Controladoria jurídica: estratégia para escritórios modernos

27/10/2021
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15/06/2023
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7 minutos

Oferecer um serviço de excelência é um desejo de todo escritório de advocacia. Para isso é importante ter uma boa gestão das atividades do escritório e delegação de tarefas. No entanto, essa é uma atividade muito desafiadora para boa parte dos sócios e responsáveis por escritórios, afinal, a maioria dos cursos de direito não prepara os alunos para empreender. Por conta disso, muitos donos de escritórios de advocacia e empresas com departamentos jurídicos optam pela criação de uma área que se responsabilize por essa gestão, que é a controladoria jurídica.

A controladoria jurídica é, portanto, o setor responsável pelo controle estratégico das atividades e gestão do escritório. Portanto, além de fazer o controle das atividades e delegação de tarefas, a controladoria jurídica é também a responsável pelo acompanhamento de prazos e metas, e por proteger o cliente em caso de erros de algum dos colaboradores do escritório de advocacia. Também é responsável por dar suporte técnico ao escritório ou departamento jurídico e padronizar as atividades.

Por fim, a controladoria também faz o papel de controle de qualidade das atividades e inovação. Estas atividades se relacionam entre si, afinal, é por meio dos relatórios apresentados pela controladoria que pode-se observar como estão as entregas, como está a distribuição de atividades, etc. E é por meio da inovação que os controllers conseguem retirar esses relatórios, que podem ser exportados de softwares jurídicos e outras plataformas.

Assim, sendo, controladoria e os gestores do escritório devem caminhar lado a lado para entregar soluções e resultados melhores e garantir a satisfação dos clientes, bem como, a lucratividade do escritório de advocacia.

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O que faz a Controladoria de um escritório de advocacia?

Em escritórios de advocacia, contar com uma controladoria jurídica é uma ação estratégica. Isso porque, é este setor que irá juntar e centralizar todas as informações do escritório. Como falei anteriormente, é esse setor que irá coletar e apresentar dados de realização das atividades, distribuição e resultados das mesmas.

Além disso, são os profissionais deste setor que atuam com a coleta e apresentação de dados jurídicos de processo. Isto é, é esse setor que irá coletar as estatísticas de encerramento de processos, tempo de tramitação de um processo, valores das custas, honorários e pagamento de sentença.

Para resumir, então, a controladoria jurídica é responsável por:

  • Cadastros de pessoas e processos;
  • Diligências;
  • Protocolos;
  • Agendamentos;
  • Acompanhamentos;
  • Controles;
  • Digitalizações;
  • Arquivos fiscais e digital;
  • Gestão de correspondentes;
  • Relatórios internos;
  • Relatórios para clientes,
  • Etc.

Qual a parte mais importante da controladoria jurídica?

Além da importância da controladoria jurídica para a otimização de tempo, organização e gestão de equipes, a controladoria jurídica também é importante para a segurança operacional.

A segurança é importante porque previne o vazamento de dados e evita falhas na operação.

Ademais, a controladoria é indispensável para alcançar um nível elevado de qualidade nos serviços prestados. O controller jurídico atuará como um guardião dos sistemas de gestão, como o cérebro e como o elo entre as áreas do escritório de advocacia ou departamento jurídico.

Como implementar uma controladoria jurídica no escritório de advocacia?

Antes de implementar uma controladoria jurídica é importante entender alguns pontos:

  1. Você tem clareza das atividades do seu escritório? Sabe qual a cultura? Por que fazem o que fazem?
  2. Você faz um monitoramento de métricas no seu escritório?

De acordo com as suas respostas a essas perguntas fica mais fácil identificar em que seu escritório irá atuar para melhorar. Isso porque, é a partir destas respostas que você conseguirá identificar os problemas do seu escritório e com a ajuda do controller jurídico, elaborará uma solução.

Em seguida, é importante entende os seguintes pontos

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Qual a composição desse setor?

Independentemente se estamos falando em escritórios de advocacia ou departamentos jurídicos, a controladoria jurídica deve contar com pelo menos, um gestor, um assistente direto e um corpo operacional.

1 – Controller jurídico

É a pessoa responsável por registrar os prazos, gerir as agendas, fiscalizar o cumprimento das determinações legais, e monitorar as atividades que os advogados e advogadas deverão realizar. Ele também gerencia o comportamento da controladoria jurídica, delegar tarefas, monitorar atividades, acompanhar e orientar a equipe, medir resultados, e apresentar feedbacks.

2 – Assistente jurídico

É o assistente jurídico que deve ter conhecimento sobre o escritório, clientes, processos, software de gestão, etc. Alguns escritórios optam por advogados para essa função e outros optam por auxiliares administrativos.

3 – Corpo operacional

Esse setor da controladoria é composto pelos auxiliares e assistentes administrativos, e estagiários de Direito. Estes profissionais devem manter-se atualizados das tecnologias jurídicas, apoiar a equipe de advogados, gerir com competências o software jurídico, etc. Assim, os advogados e advogadas concentram-se apenas nas atividades mais relacionadas a processos.

Quais são as melhores ferramentas para controladoria jurídica?

Apesar de ser a grande responsável pela organização, apresentação e análise de dados, a controladoria precisa contar com ferramentas de gestão eficientes para o bom funcionamento do escritório de advocacia.

Assim sendo, é essencial contar com um software de gestão que se adeque da melhor maneira as atividades do escritório.

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Com um software jurídico, o controller poderá acompanhar os prazos de processos e intimações, poderá capturar esses automaticamente, e ainda conseguirá administrar as atividades dos colaboradores. Por meio dele, também é possível fazer a gestão de clientes e o controle de atendimentos, bem como, de audiências e outros compromissos.

Dessa maneira, o controller conseguirá visualizar as agendas dos advogados e advogadas e poderá fazer uma distribuição de atividades mais justa e igualitária. Assim, também se torna mais igualitária a distribuição das remunerações.

O software ainda poderá apresentar relatórios com os principais indicativos, seja de processo ou relacionados às atividades e produtividades dos colaboradores.

Além do software de gestão jurídica, a controladoria pode utilizar também softwares de jurimetria, que apontará resultados de processos e pode calcular suas chances de ganho, ou Legal Analytics, que apontaram resultados gerais do escritório.

Isso sem contar as ferramentas de controle de atividades como Planner da Microsoft, o Trello, Asana, Notion e outras ferramentas que contribuem com a organização pessoal e coletiva para empresas ou pessoas físicas, e que podem ser adotadas no escritório de advocacia.

Quais as vantagens de implementar esse setor no escritório de advocacia?

Acredito que já tenha dado para perceber o quanto a controladoria jurídica favorece na produção jurídica, dando mais organização, aumentando a produtividade e a eficiência no escritório de advocacia. E claro que a consequência disso é o aumento da lucratividade.

Isso porque, com as atividades mais organizadas, sobra mais tempo para novos atendimentos, e consequentemente, o escritório ganha mais clientes. Ademais, com uma controladoria jurídica que organiza as atividades, também sobra tempo para a organização das finanças e o escritório para a ter custos menores. Isso sem contar que as chances de causa ganha aumentam, e os custos de processo reduzem. (https://manhwatop.com/)

A fidelização de clientes também é um tópico importante nesse sentido, não só pelo fato de que, com mais organização no escritório o advogado ou a advogada conseguem dar mais atenção aos clientes, mas o escritório passa a oferecer um serviço com maior qualidade a eles. Isso faz com que o cliente se sinta mais satisfeito com o atendimento e pode torná-lo até um indicador do seu serviço.

Por fim, e não menos importante, a controladoria é uma grande aliada na redução de riscos, seja de vazamento de dados, perda de prazos, perda de datas de compromissos importantes, e até mesmo, confusões acerca da realização de atividades. A controladoria jurídica garante, então, um trabalho de alta performance.

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