Os benefícios de um software jurídico na gestão de contratos

Gestão de contratos é mais do que monitorar prazos e vencimentos. Confira neste artigo o que é gestão de contratos e como um software jurídico pode ajudar.

É inegável que um grande volume do trabalho de departamentos jurídicos de empresas esteja vinculado à gestão de contratos.

Embora as relações comerciais e profissionais de muitas empresas com seus fornecedores, parceiros e clientes ainda sejam feitas na base da palavra e da confiança, é importante lembrar que a segurança jurídica e a mitigação de riscos têm relação com uma boa gestão de contratos.

Com o objetivo de diminuir riscos, visualizar com clareza tarefas, padronizar ações e ter um controle eficiente das relações profissionais de uma empresa, departamentos jurídicos estratégicos sabem a importância de se investir em uma gestão de contratos inteligente.

Neste artigo, abordamos o que é a gestão de contratos, qual é a sua importância e quais são os benefícios de ter um software jurídico que auxilie nessa tarefa imprescindível para departamentos jurídicos. Boa leitura!

O que é gestão de contratos

Embora muitas empresas vejam a gestão de contratos como o simples acompanhamento de suas etapas de vida, ou seja, a criação do contrato, a execução das ações estipuladas e seu encerramento, uma verdadeira e eficiente gestão de contratos vai muito além disso.

A gestão de contratos engloba atividades relacionadas ao monitoramento das etapas do documento, à padronização de termos, à organização de outros documentos que comprovem os cumprimentos dos atos, à visualização panorâmica dos contratos da empresa e à minimização de riscos.

Uma vez que o contrato tem como objetivo dar segurança jurídica às partes envolvidas dentro do documento, é importante que um contrato seja bem redigido, deixando suas regras claras e seus pedidos contundentes.

Contratos com cláusulas falhas trazem riscos judiciais e possíveis problemas para a empresa.

Por que é importante ter uma boa gestão de contratos?

Já foi possível perceber que a gestão de contratos não é só uma atividade burocrática de monitoramento de prazos e cumprimento de funções, ela é uma atividade-chave dos departamentos jurídicos de empresas.

A gestão de contratos é responsável pela organização do relacionamento profissional da empresa com clientes, fornecedores, prestadores de serviços e outros, além de oferecer segurança jurídica para ambas as partes.

Uma boa gestão de contratos implica, além do monitoramento das etapas e organização de anexos, em redigir documentos com minutas padronizadas e coerentes, cláusulas que garantam o cumprimento das obrigações, formas claras de cobrança de valores e penalidades coerentes para caso de descumprimento do acordado.

Uma boa gestão de contratos diminui os riscos da empresa, resultando em cobranças assertivas e diminuição da perda de dinheiro em litígios desnecessários e danos causados por possíveis cláusulas feitas sem reflexão e propósito.

Ter um panorama completo dos contratos dentro de uma empresa dá aos gestores a possibilidade de enxergar além dos prazos e cumprimento de obrigações estipuladas por meio do documento.

Uma boa gestão de contratos implica em poupar gastos desnecessários, padronizar negociações, reduzir custos, diminuir litígios e criar uma cultura organizacional mais forte nos diversos setores da empresa.

Benefícios de um software jurídicos para a gestão de contratos

Muitos departamentos jurídicos fazem a gestão dos contratos a partir de planilhas no Excel ou em programas similares.

Embora as planilhas tenham suas limitações, elas tendem a ser úteis em situações onde há poucas relações contratuais.

Entretanto, na medida em que a empresa cresce e suas relações comerciais se diversificam e aumentam, cada vez mais é nítido que as planilhas acabam tornando a gestão mais desorganizada e difícil de visualizar como um todo.

E é nesse momento que se sente as vantagens de um software jurídico para controle e gestão de contratos, como o Módulo de Contratos do ProJuris para Empresas tem, por exemplo.

O software jurídico é uma ferramenta que facilita o trabalho do departamento jurídico, sistematizando processos, facilitando o acompanhamento de prazos, organizando arquivos e aumentando a visualização da gestão de contratos como um todo.

Tecnologia a favor do gestor

Toda a empresa empenhada em estar à par das mudanças tecnológicas do mercado tem como objetivo fazer um trabalho mais eficiente e decisões focadas em resultados.

Utilizar um software jurídico dentro de um departamento da área em uma empresa aumenta a qualidade das decisões dos gestores.

Na área de gestão de contratos, um software jurídico facilita a visualização de todos os contratos da empresa, permitindo melhor organização de prazos e a distribuição de tarefas.

Com um software jurídico inteligente, o departamento jurídico pode criar uma tabela totalmente customizável com as principais informações necessárias para o controle e gerenciamento de contratos, visualizando de forma clara e objetiva movimentações, contratos que estão prestes a vencer e prazos, por exemplo.

Além disso, é possível padronizar documentos para que se criem diversos modelos de contratos para as diversas atividades da empresa, armazenando-os em um único sistema que todo o departamento jurídico pode ter acesso.

Ter todas as informações de um departamento jurídico, sobretudo as informações relacionadas com a gestão de contratos, em um só sistema é um passo importante para criar uma cultura organizacional focada em resultados, metas e eficiência.

Aumentando a rentabilidade

Muito dinheiro se perde e se deixa de ganhar quando a gestão dos contratos da empresa não é feita de forma organizada e focada em resultados.

Quando uma empresa lida com quantidades enormes de contratos e não há uma boa gestão desses documentos, o pagamento por serviços que não estão sendo mais feitos ou não estão seguindo da forma correta o que foi estipulado se torna, eventualmente, inevitável.

Além disso, a falta de cultura de gestão faz com que os contratos sejam redigidos de formas diferentes, não padronizadas. Isso pode fazer com que contratos com clientes, por exemplo, não tenham cláusulas que estipulam correções monetárias, reajustes e renovações.

Trabalhar a gestão de contratos com o auxílio de um software jurídico permite aos gestores a possibilidade de ver quais contratos estão com vencimentos próximos, o que facilita a renegociação (quando se trata de clientes) de contratos vigentes, aumentando a retenção do cliente e diminuindo os custos contratuais.

Ter um software jurídico que centraliza as informações, avisa os gestores dos vencimentos próximos, padroniza contratos e divide todos os contratos da empresa de forma clara e objetiva pode ser uma ótima opção para aqueles que querem ter um departamento jurídico mais eficiente, voltado para resultados e economicamente sustentável.

Experimente o ProJuris para Empresas

O ProJuris para Empresas é um software jurídico criado com o objetivo de proporcionar total controle das atividades de um departamento jurídico, transformando dados e documentos em relatórios de fácil interpretação e dividindo tarefas de forma clara e objetiva para todos os profissionais envolvidos.

O Módulo de Contratos, um dos atributos do ProJuris para Empresas, ajuda a organizar os contratos da empresa e os documentos relacionados de forma padronizada e clara, além de avisar os gestores de prazos e vencimentos.

Experimente o ProJuris para Empresas ao entrar em contato com a nossa equipe, ou deixe abaixo alguns dados para que possamos entrar em contato e mostrar como o ProJuris pode tornar o seu departamento jurídico mais eficiente.

Tiago Fachini
Tiago Fachini

Sobre o autor:

Tiago Fachini
Palestrante, professor, podcaster jurídico, colunista do blog ProJuris e, acima de tudo, um apaixonado por tecnologia e pelo mundo jurídico com mais de uma década de atuação dedicada ao mundo digital.

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