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A rotina em um departamento jurídico varia de empresa para empresa mas, no geral, fazemos parte de um departamento com rotinas complexas e herdadas de outras áreas e pessoas, e aí vem o problema: "Herdamos problemas de outras pessoas, de outras áreas e de outros processos. É preciso se policiar." Eis aqui então alguns erros comuns em departamentos jurídicos, vivenciados nos vinte e tantos anos de ProJuris, para que você possa reparar e otimizar o seu dia a dia, tornando-o mais lucrativo e eficiente. #1 - Não fazer um provisionamento de contingências O erro mais comum e mais perigoso para seu departamento jurídico e para a saúde financeira de sua empresa é o provisionamento incorreto ou ausência de provisionamento de despesas de processos em andamento, o chamado provisionamento de contingência. Um hábito que deve ser criado e, principalmente, mantido, é o hábito de fazer uma previsão mensal em conjunto com seu departamento financeiro e/ou contábil de possíveis encargos e contingências. Em algumas empresas com grande volume de processos ou dificuldade de mensuração de valor provável de causa, existe o hábito de separação de uma verba mensal, um "caixinha", que fica disponível para o pagamento das despesas jurídicas adquiridas no mês seguinte a fim de garantir a estabilidade do setor jurídico e a viabilidade financeira do negócio. Resumindo: "Crie um plano de provisionamento de contingências em conjunto com seu departamento financeiro/contábil." #2 - Afastar-se das áreas contábil e de RH Os departamentos contábeis e de RH costumam ser os maiores geradores de demandas para o departamento jurídico e, consequentemente, os maiores influenciadores do fluxo de despesas relacionadas com ele. Normalmente os processos trabalhistas e os gastos com seus desdobramentos são o calcanhar de aquiles da maioria das empresas. Dependendo da área de atuação de sua empresa talvez outras áreas gerem uma demanda grande e financeiramente relevante de processos para sua área. Portanto, é de se esperar que seu departamento, assim como os departamentos de RH e financeiro/contábil, estejam em total sinergia a fim de detectar e eliminar fatores de risco que historicamente tenham influenciado negativamente as contingências de sua área. "Invista na sinergia da relação entre departamento jurídico, departamento de RH e departamento contábil." Invista na sinergia da relação entre departamento jurídico, departamento de RH e departamento contábil. Algumas dicas para ajudá-lo neste momento: Analise junto com seu departamento de RH qual o perfil de candidatos que geraram o maior volume de queixas trabalhistas; Analise qual o tipo de queixa trabalhista é mais comum em sua empresa, e que ações podem ser tomadas em conjunto com o departamento de RH e endomarketing para diminuí-las ou evitá-las; Analise com seu departamento contábil como fazer um plano de contingência eficiente para a empresa e que não onere demais as equipes dos dois departamentos; Analise que tipo de procurações e documentos relativos à propriedade intelectual tem maior potencial de geração de receita oriunda de empenho jurídico. #3 - Deixar de automatizar o que puder ser automatizado Atualmente não faltam exemplos de softwares e ferramentas que automatizam ou agilizam o trabalho de profissionais de diversas áreas e, mesmo assim, não é incomum nos depararmos com profissionais que passam seus dias gerenciando uma pilha de planilhas do Excel. Consultar e alterar informações, que poderiam ser feitas de maneira muito mais completa, rápida e segura por uma ferramenta automatizada, toma tempo e gera ineficiência. Você pode não saber, mas existem no mercado desoftwares jurídicosuma infinidade de ferramentas para auxiliar você em atividades repetitivas e/ou com alto grau de complexidade. Existem softwares jurídicos para gestão de contratos, gestão de processos, gestão de sociedades, controle de procurações, atualização automática de índices financeiros de processos e contratos, recorte de diário oficial, controle de requisições e mais um milhão de outras ferramentas. Cabe apenas a você decidir qual delas podem lhe ajudar mais. Este tipo de ferramentas ajudam você a otimizar sua rotina e seu tempo, garantem maior assertividade em seu trabalho e, obviamente, economizam seu rico dinheirinho. "Automatize tudo aquilo que pode ser automatizado e foque onde seu trabalho é fundamental e insubstituível." #4 - Deixar de definir funções claras e não compartilhar suas agendas Todos sabemos citar rapidamente o nome do diretor de nosso departamento, de nosso CEO ou das pessoas referências nas posições de maior importância dentro de nossa empresa. Agora tente fazer o mesmo com seu colega de mesa, com a pessoa que senta a seu lado e que tem um processo de trabalho similar ao seu. Você pode até saber qual a função dela, mas como isso pode ajudar a ambos em seu dia a dia? Que tal compartilhar suas atividades e suas agendas? Por exemplo: Vocês dois precisam ir ao cartório diariamente? Será que um não pode agilizar este processo pelo outro? Um de vocês tem mais facilidade/agilidade no preenchimento de petições. Será que não seria inteligente trocar algumas atividades, focando na produtividade de ambos? Um de vocês tem uma reunião relevante para ambos enquanto o outro está com a agenda um pouco mais livre? Que tal irem juntos ao encontro? Apenas ouvir uma conversa ajuda a aprender e expandir horizontes, aproveitando melhor o tempo ocioso; Seu colega vai sair de férias? Que tal se preparar para a ausência dele aprendendo as principais dúvidas de seu processo ou quem sabe até assumindo alguns deles, a fim de não deixar seus dependentes totalmente desamparados durante este período? Quem costuma fazer a melhor gestão de contratos? Será que não seria interessante você delegar esta função e focar no controle de certidões por exemplo? Cada caso é um caso e em cada departamento jurídico tem suas próprias rotinas. Atente ao fato que boa parte da rotina e divisão de trabalho é feita sem qualquer julgamento de produtividade, simplesmente porque sempre foram feitos assim por seus antecessores. Tente desassociar as funções das pessoas de determinado cargo ou função, desta forma você consegue atribuí-las a quem tem mais potencial para executá-las da maneira mais eficiente e lucrativa para sua empresa. #5 - Não cultivar um bom relacionamento com parceiros Nenhuma empresa é uma ilha. Todos nós dependemos diretamente de parceiros para que nossas obrigações diárias sejam bem sucedidas. A dependência de um parceiros em muitos casos é vista como danosa ou negativa. Aqui na ProJuris preferimos vê-la como necessária, por uma simples questão de foco. Existem pessoas e empresas que tem potencial de desenvolver muito melhor determinadas funções que não são nosso foco, portanto, é inteligente e lógico atribuir a estes terceiros estas funções. Em seu departamento jurídico a regra é a mesma: Foque-se em manter um relacionamento positivo com seus parceiros afinal, como o nome já diz, eles são parceiros. Estão aí para ajudá-lo, e esta é a palavra mágica: ajuda. Muitas parcerias comerciais não dão certo por falta de ajuda entre as partes. Pense que para seu parceiro, a realidade de sua empresa pode ser algo completamente nova para ele. Você já pensou em ajudá-lo? A introduzi-lo à seu negócio? Muitas parcerias dão errado pelo fato de que o contratante "delarga" ao invés de "delegar" ao parceiro, esperando que ele vá automaticamente entender e resolver os problemas da contratante. "A chave neste momento é paciência e colaboração. Somente desta forma, todos saem ganhando." Ajude seus parceiros atuais a fornecerem um serviço melhor e auxilie os novos parceiros a iniciarem sua prestação de serviço de maneira completa e de acordo com as expectativas de seu departamento jurídico. Vai ser bom para você, vai ser bom para eles e principalmente, vai ser bom para sua empresa. Uma coisa de cada vez Cada caso é um caso. Foque no que vai lhe trazer mais retorno e conte sempre conosco. Nossa equipe de especialistas jurídicos está sempre pronta para ajudar, é só chamar.

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