O que é compliance?

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Mais do que um procedimento de adequação, o compliance busca potencializar a efetividade, produtividade e confiança das empresas. Saiba como esse processo pode ajudar com o sucesso de sua companhia.

Com origem no verbo inglês “to comply”, compliance é um termo amplamente aplicado pelo mundo corporativo para traduzir a conformidade de uma determinada corporação com relação às leis e regulamentos externos e internos. Uma empresa está em compliance, portanto, quando atende a todas exigências legais relativas às atividades que desenvolve.

A legislação impõe diversas responsabilidades às companhias e seus gestores. Em razão disso, o compliance tem um papel fundamental de prevenir a aplicação de sanções decorrentes do descumprimento da lei.

Hoje, boa parte das empresas expandiram o escopo de suas atividades tornando-as mais complexas. Por conta disso, é necessário enfrentar um complicado ambiente regulatório sujeito a mudanças constantes.

No Brasil, a cultura de compliance ganhou o mercado tardiamente. Somente na década de 1990, organizações públicas e privadas passaram a adotá-lo como uma regra essencial para a transparência de suas atividades.

A realização dos primeiros processos foi importada principalmente por empresas multinacionais, que traziam do exterior protocolos de conformidade.

Mesmo depois de tanto tempo, é comum que muitas empresas vejam o processo de compliance com desconfiança, já que falta no mercado uma familiaridade com o propósito e o alcance deste procedimento.

No início, boa parte das empresas direcionou as atividades de compliance aos seus respectivos departamentos jurídicos por considerá-los aptos a interpretar os instrumentos legais e regularizar as operações.

No entanto, com o passar do tempo, a atividade de compliance se tornou mais complexa e hoje demanda não apenas a participação do departamento jurídico, mas principalmente sua integração com outras áreas, como a de controle interno e análise de riscos.

Atualmente, as necessidades do mercado demandam que a atividade de compliance vá além de estabelecer normas internas e políticas. É necessário aplicá-la aos processos de maneira geral.

Por isso, a importância de mapear cuidadosamente as atividades da empresa, para que se possa agir de forma eficaz com relação às adequações de suas atividades.

Um processo de compliance serve para, além de adequar as atividades da empresa, gerar informações seguras a respeito de sua atuação e manter o negócio funcionando.

O compliance também possibilita que diversas formas de boas práticas sejam implementadas internamente, auxiliando a empresa a construir uma boa imagem no mercado e entre seus consumidores.

Os departamentos jurídicos das empresas e os escritórios de advocacia terceirizados também são afetados pelas boas práticas do compliance, haja visto que é essencial abranger todos os processos da empresa. Assim sendo é essencial que profissionais do direito que tenham, em seu dia a dia, relação com empresas, preparem-se para mais esta tendência.

Embora muitas empresas considerem a atividade de compliance como um ônus, devido aos custos de contratação e de pessoal para realização do diagnóstico, tal procedimento deve ser encarado como um investimento devido aos benefícios capazes de gerar. Entre esses benefícios vale citar: descontos em linhas de crédito, melhor retorno de investidores e valorização da empresa.

Para quem quer atua na área de compliance é importante compreender que atualmente a interpretação legal e a criação de procedimentos com base na responsabilização dos gestores é uma estratégia pouco eficaz diante das exigências do mercado.

É necessário que o profissional responsável direcione a adequação das atividades da empresa com produtividade, eficiência e confiabilidade.

Dicas para um Compliance eficiente

Antes de tudo, vale rememorar o que é compliance. A palavra vem do verbo inglês “to comply”, que significa agir de acordo com uma regra, uma instrução interna, um comando ou um pedido. A partir daí já fica fácil compreender.

compliance é necessário em uma empresa para mantê-la em conformidade com as normas dos órgãos reguladores externos e determinações internas, impedindo ou mitigando possíveis multas e danos à empresa (e sua reputação). Ou seja, uma empresa está em compliance quando atende todas estas exigências legais e organizacionais.

Em 1º de agosto de 2013, foi institucionalizada a Lei n. 12.846, ou como popularmente é conhecida: a Lei anticorrupção. A partir disso, o compliance deixou de ser um adicional e passou a se tornar indispensável, já que a lei oferece vantagens para pessoas jurídicas que tenham implementado políticas internas de auditorias para compliance.

Em suma, a legislação beneficia empresas que possuem compromisso com a transparência. A princípio, a maioria das empresas direcionou as atividades de compliance aos departamento jurídicos, considerando que estes possuíam a expertise necessária para interpretar os instrumentos legais.

Mas ao se depararem com a verdadeira complexidade deste trabalho, passaram a integrar outras áreas, outros profissionais e a criar responsáveis específicos para exercer esta atividade.

Já conceituamos compliance em outro conteúdo. Recomendamos primeiramente que seja feita a sua leitura para entender o conceito. Você pode acessá-lo clicando aqui.

E para quem já sabe, participa ou convive com esta realidade, vamos às medidas imprescindíveis para que seu compliance tenha sucesso.

1 – Treine sua equipe

É importante educar os funcionários a respeito das leis, regulamentos e políticas da empresa, mostrando como estas se aplicam diretamente às suas responsabilidades do dia a dia. Em uma palavra: alinhamento.

Isso porque o compliance não são apenas leis estáticas, burocracias, mas sim condutas organizacionais éticas, de acordo com os parâmetros públicos e privado.

Para isso, é preciso pensar em um programa de treinamento de conformidade. De um plano que contemple um passo a passo das lições que devem ser aprendidas pelos profissionais da empresa. Algo que os responsáveis possam avaliar que o conhecimento do compliance foi transmitido cem por cento.

O conteúdo deste treinamento deve deixar claro ao profissional que suas funções vão muito além de elaborar e publicar normativas e procedimentos, e sim que elas fazem parte de um organismo maior, que depende de cada membro para funcionar, além de objetivamente defender os quatro pilares do compliance: transparência, equidade, prestação de contas e responsabilidade corporativa.

Para fiscalizar estas atividades, é aconselhável que um comitê de ética seja formado na entidade, composto por profissionais de áreas distintas e que sejam renovados de tempo em tempo, com o objetivo de fortalecer a criticidade e ampliar os pontos de vista na supervisão da conformidade.

2 – Simplifique para que seja compreensível

Para que o compliance seja realmente útil, ele deve ser compreendido. E para que ele seja compreendido, vale tomar alguns cuidados. Há muitas empresas que fornecem praticamente um livro à pessoa, dizendo: “leia, estas são nossas regras”.

O quanto esta atitude é realmente efetiva? O conhecimento passado dessa forma é pouquíssimo prático, principalmente levando em consideração que costumamos aprender melhor as coisas aplicando-as no dia a dia. O que o manual de conduta da empresa precisa responder? É a partir desta questão que ele pode ser formulado.

Outra característica de um código de ética que pode ser prejudicial é a prolixidade ou o pedantismo. O uso de “palavras bonitas” deve ser relativizado quanto à sua eficácia.

Profissionais do departamento jurídico possuem um vocabulário mais extenso, devido às características da profissão, mas, agora que não são os únicos a atuarem no compliance, vale pensar: será que todos entenderiam?

Um dos maiores desafios das organizações é medir o nível adequado de formação para os diferentes perfis dentro da empresa. Começar por uma linguagem de fácil entendimento, que explore exemplos e acontecimentos reais nas suas explicações pode ser um bom começo.

Além de acessível na linguagem, ele também precisa estar acessível na busca. Disponibilizá-lo no site da empresa ou enviá-lo periodicamente via e-mail para os colaboradores é um bom exemplo de como resolver isso.

A comunicação é essencial no processo de alinhamento, não só do compliance, mas de todos os valores da empresa. A intranet e o e-mail são ferramentas poderosas neste sentido.

Através dela, pode-se, por exemplo, disponibilizar o hotline, enviar informes, publicar gráficos e imagens-exemplo que ilustrem o manual de conduta.

Prevenção a fraudes; segurança da informação; plano de continuidade de negócios; contabilidade internacional, fiscal e gerencial; gestão de riscos e de pessoas; atendimento a auditorias internas e externas.

Em cada nova publicação ou envio, um destes itens de compliance pode ser desmistificado. Isto reforça a afirmação da organização sobre sua própria identidade.

3 – Utilize como um diferencial competitivo

Revisitar o plano de conformidade se faz necessário. Esse exercício precisa trazer coisas que anteriormente não eram encontradas, ao invés de mais do mesmo.

Neste momento, é importante que anotações de melhoria venham à tona, por isso é imprescindível estimular os colaboradores da empresa a zelarem pela transparência a ponto de militarem por ela dentro da organização, expondo fragilidades para que possam ser introduzidas no compliance.

Além de estar atento aos riscos de cada função de trabalho na empresa, as organizações também devem considerar coisas como por exemplo o risco país (qual é a correlação entre os mercados de crescimento e risco de corrupção?), o risco setor (o governo já conduziu investigações no setor?

Existem riscos específicos para o segmento?) e, no caso de grandes corporações, a legislação internacional como SEC e FCPA.

Depois de introduzir o compliance como um valor, quebrando a ideia de que é apenas um custo, a entidade pode utilizá-lo como diferencial competitivo – principalmente no Brasil, onde a percepção anticorrupção de investidores está em alerta.

Os fundos de investimentos, private equity, venture capital, têm condicionado investimentos às organizações a programas de compliance, assim como outras organizações que condicionam a contratação de terceiros que vão representá-la perante a administração pública, já que a contratante pode ser responsabilizada por atos de terceiros mesmo sem conhecimento da conduta (domínio do fato).

De um tempo para cá, a Due Diligence Anticorrupção é o primeiro elemento a ser considerado em uma possível fusão ou aquisição.Em suma, o mercado, assim como a legislação, vêm premiando as empresas com boas práticas de compliance. E isto precisa ser mostrado. Nas redes sociais, no site, na assinatura de e-mail dos colaboradores.

O compromisso com a transparência e com a legalidade deve ser uma bandeira hasteada sobre a marca da empresa. Em um universo de consumidores e investidores cada vez mais críticos e atentos a riscos, a confiança se torna a base.

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