Padronizar a comunicação de acordos sem torná-la engessada é um dos principais cuidados que o jurídico corporativo e escritórios especializados devem tomar.
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Trabalhar com resolução de conflitos é, em si só, um grande desafio. A tarefa se torna ainda mais árdua quando os conflitos são resolvidos no “atacado”, com várias ações de uma só vez, no famoso contencioso em massa.
Uma das formas de ajudar a agilizar os trabalhos envolvidos em uma célula de acordos é a padronização dos trabalhos, que vão desde a confecção da peça processual até a comunicação feita com cada uma das partes contrárias.
E, embora parece um detalhe menor nessas horas, a comunicação dos acordos, quando feita de forma uniforme e padronizada, pode melhorar os resultados de todo o departamento jurídico. Além, claro, de transmitir mais profissionalismo e dar mais credibilidade a todo processo.
Neste artigo, mostraremos ainda, outros motivos para investir nisso e como fazer a padronização da comunicação de acordos. Vamos lá?
- Por que é importante padronizar a comunicação de acordos?
- Como fazer a padronização da comunicação de acordos?
- 1. Crie um banco de mensagens padronizadas e melhore a produtividade
- 2. Mantenha modelos de acordos e negociações pré-prontos
- 3. Estabeleça padrões pra suas propostas
- 4. Deixe espaço para customizar mensagens e documentos, tanto quanto possível
- 5. Seja didático e adeque o tom da comunicação ao interlocutor
- Como a tecnologia pode ajudar na padronização da comunicação de acordos?
Por que é importante padronizar a comunicação de acordos?
Criar modelos padronizados pode parecer algo simples de se fazer – grosso modo, basta elaborar documentos e ir adequando conforme a situação – mas é preciso sempre lembrar que acordos e negociações pressupõem uma certa personalização e customização da peça processual e também da comunicação com cada cliente contencioso.
Com vários profissionais de diversos níveis – de advogados a estagiários – envolvidos nas células de fechamento de acordos, a padronização dos tipos de mensagens enviadas ajuda a garantir que a comunicação é a mais convidativa e eficiente para o fechamento dos acordos.
Sem estabelecer esses parâmetros de padronização, além de ter impactos na eficiência da célula de acordos, a empresa pode acabar transmitindo uma imagem de desorganização e falta de profissionalismo. E ninguém quer ser associado a esse tipo de valor, não é mesmo?
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Como fazer a padronização da comunicação de acordos?
A seguir, separamos um passo a passo, com algumas dicas e técnicas essenciais para fazer a padronização da comunicação de acordos. Vamos lá?
1. Crie um banco de mensagens padronizadas e melhore a produtividade
Criar padrões de comunicação – seja ela por email, WhatsApp, conversa telefônica, SMS ou email – minimiza o risco de que os profissionais enviem mensagens pouco eficientes, inadequadas ou inapropriadas.
Como se trata de um trabalho massivo e repetitivo, é comum que o estresse e a estafa afetem a eficiência do trabalho e a produtividade da equipe, e contar com um banco de mensagens previamente pensadas para cada tipo de perfil de empresa e cada situação de acordo é um grande benefício.
Assim, evita-se o re-trabalho da construção das mensagens para o convite de acordo e há melhora na produtividade ao agilizar o envio das mensagens para um grupo grande de partes contrárias.
2. Mantenha modelos de acordos e negociações pré-prontos
Além de ajudar a padronizar a comunicação, documentos que funcionem como “modelos” de acordos e negociações ajudam a evitar más práticas de mercado que podem afetar negativamente a produtividade da sua célula de acordos.
Aqui, claro, estamos falando de modelos que sejam editáveis e personalizáveis. Afinal, um dos principais receios dos profissionais em relação à padronização de comunicação tem a ver com a suposta construção de uma “conversa robótica”, automática, insensível.
No entanto, minha percepção é que o grande desafio de padronizar esses documentos e mensagens é fazer isso abrindo espaço para que possam existir alterações e personalizações de acordo com cada caso tratado.
3. Estabeleça padrões pra suas propostas
Atitudes como propostas de acordos de valores muito abaixo do razoável, por exemplo, podem apenas irritar a outra parte, desgastando a negociação e dificultando acordos.
Sugiro sempre analisar qual o valor do ticket médio das condenações em casos similares e iniciar as negociações propondo a partir de 60% do valor médio das indenizações precedentes.
4. Deixe espaço para customizar mensagens e documentos, tanto quanto possível
A customização é especialmente importante quando se fala de acordos judiciais indenizatórios, quando a empresa está no polo passivo da ação (o consumidor ou trabalhador processa a empresa).
Nesses casos, estamos falando com uma pessoa que já teve problema com a empresa, potencialmente tentou outras vias e não obteve sucesso.
Em situações como essa, a comunicação deve ser construída de forma a passar empatia, aumentando o engajamento da outra parte na negociação.
5. Seja didático e adeque o tom da comunicação ao interlocutor
Quando a pessoa que move o processo (o autor) não conta com o auxílio de um advogado, sendo ela mesma responsável por negociar o próprio acordo, o tom da comunicação deve ser ainda mais amigável – e menos “juridiquês” – para que ela possa compreender todo o processo, o que ajuda a chegar a um acordo com mais facilidade.
Dependendo do destinatário da comunicação – por exemplo, falando diretamente com advogados que representam os clientes do acordo – também é importante incluir dados como nome do autor e número do processo, nome da empresa, entre outros detalhes.
Como a tecnologia pode ajudar na padronização da comunicação de acordos?
Hoje existem ferramentas e plataformas de acordos que ajudam a manter a padronização de trabalhos da frente de negociação nos escritórios de advocacia.
Através da plataforma Projuris Acordos, por exemplo, é possível criar padrões de comunicação de email e SMS para cada tipo de caso, além de automatizar a negociação de acordos através de uma plataforma completamente digitalizada.
Caso tenha uma carteira contenciosa grande, ou tenha um alto volume de comunicações, pode ser interessante conhecer a nossa plataforma e entender como você pode ganhar velocidade e eficiência no seu cotidiano de contenciosos.
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*Conteúdo publicado originalmente no Blog da Justto por Michelle Morcos e redirecionado para o Blog da Projuris após a aquisição da empresa.