Digitalização de documentos: saiba como fazer de forma segura

Digitalizar documentos é uma boa escolha? Entenda tudo sobre a digitalização, as vantagens e como fazê-la de forma segura na empresa.

Não é novidade que o uso de documentos digitais facilita a rotina dos gestores de documentos. Uma vez que eles permitem a utilização de sistemas próprios para a gestão ou mesmo planilhas armazenadas em nuvem que facilitam o controle dos arquivos, sem a necessidade de sempre checar os documentos em papel.

Muitas empresas acreditam que é necessário esperar todos os documentos em papel perderem a validade e então fazer a transição para documentos digitais. Contudo, a digitalização transforma os arquivos em papel em arquivos digitais, acelerando o processo.

Além de digitalizar os documentos existentes, você verá como começar já criando e assinando as novas minutas eletronicamente.

O que é digitalização de documentos?

O processo de digitalização consiste em transformar informações analógicas em digitais. A digitalização dos documentos contempla o arquivo completo: cada uma das páginas é transformada em imagens digitais, posteriormente armazenadas.

A digitalização deve seguir algumas regras, entre elas ter uma boa legibilidade no documento escaneado. E, na maioria dos casos, é necessário guardar o documento original físico para proteção jurídica da empresa mesmo com a existência da cópia digital.

Após a digitalização completa de todos os documentos do negócio, cada setor poderá adotar a gestão eletrônica rapidamente. Mantendo, claro, a boa prática de criar as novas documentações já em formato digital.

Importância da digitalização de documentos

Os principais benefícios de digitalizar os documentos da empresa são:

• a agilidade trazida na rotina do setor;
• facilidade na busca de informações;
• mais segurança de dados;
• redução de custos com papel e armazenamento físico;
• aumento da eficiência nas atividades;
• rastreabilidade e armazenamento de histórico de edições;

Os aspectos citados tornam o processo importante para diversas empresas.

Digitalizar documentos é caro?

Um bom parâmetro para entender o quanto a digitalização dos documentos otimiza os processos da empresa é realizar o calculo do tempo semanal gasto pelo gestor de contratos procurando e organizando documentos físicos. Também entender em quais outras atividades este tempo poderia ser investido.

Com documentos em formato digital, a empresa acessa seus arquivos facilmente com um simples clique, elimina o acúmulo de papel e até mesmo ganha eficiência nos projetos que demandam informações contidas nos documentos arquivados.

Assim, mantes documentos digitalizados costuma reduzir custos na organização, e acaba por ser mais barato do que gerir e manter arquivos em papel.

Além disso, a digitalização de documentos contribui para a segurança da empresa já que possibilita o uso de backups em nuvem e a limitação de acesso a apenas usuários cadastrados com senha. Além de reduzir o risco de perda ou danos nos documentos.

Desafios da gestão de documentos em papel

A gestão de documentos em papel apresenta uma série de dificuldades que podem prejudicar a produtividade e eficiência gerencial. Vão desde a dificuldade de localizar documentos até a limitação de espaço físico.

Confira os principais desafios!

1. Dificuldade em localizar documentos

Com a gestão em papel, encontrar o documento necessário na operação pode ser uma tarefa demorada e frustrante. É preciso procurar em pastas físicas, verificar arquivos em várias gavetas e lidar com o risco de documentos perdidos ou extraviados.

Esta tarefa consome tempo e pode levar a erros e retrabalho. A digitalização de documentos elimina essa dificuldade, permitindo que você encontre rapidamente o arquivo desejado com apenas alguns cliques.

2. Falta de acesso remoto

Com documentos em papel, a empresa fica limitada ao acesso físico aos documentos. Isso significa que é preciso estar no mesmo local físico que os documentos para acessá-los. O que pode ser um problema se os colaboradores do setor precisarem trabalhar remotamente, colaborar com colegas de trabalho em diferentes locais ou acessar informações enquanto estiverem em trânsito.

A digitalização de documentos permite o acesso aos arquivos de qualquer lugar e a qualquer momento, desde que tenha uma conexão com a internet e estejam armazenados em nuvem. Dá, portanto, mobilidade para a sua operação.

3. Risco de perda ou danos físicos

Documentos em papel estão sujeitos a perda ou danos físicos. Incêndios, inundações, furtos ou mesmo um simples erro humano podem resultar na perda irreparável de informações valiosas. Além disso, a deterioração do papel ao longo do tempo pode comprometer a legibilidade dos documentos.

A digitalização de documentos reduz esses riscos, permitindo que a empresa faça backups em nuvem e proteja os arquivos contra perdas físicas. Caso aconteçam terá uma cópia digital de segurança.

4. Dificuldade em compartilhar informações

Compartilhar documentos em papel pode ser um processo demorado e ineficiente. É preciso imprimir
cópias físicas, enviar por correio ou entregar pessoalmente. O que consome tempo e recursos.

Com a digitalização de documentos, os gestores podem compartilhar informações instantaneamente por meio de plataformas digitais seguras, reduzindo os custos e melhorando a comunicação.

Vantagens de digitalizar os documentos da empresa

Em contrapartida aos desafios da gestão de documentos em papel, as vantagens mostram como a digitalização responde a estas dores. E, ainda, a digitalização torna possível o uso de plataformas de gestão de contratos e outras integrações que facilitam o dia-a-dia da empresa.

1. Acesso fácil e rápido às informações

Ao digitalizar os documentos, o gestor poderá acessá-los facilmente, sem a necessidade de buscas demoradas em pastas físicas. Caso seja apenas armazenado em nuvem fora de um sistema de GED, uma busca pelo título já é capaz de localizá-lo.

Contudo, se a empresa contrata um sistema para gerir documentos, tem acesso a uma busca avançada que permite filtrar por palavras-chave, categorias, data de criação, de vencimento e outros. Seu uso ajuda a localizar documentos mesmo sem lembrar-se do título atribuído.

2. Compartilhamento de documentos simplificado

Com documentos digitalizados, compartilhe facilmente informações com colegas de trabalho,
parceiros ou clientes. Não é mais necessário imprimir e enviar documentos físicos. O compartilhamento de documentos digitalizados é instantâneo e permite que várias pessoas acessem o mesmo arquivo simultaneamente.

3. Economia de espaço físico

Armazenar documentos físicos requer espaço físico significativo. E as pilhas de papel podem se acumular
rapidamente, ocupando espaço valioso no escritório e/ou sede da empresa.

Ao digitalizar os documentos, aos poucos reduzimos as pilhas de papel eliminando os contratos já prescritos, liberando espaço para outras finalidades. O que torna o ambiente de trabalho mais organizado e também, reduz os custos associados ao armazenamento físico.

4. Mais segurança no armazenamento de documentos

A digitalização de documentos oferece uma camada adicional de segurança para as informações importantes. Ao armazenar documentos digitalizados em nuvem ou em servidores protegidos, reduz-se o risco de perda ou danos físicos.

Além disso, permite implementar medidas de segurança, como criptografia e autenticação, a fim de garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos. O que auxilia na proteção
informações confidenciais e dados delicados. E ajuda a garantir conformidade com regulamentações de segurança de dados, como a LGPD por exemplo.

Qual a diferença entre documentos digitais e documentos digitalizados?

Os documentos digitais são aqueles já criados em formato online que não serão impressos. Também receberam assinatura digital ou assinatura eletrônica, com certificação. Estes arquivos nativos digitais não precisam passar pela digitalização. Após criada a minuta e assinada, já poderão ser geridos em nuvem.

Os documentos digitalizados são aqueles originalmente em papel e assinados manualmente e foram, posterior a sua criação, transformados em digitais.

Após digitalizar o acervo de documentos da empresa não é necessário criar documentos em papel e manter a rotina de digitalização. A indicação é que a empresa passe a criar todos os documentos online e seguir para um fluxo de assinaturas virtual por meio de uma plataforma especializada.

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Como fazer a digitalização de documentos? Etapas básicas

A digitalização de documentos pode parecer um processo complexo, mas seguindo algumas etapas básicas, é possível fazê-la sem problemas. Sendo uma escolha da empresa, esse processo poderá ser feito por terceirizados.

Na Projuris, durante a implementação do Projuris Contratos, solução completa de gestão eletrônica de documentos, contamos com um parceiro que cuida de todo o processo de digitalização para nossos clientes. Entregamos a plataforma já com todos os documentos 100% carregados.

Independente da empresa optar por fazer internamente ou terceirizando o processo, é importante que o responsável conheça como é feita a digitalização para que possa acompanhar a transição para o digital.

Vamos, então, as etapas primordiais a serem seguidas na digitalização:

1. Avalie as necessidades do setor.

Antes de começar a digitalizar os documentos, entenda quais as principais necessidades da área de documentos e defina os objetivos do processo de digitalização.

O segundo passo é compreender quais documentos são essenciais e devem ser digitalizados primeiro e como a empresa irá organizar os arquivos digitais.

Ter estes pontos em mente irá orientar as decisões do gestor de contratos ao longo do processo de digitalização.

2. Organize todos os documentos

É importante que depois de entender as necessidades e priorizar os arquivos, que eles sejam organizados e classificados antes mesmo da digitalização .Também, remova documentos desnecessários que já perderam a sua validade. Agrupe documentos relacionados e defina uma divisão lógica de pastas.

A organização feita irá facilitar o processo de digitalização. Além disso, garantir que posteriormente os arquivos digitais estejam bem divididos e de fácil localização. Já que basta seguir a lógica estabelecida na organização dos documentos físicos ao implementar a gestão digital.

3. Escolha o software de digitalização certo

Existem várias opções de software de digitalização disponíveis no mercado. Ao escolher um software, leve em consideração as necessidades específicas da empresa, como recursos de OCR (reconhecimento óptico de caracteres), capacidade de pesquisa de palavras-chave, integração com outros sistemas e requisitos de segurança.

4. Digitalize seus documentos

O próximo passo é digitalizar os documentos físicos. Use um scanner de alta qualidade para obter resultados nítidos e claros. Ao digitalizar, nomeie os arquivos de forma clara e consistente, para facilitar a localização posterior.

5. Organize e armazene os arquivos digitais

Após a digitalização, organize os arquivos digitais seguindo a estrutura criada na segunda etapa. Além disso, recomendamos definir nomes claros e descritivos além de adicionar metadados relevantes para a pesquisa posterior.

Caso a empresa gerencie 100 contratos ou mais, considere o uso de um sistema de gerenciamento de documentos digitais para facilitar ainda mais a organização e o acesso aos arquivos digitais.

6. Faça backups regulares

A segurança dos documentos digitais é crucial. O gestor de contratos deverá certificar-se de fazer backups regulares dos arquivos digitais do setor, seja em um servidor local ou em um serviço de armazenamento em nuvem. Isto permite a recuperação de dados em caso de falhas de hardware ou outros problemas no sistema.

Seguindo as seis etapas, o gestor de documentos tem uma base do que considerar durante o processo de digitalização e poderá fazê-lo de modo eficiente e minimizando erros.

Mas, e o aspecto legal? Não existe uma lei especifica que regule a digitalização de documentos em empresas privadas como é no setor publico com a Lei 12.682/12, mas ela nos dará uma base.

O que traz a lei da digitalização de documentos e como ela interessa a empresas privadas?

As boas práticas da lei da digitalização de documentos (Lei 12.682/12) podem ser aplicadas por empresas e devemos ter atenção aos prazos de prescrição e decadência dos documentos físicos, regulados pelo Código Civil (CC.

Em resumo, a lei define o que é a digitalização, permite o uso de documentos digitalizados no setor público e traz algumas regras a serem seguidas na digitalização. Essas normativas não são obrigatórias no setor privado, contudo é benéfico adotá-las.

O que é digitalização de documentos pela legislação brasileira?

Art. 1º […]

Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital. LEI Nº 12.682

Isto significa que o documento poderá ser escaneado mas não é indicada a sua alteração digital.

Criar um documento com assinatura digital exatamente igual ao “original copiado” não é classificado como digitalização ainda que com data retroativa, trata-se de um novo documento.

Não caia na pegadinha de refazer os contratos da empresa, basta ter imagens de boa qualidade! Mas, inserir aditivos assinados digitalmente no documento antes físico e agora digitalizado é sim permitido.

Como deve ser o armazenamento de documentos digitais?

Art. 3º. […]

Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados. LEI Nº 12.682

Nas empresas, o uso de softwares de GED limitam o acesso aos documentos e garantem a segurança. O Projuris Contratos ainda, rastreia toda a ação feita pelos usuários, de modo a identificar qualquer atividade realizada no Software, seja positiva ou prejudicial ao setor.

Preciso guardar o documento original após a digitalização?

A digitalização beneficia muito a empresa na gestão de documentos, uma vez que os sistemas de GED tornam a operação mais eficiente. Contudo, para proteger-se juridicamente não basta digitalizar o documento e abandonar os documentos físicos originais.

A empresa tem duas opções após digitalizar seus arquivos:

1. Guardar o documento original pelo seu tempo de prescrição e decadência. Neste caso indicamos manter o sistema de organização similar aos arquivos digitais para em casos de necessidade de acesso, a versão original esteja de fácil acesso.
2. Descarte do documento físico antes do tempo de prescrição e decadência. Para descartar o documento físico, a cópia digitalizada precisa da assinatura eletrônica de todas as partes para comprovar que a versão digital não foi alterada e tem validade tal qual a original.

Ainda não tem certeza, se o seu negócio deve digitalizar os documentos? Conheça o caso do grupo Edson Queiroz que migrou a gestão física para a digital na área de contratos.

Grupo Edson Queiroz digitaliza todos os documentos e reduz em 42% o tempo de análise de novos contratos

Antes de digitalizar seus documentos e usar o Projuris Contratos para gerir toda a demanda do Grupo, os contratos eram exclusivamente em papel havendo sempre a necessidade de imprimir, assinar manualmente, criar cópias e fazer a gestão física.

Em uma realidade de mais de 20 marcas e 10 mil colaboradores contratados. A gestão era feita toda em papel e sem um sistema centralizado. Assinar uma minuta simples demandava semanas.

Com toda a digitalização dos arquivos, adoção de documentos digitais para novas minutas e uso do Projuris Contratos, o grupo Edson Queiroz pode reduzir de 15 dias úteis para 8 dias a média de tempo na analise de minutas.

Quer saber mais? Conheça a história completa.

Conclusão

Digitalizar os documentos permite à empresa adotar a gestão eletrônica de documentos, aumentando a agilidade e eficiência do setor. Além disso, protege os arquivos de degradação física e extravio, já que existem cópias digitais. Além, claro, de facilitar a busca e compartilhamento de arquivos.

Para a transição do físico para o digital, o gestor de documentos e contratos deve entender do processo completo a fim de acompanhar sua execução, mesmo que feita por empresa terceira. Também, atentar-se à qualidade da imagem digital gerada e manter uma manutenção dos arquivos físicos até que possam ser descartados pelo seu tempo de prescrição.

Com todos os documentos do negócio digitalizados, indicamos criar novas minutas já em formato digital e com assinatura eletrônica pois elaborar e assinar documentos físicos e depois digitalizá-los demanda mais tempo e trabalho e mantem a necessidade de guardar a cópia original.

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