Gestão estratégica para o departamento jurídico

Criar uma gestão estratégica para o departamento jurídico é complexo e necessário. Confira neste artigo como fazer uma gestão estratégica e eficiente.

O departamento jurídico é um dos setores mais estratégicos de uma empresa. Ele é responsável pela manutenção e organização de contratos, pelo atendimento jurídico a outras áreas da empresa, pelo controle do contencioso e pela segurança de informações e dados vitais.

Não é necessário dizer que, com um volume tão grande de informações e responsabilidades, ter uma gestão eficiente e estratégica dentro do departamento jurídico é imprescindível para o seu sucesso.

Entretanto, fazer uma gestão estratégica de um departamento jurídico, levando em consideração a quantidade de atividades-chave que o setor desempenha dentro de uma organização, não é uma tarefa fácil e exige uma mudança de cultura e costumes de todos os profissionais da área.

Acima de tudo, é importante compreender qual é a realidade de trabalho de um departamento jurídico e quais são os pontos cruciais que necessitam de mudanças para que o setor possa ter uma gestão estratégica, eficiente, objetiva e focada em resultados.

Estrutura e realidade do departamento jurídico

Dentro dos departamentos jurídicos que não possuem soluções que auxiliam na gestão estratégica de informações, documentos e atividades, há uma série de tarefas que os profissionais do setor precisam fazer constantemente com o objetivo de manter as atividades em dia.

Planilhas precisam ser constantemente verificadas, preenchidas e organizadas para que contratos sejam cumpridos, litígios tenham seus prazos atendidos, valores sejam pagos e recebidos e documentos sejam guardados em seus lugares específicos.

Tudo isso feito de forma manual e repetitiva, o que aumenta as chances do departamento jurídico errar uma anotação, perder uma data, deixar um contrato vencer sem renovação ou não atender a uma requisição jurídica de outro setor, o que aumenta o índice de retrabalho da área, diminuindo a sua efetividade e o seu perfil estratégico dentro da empresa.

Em organizações com alta demanda contenciosa, o departamento jurídico atua de forma muitas vezes reativa, tendo profissionais designados a fazer varreduras em sites de Tribunais e no Procon com o objetivo de saber o quanto antes haverá um litígio para se defender ou um acordo para fazer.

Todas essas atividades consomem tempo e esforço dos profissionais da área. Tempo que poderia ser investido em ações diretamente relacionadas ao ofício.

A perda de tempo e o trabalho repetitivo tendem a trazer problemas ao longo prazo, como metas não alcançadas, demora no atendimento de requisições de outras áreas da empresa, gastos contratuais desnecessários e erros na administração do contencioso.

Obstáculos que impedem uma gestão estratégica

Ter uma gestão impecável de prazos, documentos, informações, dados e requisições é, na maioria das vezes, o que define se um departamento jurídico está tendo um posicionamento estratégico dentro da empresa ou se está trabalhando apenas de forma reativa, cumprindo prazos que estão próximos de expirar.

Algumas práticas recorrentes em empresas podem tornar o caminho até a implementação de uma gestão eficiente e estratégica mais difícil, impedindo que o departamento jurídico consiga operar com foco em resultados.

Informações espalhadas

Receber informações relevantes para a gestão jurídica da empresa por e-mail, redes de comunicação, documentos impressos e outros tipos de arquivos físicos e digitais dificultam a gestão dessas informações, que poderiam estar centralizadas em apenas um lugar.

Falta de padronização na gestão de contratos

A gestão de contratos é uma das atividades mais importantes de um departamento jurídico.

Não ter uma forma padronizada de fazer contratos e de verifica-los, tendo contratos misturados ou guardados em locais diferentes, dificulta a fiscalização e gestão dos mesmos.

Não ter uma metodologia clara de organização dos atendimentos

Atender juridicamente outras áreas da empresa que fazem requisições é uma tarefa imprescindível para o departamento jurídico.

Atrasar esses atendimentos ou até esquecer-se deles por falta de organização e sistematização dos pedidos afeta toda a empresa, além de dificultar a gestão do setor e atrapalhar no alcance de metas.

Como tornar o departamento jurídico mais estratégico

O departamento jurídico atual tem o seu sucesso baseado na sua capacidade de padronizar, organizar, analisar e reagir a dados, informações e documentos.

A capacidade de organizar todas as atividades e informações necessárias para o funcionamento jurídico de uma empresa de uma forma com que toda a equipe envolvida saiba encontrar o que precisa, no momento em que precisa.

É o que fazer um departamento jurídico deixar de ser um setor reativo para se tornar um setor estratégico e extremamente necessário para o sucesso da organização.

Padronizar documentos, fazer relatórios periódicos, estabelecer indicadores de desempenho, verificar prazos e vencimentos e criar um controle do volume e tempo dos atendimentos de requisições de outros setores são fundamentais para tornar a gestão do departamento jurídico mais estratégica.

Nesse aspecto, um software jurídico com foco em departamentos jurídicos que padroniza e organiza as atividades do setor em um só lugar pode ser uma solução importante, inteligente e eficiente.

Como um software jurídico ajuda na gestão do departamento jurídico?

Softwares jurídicos têm como objetivo tornar a gestão de departamentos jurídicos e escritórios de advocacia mais eficiente, focada em resultados e visualizável numa perspectiva global.

O ProJuris para Empresas, por exemplo, é um sistema desenvolvido com foco no departamento jurídico, com funções que facilitam a gestão de dados, documentos, informações e atividades a serem desenvolvidas, com o intuito facilitar a organização das atividades diárias e fazer com que os dados sejam utilizados com o objetivo de aumentar os resultados.

Um software jurídico auxilia na padronização e controle de contratos e outros documentos, verificando prazos a serem cumpridos, vencimentos, valores e outros dados relevantes e sintetizando-os em dados estatísticos, facilmente observáveis, para dinamizar o processo de divisão de tarefas e tomada de decisões.

Atendimentos e requisições de outros setores, parte importante de um departamento jurídico, são controladas baseadas no volume da demanda e no tempo de atendimento dos pedidos, tornando o setor proativo, não reativo às demandas.

Também auxilia na automatização de tarefas repetitivas, criando modelos pré-estabelecidos e customizáveis de documentos relevantes e facilitando a divisão de tarefas por meio de um sistema de visualização prático para toda a equipe.

O ProJuris para Empresas é uma solução tecnológica que auxilia departamentos jurídicos de todo o país a terem uma gestão estratégica mais eficiente, globalizada e focada em resultados.

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Tiago Fachini
Tiago Fachini

Sobre o autor:

Tiago Fachini
Palestrante, professor, podcaster jurídico, colunista do blog ProJuris e, acima de tudo, um apaixonado por tecnologia e pelo mundo jurídico com mais de uma década de atuação dedicada ao mundo digital.

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