Gestão de documentos: o que é GED, etapas e como fazer

Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos que controla produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento documental, nos termos do art. 3º da Lei 8.159/1991. Na prática, ela organiza contratos, prazos, acessos e evidências para reduzir riscos operacionais, jurídicos e de conformidade.

Empresas que crescem sem padronizar documentos costumam perder tempo procurando versões, conferindo vencimentos e validando assinaturas. Em departamentos jurídicos, esse problema impacta contratos, atas, notificações, documentos societários, comprovantes, procurações e registros exigidos por auditorias ou fiscalizações.

A gestão eletrônica de documentos, também chamada de GED, transforma esse controle em processo: define como solicitar, criar, revisar, aprovar, assinar, arquivar, localizar e descartar documentos. O objetivo não é apenas guardar arquivos, mas criar rastreabilidade, segurança e previsibilidade para quem depende deles.

O que é GED na gestão de documentos?

GED é a gestão eletrônica de documentos aplicada ao ciclo de vida documental, desde a criação até o arquivamento ou descarte. Ela combina procedimentos, permissões, classificação, armazenamento digital e automações para que a empresa encontre informações, controle prazos e comprove decisões com menor dependência de tarefas manuais.

Na prática, a GED organiza documentos simples, como atas de reunião, e documentos complexos, como contratos monitorados pelo jurídico. O processo deve reduzir erros humanos, evitar retrabalho e padronizar solicitações, inclusive com modelos de contratos. adequados às rotinas da empresa.

Cada negócio adapta a gestão à sua realidade. Uma operadora de saúde, por exemplo, pode precisar integrar documentos com protocolos regulatórios e gestão de NPIs. Já uma indústria pode priorizar contratos de fornecimento, laudos, garantias, licenças e documentos ambientais.

Também convém separar GED de simples armazenamento em nuvem. Guardar arquivos em pastas digitais ajuda, mas não garante fluxo, versão correta, trilha de auditoria, alertas de vencimento ou permissões por perfil. A gestão de documentos exige método, responsáveis definidos e critérios de segurança.

Quais são as 5 etapas da gestão de documentos?

As 5 etapas da gestão de documentos são requisição, criação, arquivamento, categorização e resumo das informações relevantes. Quando a empresa padroniza essas fases, ela reduz solicitações incompletas, melhora a localização de arquivos e cria uma base confiável para auditorias, renovações e tomada de decisão.

1. Requisição do documento: a área solicitante informa dados obrigatórios, partes envolvidas, finalidade, prazos, anexos e aprovadores. Formulários padronizados evitam pedidos incompletos e reduzem idas e vindas entre jurídico, compras, RH e financeiro.
2. Criação ou revisão: o responsável usa minuta padrão, cláusulas aprovadas ou modelo novo. Em contratos, essa etapa deve considerar riscos, alçadas internas, obrigações, dados pessoais e documentos acessórios.
3. Assinatura e arquivamento: após aprovação, o documento deve seguir para assinatura física, eletrônica ou digital e depois para repositório seguro. A MP 2.200-2/2001 regula a ICP-Brasil, e a Lei 14.063/2020 disciplina assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos.
4. Categorização: a empresa classifica por tipo, área, parte, valor, data, vencimento, confidencialidade, responsável e fase documental. Essa classificação permite filtros rápidos e relatórios consistentes.
5. Resumo executivo: o gestor registra objeto, prazos, obrigações, valores, garantias, multas, responsáveis e status. O resumo evita leitura integral sempre que a equipe precisa apenas de dados operacionais.

Essas etapas precisam seguir critérios uniformes. Sem padrão de nomeação, versão, pasta, data e responsável, o arquivo existe, mas continua difícil de localizar e auditar. Por isso, a implantação deve ouvir as equipes que lidam diariamente com contratos e documentos.

Qual a importância da gestão de documentos para empresas?

A gestão de documentos protege informações, melhora produtividade e reduz riscos de perda, atraso, duplicidade e vazamento. Ela também apoia conformidade legal, porque documentos empresariais costumam conter dados pessoais, provas contratuais, registros fiscais, decisões societárias e evidências de cumprimento de obrigações.

O atraso no pagamento de uma obrigação contratual pode gerar multa, juros e desgaste com fornecedores. A perda de uma versão assinada pode dificultar cobrança ou defesa. O acesso indevido a documentos com dados pessoais pode gerar incidentes de segurança e exigências previstas na LGPD.

A LGPD, Lei 13.709/2018, exige medidas técnicas e administrativas aptas a proteger dados pessoais, conforme o art. 46. Em documentos, isso envolve controle de acesso, registro de operações, descarte seguro, política de retenção e revisão de permissões concedidas a colaboradores e terceiros.

GED ou gestão física de documentos: qual escolher?

A escolha entre GED e gestão física depende do volume documental, da necessidade de acesso, dos riscos envolvidos e das exigências de guarda. Em geral, a gestão eletrônica oferece mais agilidade, rastreabilidade e segurança, enquanto a gestão física ainda pode ser necessária para originais específicos.

Quando a gestão eletrônica é mais indicada?

A gestão eletrônica atende melhor empresas com muitos contratos, múltiplas áreas, unidades diferentes ou trabalho remoto. Tê-los digitalmente torna a busca por informações mais rápida e precisa, principalmente quando o sistema permite pesquisa por metadados, partes, datas e conteúdo.

O Decreto 10.278/2020 regulamenta requisitos técnicos para digitalização de documentos públicos ou privados, para que documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos originais, observadas as condições aplicáveis. Já a Lei 13.874/2019 reconhece a possibilidade de arquivamento digital em hipóteses legais específicas.

Quando a gestão física ainda faz sentido?

A gestão física pode fazer sentido para acervos pequenos, documentos que exigem original em papel ou arquivos históricos. Mesmo assim, a empresa deve controlar localização, acesso, retirada, devolução, conservação e prazo de guarda. Armários trancados sem inventário não bastam para um acervo juridicamente seguro.

Também é preciso evitar um erro comum: imprimir documento assinado eletronicamente e tratar a cópia impressa como original. Em muitos casos, a validade probatória está no arquivo eletrônico, nos registros de assinatura e na integridade do documento digital.

Como classificar documentos da empresa?

A classificação documental organiza arquivos por critérios de uso, natureza, prazo, responsabilidade, risco e confidencialidade. Uma boa classificação permite que o jurídico encontre documentos rapidamente, controle vencimentos, gere indicadores e aplique regras de retenção sem depender da memória de colaboradores.

Um contrato de experiência ilustra bem o método. A empresa pode classificá-lo como Contratos trabalhistas, Contrato de experiência, documento de RH, vencimento em até 90 dias, colaborador específico e documento com dados pessoais.

Com essa categorização, o mesmo arquivo aparece em buscas por nome do colaborador, tipo contratual, área responsável ou prazo de vencimento. A classificação torna a GED estratégica, pois transforma arquivos dispersos em dados úteis para decisões, auditorias, renovações e gestão de riscos.

Quais são as vantagens da gestão de documentos?

As vantagens da gestão de documentos incluem prazos controlados, decisões baseadas em indicadores, redução de erros, padronização, economia operacional e maior segurança jurídica. Esses ganhos aparecem quando a empresa transforma o acervo documental em processo contínuo, com responsáveis, métricas e revisões periódicas.

Quais indicadores acompanhar na GED?

O jurídico pode acompanhar tempo médio de criação, tempo de assinatura, contratos renovados após vencimento, rescisões antecipadas, documentos sem responsável, atrasos por etapa e erros por tipo de minuta. Esses dados mostram gargalos e orientam ajustes em cláusulas, prazos, alçadas e treinamentos.

O controle de prazos costuma gerar impacto imediato. Uma planilha pode atender operações menores, mas empresas com grande volume de documentos tendem a precisar de Software especializado como o Projuris Contratos, especialmente quando há alertas, fluxos, aprovações e trilha de auditoria.

Como a gestão melhora a segurança jurídica?

Documentos registram obrigações, pagamentos, aprovações, comunicações e provas de conformidade. Quando a empresa mantém arquivos corretos, íntegros e acessíveis, ela ganha segurança jurídica para responder fiscalizações, defender interesses, cobrar obrigações e demonstrar cumprimento de políticas internas.

Na perspectiva de dados pessoais, a gestão de documentos precisa dialogar com a LGPD. Isso inclui mapear documentos com dados sensíveis, limitar acessos, definir prazos de retenção, registrar bases legais e descartar arquivos quando não houver necessidade ou obrigação de guarda.

Como fazer a gestão de documentos passo a passo?

Para fazer gestão de documentos, a empresa deve diagnosticar o acervo, classificar documentos, definir fluxos, escolher ferramenta, configurar permissões, treinar usuários e acompanhar indicadores. O processo funciona melhor quando começa pelos documentos mais críticos, como contratos, documentos trabalhistas, registros societários e arquivos com dados pessoais.

1. Mapeie documentos e riscos: liste tipos documentais, áreas responsáveis, locais de armazenamento, volume, prazos, dados pessoais, obrigações legais e problemas recorrentes.
2. Defina fases documentais: documentos correntes têm uso frequente; intermediários têm uso ocasional e valor probatório; permanentes ou de guarda prolongada exigem retenção por orientação legal, histórica ou estratégica.
3. Atualize prazos de guarda: evite regras antigas sem revisão. Para créditos trabalhistas, o art. 11 da CLT, Decreto-Lei 5.452/1943, prevê prescrição de cinco anos, limitada a dois anos após o término do contrato. Para FGTS, o STF modulou a prescrição quinquenal no ARE 709.212, substituindo o entendimento histórico de 30 anos.
4. Crie padrão de nomeação: use tipo, parte, data, versão e status. Exemplo: contrato_fornecedor_nome_2025_vfinal_assinado.
5. Estabeleça fluxos: defina quem solicita, elabora, revisa, aprova, assina, arquiva e acompanha obrigações. Registre alçadas para valores, riscos e exceções contratuais.
6. Escolha ferramenta: use planilha, repositório estruturado ou sistema especializado conforme volume, risco e maturidade. Avalie permissões, backups, alertas, integrações e histórico de alterações.
7. Treine e audite: explique o novo fluxo, acompanhe adesão, revise permissões e corrija desvios. A GED só se consolida quando as equipes usam o processo no dia a dia.

Na contratação de uma plataforma, como o Projuris Contratos, o onboarding pode apoiar a definição de processos, configuração de fluxos e manejo da mudança. A decisão, porém, deve partir do diagnóstico interno e das prioridades do negócio.

Quais leituras complementares ajudam?

• Software para contratos: o que é, como funciona e quando investir em um?
• Gestão de contratos: o que é, etapas e como fazer?

Como uma plataforma ajuda na gestão de documentos?

Uma plataforma de gestão de documentos centraliza solicitações, minutas, revisões, aprovações, assinaturas, anexos, prazos, obrigações e indicadores. Ela reduz controles paralelos e dá visibilidade ao ciclo documental, principalmente em empresas que lidam com muitos contratos, fornecedores, áreas solicitantes e níveis de aprovação.

O Projuris Contratos reúne funcionalidades para receber solicitações, elaborar documentos, revisar minutas, aprovar fluxos, assinar eletronicamente, controlar exigíveis, armazenar anexos e acompanhar prazos. O dashboard permite visualizar indicadores e filtros personalizados para decisões gerenciais.

Além disso, a rastreabilidade registra ações por usuário, como edições, aprovações e movimentações. Esse histórico ajuda auditorias internas, investigações de incidentes, conferência de versões e prestação de contas sobre quem acessou ou alterou determinado documento.

Quando usar planilha de gestão de documentos?

A planilha de gestão de documentos pode atender equipes com volume menor, poucos fluxos de aprovação e necessidade inicial de organizar prazos, valores, partes, responsáveis e status. Ela funciona como ponto de partida, mas perde eficiência quando a empresa precisa de automações, alertas e trilha de auditoria.

A planilha de gestão de contratos do Projuris Empresas ajuda a cadastrar contratos, acompanhar vencimentos e visualizar dados de controle. Baixe gratuitamente e use como etapa inicial para estruturar sua gestão documental.

Perguntas frequentes sobre gestão de documentos

Como concluir a implantação da gestão de documentos?

A gestão de documentos deve começar por diagnóstico, classificação e padronização. Depois, a empresa escolhe ferramenta, configura permissões, treina equipes e acompanha indicadores. Com GED, planilha ou plataforma, o ponto central é manter documentos confiáveis, localizáveis e protegidos durante todo o ciclo de vida.