Gestão de tempo: saiba como otimizar o seu

A gestão de tempo é um processo que ainda precisa virar rotina nos escritórios de advocacia. A correria do dia-a-dia, aliada à necessidade de cumprimento de prazos, faz com que os advogados autônomos e escritórios se percam na falta de organização.

Não que os profissionais sejam desorganizados por serem desleixados ou porque não tenham competência em gerir o próprio tempo, mas, a quantidade de informação e de compromissos diários, especialmente nos momentos em que há necessidade de repensar as atividades, maximizam a necessidade de uma gestão que seja especializada, prática e simplificada.

Se esse é seu caso, não se preocupe, aqui encontrará alguns dos principais inimigos da organização e saberá como otimizar o seu tempo utilizando um software de gerenciamento.

Inimigos da gestão de tempo para advogados

Vejamos, a seguir, três grandes inimigos da gestão do tempo para os profissionais do ramo da advocacia. É possível que você se identifique com algum deles. Vamos lá?

1. Organização falha ou falta de uma gestão de tempo

Caso o advogado e o meio em que ele esteja inserido, seja num pequeno escritório ou até numa média empresa, não tenha uma gestão organizada dos compromissos agendados, estará sempre perdendo tempo com a busca de informações sobre o que precisará fazer naquele dia. Caso isso aconteça poderá não se preparar o suficiente para a defesa de uma causa e tudo vira um ciclo vicioso.

2. Procrastinação forçada

Um profissional capacitado e competente dificilmente irá adiar uma ação ou um compromisso por vontade própria, mas a falta de uma gestão completa do tempo irá fazer com que a procrastinação forçada seja uma rotina nada agradável.

Gerir o tempo obrigará que as tarefas sejam executadas sempre dentro do cronograma e a procrastinação não será um problema para o profissional ou para os profissionais inseridos no meio

3. Falta de tempo para relaxar

Uma pessoa que está sempre atrasada vive num mundo no qual nunca sobra um espaço na agenda para relaxar. Isso fará que viva em constante estresse pela sensação de estar com alguma coisa atrasada ou que o tempo não será suficiente, principalmente quando não consegue se entender em meio às próprias anotações.

Assim, se cria um ciclo vicioso que irá prejudicar o desempenho profissional. Advogados autônomos e escritórios de advocacia estão num grupo que precisam de atenção constante com cumprimentos de prazo, por isso, nada melhor do que organizar a agenda, estar sempre por dentro dos compromissos e, consequentemente, ter mais tempo para descansar e relaxar.

Mas, existem ferramentas que podem mudar esse cenário, um exemplo é o Kanban. Vamos entender o que é isso?

O que é o Kanban? E, por que usá-lo na gestão do tempo?

Como conceito, o sistema Kanban ajuda as equipes a visualizar o trabalho, identificar gargalos e melhorar continuamente seus serviços.

Hoje o método é utilizado em mais diversos segmentos, e não apenas de forma manual, mas por meio de plataformas online. O propósito exclusivo é eliminar ineficiência e ajudar o profissional a organizar e verificar de forma clara suas atividades. 

O Kanban distribui as atividades em cartões que ajuda os membros da equipe a visualizar o fluxo de trabalho.

Eles podem ser classificados por etiquetas e nível de urgência e possibilita o cadastro de dia e horário do prazo da atividade, alertando o profissional sempre quando este prazo estiver encerrando.

Cada quadro Kanban deve conter várias colunas que representam as etapas de trabalho.

Os cartões representam as tarefas que todo membro precisa completar. Se mais dois profissionais fazem parte de uma determinada atividade, é possível adicioná-los para que os dois tenham essa visibilidade.

De que forma o Kanban pode ajudar os advogados?

Primeiro todo advogado precisa se conscientizar que Kanban é tudo sobre eficiência se usado de forma automatizada.

A ideia do Kanban é te auxiliar nisso: fazer com que todas as tarefas e todas as ações saiam de sua cabeça para uma representação visual facilmente compreensível.

Imagine a cena: é uma segunda-feira de manhã, você entra no seu escritório. Na caixa de e-mail existem mais de 200 e-mails que dependerão de uma lista de tarefas urgentes.

O uso do Kanban em uma plataforma produz uma representação visual em miniatura dos trabalhos em andamento.

As tarefas são representadas em cartões organizados em colunas que podem ser movidos para esquerda ou direita dando sentido de movimento.

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Como um software de gerenciamento de tempo pode ajudar um advogado

Um software jurídico de gerenciamento de atividades e gestão de processos e documentos colabora diretamente na otimização de tempo diário dos advogados e de toda a equipe do escritório.

Este tipo de ferramenta permite que você localize rapidamente qualquer pasta ou documento e, na maioria das vezes, permite que o acompanhamento dos andamentos e o recorte do diário oficial seja feito de maneira automatizada.

Outra funcionalidade importante é o lançamento de compromissos de um determinado período e, caso algo novo surja, como um cancelamento ou um compromisso pessoal inadiável, o remanejo das atividades com o mínimo de prejuízo possível.

Os melhores softwares jurídicos do mercado trabalham diretamente na nuvem, o que evita a necessidade de backup ou de salvar arquivos em discos que podem ser extraviados.

A automação, o controle de atividades diárias, o aumento da produtividade, o trabalho em nuvem e o recebimento de alertas sobre tarefas agendadas são as ótimas ferramentas do Projuris que certamente vão ajudá-lo em na otimização de seu tempo.

Benefícios práticos da gestão do tempo na advocacia

Já está evidente que o bem mais precioso ao advogado, iniciante ou já experiente, é o tempo, se bem gerido. Mas o que esse profissional ganha, ao otimizar o uso do tempo?

Separamos alguns exemplos de como a utilização de um bom software jurídico para a gestão do tempo vai te ajudar a ser mais eficiente na sua rotina diária:

1. Mais produtividade

Com o uso de um timesheet de um sistema de gestão jurídica é possível o controle do tempo dispendido nas mais diversas atividades do escritório, inclusive no atendimento ao cliente. Com esta informação, além dos relatórios gerenciais que estes sistemas disponibilizam, fica muito mais fácil de gerenciar o tempo.

De outro lado possibilidade de armazenar todas as peças processuais em um mesmo banco de dados de fácil acesso ajuda a economizar tempo e espaço, também fundamental para aumento da produtividade e rentabilidade.

2. Desburocratização

As ferramentas de controle processual e de pesquisas desenvolvidos por estes programas de gestão jurídica permitem um fácil, prático e rápido controle dos processos, sem ter que passar pelas burocráticas e demoradas pesquisas nos websites dos tribunais.  Desta forma, mais tempo para investir em captação de clientes e produção.

3. Controle financeiro

Através das ferramentas de auxilio financeiro o sistema proporciona um controle detalhado das finanças do escritório, especificando entradas e saídas.

Estas informações são essenciais para ter uma total consciência e controle dos honorários recebidos e para onde estão sendo direcionados, bem como para um maior controle, a fim de que nada seja esquecido. Com a ajuda desta ferramenta, este controle se torna muito mais rápido e acessível.

Portanto, um bom software jurídico pode ser a diferença entre transformar o seu tempo em produção e renda ou ficar remando no mesmo lugar. E você, como faz para manter a organização no seu escritório?

Autor: Tiago Fachini

• Mais de 300 mil ouvidas no JurisCast e Debate Legal
• Mais de 1.100 artigos publicados no Jurídico de Resultados
• Especialista em Marketing Jurídico
• Palestrante, professor e um apaixonado por um mundo jurídico cada vez mais inteligente e eficiente.

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