homem assinando um contrato guarda-chuva enquanto outros executivos conversam ao fundo

Contrato guarda-chuva: o que é, quando usar e como fazer

Tempo de leitura: 9 minutos

Sua empresa depende da prestação recorrente de um serviço específico por parte de um terceiro, e você precisa reduzir o tempo gasto com esse tipo de contrato? A utilização de um contrato guarda-chuva, também chamado de “contrato normativo”, pode ser a solução. 

Os contratos guarda-chuva são bastante comuns em alguns segmentos empresariais, embora sejam quase desconhecidos em outros. 

Na prática, eles promovem a desburocratização e dão mais agilidade nas contratações repetitivas. Mas também trazem consigo alguns riscos, que precisam ser pesados na hora de optar – ou não – por esse modelo. 

Neste artigo, você entenderá exatamente o que é um contrato guarda-chuva, quando cabe utilizá-lo, seus benefícios, riscos e, claro, como ser mais eficiente no gerenciamento desse tipo de documento. Vamos lá?

O que é um contrato guarda-chuva? Conceito

O contrato guarda-chuva, também chamado de “contrato normativo”, é um instrumento contratual utilizado para delimitar algumas condições fixas para a aquisição de um bem, prestação de um serviço, e assim por diante. 

A partir de um contrato guarda-chuva – com condições específicas pré-fixadas – as partes podem firmar “contratos derivados”. Esses contratos derivados respeitam as normas e requisitos do contrato guarda-chuva, apenas estabelecendo regras adicionais ou especificando condições pontuais. 

Logo, os contratos normativos são compostos de cláusulas variáveis e não variáveis. Imagine que sua empresa vai firmar um contrato de empréstimo com uma instituição financeira. 

Um contrato guarda-chuva, na situação hipotética acima, pode ser utilizado para determinar condições fixas desse acordo, como juros, multa, prazo de quitação, valor máximo de empréstimo, etc. 

Pelo período em que esse contrato guarda-chuva estiver vigente, sua empresa poderá obter empréstimos, seguindo as condições previstas por ele. Os contratos derivados precisarão apenas regular o valor que será emprestado, em cada nova solicitação da sua empresa. 

No nosso exemplo, evita-se que a empresa tenha que negociar as condições de juros, multas, prazo, etc, a cada novo empréstimo. Logo, a transação pode ser efetivada com muito mais agilidade. 

Como veremos ao longo deste texto, desburocratizar a contratação é uma das principais vantagens dos contratos guarda-chuva. 

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Exemplos de uso de contratos guarda-chuva

A aplicação dos contratos guarda-chuva para a definição das condições de obtenção de crédito junto a instituições financeiras é apenas um dos muitos exemplos em que cabe usar os contratos guarda-chuvas. 

De modo geral, a utilização dos contratos guarda-chuvas é mais comum em situações de recorrência. Por exemplo, em empresas que precisam contratar um tipo de serviço ou bem de forma repetitiva ao longo do ano.

Contratos de fornecimento de materiais de uso e consumo, contratos de transporte e contratos de prestação de serviço são apenas alguns exemplos em que é possível fazer uso de contratos guarda-chuva.

Contudo, não há restrições para o uso desse modelo contratual, ainda que ele seja mais comumente usado em alguns tipos de atividades econômicas. É o caso, por exemplo, da construção civil. Vejamos como se dá sua aplicação ali?

– Contratos guarda-chuva na engenharia e construção civil

As demandas por mão-de-obra, bens e serviços em empresas de engenharia e construção civil costumam variar de acordo com o número de obras em andamento. 

Por esse motivo, os contratos guarda-chuva são especialmente importantes neste setor. Ao invés de contratar um serviço de consultoria e licenciamento ambiental a cada nova obra, as construtoras podem fazer um contrato guarda-chuva com o fornecedor desse tipo de serviço. 

Assim, para cada obra ou empreitada, é feito um contrato derivado com a consultoria, respeitando as condições acordadas no guarda-chuva.

O mesmo se aplica a outras necessidades desse tipo de empreendimento, como a compra de materiais, e a contratação de mão de obra por meio de empresas de recrutamento. 

Leia também nosso guia completo sobre contratos na construção civil. 

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Contrato guarda-chuva e o TCU: proibição de uso na Administração Pública

Agora que já abordamos situações em que cabe usar os contratos guarda-chuva, é hora de conferir quando não cabe acionar esse instrumento: nos negócios jurídicos com a Administração Pública. 

De fato, a Lei de Licitações e Contratos (Lei 8.666/93) estabelece que os contratos firmados no âmbito do Direito Administrativo devem estabelecer com “clareza e precisão” as condições de execução, obrigações, direitos e responsabilidades das partes (Art 89). 

Logo, a fixação de apenas parte das condições, por meio de contratos guarda-chuva, poderia ferir o texto legal. Porém, a discussão sobre a legalidade desse modelo contratual aplicado à administração pública só arrefeceu com a publicação de decisão pelo Tribunal de Contas da União (TCU). 

Em 2020, por meio do Acórdão 3143, o TCU decidiu, no que tange aos contratos guarda-chuva, que há:

9.5.1. utilização indevida do sistema de registro de preços para a contratação de obras, com o emprego da ata de registro de preços como contrato do tipo “guarda-chuva”, com objeto incerto e indefinido, sem a prévia realização dos projetos básico e executivo das intervenções a serem realizadas;

A partir desse acórdão, consolidou-se o entendimento de que é vedado o uso de contratos guarda-chuva em contratos com a administração pública. 

Vantagens do uso de contratos guarda-chuva

Para serviços em que há certa regularidade e previsibilidade, o contrato guarda-chuva pode representar uma economia fundamental de tempo e recursos. Para além, são benefícios dessa modalidade contratual:

  • Agilidade na negociação e efetivação do contrato: como parte considerável das obrigações já está firmada no contrato guarda-chuva, resta apenas a negociação de condições específicas;
  • Minimização de riscos ou erros na elaboração do contrato: como boa parte das condições já está fixada, a chance de que ocorram falhas é menor. Além disso, em situações de emergência, não há necessidade de contratar novos fornecedores, às pressas. 

Riscos associados aos contratos guarda-chuva

Assim como se pode obter benefícios com os contratos guarda-chuva, também há riscos envolvidos – que os gestores de contrato precisam considerar. 

Abaixo, listamos algumas práticas que devem ser evitadas quando o assunto é contrato guarda-chuva. Confira:

  • Usar contratos para serviços ou produtos cuja contratação não é repetitiva: contratações eventuais, que têm pouca ou nenhuma chance de recorrência, devem priorizar o uso de contratos empresariais tradicionais, sem a estrutura de guarda-chuva e derivado. 
  • Usar contratos derivados para a contratação de serviços ou produtos que pouca relação tem com o objeto do contrato guarda-chuva: quando o objeto da contratação tem pouca ou nenhuma relação com aquilo que foi acordado no guarda-chuva, o melhor é optar por elaborar um contrato do zero, sem derivações do guarda-chuva. Assim, você pode personalizar as condições deste instrumento. 
  • Fazer contratos guarda-chuva com prazo indeterminado: mesmo que o serviço ou produto contratado seja uma necessidade recorrente na empresa, o mais recomendável é fazer contratos guarda-chuva com prazo determinado. Assim, de tempos em tempos, as partes têm uma brecha para readequar e renegociar certas condições que costumam se alterar com a passagem do tempo. 
  • Não estipular as condições de resilição ou resolução contratual e o modo como serão conduzidas e tratadas eventuais divergências: um contrato guarda-chuva que não especifica como serão tratadas as discordâncias entre as partes corre sério risco de acabar em dor de cabeça (e litígio). Por isso, é fundamental que haja previsão contratual para esse tipo de situação. 

Além dos pontos de atenção mencionados acima, vale lembrar que os contratos guarda-chuva não devem ser firmados quando uma das partes é um ente da administração pública direta ou indireta. 

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O que não pode faltar em um modelo de contrato guarda-chuva?

Embora, na seção anterior, você já tenha encontrado algumas práticas que não devem ser realizadas em matéria de contratos guarda-chuva, é possível que ainda esteja se perguntando quais são as informações e cláusulas essenciais deste instrumento. 

No nível prático, esses dados vão variar conforme o objeto do contrato – prestação de serviços, aquisição de bens, etc. Mas alguns elementos são essenciais, independentemente do objeto. É sobre eles que falaremos a seguir. 

1. Especifique as partes envolvidas no contrato

Não é porque um contrato guarda-chuva estabelece condições amplas, que ele não deva ser específico no que diz respeito às partes envolvidas. 

Seguindo o modelo padrão de identificação das partes, forneça informações como CNPJ, razão social, endereço(s), representantes legais e quaisquer outros dados que garantam, sem sombra de dúvidas, quem são as partes obrigadas.

2. Identifique o objeto do contrato e o tipo de documento que constitui contrato derivado

A identificação do objeto do contrato – aquisição, prestação de serviços, etc – é de praxe em todo tipo de contrato. Mas, em se tratando de contratos guarda-chuva, é preciso ter um tipo de cuidado especial. 

Você deve especificar, com a maior riqueza de detalhes possível, de que modo o contrato será cumprido. Por exemplo, imagine que você está contratando um serviço de fornecimento de materiais de construção. 

Você pode listar os tipos de materiais que compõem o contrato, e até mesmo o volume máximo de contratação de cada um deles. Mas, talvez não possa especificar em que endereço se dará a entrega desses materiais. 

Nestes casos, deve-se indicar, no contrato guarda-chuva, qual será o documento que regulará as condições variáveis do contrato – como o endereço de entrega. Sim, estamos falando do contrato derivado. 

Há muitas maneiras de elaborar um contrato derivado. Em algumas relações jurídicas ele vai assumir a forma de uma ordem de serviço (O.S.), memorial, especificação técnica, e assim por diante. 

Independentemente da forma assumida por essa derivação, lembre-se de deixá-la explícita no contrato. Assim, você evita contestações futuras ou a apresentação de exigências além do acordado. 

3. Determine a vigência do contrato

Como dito anteriormente, contratos guarda-chuva por tempo indeterminado são pouco recomendados pelos especialistas. Assim, é fundamental que você negocie junto a outra parte um prazo de vigência vantajoso para ambos. 

Uma vez que o objetivo do contrato guarda-chuva costuma ser uma obrigação repetitiva ou recorrente, é fundamental que esse prazo não seja muito curto. Caso contrário, a equipe de gestão de contratos despenderá muito tempo com ações de renovação.

Por outro lado, certifique-se de que esse tempo não será demasiado longo. O objetivo do prazo de vigência, nestes casos, é permitir que as condições do contrato sejam re-avaliadas à medida que o cenário muda. 

4. Especifique variação de preço e condições de pagamento 

Em alguns casos, o contrato guarda-chuva não poderá especificar um preço-fixo para o serviço ou produto contratado. Nestes casos, pode ser útil estabelecer uma planilha de preços, com margens de variação. Também vale especificar os índices que serão levados em conta para a alteração de preço. 

Também vale fixar, no contrato guarda-chuva, a forma como se dará a contraprestação – ou seja, o pagamento. Quais meios serão utilizados para o pagamento e em que data ele será efetivado são informações que podem constar nesse tipo de cláusula.

5. Estabeleça condições de reajuste e renegociação

Além do prazo de vigência, é recomendável que contratos guarda-chuva contenham condições ou gatilhos que condicionem a revisão das cláusulas e o reajuste de preços. 

O prazo de reajuste pode ser fixado de acordo com uma data específica – inferior à data de renovação, por exemplo -, ou por meio de um índice. O importante, nestes casos, é deixar claras essas condições, no contrato. 

6. Determine como serão dirimidos eventuais litígios ou discordâncias entre as partes

Contratos guarda-chuva, na medida em que deixam algumas variáveis em aberto, também abrem margem para contestação e discordâncias entre as partes. 

Por isso, é fundamental que um contrato desse tipo contenha, em seu corpo, previsão específica para esse tipo de situação. Os litígios serão mediados por uma câmara de arbitragem? Devem ser julgados em uma vara e comarca específica?

Esse tipo de informação precisa constar no contrato, a fim de evitar problemas futuros. 

Gestão de contratos guarda-chuva: como fazer?

Para garantir a segurança jurídica dos negócios, os contratos guarda-chuva exigem alguns cuidados especiais, quando comparados aos demais contratos. Listamos, a seguir, três pontos que merecem especial atenção. 

  • Mantenha um cadastro rigoroso dos seus fornecedores;
  • Tenha todos os contratos armazenados em um único local;
  • Invista em ferramentas de controle de prazos

A seguir, veremos como colocar esses pontos em prática. Se quiser se aprofundar, você também pode ouvir o Juriscast #19, sobre gestão de contratos:

– Mantenha um cadastro rigoroso dos seus fornecedores

Os contrato guarda-chuva criam relações de longo prazo com determinados fornecedores, que serão responsáveis por oferecer determinado produto ou serviço, de modo recorrente, durante a vigência do contrato. 

Por isso, é fundamental que você mantenha um cadastro assertivo e atualizado desses fornecedores. 

Além de se certificar que você está coletando todas as informações necessárias, também é importante criar procedimentos de atualização do cadastro, para garantir que os contratos derivados – e a própria renovação do guarda-chuva – sejam alimentados por informações corretas. 

– Tenha todos os contratos normativos e derivados armazenados em um único local

Ainda que a adoção do modelo guarda-chuva reduza a burocracia para firmar um novo contrato, isso não significa que as equipes responsáveis por esses documentos possam relaxar quando o assunto é sua guarda e armazenamento. 

Para a boa gestão de contratos guarda-chuva, é essencial que eles estejam armazenados de modo organizado, em uma ferramenta segura e de fácil acesso. 

Ferramentas de armazenamento em nuvem costumam servir bem a esse propósito mas, atenção! Algumas dessas soluções não contam com um sistema claro de catalogação de documentos – diferente de um software para contratos em nuvem, por exemplo. 

Então, fique atento e, se necessário, estabeleça padrões claros para nomear e catalogar esses documentos. 

– Invista em ferramentas de controle de prazos

Um dos maiores problemas relatados por quem trabalha com gestão de contratos é, certamente, o controle de prazos. Quanto mais contratos há em uma empresa, mais difícil é garantir que nenhuma data será perdida. 

Mas, mais do que evitar a perda de prazos, quando falamos de contratos guarda-chuva, o grande desafio é encontrar tempo hábil para analisar e, se necessário, renegociar as condições de um contrato cujo objeto é recorrente. Ou seja, cujo fornecimento não pode ser interrompido abruptamente. 

Assim, uma dica valiosa é investir em sistemas para a gestão de contratos, que contenham automações para a notificação sobre prazos. Um exemplo é o Projuris Contratos, solução especializada na gestão de contratos. 

Para entender como funciona o monitoramento de prazos do Projuris Contratos, basta agendar uma demonstração rápida:

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Perguntas frequentes

O que é um contrato guarda chuva?

Contrato guarda-chuva, ou contrato normativo, é um instrumento contratual que estabelece regras gerais para uma determinado negócio jurídico, permitindo que contratos derivados sejam firmados para estabelecer condições mais específicas de cada transação.

Como elaborar um bom contrato guarda chuva?

Um bom contrato guarda-chuva precisa ter em conta alguns pontos. Por exemplo:
– definir um prazo de vigência determinado;
– estabelecer como serão feitos os contratos derivados;
– trazer cláusulas regulando reajustes ou renegociações;
– manter seu objeto num escopo pré-determinado, sem excessiva variação no tipo de serviço ou produto que é alvo do negócio jurídico;
– deixar claro como serão resolvidas eventuais discrepâncias ou litígios entre as partes.

Conclusão

Agora que você já sabe o que é um contrato guarda-chuva e como elaborá-lo, é hora de avaliar se esse modelo se aplica a sua empresa. 

Além de considerar as vantagens desse modelo, tenha em mente também os riscos. E, se decidir por adotar os contratos guarda-chuva, não deixe de investir em aprimorar os processos internos para a confecção de minutas e para a gestão de contratos como um todo. Bom trabalho!

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Autor: Tiago Fachini

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