Gestão de tarefas: como organizar atividades em escritórios de advocacia

Gestão de tarefas: como organizar atribuições e compromissos na advocacia com um software jurídico

O Direito e o tempo andam em conjunto. Afinal, o Direito constrói-se diante do tempo social. Contudo, o tempo é elemento essencial de toda a sociedade. A era contemporânea é marcada, como um todo, pelo alto fluxo de produtividade. E a área jurídica não pode se afastar disso. Mas como conciliar tempo, produtividade e uma vida além do tempo de trabalho? A gestão de tarefas pode ser uma resposta para essa questão.

Marcel Proust, autor de “Em Busca do Tempo Perdido”,  diz que “os dias talvez sejam iguais para um relógio, mas não para um homem”. Enquanto o relógio é guiado apenas por números que se repetem periodicamente, a vida humana segue a linearidade. Ainda que os eventos do dia-a-da se repitam, o fluxo é progressivo. Não obstante, é marcado por interrupções, mudanças e retomadas. Há sempre uma variável a ser considerada.

Nos escritórios jurídicos, a vida dos advogados orbita em torno de prazos processuais. O tempo definido processualmente guia-se pelos números de relógios e calendários. A vida do profissional de Direito, contudo, vai além disso. Não se trata apenas das marcações exatas, mas de uma série de atribuições a serem completadas naquele intervalo de tempo. E os relógios e calendários tornam-se ferramentas para organização de vidas corridas. Assim, como os softwares jurídicos.

Portanto, alinhar os eventos com os padrões de uma agenda é essencial diante do modo de vida contemporâneo. É, assim, um modo de evitar que as variáveis predominem. Mas também de tornar o cotidiano mais produtivo. Diante disso, trazemos alguns pontos acerca da gestão de tarefas, principalmente através de um software jurídico, que podem ser importantes para a prática da advocacia.

Definição de tarefas

Definir as tarefas essenciais é um importante passo na gestão na advocacia. Trata-se de uma estratégia de priorização e de organização. Assim, pode-se saber o que é mais relevantes, mas também distribuir o tempo entre as diferentes tarefas da rotina jurídica.

Desse modo, é importante que o advogado mapeie, entre outras:

• tarefas processuais comumente realizadas (elaboração de peças, por exemplo, ou tarefas relacionadas ao andamento processual) ;
• tarefas administrativas (em geral, relacionadas à gestão do escritório);
• tarefas de atendimentos (tarefas que não remetam, necessariamente, a um processo, mas envolvam clientes);

Delimitar as tarefas, contudo, não significa que não haverá outras. Afinal, como já mencionado, a vida humana – e do advogado – trabalha com variáveis. No entanto, tê-las organizadas facilita a vida do profissional.

A vantagem dos softwares jurídicos é a possibilidade de cadastrar e deixar armazenados os tipos diferentes de tarefas com que o escritório trabalha. Desse modo, as opções mais úteis estarão a alguns cliques do gestor. Softwares como o Projuris ADV, apresentam algumas tarefas pré-cadastradas. Todavia, o advogado responsável pode cadastrar novas tarefas conforme a sua necessidade e a necessidade de sua equipe. Assim, por exemplo, o SAJ ADV, apresenta tarefas relacionadas a módulos, como:

• atendimento;
• processo;
• intimação;
• andamento;
• receita-despesa;

A separação em módulos permite que o usuário vislumbre facilmente a que se refere uma tarefa de modo geral. E, assim, organize melhor a gestão de tarefas do seu escritório.

Delimitação de prioridades

Nem sempre as tarefas de um escritório terão o mesmo peso na rotina do advogado. Em processo de gestão de tarefas, portanto, é importante definir as prioridades. Alguns pontos podem ser levantados para essa categorização de tarefas, tais como:

• dificuldade de produção;
• importância para o negócio;
• dispensabilidade;
• prazos e urgências;

Inteligência artificial e automatização das tarefas

No que concerne, ainda, à definição de tarefas, o SAJ ADV, por exemplo, destaca-se pelo uso da inteligência artificial. O software, portanto, consegue analisar as respostas do usuário ao próprio programa, como interações recorrentes. E, em conexão com os dados já cadastrados, consegue oferecer sugestões de tarefas. Embora pareça pouco, na prática, a busca manual consome bastante tempo.

A inteligência artificial permite que o advogado, automaticamente, selecione tarefas relacionadas sugeridas pelo próprio software. Desse modo, evita-se que o usuário, por exemplo, se esqueça de registrar uma intimação. Ou que perca tempo tempo procurando vincular uma tarefa de elaboração de peça com prazo determinado.

Vinculação de tarefas e prazos

Um dos principais problemas do advogado se refere ao controle de prazos. Afinal, eles condicionam a produção do escritório. Ter tarefas vinculadas a prazos, portanto, não é apenas algo comum na advocacia. É também uma necessidade.

Muito advogados, sobretudo os iniciantes ou os mais resistentes à tecnologia, optam por modelos de planilhas. E não há nada de errado neste método. O SAJ ADV oferece, inclusive, planilhas de controle de prazos para escritórios de advocacia. Tudo depende da demanda e do que melhor se adapta à rotina do escritório. Vale, portanto, comparar planilhas e softwares jurídicos, na tomada de decisão. E, então, optar pela melhor ferramenta para a gestão de tarefas e prazos.

A vantagem de um software é a possibilidade de vincular, automaticamente, tarefas a prazos. No SAJ ADV, por exemplo, alguns prazos, estabelecidos em lei, são calculados de forma automática. Apesar de pré-configurados pelo sistema, o usuário pode alterar as definições padrão. Assim, pode selecionar o tipo de prazo, se será conforme o Novo CPC ou em dias corridos. A até mesmo pode definir se os prazos serão prorrogados em finais de semana e feriados.

Controle de prazos com a gestão de tarefas

Um software jurídico como o Projuris ADV oferece, ainda, duas importantes ferramentas para gestão de tarefas e controle dos prazos.

A primeira é relacionada à estipulação de dois tipos de prazos. Por um lado, o usuário pode definir o prazo padrão para o cumprimento de uma tarefa. Por exemplo, se uma tarefa costuma demandar uma quantidade determinada de dias. Assim, isto permite que o profissional controle o tempo despendido para concluir uma tarefa, o que também poderia ser realizado através de uma planilha de controle de horas e atividades. Mas também permite que verifique se o tempo médio está sendo cumprido.

Já por outro lado, o usuário pode definir o prazo fatal para uma tarefa. Ou seja, o prazo limítrofe para a conclusão. O prazo fatal, portanto, é essencial para tarefas vinculadas a prazos processuais.

Com uma planilha de gestão de escritório jurídico, por exemplo, também é possível realizar esse controle. No entanto, depende do esforço do profissional em preencher as planilhas adequadamente e de lembrar-se dos prazos. Um software jurídico como o Projuris ADV, pelo contrário, não apenas utiliza inteligência artificial na sugestão de tarefas, além de vinculação automática de prazos, como também notifica o usuário. O sistema é programado para enviar ao e-mail do usuário as suas tarefas diárias. Desse modo, facilita-se o acompanhamento de alguns eventos, como o acompanhamento de intimações.

Atribuição de Tarefas

Definidos os tipos de tarefas, o gestor deve, então, distribuí-las entre a sua equipe. Em questão de gestão de tarefas, é preciso organizar e delimitar as funções dos integrantes do escritório. Assim, será possível definir responsabilidades e controlar a produtividade de cada membro.

A vantagem de um software jurídico, nesse ponto, é a possibilidade de atribuir tarefas a responsáveis padrão. Portanto, determinadas tarefas podem ser vinculadas, automaticamente, a uma pessoa específica. De todo modo, é possível selecionar o usuário responsável, assumindo ou delegando tarefas.

Gestão de tarefas

Junto à definição de tarefas, é também possível criar um check-list. Ou seja, definir quais atividades devem ser realizadas e preencher o que foi cumprido ou não. É uma ótima forma para controle de itens importantes de uma agenda. Além de garantir que os itens importantes de uma tarefa sejam realizados, evita repetição de itens e otimiza o tempo de gestão.

Ademais, permite, por exemplo, o melhor alinhamento na delegação de tarefas. Afinal, se um membro da equipe atribui uma tarefa a outro, é preciso explicar no que consiste a atividade para evitar equívocos. Por essa razão, é essencial que a comunicação esteja alinhada.

Facilidade de visualização

Uma boa gestão de tarefas também pressupõe praticidade. Se a intenção é controlar melhor o tempo e as atividades, é preciso uma forma que facilite o próprio controle. Planilhas bem organizadas e limpas podem ajudar. Ou, por exemplo, softwares com interfaces confortáveis, práticas e ágeis. Do contrário, o que é prioritário ou urgente pode se perder em meio a uma grande quantidade de tarefas.

No calendário do Projuris ADV, assim, pode-se utilizar filtros para melhor organização e segmentação das tarefas. De igual modo, é possível verificar quais tarefas foram delegadas e assumidas pelo usuário, seus status e as pessoas envolvidas além das responsáveis. Ainda, é possível ver a quantidade de tarefas referentes a um mesmo processo.

Pensar em uma gestão de tarefas, portanto, é uma ação indispensável a um controle efetivo de um escritório de advocacia. Não apenas organiza melhor funções e atribuições, como contribui para o controle de prazos, para a produtividade e para a melhor relação do advogado com seu próprio tempo.

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