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Gestão estratégica para o departamento jurídico

Criar uma gestão estratégica para o departamento jurídico é complexo e necessário. Confira neste artigo como fazer uma gestão estratégica e eficiente.

O departamento jurídico é um dos setores mais estratégicos de uma empresa. Ele é responsável pela manutenção e organização de contratos, pelo atendimento jurídico a outras áreas da empresa, pelo controle do contencioso e pela segurança de informações e dados vitais.

Não é necessário dizer que, com um volume tão grande de informações e responsabilidades, ter uma gestão eficiente e estratégica dentro do departamento jurídico é imprescindível para o seu sucesso.

Entretanto, fazer uma gestão estratégica de um departamento jurídico, levando em consideração a quantidade de atividades-chave que o setor desempenha dentro de uma organização, não é uma tarefa fácil e exige uma mudança de cultura e costumes de todos os profissionais da área.

Acima de tudo, é importante compreender qual é a realidade de trabalho de um departamento jurídico e quais são os pontos cruciais que necessitam de mudanças para que o setor possa ter uma gestão estratégica, eficiente, objetiva e focada em resultados.

Estrutura e realidade do departamento jurídico

Dentro dos departamentos jurídicos que não possuem soluções que auxiliam na gestão estratégica de informações, documentos e atividades, há uma série de tarefas que os profissionais do setor precisam fazer constantemente com o objetivo de manter as atividades em dia.

Planilhas precisam ser constantemente verificadas, preenchidas e organizadas para que contratos sejam cumpridos, litígios tenham seus prazos atendidos, valores sejam pagos e recebidos e documentos sejam guardados em seus lugares específicos.

Tudo isso feito de forma manual e repetitiva, o que aumenta as chances do departamento jurídico errar uma anotação, perder uma data, deixar um contrato vencer sem renovação ou não atender a uma requisição jurídica de outro setor.

Isso aumenta o índice de retrabalho da área, diminuindo a sua efetividade e o seu perfil estratégico dentro da empresa.

Em organizações com alta demanda contenciosa, o departamento jurídico atua de forma muitas vezes reativa, tendo profissionais designados a fazer varreduras em sites de Tribunais e no Procon com o objetivo de saber o quanto antes haverá um litígio para se defender ou um acordo para fazer.

Todas essas atividades consomem tempo e esforço dos profissionais da área. Tempo que poderia ser investido em ações diretamente relacionadas ao ofício.

A perda de tempo e o trabalho repetitivo tendem a trazer problemas ao longo prazo, como metas não alcançadas, demora no atendimento de requisições de outras áreas da empresa, gastos contratuais desnecessários e erros na administração do contencioso.

Qual o futuro do departamento jurídico dentro das empresas?

O primeiro ponto a se pensar quando falamos em futuro é: os profissionais da área estão conquistando cada vez mais espaço junto à alta direção e aos gestores. Isso já é uma mudança considerável, já que expande as demandas e tira o jurídico de dentro de uma caixinha.

Claramente, essa mudança vem de uma enorme facilidade de adaptação a novas formas de negócio. Aliás, grande parte da excelência na gestão decorre da capacidade e habilidade em termos de adaptação.

O segundo ponto é: tecnologia. É mais que notório que, hoje, o cenário empresarial e mundial é outro, comparado ao de uma década atrás. Isso porque a inovação e tecnologia nunca estiveram tão presentes. 

O segredo para não ficar para trás é: adaptar-se às mudanças. Aqueles que, de maneira rápida, tiverem fácil adaptação, terão o sucesso garantido. Isso porque o departamento que utiliza a inovação como ferramenta para essa atualização, está revolucionando a maneira como o mundo, as organizações e as pessoas se relacionam. 

Veja, ferramentas tecnológicas do departamento jurídico que estão mudando o exercício da advocacia e que evidenciam o poder que a inovação tem de revolucionar esse departamento, estão descritas por exemplo, nessas três áreas:

  • Na resolução de conflitos online, onde graças a inovação, hoje é possível resolver conflitos por meio de plataformas digitais, otimizando tempo, tornando o processo mais ágil e barato, sendo uma vantagem para todos os envolvidos.
  • Na jurimetria, ter uma ferramenta é de extrema importância para qualquer setor jurídico, hoje com o mercado brasileiro oferece inúmeras alternativas de softwares, baseados em soluções de Inteligência Artificial, focados em jurimetria. 
  • Nos processos e contratos, ambos são desafiadores quando o assunto é gestão, mas com a chegada de ferramentas de automação e gestão, os advogados solucionam esses problemas com muito mais facilidade. 

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Obstáculos que impedem uma gestão estratégica

Ter uma gestão impecável de prazos, documentos, informações, dados e requisições é, na maioria das vezes, o que define se um departamento jurídico está tendo um posicionamento estratégico dentro da empresa ou se está trabalhando apenas de forma reativa, cumprindo prazos que estão próximos de expirar.

Algumas práticas recorrentes em empresas podem tornar o caminho até a implementação de uma gestão eficiente e estratégica mais difícil, impedindo que o departamento jurídico consiga operar com foco em resultados.

Informações espalhadas

Receber informações relevantes para a gestão jurídica da empresa por e-mail, redes de comunicação, documentos impressos e outros tipos de arquivos físicos e digitais dificultam a gestão dessas informações, que poderiam estar centralizadas em apenas um lugar.

Falta de padronização na gestão de contratos

A gestão de contratos é uma das atividades mais importantes de um departamento jurídico.

Não ter uma forma padronizada de fazer contratos e de verifica-los, tendo contratos misturados ou guardados em locais diferentes, dificulta a fiscalização e gestão dos mesmos.

Não ter uma metodologia clara de organização dos atendimentos

Atender juridicamente outras áreas da empresa que fazem requisições é uma tarefa imprescindível para o departamento jurídico.

Atrasar esses atendimentos ou até esquecer-se deles por falta de organização e sistematização dos pedidos afeta toda a empresa, além de dificultar a gestão do setor e atrapalhar no alcance de metas.

Os benefícios de uma gestão eficiente no departamento jurídico

Conduzir o departamento de forma eficiente significa atuar de maneira preventiva, contribuir nas tomadas de decisões, ser integrado com outros departamentos. Todo esse contexto traz vantagens e benefícios.

E, quando o assunto é benefício, sem dúvidas um setor bem estruturado impacta na organização como um todo. Abaixo, listo quais são os pontos estratégicos de uma gestão eficiente:

Implementação de práticas de gerenciamento

A implementação dessas práticas significa adotar uma gestão estratégica com foco no planejamento de ações e a atuação do departamento, analisando os resultados e consequentemente, fazendo melhorias.

Importante destacar que, para conseguir implementar a gestão estratégica, é preciso realizar reuniões gerenciais com a equipe para realizar o diagnóstico do setor, com isso, é possível encontrar soluções para os problemas e projetar avanços e melhorias.

Aumento no desempenho

Como já vimos anteriormente, o departamento jurídico é fundamental para dar informações valiosas aos empreendedores e empresários. E quando há uma análise bem feita, os resultados são positivos.

Para que isso aconteça, a integração do departamento com outros setores é crucial, para que a análise seja feita levando em conta o contexto da corporação e as experiências de outros departamentos.

Estímulo ao networking

Uma boa gestão para o departamento jurídico estimula o networking frequentemente, porque possuir parceiros valiosos no negócio pode trazer muitas vantagens à corporação. Quando se tem parceiros em que se possa confiar, o departamento consegue ter maior desempenho.  

Melhoria na percepção do valor agregado pelo departamento jurídico

Quando existe uma boa gestão para o departamento jurídico, os profissionais envolvidos demonstram que suas ações são de parceiros de negócios e, não de burocratas.

Mas para que isso ocorra, é necessário entender as expectativas de outras áreas, antecipar suas necessidades e atuar preventivamente. Para mostrar que existe um alto valor agregado é fundamental conhecer a empresa. 

Torne seu departamento jurídico mais eficiente. Agende uma demonstração:

Um software jurídico auxilia na padronização e controle de contratos e outros documentos, verificando prazos a serem cumpridos, vencimentos, valores e outros dados relevantes.

Como tornar o departamento jurídico mais estratégico

O departamento jurídico atual tem o seu sucesso baseado na sua capacidade de padronizar, organizar, analisar e reagir a dados, informações e documentos.

A capacidade de organizar todas as atividades e informações necessárias para o funcionamento jurídico de uma empresa de uma forma com que toda a equipe envolvida saiba encontrar o que precisa, no momento em que precisa.

É o que fazer um departamento jurídico deixar de ser um setor reativo para se tornar um setor estratégico e extremamente necessário para o sucesso da organização.

Padronizar documentos, fazer relatórios periódicos, estabelecer indicadores de desempenho, verificar prazos e vencimentos e criar um controle do volume e tempo dos atendimentos de requisições de outros setores são fundamentais para tornar a gestão do departamento jurídico mais estratégica.

Nesse aspecto, um software jurídico com foco em departamentos jurídicos que padroniza e organiza as atividades do setor em um só lugar pode ser uma solução importante, inteligente e eficiente.

Como um software jurídico ajuda na gestão do departamento jurídico?

Softwares jurídicos têm como objetivo tornar a gestão de departamentos jurídicos e escritórios de advocacia mais eficiente, focada em resultados e visualizável numa perspectiva global.

O ProJuris para Empresas, por exemplo, é um sistema desenvolvido com foco no departamento jurídico, com funções que facilitam a gestão de dados, documentos, informações e atividades a serem desenvolvidas.

O intuito é facilitar a organização das atividades diárias e fazer com que os dados sejam utilizados com o objetivo de aumentar os resultados.

Eles são sintetizandos em dados estatísticos, facilmente observáveis, para dinamizar o processo de divisão de tarefas e tomada de decisões.

Atendimentos e requisições de outros setores, parte importante de um departamento jurídico, são controladas baseadas no volume da demanda e no tempo de atendimento dos pedidos, tornando o setor proativo, não reativo às demandas.

Também auxilia na automatização de tarefas repetitivas, criando modelos pré-estabelecidos e customizáveis de documentos relevantes e facilitando a divisão de tarefas por meio de um sistema de visualização prático para toda a equipe.

O ProJuris para Empresas é uma solução tecnológica que auxilia departamentos jurídicos de todo o país a terem uma gestão estratégica mais eficiente, globalizada e focada em resultados.

Perguntas frequentes sobre Departamento Jurídico

O que faz o departamento jurídico?

O departamento jurídico tem como foco o alinhamento dos objetivos e operações de uma empresa, de forma que a organização siga a lei. No entanto, sua demanda vai muito além de apenas oferecer orientação legal

Como organizar o departamento jurídico de uma empresa?

O gerenciamento de dados de forma assertiva é o principal fator para o sucesso de um departamento jurídico. Contar com tecnologia para a organização é fundamental.

O que é gestão jurídica?

Gerenciar vencimentos, prazos e etapas de contratos, proteger informações, negociar com terceiros para evitar processos de uma empresa, além de gerenciar toda a área contenciosa da empresa, tudo isso enquanto trabalha com demais setores na parte legal, gerenciar dados e informações pode ser um desafio.

Sobre o autor: Tiago Fachini

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- Palestrante, professor e um apaixonado por um mundo jurídico cada vez mais inteligente e eficiente.

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