Uma pesquisa global do World Commerce And Contracting revelou que 81% dos gestores tem planos de implantar a automação de contratos nas suas empresas. Mas você sabe o que significa a automação da gestão de contratos?
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Num cenário cada vez mais digital, novas tecnologias – e estratégias baseadas em tecnologia – surgem. A automação de contratos é uma delas. No centro dessa estratégia está a redução das atividades manuais e repetitivas, substituídas por uma solução tecnológica capaz de reduzir o tempo gasto nesse tipo de tarefa operacional.
Neste artigo, além de entender de uma vez por todas o que é a automação de contratos, você descobrirá porque mais e mais empresas estão investindo nessa estratégia. E, para além, verá como escolher a melhor solução de automação para a realidade da sua empresa. Vamos lá? Boa leitura!
O que é a automação de contratos?
Na área de gestão contratual, a automação de contratos é o processo que permite gerir todas as etapas do ciclo de vida dos contratos, por meio de soluções tecnologicas. Por meio da automação, ou automatização de contratos, é possível agilizar e otimizar dezenas de processos operacionais, reduzindo as atividades manuais e os erros daí decorrentes.
É importante ressaltar que o termo automação de contratos é utilizado para designar as próprias soluções tecnológicas – como softwares, por exemplo – ou, ainda, as estratégias que privilegiem o uso desse tipo de ferramenta.
De qualquer forma, a automação de contratos se mostra um processo amplo, que não contempla apenas uma ou outra fase da gestão contratual. Na prática, boas soluções de automatização devem ser capazes de impactar positivamente todas as etapas – desde a elaboração de uma minuta, até a guarda e renovação do contrato.
Para que serve automação de contratos?
A automação de contratos tem por finalidade facilitar os procedimentos de gestão e controle contratual.
Como você pode imaginar, o uso da automação de contratos tem um potencial óbvio na melhoria dos processos internos e operacionais de setores jurídicos, administrativos, de compras, ou quaisquer outros que estejam diretamente relacionados aos contratos.
O uso desse tipo de tecnologia se mostra especialmente importante em cenários onde há um grande volume de contratos a serem gerenciados – como em médias e grandes e corporações. Na prática, a automação evita a necessidade de construir equipes de profissionais extremamente grandes, e reduz uma série de riscos e erros decorrentes da gestão exclusivamente manual e humana.
A seguir, vamos ver ainda outros benefícos advindos do uso da automação.
Vale investir em automação contratual? 6 vantagens
Para fazer a automatização contratual, é imperativo investir em boas soluções tecnológicas , capazes de auxiliar de forma significativa nas demandas do time de Contratos. E essas ferramentas, evidentemente, tem um custo – que pode variar de acordo com o nível de automação e a complexidade da tecnologia.
Por isso, muitos gestores de contratos ainda tem resistência a investir nessas soluções. Com frequência, eles se perguntam se tal investimento realmente vale a pena.
Nossa experiência no mercado de tecnologias para o jurídico e contratos tem mostrado que as corporações podem obter uma série de vantagens práticas, que influenciam diretamente nos resultados das organizações, a partir do uso de soluções de automação de contratos. A seguir, reunimos 06 das principais vantagens relatadas por nossos clientes e parceiros
1 – Mais segurança e conformidade com à LGPD
Quando uma empresa investe em automação de contratos, ela acaba por reduzir as atividades manuais e repetitivas – e, consequentemente, diminui também a chance de erros humanos.
Além disso, a automatização exige uma gestão contratual digitalizada. Assim, torna-se possível unificar o trânsito e guarda desses documentos, controlando acessos, versionamentos, e assim por diante.
Esse cenário, quando aliado a uma ferramenta de automação que se preocupa com a conformidade, garante mais segurança para a operação. As chances de infringir às diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) também se reduzem enormemente.
E, como você deve saber, nos dias atuais, a segurança de dados não serve apenas para fortalecer a relação com clientes e fornecedores – ela tem um impacto direto no valor de mercado da companhia.
2 – Mais agilidade e eficiência em todo o ciclo de vida dos contratos
Não há dúvidas de que um dos maiores motivos para investir em automação de contratos é o ganho em agilidade e eficiência no gerenciamento contratual.
A agilidade, em geral, se materializa na redução do tempo de gasto em cada uma das tarefas que compõem a gestão contratual. Se concretiza também na redução do SLA do setor de contratos. Isto é, na diminuição do tempo de atendimento das demandas contratuais.
Na prática, portanto, a automação permite chegar a um resultado tão bom ou melhor que aquele obtido na gestão manual de contratos, usando menos recursos e em menor tempo. Esse é o motivo pelo qual podemos dizer que o gerenciamento automatizado é mais eficiente.
3 – Melhora nos processos internos e na comunicação com outras áreas
A comunicação com outros setores – para além da área de Contratos – é um grande desafio nas empresas. Da mesma forma, coordenar os processos internos, criando fluxos de trabalho e distribuindo tarefas, costuma tirar o sono dos gestores de contratos.
Utilizar ferramentas de automação de contratos, nesse cenário, é uma garantia de que as tarefas relacionadas a esses documentos serão cumpridas. Ou, ao menos, serão encaminhadas de forma automática, para os profissionais responsáveis.
Além disso, as melhores ferramentas de automação de contratos do mercado já permitem que você receba solicitações de outros de modo unificado. Ao invés de pedir uma nova minuta por e-mail ou chat de mensagens, seu colega pode abrir um chamado na ferramenta, e uma série de tarefas será disparada, a partir disso.
E, por fim – mas não menos importante – com a ferramenta de automação certa, você não apenas distribui as tarefas e cria fluxos de trabalho, como também acompanha status e controla a produtividade de toda a equipe envolvida. Afinal, boas ferramentas de automatização contratual costumam contar com dashboards para visualizar pontos como:
- número de solicitações de outros setores recebidas pela equipe de contratos;
- distribuição dessas solicitações pelo time;
- tempo de resposta de cada colaborador do time, e tempo médio de atendimento de cada tipo de solicitação;
- entre outros dados.
4 – Maior controle de prazos e cláusulas críticas dos contratos
Com a solução de automação de contratos adequada, é possível tornar automático o controle dos prazos mais importantes de cada contrato. Boas soluções são capazes de notificar o profissional responsável, com antecedência, para que este tome as ações necessárias.
Da mesma forma, soluções de automação podem contribuir para facilitar o disparo de tarefas e a distribuição de responsabilidades, quando da aproximação de prazos importantes.
Em geral, ferramentas de automatização costumam ir além dos prazos, colaborando no controle também de exigíveis e obrigações das partes corretas. Ao invés de deslocar funcionários para fazer esse monitoramento, ele pode ser atribuído à ferramenta.
5 – Redução de custos
A redução de custos é uma vantagem óbvia, decorrente das melhorias listadas acima. Mas não apenas delas. Na prática, a automação da gestão de contratos permite que os gestores mantenham equipes mais enxutas, formados por profissionais estratégicos – e não apenas profissionais operacionais, que serviriam apenas para realizar tarefas manuais e repetitivas.
Além da economia em pessoal, como você viu acima, a automatização dá mais agilidade para todas as etapas da gestão contratual. Contratos são elaborados, revisados, aprovados e firmados mais rapidamente. Renovações são concluídas em poucos dias. Assim, a empresa segue exercendo suas atividades sem percalços, e os resultados financeiros esperados não são afetados pelo setor de Contratos.
6 – Facilidade na extração de relatórios e na gestão baseada em dados
Uma das grandes dores dos gestores de contratos costuma ser a dificuldade de mostrar à alta gestão o papel fundamental do setor, no desempenho e nos resultados da empresa. Com uma boa ferramenta de atuomação contratual, essa dificuldade pode ser superada.
Isso porque a maioria dos softwares para contratos disponíveis no mercado já conta com funções nativas para a extração de relatórios básicos. Em poucos cliques, deve ser possível visualizar os principais números do setor.
E, mais do que isso, ferramentas avançadas como o Projuris Contratos são capazes de se integrar a soluções de Business Intelligence – como o Legal Intelligence. Com isso, os gestores de contratos podem usufruir de uma série de painéis de visualização de dados. Nessas dashboards, é possível acompanhar, por exemplo:
- o volume de contratos vigentes, encerrados, vencidos ou cancelados;
- variação desse volume de contratos, ao longo do tempo, identificando picos e baixas;
- os meses em que há maior ocorrência de novos contratos, ou maior número de renovações por fazer;
- os fornecedores e parceiros mais recorrentes, que aparecem como partes nos contratos;
- quais tipos de contratos são mais comuns, e quais tipos envolvem os maiores valores monetários;
- entre outros indicadores.
Veja exemplos de indicadores contratuais disponíveis no Legal Intelligence.
7. Melhora do Compliance da empresa
A definição de compliance é estar em conformidade com as leis e regras corporativas. Aqui, além de ajudar a empresa na adequação à LGPD, automatizar a gestão de contratos favorece à adequação às políticas da companhia.
O gestor de contratos pode criar politicas internas, determinando um padrão na elaboração de novos contratos e na sua gestão. Esta será a regra a ser seguida, o que evita risco às empresas na hora da negociação de novas minutas.
Ao automatizar os contratos, os modelos de contrato serão padrão e também o preenchimento de dados variáveis é automático, assim como os workflows. O que reduz a interferência humana na gestão contratual, consequentemente dá menos margem a erros e à corrupção, descumprimento das politicas internas.
Qual a melhor ferramenta de automação de contratos? Veja como escolher
Existem dezenas de softwares para contratos no mercado – além de ferramentas específicas para determinadas etapas do ciclo de vida, como a assinatura de contratos.
Antes de escolher uma ou outra solução, confira os 04 pontos de atenção que separamos abaixo. Verifique esses itens na tecnologia que você está cotando, e garanta que não será surpreendido no futuro.
1 – Avalie se a ferramenta é flexível e personalizável
Boas ferramentas de automação de contratos devem ser capazes de oferecer flexibilidade ao setor responsável por esses ativos. O que isso significa? Na prática, flexível e personalizável é a solução que:
- permite criar diferentes fluxos de atendimento;
- configurar exigíveis, formulários e alçadas;
- editar SLA e configurar SLAs distintos, a depender do tipo de contrato;
- oferecer roteiro de aprovação nominal ou no papel;
- dispor de fluxos de assinatura digital, física ou híbrida;
- permitir o uso de modelos pré-definidos, assim como, possibilitar a inserção de modelos próprios
- entre outros pontos;
Se a solução de automatização escolhida pela sua empresa não atende a esses requisitos, redobre a atenção! Você pode estar diante de uma ferramenta engessada – e nenhum gestor quer enfrentar esse tipo de dor de cabeça, não é mesmo?
2 – Priorize soluções de automatização de contratos integradas a outros sistemas
É comum que médias e grandes empresas contem com ERPs e sistemas auxiliares. Por isso, antes de contratar uma solução de automatização, confira se esta é capaz de se integrar aos outros softwares utilizados na empresa.
Por que essa integração é importante? Como você provavelmente vivencia no seu dia a dia, diferentes setores demandam tarefas para a equipe de contratos. Da mesma forma, para garantir que obrigações e exigíveis sejam cumpridas, os colaboradores da área de Contratos precisarão acionar outros setores.
Sem a integração correta, esses fluxos de trabalho se darão por fora da ferramenta de automação – exigirão o uso de e-mails, chats, dentre outras plataformas. Assim, a automação tão sonhada ficará prejudicada, e seu time estará muito mais suscetível a erros – decorrentes de processos operacionais dispersos e manuais.
3 – Análise as condições de escalabilidade e a robustez da solução escolhida
Antes de contratar uma solução de automação de contratos, é importante fazer algumas perguntas:
- Quanto sua empresa pretende crescer nos próximos anos? Quanto, em volume de contratos, esse crescimento irá representar?
- A ferramenta que você pretende contratar para automarizar a gestão contratual dará conta desse volume de contratos futuro – e da complexidade envolvida nesse gerenciamento?
É sabido que adaptar-se a uma nova solução tecnológica não é um processo tão simples – é preciso treinar a equipe, adequar processos internos, familiarizar-se com uma nova interface, e assim por diante.
Por isso, antes de escolher uma ferramenta de automatização, certifique-se de que essa ferramenta ainda será a mais adequada em 2 ou 5 anos, por exemplo. Assim, você terá certeza de que está contratando a melhor solução para o futuro da organização.
4 – Certifique-se que a ferramenta atende às etapas fundamentais do ciclo de vida dos contratos
A gestão contratual é um processo complexo, que envolve uma série de procedimentos, em cada etapa do ciclo de vida desses documentos. Assim, antes de contratar uma ferramenta de automação, é essencial verificar se todas essas etapas podem ser realizadas por meio dessa solução – ou se haverá necessidade de contratar outros sistemas e plataformas.
Certifique-se, portanto, que a ferramenta a ser contratada é capaz de dar conta:
- do recebimento de solicitações de outros setores (para elaboração, análise, revisão ou renovação de contratos);
- da etapa de elaboração da minuta;
- dos fluxos de revisão e aprovação da minuta;
- da facilitação da assinatura do contrato;
- da guarda dos documentos, além de pesquisa na base de documentos arquivada;
- do controle de prazos, obrigações, exígiveis e quaisquer outros pontos que necessitem de monitoramento durante a vigência dos contratos;
- dos procedimentos de renovação contratual.
Esse tipo de análise vai evitar que você seja surpreendido(a) pela necessidade de contratar ferramentas complementares, por exemplo.
Conheça o Projuris Contratos
O Projuris Contratos é a solução de automação de contratos da Projuris. Uma empresa do grupo Softplan, a Projuris é especializada no atendimento das demandas legais e de governança do mercado privado.
Com a expertise de mais de uma década no mercado, a Projuris identificou os principais desafios dos gestores de contratos e de suas equipes operacionais. A partir desses insumos, criou uma plataforma de automação capaz de atender a todos as etapas da gestão contratual. Mas, não apenas isso!
Com o software para contratos da Projuris, centenas de empresas conseguem analisar dados, integrar-se a outras ferramentas, e incrementar a produtividade do setor – e os resultados da empresa – já nos primeiros meses de utilização.
Veja como funciona o Projuris Contratos, agende uma demonstração.
Perguntas frequentes sobre automação de contratos
O que é automação de contratos?
A automação de contratos é o processo que permite gerir todas as etapas do ciclo de vida dos contratos, por meio da tecnologia. Com a automação é possível agilizar e otimizar dezenas de processos operacionais, reduzindo as atividades manuais e os erros daí decorrentes.
Quais as ferramentas de automação de contratos
A ferramenta mais comum de automação de contratos é o software para contratos. Esse tipo de solução, em geral, é capaz de atender todas as etapas do ciclo de vida contratual – desde o recebimento de uma demanda de elaboração, até o controle de obrigações, prazos, exigíveis, e a guarda dos documentos.
Conclusão
Como você viu, a automação de contratos traz consigo uma série de vantagens, sobretudo para médias e grandes empresas. Mas, antes de fazer um investimento desse tipo, é importante identificar quais desafios você e sua empresa desejam superar com a ajuda dessa tecnologia.
A partir da identificação dessas necessidades, você estará apto(a) para buscar no mercado de tecnologia a melhor solução de automação de contratos. Comece pelo Projuris Contratos – agende uma demonstração gratuita.
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Excelente!
A automação é uma realidade, e diversos escritórios devem se adaptar e aproveitar.
Parabéns ao time Projuris!