Software para departamento jurídico: como essa solução pode ajudar?

Softwares em departamentos jurídicos tornaram-se uma tecnologia cada vez mais presente. Se você ainda não usa um sistema especializado nas demandas do jurídico corporativo, descubra como essa solução pode ajudar.

O departamento jurídico precisa se atentar para não tornar-se um setor que meramente atende requisições das demais áreas.

Em suma, um setor que não apenas responde e atua de forma reativa à demanda jurídica da empresa.

O departamento jurídico é, por vezes, visto como um setor que gera custo, um “mal necessário” dentro das empresas.

E só é possível transformar essa visão com uma gestão impecável, que comprove o setor como parte estratégica e indispensável da corporação. Mas, você sabia que os softwares para departamentos jurídicos podem ajudar?

Antes de mais nada, você sabe o que é um software para departamento jurídico?

Um software para departamento jurídico é uma ferramenta que torna o trabalho da área menos manual e repetitivo, permitindo que os advogados, analistas jurídicos e gestores do departamento possam focar seus esforços em tarefas táticas e estratégicas, além de ter uma visão gerencial de seus principais indicadores.

Assim, um software para o jurídico corporativo é aquele capaz de fornecer tecnologia para agilizar a realização das principais tarefas dessa área. Um bom software deve servir também para unificar as demandas, levando à centralização delas em um único local.

Como os departamentos jurídicos precisam, geralmente, trabalhar com demandas contenciosas – de processos judiciais e administrativos, por exemplo – e também consultivas, é essencial que um software de departamento jurídico seja capaz de abranger essas duas linhas de trabalho.

A seguir, veremos algumas das principais funcionalidades que um software em departamentos jurídicos deve cumprir. Vamos lá?

Para que serve um software em departamentos jurídicos? Principais ganhos

A depender das funcionalidades disponíveis no seu software, o departamento jurídico poderá colher uma série de benefícios. A seguir, listamos alguns dos ganhos mais comumente citados pelos clientes do Projuris Empresas, solução especializada neste tipo de setor.

1 – O departamento jurídico elimina o risco de revelia

Com um software jurídico, a empresa recebe notificações oficiais, antecipando-se à judicialização do processo e permitindo ao departamento jurídico mais tempo disponível para preparar ações, providências e acordos.

O Projuris localiza o litígio em distribuição no site do Tribunal, ainda sem numeração e notifica o departamento jurídico com até 30 dias de antecedência.

Esta é uma vantagem em especial para departamento jurídicos que recebem uma alta demanda contenciosa.

2 – O jurídico antecipa-se à judicialização

Neste sentido, o Projuris dispõe de soluções específicas e exclusivas para empresas com alta demanda consumerista e também para o setor da saúde:

• PROCON: a empresa recebe reclamações do PROCON automaticamente, direto do site do SINDEC, eliminando a busca manual, mitigando a revelia e se antecipando ao processo judicial.
• Consumidor.gov: o software jurídico para empresas da Projuris também é capaz de capturar reclamações feitas por seus consumidores em canais de reclamação online, como o Consumidor.gov.
• NIPs: o Projuris ajuda departamentos jurídicos de planos de saúde e hospitais a mitigar riscos e otimizar a relação com a Agência Nacional de Saúde, na gestão de NIPs.

Ou seja, o software jurídico monitora e captura automaticamente Notificações de Intermediação Preliminar , trazendo o conteúdo da reclamação e outras informações completas da demanda.

3 – Captura automática de publicações, andamentos e mais

O Projuris Empresas faz buscas periódicas nos diários oficiais e de justiça, identificando novas citações e notificando o departamento jurídico.

Após receber a notificação, o departamento jurídico poderá filtrar as citações mais importantes ou urgentes, por meio de um filtro que dará destaque a citações com termos como, por exemplo, “penhora” e “decisão”.

Também é possível distribuir as citações, fazendo com que cada advogado assuma apenas causas aderentes à sua especialidade.

4 – Automatização de tarefas no departamento jurídico

Entre as tarefas manuais e repetitivas que podem ser automatizadas por um software para departamentos jurídicos, encontra-se o pré-cadastro de processos.

O Projuris Empresas elimina o controle por pastas físicas e Excel. Além de armazenar todas as informações do processo, ele automatiza seu cadastro.

Após a distribuição nos tribunais, o Projuris anexa a petição inicial, classificando a causa-raiz e gerenciando subsídios.

Em seguida, também é possível automatizar a captura de andamentos processuais. Desta forma, cada vez que houver alguma novidade sobre o processo ou algum prazo importante a ser cumprido, os advogados do departamento serão instantaneamente informados.

5 – Provisionamento impecável e ágil com um software para departamento jurídico

Com um software jurídico, não apenas o provisionamento do departamento jurídico fica mais assertivo e preciso, como também toma menos tempo dos advogados da empresa.

Com o Projuris Empresas, após o cadastro de um processo, o departamento jurídico pode:

• Controlar saldo e adiantamento
• Lançar honorários e controlar vencimentos
• Controlar histórico de provisão, ajustes e aprovações
• Controlar pedidos, prognóstico, valores e índices

Além de acompanhar em tempo real o provisionamento na ferramenta Legal Intelligence, o B.I. do departamento jurídico.

6 – Organização e controle de documentos, processos e contratos

Um software jurídico é também uma ferramenta de armazenamento e gestão. É como se fosse seu arquivo físico, porém mais seguro, inteligente e facilmente consultável. Nele, é possível guardar seus documentos, processos e contratos.

E o melhor: o armazenamento pode ser feito tanto em nuvem (cloud), quanto no servidor de sua empresa, atendendo as exigências de compliance de cada projeto.

O software com armazenamento em nuvem, no entanto, é tão seguro e eficiente quanto, além de gerar uma grande economia para a empresa.

7 – Padronização e geração de documentos

Com um software jurídico para empresas, não existe mais a necessidade de gravar seus documentos em arquivos de Word, ou outra plataforma, e alterá-los toda vez que um novo documento daquele padrão for necessário.

O Projuris Empresas possui uma biblioteca jurídica à sua disposição com uma série de modelos de documentos e minutas pré-definidos, prontos para serem personalizados e utilizados rapidamente.

Quando o assunto é contratos, um software como esse também permite definir minutas padrões que poderão ser utilizadas pelas diversas áreas da empresa conforme cada tipo de contrato, agilizando o processo de elaboração e análise.

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8 – Consolidação de dados de escritórios terceirizados

Dependendo do volume de demanda do seu jurídico, e da extensão territorial de seu negócio, o departamento jurídico estará conectado com mais de um escritório de advocacia, sendo que cada um deles trabalham de forma diferente.

Com um sistema, o departamento jurídico consolida essa informação, tornando o provisionamento mais eficiente e preciso, facilitando a gestão desta informação e sua apresentação à diretoria.

No que se refere à relação com escritórios de advocacia terceirizados, o Projuris também permite:

• Gerir histórico de cobrança e pagamento
• Cadastrar escritórios terceiros
• Administrar contratos de serviços dos escritórios
• Gerar previsões com base nas contratações registradas no sistema
• Controlar adiantamento
• Controlar custas
• Ratear honorários de processos
• Armazenar documentos, como notas e recibos.
• Controlar eventos e prazos.

9 – Controle de volume e tempo de atendimento de requisições (SLA)

O Projuris auxilia o departamento jurídico a gerenciar todas as demandas e requisições feitas a ele por outras áreas da empresa.

Desde a formalização de um contrato a um parecer, é possível orientar toda a atividade da equipe jurídica da organização dentro de um único sistema.

Para isso, os outros setores da empresa podem interagir com o software, controlando o tempo de SLA de cada etapa dos processos de aprovação e execução das requisições.

Com o Projuris Empresas, o departamento jurídico controla:

• Fluxo de Requisições:
• Demandante; Aprovadores; Executores; Gestor; Convidados
• Formulários associados.
• Exigíveis associados – informações e documentos.
• Controle de alçada.
• SLA para gestão do tempo de resposta.
• Notificações.
• Controle de situação.
• Condição de sigilo.
• Envolvidos por nome, cargo ou função.
• Integrado com os módulos ProJuris.

E o melhor: os indicadores relacionados a requisições podem ser controlados em tempo real no Legal Intelligence.

10 – Adaptação às necessidades da empresa

Enquanto algumas empresas tem dezenas de milhares de contratos, outras precisam gerir um grande de volume de processos. Enquanto certas organizações precisam gerenciar frotas de veículos, outras precisam cuidar de centenas de imóveis. Assim, torna-se essencial buscar por ferramentas capazes de se adaptar às reais necessidades das empresas.

O Projuris Empresas é uma plataforma modular. Assim, sua organização pode escolher entre diferentes módulos, a depender dos desafios específicos do negócia. Trata-se de uma das oferta mais completas do mercado para departamentos jurídicos corporativos.

Software departamento jurídico: quanto custa?

Depois de conhecer como um software para departamento jurídico pode revolucionar a rotina dessa área, é possível que você esteja se perguntando: afinal, quanto tudo isso custa?

Não há uma resposta única, afinal, no Projuris Empresas – e na maioria dos softwares de mercado – o valor investido vai variar de acordo com uma série de fatores, como:

• quantidade e especificidade dos módulos contratados;
• número de usuários contratados;
• necessidades de customização e personalização.

Assim, é possível contratar um software para departamento jurídico por valores variáveis. O preço se molda ao plano e as funcionalidades contratadas.

Perguntas frequentes sobre o software departamentos jurídicos

Conclusão

Agora que você já sabe o que e para que serve um software de departamentos jurídicos, é hora de avaliar se esse tipo de solução pode funcionar para a realidade da sua empresa.

Aguma das funcionalidades apresentadas aqui fez sentido para o seu departamento jurídico? Solicite uma demonstração agora e veja como o Projuris Empresas funciona na prática.