Como funciona um sistema de gestão de documentos?

26/10/2023
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08/04/2024
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15 minutos

O uso de um sistema de gestão de documentos é essencial nas rotinas empresariais que lidam diariamente com um grande volume de arquivos.

Quando não há padronização dos processos, o acesso à informações no dia-a-dia torna-se demorado e o trabalho do setor mais oneroso. Com a implementação de uma plataforma para gestão de contratos, muitos dos processos manuais serão automatizados.

Assim, a gestão de documentos ganha agilidade, além de toda a documentação estar centralizada. O acesso aos arquivos, em nuvem, é controlado e mais seguro. Também evita multas e prazos perdidos, pelo uso do recurso de notificações prévias, na data e após o vencimento.

A escolha de um sistema completo irá abarcar todas as etapas da GED e permite gerir qualquer tipo de documento, contratos de diversas naturezas, atas, notas fiscais e outros.

Funcionamento básico de um Sistema de GED

O primeiro ponto que vamos considerar é que um sistema de GED funciona com arquivos digitais.

Por isso, deve ser feita a digitalização de todos os documentos ativos que ainda são em papel. Mas, lembre-se de guardar os originais para segurança jurídica da empresa, ainda que não serão usados na rotina do setor.

Após a implementação da plataforma, produza todo e qualquer novo documento em formato digital e com assinatura eletrônica para evitar o retrabalho de digitalização.

Entendida a necessidade de ter-se arquivos digitais, saiba agora o que o sistema de gestão de documentos pode fazer pelo setor jurídico, contratual, de Recursos Humanos, e demais áreas da empresa que lidam com um grande volume de papéis.

Solicitação e criação de um documento

Muitos documentos exigem uma série de procedimentos prévios a elaboração. Por exemplo, na fase de pré-contratação são definidos os objetos e requisitos deu contrato. Então, para formalizar o acordo, será feita a minuta com base no pactuado.

Com o uso de um sistema de GED, a requisição de criação é transmitida via plataforma e integrada com as demais funcionalidades. Sem um sistema para a gestão de documentos, o responsável pelo negócio solicita via e-mail ou outro meio de comunicação a criação da minuta ao setor responsável, que dará encaminhamento a demanda.

Apesar de parecer uma tarefa simples, as solicitações fora da plataforma de gestão podem causar algumas adversidades como:

  1. A falta de informações no e-mail de solicitação- Por não haverem campos a serem preenchidos cada solicitante manda as informações que entende relevantes, mas nem sempre elas serão suficientes;
  2. Demora para atender a solicitação uma vez que junto dela está toda a caixa de entrada do e-mail disputando o tempo e atenção. Fica difícil entender o que é mais urgente e deve ser visto primeiro;
  3. Diálogo lento entre as partes para solução de dúvidas pela necessidade de escrever um novo email.

Para a criação de um novo documento via plataforma, basta abrir uma requisição e preencher os campos informativos. A requisição de qualquer documento entra então, no fluxo de automação. Feito o pedido, ele é enviado à pessoa responsável pela criação do documento com todas as informações necessárias.

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Na maior parte das plataformas de gestão documental, uma minuta pode ser criada a partir de um modelo padrão disponível em um banco, ou do zero, em um editor online.

No caso do Projuris Contratos, plataforma de GED da Projuris, por exemplo, além das funcionalidades de criação, qualquer dúvida sobre o doc será resolvida em um chat colaborativo, que reúne usuários internos, colaboradores, e/ou externos como um cliente.

Após a elaboração o revisor recebe uma notificação automática indicando que deve revisá-lo.

Assinatura e armazenamento

O documento ou minuta, após estar elaborado e revisado segue, então, um novo fluxo automático pelo software. Esse fluxo pode resultar no armazenamento e arquivamento do documento, mas também exigir processos adicionais, como a aprovação e assinatura – caso de contratos e acordos, por exemplo.

Neste último caso, os sistemas de gestão de documentos disponíveis hoje no mercado, em sua maioria, vão permitir que as partes recebam o documento para leitura e assinatura na ordem desejada pelo solicitante: todos ao mesmo tempo ou com a liberação um a um.

Finalizado o fluxo, o sistema armazena de modo automático o documento eletrônico gerado sem a necessidade de perder tempo nos processos de download e upload a cada etapa da criação do arquivo.

Principais funcionalidades disponíveis nos sistemas de gestão de documentos

Gestão de qualquer tipo de documento

Todos os setores da empresa irão beneficiar-se do uso de uma plataforma de gestão de documentos. Já que, ela atende a gestão de contratos, atas, documentos de confidencialidade, folhas de pagamento, alvarás e licenças, controle de ponto, notas fiscais, comprovantes de pagamento, entre outros.

Além disso é possível fazer upload de um documento pré-existente que não tenha sido criado diretamente na plataforma. E, nos ativos mais complexos, até mesmo criar fluxos de trabalho e checklists, para garantir a máxima assertividade de tudo que é elaborado. Veja, por exemplo, como funciona um checklist de documento no Projuris:

tela do sistema de gestão de documentos Projuris Contratos, onde se vê um documento editável e ao lado um checklist de itens para verificar no documento.

Monitoramento de prazos

Ao fazer a gestão manual dos documentos que tem vigência pré-determinada, é necessário registrar todos os prazos em planilha e constantemente revisá-los para conferir as datas de vencimento. Estamos falando de certidões, alvarás, licenças, contratos, NDAs, procurações, entre tantos outros ativos.

Com o uso de uma boa plataforma digital de gestão, é necessário apenas registrar o prazo uma única vez e ativar os lembretes de vencimento. Não perca tempo checando prazos, você será avisado sempre com antecedência os próximos vencimentos.

Controle de SLA

Em geral, um sistema de gestão de documento permite que você defina um SLA (Service Level Agreement ou Acordo de Nível de Serviço). Isto é, um período de tempo esperado para a resolução de uma demanda ou necessidade – no caso, a criação ou revisão de um documento, por exemplo.

Como todo o ciclo de vida dos documentos é gerido na mesma plataforma, o tempo computado pode ser monitorado pelo sistema, automaticamente.

É possível calcular o tempo de execução especifico de cada processo e por usuário, toda ação é rastreada e gera um histórico no sistema. Em caso de atrasos, o gestor identifica em que etapa a entrega atrasou. Pode, ainda, criar metas e acompanhar métricas para diminuir o SLA médio de alguns serviços.

Modelos de arquivos editáveis

Um problema comum de grandes empresas é o tempo levado na criação de minutas de documentos, mesmo aquelas de uso recorrente, por exemplo um contrato de compra e venda ou um parecer. Normalmente não existem modelos padrões ou quando há cada colaborador usa uma minuta diferente prejudicando a padronização do processo.

Dentro do sistema de GED, as equipes podem armazenar modelos-padrão atualizados para diversos tipo de documentos. É possível ter pastas específicas para tipos de contratos, tipos de procurações, pareceres mais solicitados, e assim por diante.

Assim, ao receber uma nova requisição o criador do documento acessa a biblioteca de documentos-padrão, seleciona o rascunho desejado e edita internamente pelo editor de documentos. Com isso, mitiga o risco de usar um padrão desatualizado.

Filtros avançados de busca

Os filtros de busca avançada permitem a inserção de termos específicos a fim de qualificar ainda mais os resultados. Por isso, os melhores softwares de gestão de documentos costumam tê-los.

O sistema de filtro traz duas grandes vantagens: localizar algum documento que o usuário não saiba a pasta onde está armazenado e filtrar um grande volume de arquivos por critérios de inserção ou exclusão na busca.

Por exemplo, se um gestor quer ter acesso a todos os contratos trabalhistas temporários que vencem no último dia de outubro, basta filtrar por tipo de contrato e prazo.

Com isso, poderá analisar os que serão renovados para tempo indeterminado ou os que deseja encerrar após o prazo.

Além de localizar documentos, os filtros de busca avançadas componentes dos sistemas de gestão de documentos torna-a mais estratégica entregando dados qualificados.

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Monitoramento de pagamentos

Entre os tipos de documentos gerenciados, aqueles que envolvem contrapartida financeira guardam uma particularidade na hora de fazer sua GED: faz-se necessário monitorar pagamentos.

Além de ativar notificações para ser lembrado de pagar na data correta ou cobrar o devedor, é possível armazenar os recibos, comprovantes de pagamento e notas fiscais exigidos até a data de vencimento do contrato.

Em sistemas como o Projuris, por exemplo, o armazenamento é feito em anexo ao documento original. Assim, a plataforma de gestão de documentos elimina um grande problema: comprovantes guardados que nem mesmo os gestores sabem a qual documento correspondem.

Assinatura digital e eletrônica

Por princípio, um sistema de GED deve dar a possibilidade de criar uma minuta ou esboço de documento internamente e posteriormente gerenciá-la em um único software.

A assinatura digital integrada completa o processo. Para documentos que exigem assinatura, deixa de existir a necessidade de fazer o download, imprimir, assinar manualmente e digitalizar o documento já assinado.

Assim, uma das grandes vantagens do uso de uma plataforma de gestão de documentos é com certeza a integração com assinatura digital e eletrônica.

O Projuris Contratos tem o diferencial de emitir os certificados A1 e A3, pensando em todos as recomendações legais que apontam ao uso de assinaturas digitais com validade jurídica.

Dashboard para visualização de indicadores

Todas as informações registradas nos sistema de GED podem ser cruzadas e visualizadas nos gráficos personalizados. O forma como esses indicadores serão visualizados vai variar de software para software.

No caso do Projuris, na aba de dashboard, o usuário da plataforma tem acesso aos templates padrões de visualização de dados e pode acrescentar novas visualizações de acordo com as necessidades do departamento.

O dashboard facilita o acompanhamento rotineiro de indicadores e permite gerar relatórios completos. Também é possível contratar ferramentas de business intelligence integradas, para ter métricas ainda mais avançadas.

Chat colaborativo

Assim como as solicitações enviadas via sistema evitam o uso de chats não integrados, alguns sistemas GED também contam com funcionalidades para garantir a edição de documentos colaborativos, com a troca de impressões, comentários e anotações entre diferentes usuários.

No caso do Projuris, durante a elaboração do documento as dúvidas que surgem podem ser tratadas na central de colaboração. Tanto usuários internos a organização como os externos – clientes e parceiros, por exemplo – podem ser convidados a colaborar em um rascunho, e deixar sugestões em um chat exclusivo para tratar da demanda.

Deste modo, as informações não se perdem em e-mails e ferramentas paralelas. Além disso, o SLA de elaboração pode ser reduzido e cresce a segurança de dados, seguindo as normas da LGPD.

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Leia também

Benefícios da implementação de um sistema de gestão de documentos

Depois de entender as funcionalidades disponíveis em um sistema de GED e como ele funciona na prática listamos os benefícios da implementação dessa tecnologia.

Junto aos clientes da Projuris, notou-se que, com uso do software para gestão de documentos, a empresa:

  • Não perde informações importantes;
  • Garante segurança de dados;
  • Realiza pagamentos e cobranças sempre no prazo;
  • Ganha agilidade na criação de minutas;
  • Mantem a documentação padronizada;
  • Reduz o SLA;
  • Ganha tempo dedicado a gestão estratégica.
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Sinais de que a sua empresa precisa de um sistema de gestão de documentos

Os sistemas de gestão de documentos facilitam sim a rotina do setor jurídico e outras áreas que lidam com contratos mas será que a sua empresa de fato precisa?

Identificar algumas dificuldades comuns passíveis de serem resolvidas por meio do Software de GED, darão um caminho mais claro do qual decisão tomar. Seguir na gestão manual? Adotar uma planilha de gestão ou implementar um Software completo de GED?

Sua empresa precisa de um sistema de GED, caso:

  • Possua um volume muito grande de documentos ativos. Mais de 100 contratos ativos, por exemplo, costuma exigir a adoção de alguma tecnologia de gestão;
  • A equipe leva muito tempo na criação e armazenamento de documentos;
  • Já perdeu informações e prazos importantes;
  • Não há mais espaço físico para armazenar novos documentos.

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Como escolher a melhor plataforma de Gestão de Documentos?

1. Conheça as necessidades da empresa

A melhor escolha para cada empresa depende das necessidades do negócio, antes de tudo pergunte-se:

  1. Quais as demandas recorrentes da gestão documental do meu setor?
  2. Onde estão os maiores problemas na gestão de documentos atual?

Conhecendo a realidade do negócio, escolha um sistema que tenha todas as funcionalidades de uso indispensável para atender as demandas recorrentes e sanar as maiores dores da gestão.

Além de facilitar a operação, o sistema precisa ser seguro. Cada documento, ainda que não seja confidencial, contem dados dos envolvidos, pessoas físicas e/ou jurídicas que precisam ser tratados de acordo com a legislação vigente. Podem conter, também, informações sigilosas para a continuidade da operação. Por isso, sua segurança não pode ser descuidada.

2. Observe se a plataforma escolhida cumpre a três requisitos de segurança essenciais:

  1. Armazena os documentos em nuvem com acesso por senha;
  2. Personaliza o nível de acesso por usuário;
  3. Por fim, se rastreia toda atividade realizada por cada usuário: modificações em minutas, fluxos iniciados e encerrados, coletas de assinatura e outras.

3. Analise a facilidade da implementação do novo sistema

Mudar a forma como é feita a gestão de contratos da empresa exige inúmeras adaptações. E sempre há um ônus inicial, assim como toda mudança estrutural, da energia despendida na migração.

Portanto, escolher uma empresa que preste todo o suporte necessário e faça a migração completa mitiga a dificuldade inicial e as facilidades de usar um sistema de GED serão sentidas desde o primeiro momento.

A Projuris implementa do começo ao fim o Sistema de GED da sua empresa

Ao assinar o software Projuris Contratos, nossa equipe de implementação faz a migração completa de todos os documentos para o sistema. E definimos em conjunto o fluxo operacional que será criado com suas respectivas alçadas, criação de usuários e automações.

4. Saiba a opinião de quem já usa

A melhor forma de ter certeza sobre um fornecedor é a partir da avaliação dos usuários do produto.

Na Projuris, mais de 30 mil profissionais já transformaram suas rotinas com o Projuris Contratos. Temos orgulho de atender com excelência empresas lideres de mercado.

Case de sucesso

O Grupo Edson Queiroz trocou a gestão por planilhas pelo Sistema de GED e reduziu em 42% o tempo decorrido entre a solicitação de uma minuta até a conclusão pelo jurídico. Além de gerar relatórios completos e confiáveis com apenas um clique, o que antes não era possível no uso das planilhas.

Leia mais sobre o caso Grupo Edson Queiroz reduz em 42% o tempo de análise dos contratos

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Perguntas Frequentes

Quais as principais ferramentas para gestão de documentos?

A gestão eletrônica de documentos pode ser feita com duas ferramentas principais: sistemas de GED com funcionamento em nuvem e 100% automatizado ou, então, por meio de planilhas de controle.

O que faz um sistema de gestão de documentos?

Um sistema de GED atua no ciclo de vida completo do contrato desde a requisição até o encerramento, permite integrar todas as etapas e agentes a partir de fluxos automáticos. O sistema gera a requisição, possibilita criar a minuta por editor próprio, do zero ou a partir de um modelo padrão, conta com assinatura digital integrada e por fim, armazena o documento finalizado. Além de alertas personalizados e chat colaborativo por demanda.

Conclusão

Empresas de grande e médio porte controlam documentos em praticamente todos os setores do negócio e uma dificuldade comum é a falta de integração entre as áreas que impede padronizar a criação e tratamento dos contratos.

Sem a gestão adequada, a empresa tem prejuízos financeiros e jurídicos tal qual um processo pelo descumprimento de clausula rescisória e multa por atraso de pagamento, por exemplo.

Com o uso de um sistema de GED, o primeiro ganho é a maior agilidade nos processos mas não para aí. A utilização da plataforma garante tratamento adequado de dados e segurança aos documentos armazenados. Dá acesso a um dashboard para visualização de indicadores estratégicos. Rastreia toda atividade dos usuários permitindo identificar a origem de erros e ainda qual processo aumenta o SLA.

Conheça o Projuris Contratos, a solução mais completa quando o assunto é sistema de gestão de documentos.

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