Gestão jurídica estratégica: benefícios e como implementar

Criar e manter uma gestão jurídica estratégica nas empresas é complexo, mas também necessário. Confira neste artigo como colocar isso em prática.

O departamento jurídico é um dos setores mais estratégicos de uma empresa. Ele é responsável pela manutenção e organização de contratos, pelo atendimento jurídico a outras áreas da empresa, pelo controle do contencioso e pela segurança de informações e dados vitais.

Não é necessário dizer que, com um volume tão grande de informações e responsabilidades, ter uma gestão eficiente e estratégica dentro do departamento jurídico é imprescindível para o seu sucesso.

Entretanto, fazer uma gestão estratégica de um departamento jurídico, levando em consideração a quantidade de atividades-chave que o setor desempenha dentro de uma organização, não é uma tarefa fácil e exige uma mudança de cultura e costumes de todos os profissionais da área.

Acima de tudo, é importante compreender qual é a realidade de trabalho de um departamento jurídico e quais são os pontos cruciais que necessitam de mudanças para que o setor possa ter uma gestão estratégica, eficiente, objetiva e focada em resultados.

Estrutura e realidade do setor jurídico

Dentro dos departamentos jurídicos que não possuem soluções que auxiliam na gestão estratégica de informações, documentos e atividades, há uma série de tarefas que os profissionais do setor precisam fazer constantemente com o objetivo de manter as atividades em dia.

Planilhas precisam ser constantemente verificadas, preenchidas e organizadas para que contratos sejam cumpridos, litígios tenham seus prazos atendidos, valores sejam pagos e recebidos e documentos sejam guardados em seus lugares específicos.

Tudo isso feito de forma manual e repetitiva, o que aumenta as chances do departamento jurídico errar uma anotação, perder uma data, deixar um contrato vencer sem renovação ou não atender a uma requisição jurídica de outro setor.

Isso aumenta o índice de retrabalho da área, diminuindo a sua efetividade e o seu perfil estratégico dentro da empresa.

Em organizações com alta demanda contenciosa, o departamento jurídico atua de forma muitas vezes reativa, tendo profissionais designados a fazer varreduras em sites de Tribunais e no Procon com o objetivo de saber o quanto antes haverá um litígio para se defender ou um acordo para fazer.

Todas essas atividades consomem tempo e esforço dos profissionais da área. Tempo que poderia ser investido em ações diretamente relacionadas ao ofício.

A perda de tempo e o trabalho repetitivo tendem a trazer problemas ao longo prazo, como metas não alcançadas, demora no atendimento de requisições de outras áreas da empresa, gastos contratuais desnecessários e erros na administração do contencioso.

Veja como funciona a gestão de reclamações do Procon.

Qual o futuro do setor jurídico dentro das empresas? E o que a gestão jurídica estratégica tem a ver com isso?

O primeiro ponto a se pensar quando falamos em futuro é: os profissionais da área estão conquistando cada vez mais espaço junto à alta direção e aos gestores. Isso já é uma mudança considerável, já que expande as demandas e tira o jurídico de dentro de uma caixinha.

Claramente, essa mudança vem de uma enorme facilidade de adaptação a novas formas de negócio. Aliás, grande parte da excelência na gestão decorre da capacidade e habilidade em termos de adaptação.

O segundo ponto é: tecnologia. É mais que notório que, hoje, o cenário empresarial e mundial é outro, comparado ao de uma década atrás. Isso porque a inovação e tecnologia nunca estiveram tão presentes. 

Além de um aumento no orçamento em tecnologias especializadas e não-especializadas no jurídico, pesquisas do Gartner Group indicam que até o fim de 2024, 50% do trabalho jurídico relacionado a operações cruciais da corporação já será automatizado.

O segredo para não ficar para trás é: adaptar-se às mudanças. Aqueles que, de maneira rápida, tiverem fácil adaptação, terão o sucesso garantido. Isso porque o departamento que utiliza a inovação como ferramenta para essa atualização, está revolucionando a maneira como o mundo, as organizações e as pessoas se relacionam. 

Veja, ferramentas tecnológicas do departamento jurídico que estão mudando o exercício da advocacia e que evidenciam o poder que a inovação tem de revolucionar esse departamento, estão descritas por exemplo, nessas três áreas:

• Na resolução de conflitos online, onde graças a inovação, hoje é possível resolver conflitos por meio de plataformas digitais como os softwares ODR, otimizando tempo, tornando o processo mais ágil e barato, sendo uma vantagem para todos os envolvidos.
• Na jurimetria, ter uma ferramenta é de extrema importância para qualquer setor jurídico, hoje com o mercado brasileiro oferece inúmeras alternativas de softwares, baseados em soluções de Inteligência Artificial, focados em jurimetria. 
• Nos processos judiciais e contratos, ambos são desafiadores quando o assunto é gestão jurídica estratégica, mas com a chegada de ferramentas de automação e controle, os advogados gerenciam essas carteiras com mais facilidade. 

Obstáculos que impedem uma gestão jurídica estratégica

Ter uma gestão impecável de prazos, documentos, informações, dados e requisições é, na maioria das vezes, o que define se um setor jurídico está tendo um posicionamento proativo e planejado dentro da empresa ou se está trabalhando apenas de forma reativa, cumprindo prazos que estão próximos de expirar.

Algumas práticas recorrentes em empresas podem tornar o caminho até a implementação de uma gestão jurídica estratégica mais difícil. Elas impedem que o departamento jurídico consiga operar com foco em resultados. Veja os exemplos que separamos.

Informações espalhadas

Receber informações relevantes para a gestão jurídica da empresa por e-mail, redes de comunicação, documentos impressos e outros tipos de arquivos físicos e digitais dificultam a gestão dessas informações, que poderiam estar centralizadas em apenas um lugar.

Falta de padronização na gestão de contratos

A gestão de contratos é uma das atividades mais importantes de um departamento jurídico.

Não ter uma forma padronizada de fazer contratos e de verifica-los, tendo contratos misturados ou guardados em locais diferentes, dificulta a fiscalização e gestão dos mesmos.

Não ter uma metodologia clara de organização dos atendimentos

Atender juridicamente outras áreas da empresa que fazem requisições ou demandam o jurídico é uma tarefa imprescindível para esse setor.

Atrasar esses atendimentos ou até esquecer-se deles por falta de organização e sistematização dos pedidos afeta toda a empresa, além de dificultar a gestão do setor e atrapalhar no alcance de metas.

Não ter controle sobre a produtividade da equipe e de terceirizados

Para ter uma gestão jurídica estratégica, é fundamental medir e monitorar quais pessoas e áreas da sua equipe estão mais sobrecarregadas, quais tipos de tarefas estão tomando mais tempo e quais responsabilidades estão sendo cumpridas por terceiros – como escritórios de advocacia parceiros, consultores ou correspondentes jurídicos.

Muitas vezes, os departamentos não contam com um software para a área jurídica, e acabam monitorando isso por meio de planilhas. Ou, sequer monitoram.

Os benefícios de uma gestão jurídica estratégica

Conduzir o departamento de forma eficiente significa atuar de maneira preventiva, contribuir nas tomadas de decisões, ser integrado com outros departamentos. Todo esse contexto traz vantagens e benefícios.

E, quando o assunto é benefício, sem dúvidas um setor bem estruturado impacta na organização como um todo. Abaixo, listo quais são os ganhos obtidos com uma gestão jurídica estratégica.

Implementação de práticas de gerenciamento

A implementação dessas práticas significa adotar uma gestão estratégica com foco no planejamento de ações e a atuação do departamento, analisando os resultados e consequentemente, fazendo melhorias.

Importante destacar que, para conseguir implementar a gestão estratégica, é preciso realizar reuniões gerenciais com a equipe para realizar o diagnóstico do setor, com isso, é possível encontrar soluções para os problemas e projetar avanços e melhorias.

Aumento no desempenho

Como já vimos anteriormente, o departamento jurídico é fundamental para dar informações valiosas aos empreendedores e empresários. E quando há uma análise bem feita, os resultados são positivos.

Para que isso aconteça, a integração do departamento com outros setores é crucial, para que a análise seja feita levando em conta o contexto da corporação e as experiências de outros departamentos.

Estímulo ao networking

Uma boa gestão para o departamento jurídico estimula o networking frequentemente, porque possuir parceiros valiosos no negócio pode trazer muitas vantagens à corporação. Quando se tem parceiros em que se possa confiar, o departamento consegue ter maior desempenho.  

Melhoria na percepção do valor agregado pelo departamento jurídico

Quando existe uma boa gestão para o departamento jurídico, os profissionais envolvidos demonstram que suas ações são de parceiros de negócios e, não de burocratas.

Mas para que isso ocorra, é necessário entender as expectativas de outras áreas, antecipar suas necessidades e atuar preventivamente. Para mostrar que existe um alto valor agregado é fundamental conhecer a empresa. 

Como implementar uma gestão jurídica estratégica

O departamento jurídico atual tem o seu sucesso baseado na sua capacidade de padronizar, organizar, analisar e reagir a dados, informações e documentos.

A capacidade de organizar todas as atividades e informações necessárias para o funcionamento jurídico de uma empresa de uma forma com que toda a equipe envolvida saiba encontrar o que precisa, no momento em que precisa.

Com isso em mente, reunimos um passo a passo para construir uma gestão jurídica mais estratégica no seu departamento. Veja só.

1. Estabeleça processos e procedimentos padrões

É comum que, dentro de um setor jurídico, cada pessoa do time desempenha as atividades de um modo distinto. Mas essa falta de padronização é ruim, atravanca os processos e reduz a credibilidade da área. Por isso, desenhe fluxos de trabalho e procedimentos padrão.

Isso inclui a determinação, por exemplo de um workflow para aprovação de contratos. Mas também passa por medidas mais simples, como a criação de um cabeçalho padrão para todas as suas peças jurídicas.

2. Colete, armazene e use os dados da operação para tomar decisões

A gestão jurídica estratégica é fundamentalmente data driven. Ela ocorre quando as metas, objetivos e a atuação em si do setor estão fundamentadas em dados e métricas internas, e não apenas em impressões ou achismos.

A tomada de decisões baseada em dados se refere, nesse cenário, não apenas as grandes decisões que norteiam o planejamento estratégico a médio e longo prazo. Incluem-se também as decisões diárias, sobre como distribuir tarefas, quais ações priorizar, e assim por diante.

3. Busque se antecipar aos riscos e problemas futuros, de forma proativa

A gestão jurídica estratégica é aquela em que o departamento jurídico deixa de ser um setor reativo para se tornar um setor fundamental no sucesso da organização. Por isso, é importante estabelecer ações que ajudem a minimizar os problemas futuros, antecipando-os.

Você pode, por exemplo:

• criar ou revisar políticas de compliance claras e bem difundidas entre os colaboradores;
• estabelecer procedimentos de análise de riscos associados a terceiros, por meio de técnicas como o background check, por exemplo;
• manter procedimentos de análise sobre as demandas contenciosas, identificando quais operações e setores da empresa geram mais litígios judiciais;
• se antecipar aos processos judiciais, negociando conflitos ainda não judicializados e fechando acordos extrajudiciais;
• entre tantas outras ações.

4 – Automatize tarefas repetitivas

Verificar prazos, e vencimentos, criar um controle do volume e tempo dos atendimentos de requisições de outros setores, escrever e revisar peças: essas são algumas das ações que podem ser automatizadas. Ou seja, que podem depender menos do trabalho manual humano.

Ao automatizar esse tipo de atividade – que é recorrente e repetitiva – sua equipe tem mais tempo para fazer análises, elaborar estratégias, e atuar de forma realmente impactante na companhia.

5. Escolha as tecnologias certas para o setor

Em tempos de inteligência artificial, muitas empresas tem optado por testar e contratar diversas ferramentas não especializadas. A tentativa é sempre tornar tudo mais simples e automático. Mas a pulverização de softwares, sites e aplicativos que precisam ser acessados pode acabar sendo contraproducente.

Por isso, para uma gestão jurídica estratégica, escolha um software capaz de centralizar pelo menos 80% das tarefas do seu departamento. E, ao contratar ferramentas auxiliares, lembre-se que idealmente elas devem se integrar ao software do seu departamento jurídico.

Como um software jurídico ajuda na gestão do departamento jurídico?

Softwares jurídicos têm como objetivo tornar a gestão de departamentos jurídicos e escritórios de advocacia mais eficiente, focada em resultados e visualizável numa perspectiva global. Por isso, eles costumam ser uma peça importante para implantar um modelo de gestão jurídica estratégica!

O Projuris Empresas, por exemplo, é um sistema desenvolvido com foco no departamento jurídico, com funções que facilitam a gestão de dados, documentos, informações e atividades a serem desenvolvidas.

O intuito é facilitar a organização das atividades diárias e fazer com que os dados sejam utilizados com o objetivo de aumentar os resultados.

Atendimentos e requisições de outros setores, parte importante de um departamento jurídico, são controladas baseadas no volume da demanda e no tempo de atendimento dos pedidos, tornando o setor proativo, não reativo às demandas.

Também auxilia na automatização de tarefas repetitivas, criando modelos pré-estabelecidos e customizáveis de documentos relevantes e facilitando a divisão de tarefas por meio de um sistema de visualização prático para toda a equipe.

O Projuris Empresas é uma solução tecnológica que auxilia departamentos jurídicos de todo o país a terem uma gestão jurídica estratégica, globalizada e focada nos resultados da companhia. Você pode ver o software em funcionamento, agendando uma demonstração gratuita.

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