Lei da Desburocratização: o que muda na prática?

Lei da Desburocratização é a norma que dispensa exigências formais excessivas em atos administrativos, nos termos do art. 3º da Lei 13.726/2018. Na prática, órgãos públicos devem aceitar conferência feita pelo agente administrativo, reduzir pedidos repetidos de documentos e facilitar o acesso de cidadãos e empresas a serviços públicos.

A Lei 13.726/2018 surgiu para combater práticas administrativas que exigiam firma reconhecida, cópias autenticadas e certidões atualizadas mesmo em procedimentos simples, como emissão de certidão, inscrição em cadastro, protocolo de requerimento ou participação em licitação. A norma não elimina controles, mas transfere parte da verificação documental para a Administração Pública.

Com a mudança, o próprio servidor público passou a confrontar documentos, conferir assinaturas e registrar autenticidade quando a lei autoriza. Essa lógica dialoga com o princípio da eficiência do art. 37 da Constituição Federal de 1988 e com os direitos dos usuários de serviços públicos previstos na Lei 13.460/2017.

O que é a Lei da Desburocratização e quem ela protege?

A Lei da Desburocratização reduz exigências documentais nos atos administrativos da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios. Ela protege usuários de serviços públicos em sentido amplo, incluindo pessoas físicas, empresas e entes sem personalidade jurídica, desde que o procedimento envolva relação com órgão ou entidade pública.

Embora o texto legal use a palavra cidadão, a interpretação deve alcançar todos os usuários que interagem com a Administração Pública. Uma pessoa jurídica que pede alvará, um condomínio que protocola requerimento municipal ou uma massa falida que apresenta documentos em processo administrativo também podem se beneficiar das dispensas legais.

Essa leitura ampla evita tratamento desigual e reduz custos de transação. Para empresas, a regra pode diminuir despesas cartorárias em licitações, cadastros de fornecedores e renovação de autorizações. Para pessoas físicas, evita deslocamentos a cartórios e reduz o risco de perda de prazo por exigência formal desnecessária.

• Pessoas físicas: maiores, menores, estrangeiros e pessoas sem direitos políticos podem utilizar documentos pessoais válidos quando a lei permitir.
• Pessoas jurídicas: sociedades empresárias, associações e fundações podem pedir que o agente público confira documentos no próprio procedimento.
• Entes despersonalizados: condomínios, espólios e massas falidas podem se valer da simplificação quando atuam perante órgãos públicos.

O art. 3º da Lei 13.726/2018 concentra as principais dispensas. Ele trata de reconhecimento de firma, autenticação de cópias, substituição de documentos, título de eleitor, repetição de documentos e autorização de viagem internacional de crianças e adolescentes em situação específica.

Como fica o reconhecimento de firma pela Lei da Desburocratização?

O reconhecimento de firma deixa de ser exigência automática em procedimentos administrativos quando o agente público puder comparar a assinatura com documento de identidade ou quando o signatário assinar diante dele. O inciso I do art. 3º da Lei 13.726/2018 autoriza o próprio agente a lavrar a autenticidade no documento.

I – o reconhecimento de firma, devendo o agente administrativo, confrontando a assinatura com aquela constante do documento de identidade do signatário, ou estando este presente e assinando o documento diante do agente, lavrar sua autenticidade no próprio documento.

Reconhecimento de firma é o ato pelo qual tabelião, substituto ou escrevente autorizado confirma a autoria ou semelhança de uma assinatura. A atividade notarial continua válida e relevante, especialmente em negócios privados e atos que exigem forma específica. O art. 7º, IV, da Lei nº 8.935/94 atribui essa competência ao tabelião de notas.

A mudança está no âmbito administrativo. Se um cidadão assina requerimento presencialmente na prefeitura, por exemplo, o servidor pode conferir documento oficial com foto e registrar a autenticidade. Em um protocolo físico, o agente deve observar a assinatura, identificar o signatário e anotar a conferência no próprio documento ou sistema.

O reconhecimento de firma pode ocorrer por autenticidade, por semelhança ou por abono. A Lei 13.726/2018 não extinguiu essas modalidades. Ela apenas impede que o órgão público exija cartório quando o agente administrativo puder realizar a conferência prevista no inciso I.

• Por autenticidade: a pessoa assina ou confirma assinatura perante o cartório.
• Por semelhança: o cartório compara a assinatura do documento com a ficha de assinatura arquivada.
• Por abono: o tabelião aceita declaração de terceiro idôneo sobre a assinatura, quando cabível nas normas notariais.

Se houver suspeita fundada de falsidade, divergência relevante de assinatura ou ausência de documento de identificação idôneo, o órgão pode solicitar providência complementar. A dispensa legal não autoriza fraude nem impede apuração administrativa, civil ou penal.

Como funciona a autenticação de cópia de documento?

A autenticação de cópia também deixa de depender automaticamente de cartório em procedimentos administrativos. Pelo inciso II do art. 3º da Lei 13.726/2018, o agente administrativo compara original e cópia e atesta a autenticidade, o que reduz custos e evita deslocamentos desnecessários para usuários de serviços públicos.

II – a autenticação de cópia de documento, cabendo ao agente administrativo, mediante a comparação entre o original e a cópia, atestar a autenticidade.

A autenticação cartorária é o ato de certificar que uma cópia corresponde ao documento original apresentado. Com a Lei da Desburocratização, a Administração Pública pode fazer essa conferência no próprio atendimento. O usuário apresenta o original e a cópia, o servidor compara as informações e registra a autenticidade.

Na prática, o procedimento recomendado segue quatro passos. Primeiro, o agente recebe o original e a cópia. Segundo, confere dados essenciais, como nome, número do documento, órgão emissor e validade quando houver. Terceiro, verifica se a cópia contém todas as páginas relevantes. Quarto, insere carimbo, anotação ou registro eletrônico de conferência.

Esse ponto tem impacto econômico relevante em licitações, credenciamentos e processos regulatórios. Um fornecedor que precisava autenticar dezenas de documentos para habilitação podia repassar esse custo ao preço da proposta. A simplificação reduz despesa privada e também diminui retrabalho administrativo.

Os valores de atos cartorários variam por Estado e por tabela oficial de emolumentos. A tabela divulgada pela Associação dos Notários e Registradores do Brasil ajuda a demonstrar que custos unitários aparentemente baixos se multiplicam quando o procedimento exige muitas cópias.

A dispensa não impede que o órgão exija original para conferência, nem afasta regras específicas de processos digitais. Após a Lei 14.129/2021, que trata do Governo Digital, a tendência administrativa passou a privilegiar interoperabilidade, bases oficiais e documentos eletrônicos, sem exigir do usuário prova que o próprio Estado consiga consultar.

Quais documentos podem ser substituídos em órgãos públicos?

A Lei da Desburocratização permite substituir documentos em três situações centrais: cópia autenticada pelo agente público, certidão de nascimento substituída por documento oficial e dispensa de título de eleitor fora das hipóteses eleitorais. As regras aparecem nos incisos III, IV e V do art. 3º da Lei 13.726/2018.

III – juntada de documento pessoal do usuário, que poderá ser substituído por cópia autenticada pelo próprio agente administrativo;

IV – apresentação de certidão de nascimento, que poderá ser substituída por cédula de identidade, título de eleitor, identidade expedida por conselho regional de fiscalização profissional, carteira de trabalho, certificado de prestação ou de isenção do serviço militar, passaporte ou identidade funcional expedida por órgão público;

V – apresentação de título de eleitor, exceto para votar ou para registrar candidatura.

Na primeira hipótese, o usuário não precisa entregar o documento original ao processo quando o agente público puder autenticar a cópia. Isso evita retenção indevida de documentos pessoais e reduz o risco de extravio em processos administrativos físicos.

Na segunda hipótese, a certidão de nascimento pode ceder lugar a documentos oficiais que identifiquem a pessoa. RG, passaporte, carteira de trabalho, identidade funcional e identidade profissional expedida por conselho regional podem cumprir essa função, desde que atendam ao objetivo do procedimento.

Na terceira hipótese, o órgão público não deve exigir título de eleitor para finalidade alheia ao voto ou ao registro de candidatura. Se o procedimento busca apenas identificar o usuário, outro documento oficial atende à finalidade. A Administração só pode insistir no título quando a lei ou o ato eleitoral exigir esse documento.

Quando o órgão pode pedir o mesmo documento mais de uma vez?

O §1º do art. 3º da Lei 13.726/2018 impede exigência repetida de documento já apresentado e válido no mesmo processo. Se uma empresa junta contrato social na fase de cadastro, o órgão não deve pedir o mesmo documento novamente na etapa seguinte, salvo alteração, vencimento ou dúvida documentada.

Essa regra é comum em licitações e processos de credenciamento. O agente deve consultar o documento já juntado, registrar eventual aproveitamento e evitar que o interessado reproduza prova que já integra o processo administrativo. A medida também favorece controle interno, porque concentra a documentação em fonte única.

Quando o cidadão pode declarar informações por escrito?

O §2º do art. 3º permite declaração escrita do próprio usuário quando faltar documento ou quando o servidor não puder realizar a comparação. A declaração substitui a exigência imediata, mas o declarante responde por eventual falsidade administrativa, civil e penal.

Uma declaração falsa pode configurar falsidade ideológica, nos termos do art. 299 do Código Penal, Decreto-Lei 2.848/1940, se a pessoa inserir informação falsa em documento público ou particular com finalidade juridicamente relevante. Também pode gerar indeferimento do pedido, anulação do ato e responsabilização por prejuízos causados ao erário ou a terceiros.

O órgão pode exigir certidão de outro órgão da mesma esfera?

O §3º do art. 3º proíbe que órgão público exija certidão ou documento expedido por outro órgão ou entidade da mesma esfera de poder quando a Administração puder obter a informação internamente. A regra combate o deslocamento do usuário entre repartições para provar dado que o próprio Estado já possui.

Há exceções expressas, como certidão de antecedentes criminais e informações sobre pessoa jurídica, além de outras hipóteses previstas em lei. A lista legal não elimina deveres de segurança, sigilo e proteção de dados. Após a Lei 13.709/2018, Lei Geral de Proteção de Dados, a consulta entre órgãos deve observar finalidade, necessidade e base legal.

O que mudou na autorização de viagem internacional de crianças e adolescentes?

A Lei da Desburocratização dispensou reconhecimento de firma na autorização de viagem internacional de criança ou adolescente quando ambos os pais estiverem presentes no embarque. A regra deve ser lida com os arts. 83, 84 e 85 do ECA, Lei 8.069/1990, e com normas administrativas vigentes.

O Estatuto da Criança e do Adolescente (ECA) disciplina deslocamentos de crianças e adolescentes e prevê controles para evitar retirada irregular do país. Antes da Lei 13.726/2018, exigia-se com frequência autorização com firma reconhecida mesmo quando os pais compareciam juntos ao embarque.

O inciso VI do art. 3º reduziu essa formalidade em situação específica. Se ambos os genitores estão presentes no embarque, a presença conjunta permite conferência direta pela autoridade competente. Se apenas um dos pais acompanha a criança, permanece a necessidade de autorização do outro ou suprimento judicial, conforme o caso.

Quando a criança ou adolescente viaja desacompanhado dos pais ou acompanhado de terceiro maior e capaz, a dispensa de firma depende da presença de ambos os pais no embarque. Sem essa presença, devem ser observadas as autorizações exigidas pelo ECA e pelas regras da Polícia Federal, das companhias transportadoras e dos atos administrativos aplicáveis.

A falta de observância das regras de viagem pode gerar infração administrativa. O art. 251 do ECA, Lei 8.069/1990, prevê multa para quem transportar criança ou adolescente com inobservância dos arts. 83, 84 e 85, com aplicação em dobro em caso de reincidência.

Transportar criança ou adolescente, por qualquer meio, com inobservância do disposto nos arts. 83, 84 e 85 desta Lei: Pena – multa de três a vinte salários de referência, aplicando-se o dobro em caso de reincidência.

Para advogados e departamentos jurídicos, o cuidado prático é verificar a situação familiar, o tipo de viagem, o acompanhante, o destino e as regras administrativas atualizadas antes do embarque. A dispensa da Lei da Desburocratização não substitui autorização judicial quando há conflito entre genitores ou restrição judicial de viagem.

Quando a Lei da Desburocratização entrou em vigor?

A Lei da Desburocratização entrou em vigor 45 dias após sua publicação, porque o art. 10, que tratava da vigência, foi vetado. Aplica-se a regra geral do art. 1º da Lei de Introdução às Normas do Direito Brasileiro, Decreto-Lei 4.657/1942.

A Lei de Introdução às Normas do Direito Brasileiro estabelece que, salvo disposição em contrário, a lei começa a vigorar em todo o país 45 dias depois de oficialmente publicada. Como a Lei 13.726/2018 foi publicada em 9 de outubro de 2018, sua vigência iniciou em 23 de novembro de 2018.

Desde então, órgãos públicos devem adequar formulários, editais, checklists e sistemas de protocolo às dispensas legais. Exigências contrárias à lei podem justificar pedido de revisão administrativa, reclamação em ouvidoria, impugnação de edital ou questionamento judicial, conforme a natureza do ato e o prejuízo demonstrado.

Não há precedente obrigatório único que concentre a aplicação da Lei 13.726/2018 em todos os cenários. Ainda assim, o controle judicial de atos administrativos costuma exigir motivação, proporcionalidade e aderência à legalidade. O órgão que insiste em formalidade dispensada deve justificar a exigência em regra específica ou risco concreto.

Como aplicar a Lei da Desburocratização na rotina jurídica?

A aplicação correta da Lei da Desburocratização exige revisão de documentos exigidos, identificação da base legal de cada formalidade e registro claro da conferência feita pelo agente público. Advogados, empresas e gestores jurídicos podem usar a norma para reduzir custos e contestar exigências administrativas sem fundamento legal específico.

Em processos administrativos, o primeiro passo é mapear a lista de documentos exigidos. Depois, compare cada exigência com o art. 3º da Lei 13.726/2018. Se houver pedido de firma reconhecida, cópia autenticada ou documento repetido, solicite a aplicação expressa da dispensa legal no protocolo.

Em licitações, a análise deve considerar também a Lei 14.133/2021. A nova Lei de Licitações reforça planejamento, competitividade e julgamento objetivo, o que torna incompatível a exigência documental excessiva sem justificativa. A desburocratização ajuda a preservar competitividade e evita que custos cartorários desnecessários restrinjam participantes.

Para órgãos públicos, o caminho adequado envolve treinar equipes, revisar modelos de requerimento, padronizar carimbos ou registros eletrônicos de conferência e criar orientação interna sobre suspeita de fraude. A simplificação não significa ausência de controle. Significa controle proporcional, documentado e orientado pela lei.

Em conclusão, a Lei da Desburocratização permanece relevante porque desloca o foco da formalidade pela formalidade para a finalidade do ato administrativo. Quando a Administração consegue conferir assinatura, cópia ou informação por meios próprios, ela deve evitar transferir ao usuário custos e etapas que a Lei 13.726/2018 dispensou.

Perguntas frequentes sobre Lei da Desburocratização

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