Como capacitar outros departamentos da empresa no uso do software jurídico

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A utilização de um software jurídico não está restrita apenas à equipe jurídica. Após implementado, outros setores como Compras, RH, Vendas e Marketing, também precisarão utilizar a ferramenta para fazer as suas requisições ao time jurídico.

Portanto, treinar outras equipes da sua empresa no uso do software, além de resolver possíveis dúvidas, estimula os setores a utilizarem a ferramenta como canal único de requisições. Eliminando, assim, pedidos por múltiplos canais, como por telefonemas e e-mail, o que pode gerar desorganização.

Para garantir eficiência na capacitação dos setores, montamos um passo a passo para você criar o melhor treinamento para as equipes na utilização de um software jurídico.

1. Antes de começar, explique o porquê do treinamento

Reserve um momento inicial para esclarecer a importância do porquê todos estarem ali. Explique que o software irá unificar o canal de requisições ao jurídico, tornando todo o processo mais simples e eficaz, e garantindo mais produtividade e organização à equipe. Exemplifique como seria o dia a dia do RH ou da equipe de Compras se tivessem que controlar sua agenda com tarefas vindas de vários lugares, às vezes sem registro. É difícil para o departamento jurídico trabalhar assim, e também é difícil para qualquer outra área da empresa.

Além disso, para o departamento jurídico, um software torna o setor mais tecnológico, ágil e estratégico. É por meio do software, por exemplo, que podemos — com dados gerados no sistema — entender quais setores exigem maior demanda ao jurídico e, assim, poder criar métodos mais eficazes de respondê-los.

2. Faça uma demonstração dirigida, não generalista

É preciso ter em mente que um treinamento para o setor de RH, por exemplo, deve ser diferente do que um treinamento para o setor jurídico. Para as outras áreas, deverá ser apresentado apenas o essencial, deixando de fora funcionalidades do sistema com quais eles não vão se relacionar. Afinal: o sistema atinge outras áreas com uma pequena parte, ele é útil e faz sentido absoluto apenas à área jurídica.

Planeje com antecedência, então, o conteúdo que será apresentado no treinamento. Entenda o que as outras áreas mais exigem do jurídico e apresente as funcionalidades que resolvam os seus problemas, sendo mais objetivo e direto possível. E mais: utilize prints, imagens, setas, abra o software e mostre a sua “cara”, tende deixar o processo o mais visualmente e claramente explicado possível.

3. Priorize treinar os líderes de cada setor

Ao priorizar treinar apenas os líderes de cada área, você pode firmar o compromisso que cada líder será responsável pelo treinamento do restante da equipe. Essa também é uma forma de otimizar melhor o tempo de todos, tornando o processo de treinamento independente para cada setor que, mais que o jurídico, sabe simular as reais necessidades e dar exemplos mais práticos de como sua equipe irá usar o software.

Caso o treinamento seja feito diretamente para os setores, tente reunir apenas grupos pequenos de cada área. Desta maneira, há menos chances de ruídos e distrações acontecerem no meio da apresentação, também dando mais margem à perguntas e comentários.

4. Documente todo o processo de treinamento

Agora com tudo planejado, documente por escrito cada etapa do treinamento e como ele irá funcionar. Aqui, garanta ser o mais didático possível nas anotações, para que o documento faça sentido não só para você, mas também para quem o lê. Se possível, acrescente prints e imagens.

Assim, não só você terá um arquivo com informações importantes sobre o processo, como novos contratados da área poderão utilizá-lo como guia na hora de aprender sobre o software. Além do mais, o documento pode servir como um tira-dúvidas para quem já passou pelo treinamento.

5. Esclareça as dúvidas e mantenha-se firme

Ao final de cada treinamento, peça feedbacks quanto à apresentação e capacitação que a equipe acabou de passar. Pergunte, também, se alguma dúvida ainda tenha ficado. Assim, quando necessário, você poderá melhorar pontos no treinamento que tenham ficado pouco claros e confusos, ou até mesmo acrescentar mais tópicos.

Garanta que todos tenham entendido a importância de utilizá-lo e que, a partir de agora, todo o trabalho de requisições deverá ser feito pelo sistema.

Por conta de hábitos antigos, pode levar um tempo para que todos os setores se acostumem com a nova cultura de utilização do software jurídico. Talvez algumas ligações e pedidos no corredor aconteçam, mas é preciso que o departamento jurídico não atenda e oriente para que abram uma requisição no software, a área precisa ser firme.

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