Como um software jurídico ajuda departamentos jurídicos corporativos?

O departamento jurídico precisa se atentar para não tornar-se um setor que meramente atende requisições das demais áreas. Em suma, um setor que não apenas responde e atua de forma reativa à demanda jurídica da empresa.

O departamento jurídico é, por vezes, visto como um setor que gera custo, um “mal necessário” dentro das empresas. E só é possível transformar essa visão com uma gestão impecável, que comprove o setor como parte estratégica e indispensável da corporação.

Um software para departamento jurídico, neste sentido, é uma ferramenta que torna o trabalho da área menos manual e repetitivo, permitindo que os advogados do departamento possam focar seus esforços em tarefas táticas e estratégicas, além de ter uma visão gerencial de seus principais indicadores.

O departamento jurídico elimina o risco de revelia

Com um software jurídico, a empresa recebe notificações oficiais, antecipando-se à judicialização do processo e permitindo ao departamento jurídico mais tempo disponível para preparar ações, providências e acordos.

O ProJuris localiza o litígio em distribuição no site do Tribunal, ainda sem numeração e notifica o departamento jurídico com até 30 dias de antecedência.

Esta é uma vantagem em especial para departamento jurídicos que recebem uma alta demanda contenciosa. Neste sentido, o ProJuris dispõe de soluções específicas e exclusivas para empresas com alta demanda consumerista e também para o setor da saúde:

PROCON: a empresa recebe reclamações do PROCON automaticamente, direto do site do SINDEC, eliminando a busca manual, mitigando a revelia e se antecipando ao processo judicial. Saiba mais sobre o Módulo PROCON .

NIPs: o ProJuris ajuda departamentos jurídicos de planos de saúde e hospitais a mitigar riscos e otimizar a relação com a ANS. O software jurídico monitora e captura automaticamente NIPs , trazendo o conteúdo da reclamação e outras informações completas da demanda.  Saiba mais sobre o Módulo de NIPs.

E depois da judicialização do processo?

O ProJuris faz buscas periódicas nos diários oficiais e de justiça, identificando novas citações e notificando o departamento jurídico.

Após receber a notificação, o departamento jurídico poderá filtrar as citações mais importantes ou urgentes, por meio de um filtro que dará destaque a citações com termos como, por exemplo, “penhora” e “decisão”.

Também é possível distribuir as citações, fazendo com que cada advogado assuma apenas causas aderentes à sua especialidade.

Automatização de tarefas no departamento jurídico

Entre as tarefas manuais e repetitivas que podem ser automatizadas por um software para departamentos jurídicos, encontra-se o pré-cadastro de processos.

O ProJuris para Empresas elimina o controle por pastas físicas e Excel. Além de armazenar todas as informações do processo, ele automatiza seu cadastro. Após a distribuição nos tribunais, o ProJuris anexa a petição inicial, classificando a causa-raiz e gerenciando subsídios.

Em seguida, também é possível automatizar a captura de andamentos processuais. Desta forma, cada vez que houver alguma novidade sobre o processo ou algum prazo importante a ser cumprido, os advogados do departamento serão instantaneamente informados.

Provisionamento impecável e ágil com um software jurídico

Com um software jurídico, não apenas o provisionamento do departamento jurídico fica mais assertivo e preciso, como também toma menos tempo dos advogados da empresa.

Com o ProJuris para Empresas, após o cadastro de um processo, o departamento jurídico pode:

• Controlar saldo e adiantamento
• Lançar honorários e controlar vencimentos
• Controlar histórico de provisão, ajustes e aprovações
• Controlar pedidos, prognóstico, valores e índices

Além de acompanhar em tempo real o provisionamento na ferramenta Legal Intelligence, o B.I. do departamento jurídico.

Confira também: Apresentação de Resultados para Departamentos Jurídicos (PPT personalizável)

Organização e controle de documentos, processos e contratos

Um software jurídico é também uma ferramenta de armazenamento e gestão. É como se fosse seu arquivo físico, porém mais seguro, inteligente e facilmente consultável. Nele, é possível guardar seus documentos, processos e contratos.

E o melhor: o armazenamento pode ser feito tanto em nuvem (cloud), quanto no servidor de sua empresa, atendendo as exigências de compliance de cada projeto.

O armazenamento em nuvem, no entanto, é tão seguro e eficiente quanto, além de gerar uma grande economia para a empresa.

Padronização e geração de documentos

Com um software jurídico, não existe mais a necessidade de gravar seus documentos em arquivos de Word, ou outra plataforma, e alterá-los toda vez que um novo documento daquele padrão for necessário.

O ProJuris para Empresas possui uma biblioteca jurídica à sua disposição com uma série de modelos de documentos e minutas pré-definidos, prontos para serem personalizados e utilizados rapidamente.

Quando o assunto é contratos, um software jurídico também permite definir minutas padrões que poderão ser utilizadas pelas diversas áreas da empresa conforme cada tipo de contrato, agilizando o processo de elaboração e análise.

Consolidação de dados de escritórios terceirizados

Dependendo do volume de demanda do seu jurídico, e da extensão territorial de seu negócio, o departamento jurídico estará conectado com mais de um escritório de advocacia, sendo que cada um deles trabalham de forma diferente.

Com um software de gestão, o departamento jurídico consolida essa informação, tornando o provisionamento mais eficiente e preciso, facilitando a gestão desta informação e sua apresentação à diretoria.

No que se refere à relação com escritórios terceiros, o ProJuris também permite:

• Gerir histórico de cobrança e pagamento
• Cadastrar escritórios terceiros
• Administrar contratos de serviços dos escritórios
• Gerar previsões com base nas contratações registradas no sistema
• Controlar adiantamento
• Controlar custas
• Ratear honorários de processos
• Armazenar documentos, como notas e recibos.
• Controlar eventos e prazos.

Controle de volume e tempo de atendimento de requisições (SLA)

O ProJuris auxilia o departamento jurídico a gerenciar todas as demandas e requisições feitas a ele por outras áreas da empresa. Desde a formalização de um contrato a um parecer, é possível orientar toda a atividade da equipe jurídica da organização dentro de um único sistema.

Para isso, os outros setores da empresa podem interagir com o software jurídico, controlando o tempo de SLA de cada etapa dos processos de aprovação e execução das requisições.

Com o ProJuris, o departamento jurídico controla:

• Fluxo de Requisições:
• Demandante; Aprovadores; Executores; Gestor; Convidados
• Formulários associados.
• Exigíveis associados – informações e documentos.
• Controle de alçada.
• SLA para gestão do tempo de resposta.
• Notificações.
• Controle de situação.
• Condição de sigilo.
• Envolvidos por nome, cargo ou função.
• Integrado com os módulos ProJuris.

E o melhor: os indicadores relacionados a requisições podem ser controlados em tempo real no Legal Intelligence.

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