Gestão de tempo: saiba como otimizar o seu

mulher mexendo no computador

A gestão de tempo é um processo que ainda precisa virar rotina nos escritórios de advocacia. A correria do dia-a-dia, aliada à necessidade de cumprimento de prazos, faz com que os advogados autônomos e escritórios se percam na falta de organização.

Não que os profissionais sejam desorganizados por serem desleixados ou porque não tenham competência em gerir o próprio tempo, mas, a quantidade de informação e de compromissos diários, especialmente nos momentos em que há necessidade de repensar as atividades, maximizam a necessidade de uma gestão que seja especializada, prática e simplificada.

Se esse é seu caso, não se preocupe, aqui encontrará alguns dos principais inimigos da organização e saberá como otimizar o seu tempo utilizando um software de gerenciamento.

Inimigos da gestão de tempo para advogados

  • Organização falha ou falta de uma gestão de tempo

Caso o advogado e o meio em que ele esteja inserido, seja num pequeno escritório ou até numa média empresa, não tenha uma gestão organizada dos compromissos agendados, estará sempre perdendo tempo com a busca de informações sobre o que precisará fazer naquele dia. Caso isso aconteça poderá não se preparar o suficiente para a defesa de uma causa e tudo vira um ciclo vicioso.

  • Procrastinação forçada

Um profissional capacitado e competente dificilmente irá adiar uma ação ou um compromisso por vontade própria, mas a falta de uma gestão completa do tempo irá fazer com que a procrastinação forçada seja uma rotina nada agradável.

Gerir o tempo obrigará que as tarefas sejam executadas sempre dentro do cronograma e a procrastinação não será um problema para o profissional ou para os profissionais inseridos no meio.

  • Falta de tempo para relaxar

Uma pessoa que está sempre atrasada vive num mundo no qual nunca sobra um espaço na agenda para relaxar. Isso fará que viva em constante estresse pela sensação de estar com alguma coisa atrasada ou que o tempo não será suficiente, principalmente quando não consegue se entender em meio às próprias anotações.

Assim, se cria um ciclo vicioso que irá prejudicar o desempenho profissional. Advogados autônomos e escritórios de advocacia estão num grupo que precisam de atenção constante com cumprimentos de prazo, por isso, nada melhor do que organizar a agenda, estar sempre por dentro dos compromissos e, consequentemente, ter mais tempo para descansar e relaxar.

Como conceito, o sistema Kanban ajuda as equipes a visualizar o trabalho, identificar gargalos e melhorar continuamente seus serviços.

Hoje o método é utilizado em mais diversos segmentos, e não apenas de forma manual, mas por meio de plataformas online. O propósito exclusivo é eliminar ineficiência e ajudar o profissional a organizar e verificar de forma clara suas atividades. 

O Kanban distribui as atividades em cartões que ajuda os membros da equipe a visualizar o fluxo de trabalho.

Eles podem ser classificados por etiquetas e nível de urgência e possibilita o cadastro de dia e horário do prazo da atividade, alertando o profissional sempre quando este prazo estiver encerrando.

Cada quadro Kanban deve conter várias colunas que representam as etapas de trabalho.

Os cartões representam as tarefas que todo membro precisa completar. Se mais dois profissionais fazem parte de uma determinada atividade, é possível adicioná-los para que os dois tenham essa visibilidade.

De que forma o Kanban pode ajudar os advogados?

Primeiro todo advogado precisa se conscientizar que Kanban é tudo sobre eficiência se usado de forma automatizada.

A ideia do Kanban é te auxiliar nisso: fazer com que todas as tarefas e todas as ações saiam de sua cabeça para uma representação visual facilmente compreensível.

Imagine a cena: é uma segunda-feira de manhã, você entra no seu escritório. Na caixa de e-mail existem mais de 200 e-mails que dependerão de uma lista de tarefas urgentes.

O uso do Kanban em uma plataforma produz uma representação visual em miniatura dos trabalhos em andamento.

As tarefas são representadas em cartões organizados em colunas que podem ser movidos para esquerda ou direita dando sentido de movimento.

Como um software de gerenciamento de tempo pode ajudar um advogado

Um software juridico de gerenciamento de atividades e gestão de processos e documentos colabora diretamente na otimização do tempo diário dos advogados e de toda a equipe do escritório.

Este tipo de ferramenta permite que você localize rapidamente qualquer pasta ou documento e, na maioria das vezes, permite que o acompanhamento dos andamentos e o recorte do diário oficial seja feito de maneira automatizada.

Outra funcionalidade importante é o lançamento de compromissos de um determinado período e, caso algo novo surja, como um cancelamento ou um compromisso pessoal inadiável, o remanejo das atividades com o mínimo de prejuízo possível.

Os melhores softwares juridicos do mercado trabalham diretamente na nuvem, o que evita a necessidade de backup ou de salvar arquivos em discos que podem ser extraviados.

A automação, o controle de atividades diárias, o aumento da produtividade, o trabalho em nuvem e o recebimento de alertas sobre tarefas agendadas são as ótimas ferramentas do ProJuris que certamente vão ajudá-lo em na otimização de seu tempo.



Sobre o autor: Tiago Fachini

- Mais de 600 artigos no Jurídico de Resultados
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- Palestrante, professor e um apaixonado por um mundo jurídico cada vez mais inteligente e eficiente.

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1 comentário em “Gestão de tempo: saiba como otimizar o seu”

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