Software jurídico para acompanhamento processual

28/01/2021
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21/06/2023
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10 minutos

O cansaço e a falta de um sistema que facilite as atividades em um escritório de advocacia ou departamento jurídico podem causar um erro que é muito prejudicial na advocacia: a perda de prazos. Tenho certeza que nenhum advogado ou advogada gosta quando isso acontece, e acredito que você, leitor, também faz parte desse time, não é? Por isso, o acompanhamento processual é uma atividade basilar em escritórios ou departamentos jurídicos.

Existem diversos sistemas para advogados e advogadas que contribuem com o controle processual. Você pode utilizar ferramentas como planilhas e softwares jurídicos, outros tipos de sistemas ou ainda, profissionais especializados. Conhecendo os métodos que te ajudam com a consulta de processos e controle de prazos, basta decidir o que se encaixa mais com seu escritório.

Para te ajudar com essa atividade, separei então algumas maneiras de fazer o acompanhamento processual. E claro, eu não poderia deixar te contar também como isso funciona aqui no PROJURIS ADV – software jurídico. Então vamos lá.

Quais as maneiras de fazer acompanhamento processual?

Sei que você já deve conhecer algum ou alguns métodos de acompanhamento de processos. No entanto, acredito que é importante dar um destaque especial para essas diferentes atividades e te ajudar a descobrir o ideal para você. Além disso, quero te contar como você pode fazer o acompanhamento por meio de um software jurídico. Confira a seguir!

1. Planilhas para controle processual

Para tomar as rédeas da gestão de processos do seu escritório, especialmente se o seu escritório for de médio ou grande porte, manter uma planilha para controle processual é uma atividade indispensável.

Com uma planilha você consegue, além de ter registro dos andamentos de processos, controlar datas para novas ações e não perde prazos. Aqui no portal PROJURIS ADV, temos diversas planilhas que contribuem nesse sentido. Também na internet existem diversos modelos.

A vantagem nesse sentido é que as planilhas são gratuitas. A desvantagem é que o trabalho é maior, corre o risco de perda de dados – afinal, não é armazenado na nuvem e qualquer pessoa do escritório pode mexer – e ocupa maior espaço na memória de seus equipamentos.

Apesar disso, o acompanhamento processual por meio de planilhas contribui com a gestão de tarefas. Isso porque, sabendo quais são as atividades a se realizar e quem são os responsáveis por elas, fica mais fácil fazer a distribuição de tarefas e acompanhar o andamento delas.

2. Controller Jurídico para acompanhamento processual

Um controller jurídico não substitui o uso de ferramentas. Ele será, na realidade, o profissional que fará o uso das ferramentas.

Esse profissional é cada vez mais procurado no mercado jurídico e é responsável pela gestão dos processos e das atividades. A contratação de um controller jurídico se mostra essencial quando os colaboradores do escritório não conseguem fazer o controle de maneira eficaz. Isso vale mesmo para os que possuem ferramentas como planilhas e sistemas para advogados.

Assim, esse profissional basicamente gere todos os projetos do escritório e por isso, os outros colaboradores conseguem se dedicar a estratégias e atendimentos a clientes.

Além disso, esse profissional será o responsável por implementar metodologias ágeis e outras estratégias para dar mais rapidez à execução de tarefas.

3. Software jurídico para acompanhamento processual

Por fim, mas não menos importante, temos o software jurídico. Com um software jurídico é possível fazer um acompanhamento de processos mais automatizado.

Mas o que seria isso? Bom, em primeiro lugar, você cadastra processos no sistema de forma rápida e consegue visualizar todas as informações de processos no sistema. Além disso, o cadastro das capturas de processos pode ser feito individualmente ou em lote. Isto é, você pode cadastrar a captura de um processo ou de vários.

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Esse cadastro pode ser feito por meio do número CNJ ou OAB do advogado. Após esse cadastro, o sistema passa a capturar os andamentos dos processos automaticamente e te informa sobre eles.

Com o aviso sobre o andamento no sistema, você consegue cadastrar a atividade a ser realizada – tarefa ou compromisso – na agenda que o próprio sistema tem. Dessa forma, se evita a perda de prazos.

Ademais, com a captura de andamentos, as informações ficam armazenadas no sistema, sem a necessidade de entrar em um tribunal para verificar as informações do processo.

O PROJURIS ADV tem ainda outras funcionalidades que contribuem com a sua atuação nos processos. Por exemplo, a possibilidade de criar, facilmente, as peças processuais no propositor de documentos. Ou ainda, a possibilidade de inserir comentários no processo, para melhoria da comunicação da equipe.

Enfim, um software jurídico consegue contribuir com toda a gestão do seu escritório, o que evita a perda de prazos por conta do acompanhamento processual, melhora a organização e otimiza o tempo dos colaboradores. Agora vejamos como funciona de fato, o acompanhamento de processos no PROJURIS ADV.

Como funciona a captura de processos no PROJURIS ADV?

Como mencionado anteriormente, o PROJURIS ADV oferece dois tipos de captura de processos: Individual ou em lote. Assim, vejamos como fazer a configuração de cada uma delas para acompanhamento processual a seguir:

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Como configurar capturas de processos individuais no PROJURIS ADV

Em primeiro lugar, é importante saber que para que seus processos sejam capturados no site do tribunal é necessário habilitar a captura manualmente em cada processo. Para isso, você deve clicar na aba de processos, no painel de controle do sistema, buscar o processo que deseja e clicar em editar.

Processos

Em seguida, o sistema exibirá uma tela com as informações, onde você irá visualizar o botão com a opção ” agendar captura no tribunal”, como na imagem abaixo:

Captura para acompanhamento processual

Novamente o sistema exibirá uma tela para preenchimento de informações, onde você irá inserir o número CNJ e a Instância. Por fim, clique em salvar.

Antes de salvar, é importante apenas conferir se as informações estão corretas, do contrário, o sistema não fará a captura e você não conseguirá fazer o acompanhamento processual.

Como configurar a captura de processos em lote ou por OAB?

Para configurar a captura em lote, também é necessário clicar na aba Processos, no painel de controle do sistema. Em seguida, selecionar a opção “central de captura processual”.

Nessa aba, você selecionará a opção Captura em lote (OAB) e irá clicar no botão “nova captura”. O sistema exibirá uma tela de preenchimento onde você irá inserir as informações “Número OAB”, “UF” e “Responsável” e clique em Salvar.

Após isso, é só esperar que em até 5 dias seus processos irão começar a retornar. No entanto, existem ainda alguns pontos a se considerar

Sobre os tribunais atendidos:

  • A pesquisa de processos é feita apenas no Estado da OAB informada;
  • A captura acontecerá apenas emprocessos que estão disponíveis no tribunal no momento da captura,
    • Processos arquivados e baixados não são capturados;
  • Os processos podem ser retornados em até 5 dias, dependendo da disponibilidade dos Tribunais;
  • Tribunais em que a captura por OAB não funciona plenamente:
    • TJPR, TJGO, TJMT, TJPE, TRT18, TRT PJE;
    • Ao cadastrar uma captura de processos em lote por OAB para o Tribunal de Roraima, o PROJURIS ADV disponibilizará no máximo 30 processos. Essa é uma limitação do próprio tribunal;
  • Os processos baixados e/ou arquivados não serão capturados, desde que o tribunal faça esta distinção;
  • Não realizamos a captura de processos no TRT5, pois esse exige usuário e senha.

Quantidade de processos retornados

  • No período de trial, o número de processos é limitado.  Podendo retornar apenas 50 processos;
  • Após a contratação do sistema são disponibilizados os processos localizados nos Tribunais;

Mais informações sobre captura processual

Por fim, é importante destacar que processos em segredo de justiça não são capturados. Isto é, realizamos a captura apenas de processos públicos para o acompanhamento processual no sistema.

Uma outra informação que precisa ser destaca é que, na captura processual, alguns dos envolvidos são reconhecidos pelo sistema como terceiros. Isso ocorre pois na captura de alguns Tribunais, o sistema não consegue identificar as partes ativas e passivas do processo. Dessa forma, os envolvidos são retornados como terceiros.

Nessas ocasiões, quando vincular a captura a um processo do PROJURIS ADV basta modificar o tipo de envolvimento, conforme passos que seguem:

Acompanhamento processual

Por fim, uma dúvida muito presente se refere ao custo das capturas. Ocorre que, ao realizar um número x de capturas, muitos usuários recebem uma mensagem informando cobrança adicional da captura.

Isso acontece porque, cada plano tem um número limite de capturas (a depender do plano que você contratou).

No entanto, ao receber essa mensagem, não se preocupe! Você pode ignorá-las, desde que, não tenha ultrapassado o limite de capturas contratado. É necessário se atentar apenas ao número de capturas que está de fato utilizando.

Para isso, basta acessar a central de captura processual, que se localiza na página de processos, no painel de controle. Na tela que se abrirá, acesse a opção “busca avançada” e localize o componente “Captura automática de andamentos“. Então, selecione o filtro “diária” e clique em buscar. Assim, o sistema irá exibir todas as capturas ativas.

Retorno sobre investimento do software jurídico para acompanhamento de processos

Sabendo todas essas informações, ainda fica a questão: qual o retorno que utilizar um software jurídico para acompanhamento processual trará para meu escritório ou departamento jurídico?

Para saber essa informações é importante então fazer o cálculo de retorno sobre investimento (ROI). O Cálculo se dá pela equação

Bom, segundo pesquisas que nós fizemos com nossos clientes, os dados por função do sistema são os seguintes:

  1. Eficiência em gestão e processos judiciais: Segundo 93,9% dos nossos clientes, o PROJURIS ADV contribui com a melhora na produtividade do escritório. Segundo eles, ainda, o aumento na produtividade ocasionou em um crescimento de 46% e de lucratividade de 30%.
  2. Gestão de tempo: Sobre gestão de tempo, os clientes afirmam uma economia de 4,76h de trabalho/semana. O que equivale em 12% de uma jornada de 40h semanais. (jiriecaribbean.com)
  3. Gestão de clima organizacional e equipe: 83% de nossos clientes afirmam que houve uma melhora no clima da organização com o PROJURIS ADV. E 79,4% afirmam uma redução do estresse e apreensão após contratar o sistema.
  4. Diminuição de prejuízos com perda de prazos: Antes da implementação do PROJURIS ADV, a perda média de prazos por escritório era de 1,5 no período de 1 ano. Elas geravam prejuízos financeiros, em média, de R$ 1 000. Depois da implementação do PROJURIS ADV, a média caiu para praticamente zero (0,38) ou seja, 74%, por conta do acompanhamento processual do sistema. Além disso, 59% acreditam que houve economia após o uso do software.
  5. Ocupação de espaço físico: Metade de nossos clientes afirmam que com o sistema, o espaço ocupado reduziu em 40%.
  6. Melhora no atendimento de prazos: Com o PROJURIS ADV você ainda consegue melhorar em 74% os prazos atendidos do seu escritório.
  7. Satisfação do cliente: 72% afirmam maiores taxas de satisfação de seus clientes.

Experimente, então, os benefícios do PROJURIS ADV – software jurídico na sua rotina!

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