legalidade deve ser uma bandeira hasteada sobre a marca da empresa. Em um universo de consumidores e investidores cada vez mais críticos e atentos a riscos, a confiança se torna a base.

Ouça o JurisCast sobre compliance

A equipe da ProJuris conversou sobre o assunto com a Dra. Maria Luiza Cavalcante.

Você pode ouvir todo o episódio sobre o que é compliance e como ele é aplicado nas organizações abaixo:

Conclusão

Um bom sistema de compliance possibilita que todos os colaboradores e setores de uma empresa ajam de acordo com as leis e normas internas e externas, possibilitando uma ação transparente e diminuindo os riscos e possíveis danos ao mesmo tempo.

Agir em conformidade com as legislações e normas, criando sistemas para a implementação dessas ações, é cada vez mais importante no mundo corporativo, uma vez que os olhos de investidores e grandes parceiros de negócios cada vez mais se voltam para empresas que apresentam transparência nas suas relações com os seus meios.

Adotar um sistema de compliance é uma tarefa que vai além do departamento jurídico de uma empresa, envolvendo uma equipe multidisciplinar que consiga abordar a totalidade das ações realizadas na organização, possibilitando uma mudança de comportamento nas atividades que esteja de acordo com a legislação e as condutas e normas internas e externas do meio.

Tiago Fachini
Tiago Fachini

Sobre o autor:

Tiago Fachini
Palestrante, professor, podcaster jurídico, colunista do blog ProJuris e, acima de tudo, um apaixonado por tecnologia e pelo mundo jurídico com mais de uma década de atuação dedicada ao mundo digital.

1 comentário em “Compliance: o que é, benefícios e dicas de como fazer”

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