Gestão de documentos na saúde: etapas e tecnologias

Seja em hospitais, em operadoras de planos de saúde, em laboratórios ou em indústrias de medicamentos, é evidente que o departamento jurídico se torna um setor estratégico, relacionando-se com toda a empresa.

Em suas atividades, há uma enorme quantidade de documentos e contratos que precisam ser gerenciados, não somente de forma organizada, para a rápida consulta, como também com segurança, pois em seu conteúdo há dados e informações sigilosas.

Desta forma, é necessário implantar procedimentos relacionados à gestão desses documentos, a fim de tornar o jurídico ainda mais eficiente.

Pensando nisso, elaboramos este artigo com todos os documentos que circulam pelo departamento jurídico dessas organizações, quais são as etapas para o seu gerenciamento, e como a tecnologia pode auxiliar. Confira!

Documentos na saúde: quais são?

Quando falamos em documentos no segmento da saúde, estes abrangem desde documentos pessoais de pacientes/clientes até contratos e aditivos contratuais.

Abaixo, listamos os principais documentos que podem circular pelo jurídico de organizações voltadas para a saúde:

  • Documentos pessoais: sejam de clientes, pacientes ou funcionários, sejam cópias ou originais, sejam identidades, CPFs, Carteiras de Trabalho ou CNHs. 
  • Contratos: podem ser contratos de prestação de serviços ou aquisição de produtos/equipamentos; contratos de trabalho; contratos com clientes/consumidores, como é o caso dos planos de saúde.
  • Notas fiscais e comprovantes de pagamentos, entregas e realização: se referem à prestação de serviços;
  • Guias de autorização: bastante usadas em clínicas, laboratórios e operadoras de planos de saúde, referem-se à autorização que deve ser realizada pela operadora, a fim de permitir a realização de algum exame.
  • Termo de responsabilidade: pode ser utilizado antes da realização de exames ou de cirurgias;
  • Termo de consentimento livre e esclarecido: serve para que o paciente se mantenha informado sobre sua própria saúde e sobre os atos e procedimentos aos quais será submetido;
  • Atestado médico: documento que atesta a atual situação ou condição do paciente, com recomendação de afastamento das atividades habituais;
  • Prontuário médico: conjunto de documentos médicos e de saúde relacionados a um paciente;
  • Relatórios: podem envolver a saúde do paciente, as condições do local de atendimento (hospital, clínica), resultados de exames, etc;
  • Laudo médico: documento com valor jurídico por meio do qual um médico (normalmente perito) averigua um paciente e chega a suas conclusões sobre seu estado de saúde.

Os documentos acima mencionados são os mais comuns e mais encontrados em empresas do setor da saúde.

Como gerenciar os documentos no segmento da saúde?

Diante da vasta quantidade de documentos gerados nos diversos departamentos das organizações de saúde, é vital que existam etapas pré-definidas sobre sua organização e arquivamento.

A partir disso, elencamos as fases para implantação de uma gestão de documentos eficiente no jurídico das organizações de saúde.

Definir o fluxo do procedimento

Se não existe um sistema de gestão de documentos na sua empresa, é importante, antes de tudo, definir o fluxo que o documento irá seguir no departamento.

Para isso, defina quem serão os responsáveis por cada etapa do gerenciamento e os respectivos prazos para cumprir as atividades a eles designadas.

Assim, centraliza-se cada fase na mão de um profissional e facilita-se na hora de encontrar o documento ou de cobrar alguma providência, caso haja algum atraso.

Definir informações sobre a produção do documento

A próxima fase do gerenciamento de documentos envolve definir as características da produção do documento.

Assim, é importante definir que tipo de documentos serão gerados e utilizados: físicos, eletrônicos ou de forma híbrida?

Quais características ou padrões eles devem seguir se forem realizados de forma física ou de forma digital? Quais peculiaridades existem para cada tipo de documento? Qual o prazo de armazenamento e o destino final para cada documento?

Ademais, também deve-se definir se as assinaturas dos documentos serão físicas, digitais ou eletrônicas.

Formas de controle dos documentos

Nesta fase, são definidas formas de controle dos documentos. As opções mais comuns utilizadas atualmente são planilhas físicas ou eletrônicas.

Entretanto, vale destacar que muitos departamentos jurídicos já utilizam tecnologias como softwares de gestão e softwares jurídicos, que permitem fazer o controle dos documentos e contratos de forma automatizada, sem necessidade de alimentar as planilhas de forma manual.

Normas sobre o uso do documento

A fase seguinte da gestão de documentos diz respeito ao seu uso, ou seja, de que forma ele pode ser encontrado e utilizado pelos funcionários da empresa. 

Para isso, devem ser definidos os materiais, locais e equipamentos para armazenagem dos documentos. Em seguida, é importante definir quem pode acessar os documentos, se há necessidade de alguém autorizar esse uso e de que forma será controlado esses acessos e usos.

Além disso, para trazer mais agilidade e eficiência à consulta de documentos, é primordial criar planos de classificação padronizados para toda a empresa, indicando as principais informações sobre o arquivo, como origem, data da criação, finalidade, entre outros.

Definir sobre  arquivamento do documento

Da mesma forma que mencionado na fase anterior, na etapa de arquivamento também é necessário padronizar.

Neste caso, é interessante criar um sistema de organização para o arquivamento dos documentos, sejam eles físicos ou eletrônicos. O método pode envolver padrões cronológicos, alfabéticos, por tipo de documento, por paciente, entre outros.

Tal medida contribui para a fase de uso do documento, pois facilita ser encontrado caso já tenha sido arquivado ou caso alguma informação precise ser recuperada de forma ágil, como nos casos de limiares ou processo judiciais.

Normas sobre a destinação do documento

Na última fase da gestão de documentos está a destinação.

Aqui, envolvem todos os procedimentos e decisões relacionadas aos documentos que devem ser conservados, quanto tempo devem ser mantidos arquivados e quais devem ser descartados.

Para isso, deve-se levar em conta questões legais e administrativas, afinal, os documentos podem vir a ser utilizados no futuro, principalmente em ações judiciais.

Para tornar a destinação mais eficiente, deve-se buscar a identificação dos documentos de acordo com as classes, listá-los conforme necessidade de retenção ou destinação, avaliar quais devem ser guardados de forma permanente e escolher a forma em que serão recolhidos.

Como a tecnologia pode auxiliar o jurídico das organizações de saúde?

Como foi possível perceber, são diferentes etapas que envolvem a gestão de documentos. E, em uma organização do segmento da saúde, não há margem para erros ou perdas de documentos. Muitos deles são vitais para diferentes atividades do negócio.

Com isso em mente, o departamento jurídico deve analisar a melhor forma de realizar essa gestão de forma segura e eficiente. 

Uma das alternativas que o mercado disponibiliza, atualmente, é o software jurídico.

Por meio dessa tecnologia, o departamento jurídico consegue não só realizar todas as etapas da gestão de documentos dentro do próprio software, como também consegue controlar outras demandas, como processos judiciais, procurações, requisições, atos societários, NIPs, entre outras.

A solução mais completa à disposição é o Projuris Empresas. Com um módulo específico para cada necessidade do departamento jurídico, é possível encontrar uma seção específica apenas para criação e gerenciamento de documentos e contratos, contando, inclusive, com sua própria assinatura digital e APIs para outras plataformas, como a DocuSign.

Com o ProJuris para Empresas, somente pessoas autorizadas têm acesso às demandas atribuídas a cada uma delas, mantendo o fluxo de atividades e de informações em segurança, contribuindo para a proteção de dados e para a manutenção dos arquivos, sem risco de extravios.

Além disso, muitas tarefas são realizadas de forma automática e contam com avisos e alertas de vencimento, contribuindo para uma maior produtividade de toda a equipe.

Com todos os benefícios acima mencionados, nota-se que o software jurídico é um grande aliado do departamento jurídico, principalmente nas empresas de saúde, nas quais há uma enorme demanda de contratos, documentos, liminares, processos judiciais e NIPs.

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Conclusão

Diante do exposto, é evidente a necessidade de se implantar uma gestão de documentos nas organizações que trabalham na área da saúde.

Com procedimentos bem definidos, mitigam-se os riscos de perda de prazos, de perda de assinatura e, claro, da perda do documento em si.

Por fim, para uma maior segurança e eficiência nas etapas da gestão de documentos na saúde, os departamentos podem contar com tecnologias, como o software jurídico e a assinatura digital, que facilitam e automatizam a rotina dos profissionais.

Sobre o autor: Tiago Fachini

– Mais de 600 artigos no Jurídico de Resultados
– Mais de 100 mil ouvidas no Podcast JurisCast
– Palestrante, professor e um apaixonado por um mundo jurídico cada vez mais inteligente e eficiente.

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