O departamento jurídico precisa se atentar para não tornar-se um setor que meramente atende requisições das demais áreas. Em suma, um setor que não apenas responde e atua de forma reativa à demanda jurídica da empresa.
O departamento jurídico é, por vezes, visto como um setor que gera custo, um “mal necessário” dentro das empresas. E só é possível transformar essa visão com uma gestão impecável, que comprove o setor como parte estratégica e indispensável da corporação.
Um software para departamento jurídico, neste sentido, é uma ferramenta que torna o trabalho da área menos manual e repetitivo, permitindo que os advogados do departamento possam focar seus esforços em tarefas táticas e estratégicas, além de ter uma visão gerencial de seus principais indicadores.
O departamento jurídico elimina o risco de revelia
Com um software jurídico, a empresa recebe notificações oficiais, antecipando-se à judicialização do processo e permitindo ao departamento jurídico mais tempo disponível para preparar ações, providências e acordos.
O ProJuris localiza o litígio em distribuição no site do Tribunal, ainda sem numeração e notifica o departamento jurídico com até 30 dias de antecedência.
Esta é uma vantagem em especial para departamento jurídicos que recebem uma alta demanda contenciosa. Neste sentido, o ProJuris dispõe de soluções específicas e exclusivas para empresas com alta demanda consumerista e também para o setor da saúde:
PROCON: a empresa recebe reclamações do PROCON automaticamente, direto do site do SINDEC, eliminando a busca manual, mitigando a revelia e se antecipando ao processo judicial. Saiba mais sobre o Módulo PROCON .
NIPs: o ProJuris ajuda departamentos jurídicos de planos de saúde e hospitais a mitigar riscos e otimizar a relação com a ANS. O software jurídico monitora e captura automaticamente NIPs , trazendo o conteúdo da reclamação e outras informações completas da demanda. Saiba mais sobre o Módulo de NIPs.
E depois da judicialização do processo?
O ProJuris faz buscas periódicas nos diários oficiais e de justiça, identificando novas citações e notificando o departamento jurídico.
Após receber a notificação, o departamento jurídico poderá filtrar as citações mais importantes ou urgentes, por meio de um filtro que dará destaque a citações com termos como, por exemplo, “penhora” e “decisão”.
Também é possível distribuir as citações, fazendo com que cada advogado assuma apenas causas aderentes à sua especialidade.
Automatização de tarefas no departamento jurídico
Entre as tarefas manuais e repetitivas que podem ser automatizadas por um software para departamentos jurídicos, encontra-se o pré-cadastro de processos.
O ProJuris para Empresas elimina o controle por pastas físicas e Excel. Além de armazenar todas as informações do processo, ele automatiza seu cadastro. Após a distribuição nos tribunais, o ProJuris anexa a petição inicial, classificando a causa-raiz e gerenciando subsídios.
Em seguida, também é possível automatizar a captura de andamentos processuais. Desta forma, cada vez que houver alguma novidade sobre o processo ou algum prazo importante a ser cumprido, os advogados do departamento serão instantaneamente informados.
Provisionamento impecável e ágil com um software jurídico
Com um software jurídico, não apenas o provisionamento do departamento jurídico fica mais assertivo e preciso, como também toma menos tempo dos advogados da empresa.
Com o ProJuris para Empresas, após o cadastro de um processo, o departamento jurídico pode:
- Controlar saldo e adiantamento
- Lançar honorários e controlar vencimentos
- Controlar histórico de provisão, ajustes e aprovações
- Controlar pedidos, prognóstico, valores e índices
Além de acompanhar em tempo real o provisionamento na ferramenta Legal Intelligence, o B.I. do departamento jurídico.
Confira também: Apresentação de Resultados para Departamentos Jurídicos (PPT personalizável)
Organização e controle de documentos, processos e contratos
Um software jurídico é também uma ferramenta de armazenamento e gestão. É como se fosse seu arquivo físico, porém mais seguro, inteligente e facilmente consultável. Nele, é possível guardar seus documentos, processos e contratos.
E o melhor: o armazenamento pode ser feito tanto em nuvem (cloud), quanto no servidor de sua empresa, atendendo as exigências de compliance de cada projeto.
O armazenamento em nuvem, no entanto, é tão seguro e eficiente quanto, além de gerar uma grande economia para a empresa.
Padronização e geração de documentos
Com um software jurídico, não existe mais a necessidade de gravar seus documentos em arquivos de Word, ou outra plataforma, e alterá-los toda vez que um novo documento daquele padrão for necessário.
O ProJuris para Empresas possui uma biblioteca jurídica à sua disposição com uma série de modelos de documentos e minutas pré-definidos, prontos para serem personalizados e utilizados rapidamente.
Quando o assunto é contratos, um software jurídico também permite definir minutas padrões que poderão ser utilizadas pelas diversas áreas da empresa conforme cada tipo de contrato, agilizando o processo de elaboração e análise.
Consolidação de dados de escritórios terceirizados
Dependendo do volume de demanda do seu jurídico, e da extensão territorial de seu negócio, o departamento jurídico estará conectado com mais de um escritório de advocacia, sendo que cada um deles trabalham de forma diferente.
Com um software de gestão, o departamento jurídico consolida essa informação, tornando o provisionamento mais eficiente e preciso, facilitando a gestão desta informação e sua apresentação à diretoria.
No que se refere à relação com escritórios terceiros, o ProJuris também permite:
- Gerir histórico de cobrança e pagamento
- Cadastrar escritórios terceiros
- Administrar contratos de serviços dos escritórios
- Gerar previsões com base nas contratações registradas no sistema
- Controlar adiantamento
- Controlar custas
- Ratear honorários de processos
- Armazenar documentos, como notas e recibos.
- Controlar eventos e prazos.
Controle de volume e tempo de atendimento de requisições (SLA)
O ProJuris auxilia o departamento jurídico a gerenciar todas as demandas e requisições feitas a ele por outras áreas da empresa. Desde a formalização de um contrato a um parecer, é possível orientar toda a atividade da equipe jurídica da organização dentro de um único sistema.
Para isso, os outros setores da empresa podem interagir com o software jurídico, controlando o tempo de SLA de cada etapa dos processos de aprovação e execução das requisições.
Com o ProJuris, o departamento jurídico controla:
- Fluxo de Requisições:
- Demandante; Aprovadores; Executores; Gestor; Convidados
- Formulários associados.
- Exigíveis associados – informações e documentos.
- Controle de alçada.
- SLA para gestão do tempo de resposta.
- Notificações.
- Controle de situação.
- Condição de sigilo.
- Envolvidos por nome, cargo ou função.
- Integrado com os módulos ProJuris.
E o melhor: os indicadores relacionados a requisições podem ser controlados em tempo real no Legal Intelligence.
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